Indførelse af åbne postlister i Teknik- og Miljøforvaltningen

Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller, at Teknik- og Miljøudvalget godkender,

1. at Teknik- og Miljøforvaltningen afventer Borgerrådgiverens undersøgelser i samarbejde med alle forvaltninger om, hvordan der kan indføres åbne postlister, jf. bilag 1
   
   
2. at der hermed er gjort op med medlemsforslaget (bilag 2) stillet af Det Konservative Folkeparti den 26.august 2013

Teknik- og Miljøudvalget godkendte på sit møde den 26. august 2013 et forslag fra Det Konservative Folkeparti om, at forvaltningen inden udgangen af oktober 2013 skulle fremlægge et forslag om indførelse åbne postlister. Dette med henblik på at opnå større åbenhed i den offentlige forvaltning og med henvisning til en lignende praksis, der har eksisteret gennem en årrække i Københavns Kommunes Kultur- og Fritidsforvaltning.  

Kort tid derefter vedtog Borgerrådgiverudvalget på sit møde den 23. september 2013 et forslag fra Det Konservative Folkeparti om, at Borgerrådgiveren i samarbejde med forvaltningerne undersøger, hvordan man kan indføre åbne postlister hos Borgerrådgiveren og i Københavns Kommune i ikke-personsager (jf. bilag 1). Det gælder således sager, hvor der er korrespondance med staten, interesseorganisationer o.lign., høringssager, plansager og i sager om langtidsplanlægning.

 

Teknik- og Miljøforvaltningen anbefaler at afvente Borgerrådgiverens igangsættelse af en koordineret undersøgelse af mulighederne for at indføre åbne postlister før en model vedtages i Teknik- og Miljøudvalget.

Teknik- og Miljøforvaltningen har været i dialog med Borgerrådgiveren, og han har i sin tilbagemelding præciseret, at der ikke er fastlagt nogen tidsramme for dette arbejde, og at der tidligst i foråret 2014 vil blive igangsat en koordinerende indsats over for forvaltningerne. De enkelte forvaltninger vil selv få til opgave at identificere såvel, hvordan åbne postlister kan indføres som at identificere de relevante områder inden for de angivne rammer.

På baggrund af, at ønsket om åbne postlister gælder for hele kommunen, er forvaltningen af den overbevisning, at arbejdet med de åbne postlister bør foregå synkront og koordineret i forvaltningerne, så der så vidt muligt udvikles en fælles model. Dels af hensyn til gennemskueligheden/anvendeligheden for brugerne af de åbne postlister og dels af hensyn til evt. tilkøb og udvikling af den tekniske løsning, der skal understøtte forslaget (eDoc modul) og som bør ske i centralt regi i kommunen.   

Endelig foreslår forvaltningen, at der, hvis ikke Borgerrådgiverens arbejde initieres som forventet, fremlægges en indstilling for Teknik- og Miljøudvalget om indførelse af åbne postlister inden udgangen af 2014. 

Det er vanskeligt at opgøre præcist, hvad omkostningerne er ved at indføre en åben postliste i Teknik- og Miljøforvaltningen ville være. Der vil være tale om udgifter til efteruddannelse af de medarbejdere, der journaliserer og medarbejdere, der skal foretage vurderingen af listerne forud for en offentliggørelse. Hertil kommer udgifter til teknisk implementering, herunder eventuelt indkøb af nyt modul til eDoc.

 

Indstillingen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser.

Teknik- og Miljøforvaltningen afventer Borgerrådgiverens udspil i forhold til det videre arbejde med indførelsen af åbne postlister i Københavns Kommune.

Pernille Andersen                                                                                                                                                                                           
                                                                           /Signe Skovgaard