Revision af byggesagsgebyrer

Indstilling

Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller overfor Teknik- og Miljøudvalget,

1. at revisionsrapporten vedrørende revision af byggesagsgebyrer og forvaltningens håndtering af observationerne tages til efterretning.

Problemstilling

I dag opkræves et byggesagsgebyr når, der gives en byggetilladelse – dvs. så snart forvaltningen har sagsbehandlet en byggesag. Når byggeriet er opført kræves et restgebyr i forbindelse med, at der gives en ibrugtagningstilladelsen. Denne metode har været gældende siden 2014.

Indtil 2014 var metoden, at Københavns Kommune først opkrævede gebyr for en byggesag i forbindelse med, at bygherre fik ibrugtagningstilladelse. Gebyrerne blev endvidere opkrævet på baggrund af anlægssum. Efter denne metode var der lang tid mellem, at en byggetilladelse blev givet og at det endelige gebyr kunne opkræves, hvilket betyder, at forvaltningen har udestående fakturering. I en lang række af sagerne er der givet midlertidig ibrugtagningstilladelse. En sådan gives hvis byggeriet kan tages i brug uden sikkerhedsmæssige mangler. Det vil derfor være sådan, at mange af byggerierne er i drift uden, at der er givet den endelige ibrugtagningstilladelse, og dermed uden, at gebyret er opkrævet.

Teknik- og Miljøforvaltningen igangsatte i 2015 et fokuseret opsamlingsprojekt, herunder en gennemgang af  timeprisberegningerne og den udestående fakturering på gamle byggesager fra før 2014.

I forbindelse hermed har forvaltningen samarbejdet med Intern Revision i Københavns Kommune om at foretage en revision af byggesagsgebyrerne og en vurdering af forvaltningens igangværende oprydning, hvilket har resulteret i vedlagte revisionsrapport.

Intern Revision har den 13. april 2016 sendt revisionsrapport til Teknik- og Miljøforvaltningen vedrørende revision af byggesagsgebyrer. Revisionsrapporten indeholder to observationer, som begge er blevet vurderet i prioritet 1 (rød markering):

• Timeprisberegninger
• Tilgodehavender

Løsning

Som det fremgår af revisionsrapporten har ledelsen igangsat et samlet fokuseret opsamlingsprojekt på byggesagsområdet, der samler op på de konstaterede udfordringer. 

Timeprisberegninger

Observation
Intern revision har i forhold til timeprisberegninger observeret, at der fra 1. januar 2015 og frem til primo 2016 ikke har været tilrettelagt en tidsregistrering og omkostningsregistrering, der kan understøtte beregning af en retvisende timetakst.

Forvaltningens håndtering
Teknik- og Miljøforvaltningen har i forhold til timeprisberegning igangsat et arbejde med at sikre en forbedring af den metode og praksis, der blev igangsat 1. januar 2015, for derved at sikre en mere veldefineret beregningsmodel til opgørelse af ressourcebehov og selve timetaksten for byggesager. Den fornyede timetakst vil blive fremlagt til politisk vedtagelse medio 2016 med henblik på budgetlægning for 2017.

Tilgodehavender

Observation
I forhold til tilgodehavender har Intern Revision observeret, at ledelsestilsynet, der skal sikre, at indtægter ved byggesagsgebyrer opkræves korrekt og tilgår kommunens regnskab, ikke har været tilfredsstillende, og at dette sandsynligvis har medført økonomiske tab for kommunen.

Forvaltningens håndtering
Forvaltningens tilgodehavende vedrører primært byggesager fra før 2014. Et eksternt revisionsfirma har i efteråret 2015 i forbindelse med opsamlingsprojektet gennemgået 1200 af de cirka 5000 åbne sager og har på den baggrund anslået, at der er udeståender for mellem 150-190 mio. kr. Dette beløb er dog behæftet med væsentlig usikkerhed.

De enkelte sager er ikke gennemgået i detaljer, og der kan derfor være tilfælde, hvor der er indbetalt acontobeløb på sagerne eller hvor et byggeri ikke er blevet til noget, hvorfor det faktiske beløb kan være mindre.

Det er derudover kan der i enkelte sager være risiko for forældelse. Det er på nuværende tidspunkt dog forvaltningens vurdering, at der ikke er mange sager, hvor forældelse er aktuel.

Teknik- og Miljøforvaltningen har i forhold til tilgodehavender igangsat en proces for oprydning i gamle byggesager. Forvaltningen forventer, indenfor en periode på 3 år, at afslutte og lukke alle åbne byggesager fra før 2014 og har etableret et projektarbejde, som skal gennemgå og afslutte de pågældende sager. Forvaltningen arbejder på kvalificering af estimatet over udestående gebyrindtægter og estimatet vil løbende blive kvalificeret efterhånden som oprydningsarbejdet skrider frem.

Økonomi

Denne indstilling har ingen selvstændige økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Revisionsrapporten forelægges Revisionsudvalget og er ligeledes sendt til Økonomiforvaltningen, som følge af Økonomiudvalgets lovpligtige indseende med de økonomiske og almindelige administrative forhold inden for alle kommunens administrationsområder.

Teknik- og Miljøforvaltningen vil sikre, at forvaltningens igangsatte projekter gennemføres og vil løbende rapportere herom til Intern Revision og Teknik- og Miljøudvalget. Teknik- og Miljøudvalget vil blive forelagt den konkrete proces og den økonomiske betydning på udvalgets møde den 20. juni 2016.

    Pernille Andersen

                                                                 /Anne-Sofie Degn