Opfølgning på løbende revision 2020

Teknik- og Miljøudvalget orienteres om revisionsrapporterne vedrørende 2. bølge af den løbende revision i 2020. Forvaltningens handleplaner for bilagsdokumentation (rød) samt løn- og personaleområdet (gul) indstilles til Teknik- og Miljøudvalgets godkendelse.

Indstilling

Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller overfor Teknik- og Miljøudvalget,

1. at revisionsrapporten vedrørende den løbende revision af økonomiområdet i 2020 tages til efterretning (bilag 1).
2. at forvaltningens handleplaner (bilag 3) for bilagsdokumentation samt løn- og personaleområdet godkendes.

Problemstilling

Som led i den løbende revision (2. bølge) af Københavns Kommunes regnskab for 2020 har ekstern revision (Deloitte) med bistand fra Intern Revision foretaget revision af udvalgte områder i kommunens regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller på økonomiområdet, hvor alle forvaltningerne får en rød bemærkning for regnskabsmæssig bilagsdokumentation samt på løn- og personaleområdet, hvor alle forvaltninger får en gul bemærkning relateret til implementering af forretningsgang for lønkontroller. Revisionsrapporterne er vedlagt som bilag 1 og 2.

I henhold til processen for revisionsrapportering skal revisionsrapporter med røde og gule bemærkninger optages på udvalgets dagsorden inden for tre uger. Teknik- og Miljøudvalget forelægges revisionsrapporterne og forvaltningens handleplaner for håndtering af revisionsbemærkningerne.

Løsning

I revisionsrapporten rettet mod regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller bemærker revisionen, at der siden 2019 har været en generel forbedring på flere områder, men at kommunens kontrolmiljø, særligt vedrørende roller og rettigheder i Kvantum og kontrol af regnskabsbilag, fortsat ikke giver tilstrækkelig sikkerhed for, at fejl og mangler opdages eller forebygges. Det bemærkes, at det ikke er tilfredsstillende, at der på tidspunktet for revisionens udførelse, samlet set for hele kommunen var utilstrækkelig dokumentation i 4% af kreditorfakturaerne, 35% af finansbilagene og 40% af udlæggene. Dette baseres på en stikprøve på 105 bilag fordelt på hele Københavns kommune.

Økonomiforvaltningens får således en rød bemærkning rettet mod roller og rettigheder i Kvantum, mens forvaltningerne får en rød revisionsbemærkning for ikke at sikre tilstrækkelig dokumentation ifm. bilagskontrollen.

Yderligere får forvaltningerne en gul revisionsbemærkning for ikke at sikre tilstrækkelig implementering af en forvaltningsspecifik forretningsgang og interne kontroller på løn- og personaleområdet. De øvrige forhold, som er nævnt i revisionsrapporten, som er rettet mod forvaltningerne, håndteres af Koncern Service jf. deres respektive handleplaner.

Forvaltningens iværksatte tiltag

Teknik- og Miljøforvaltningen har fokus på at sikre, at der foreligger behørig regnskabsmæssig dokumentation ifm. godkendelse af faktura, udlæg og finansbilag. Dette fokus udbygges, som følge af revisionens anbefalinger, med et skærpet ledelsestilsyn. For at imødekomme den røde bemærkning iværksættes følgende indsatser i første kvartal af 2021:

• Skærpet tilsyn med at bilag er i overensstemmelse med indgåede aftaler og bemyndigelser, og at de i bilaget nævnte varer, ydelser mv. er leveret.
• Kommunikation til relevante medarbejdere og ledere om de opdaterede regler for 1. og 2. godkendelse i forretningscirkulæret for indkøb.
• Særligt fokus på dokumentation i finansbilag og udlæg.
• Midlertidige interne kontroller i marts og april mhp. direkte opfølgning på bilag, der mangler regnskabsmæssig dokumentation mhp. oparbejdelse af god praksis.
• Fokus på kommunens indkøbshierarki således, at antallet af udlæg og kortbetalinger nedbringes til fordel for brug af indkøbsløsningen.

Derudover vil Teknik- og Miljøforvaltningen have et styrket fokus på at sikre, at økonomi‐ og indenrigsministeriets autoriserede konteringsregler efterleves. Dette vil omfatte ibrugtagningen af forvaltningens nye kontoplan for 2021, hvor der i februar 2021 udarbejdes konkrete konteringsvejledninger målrettet økonomimedarbejder og enhedschefer i februar 2021.

For at imødekomme den gule bemærkning, har Teknik- og Miljøforvaltningen, i forlængelse af afdækningen af de oplistede risici, udarbejdet en ny vejledning for udførelse af løbende interne kontroller af løn, udbetalte engangsydelser, åbentstående fravær og ferie. Vejledningen og de interne kontroller forventes implementeret i februar og marts 2021.

Økonomi

Indstillingen har ikke i sig selv økonomiske konsekvenser for Københavns Kommune.

Videre proces

Revisionsrapporten samt forvaltningernes handleplaner (bilag 3) bliver behandlet på mødet i Økonomiudvalget den  23. februar 2021.

Søren Wille

/Thomas Højlt

Teknik- og Miljøudvalgets beslutning den 1. marts 2021

Indstillingen blev godkendt uden afstemning.