Lokaler til nye borgerservicecentre og samlokalisering med to pensions- og omsorgskontorer

Se alle bilag

Lokaler til nye borgerservicecentre og samlokalisering med to pensions- og omsorgskontorer

Sundheds- og Omsorgsudvalget

DAGSORDEN

for ordinært møde torsdag den 31. august 2006

Sager til beslutning

8. Lokaler til nye borgerservicecentre og samlokalisering med to pensions- og omsorgskontorer

SOU 281/2006 J.nr. 46/2006

INDSTILLING

Økonomiforvaltningen indstiller til Økonomiudvalget, at udvalget anbefaler overfor Borgerrepræsentationen,

Etablering af 6 nye borgerservicecentre

at Københavns Ejendomme, under forudsætning af, at der findes finansiering for etableringsomkostninger på 97,2 mill. kr. og for de årlige driftsomkostninger på 5,1 mill. kr. i forbindelse med budgetforhandlingerne for 2007, samt at indstillingen om videreudvikling af borgerservicecentre og kontaktcenter (ØU 317/06) godkendes endeligt i BR ultimo 2006, bemyndiges til at indgå aftale om leje af lokaler til borgerservicecentre i de 6 bydele, der endnu ikke har et borgerservicecenter, indenfor en ramme på 97,2 mill. kr. til indretning og deponering. De endelige adresser forelægges Økonomiudvalget i efteråret til godkendelse. Med det fremlagte budgetforslag for 2007 er der ledig låneramme i 2007. I forbindelse med budgetforhandlingerne foreslås det, at der anvises dækning for udgifterne til deponering på den ledige låneramme.

Samlokalisering af borgerservicecentre og pensions- og omsorgskontorer

Sundhed- og Omsorgsforvaltningen indstiller til Sundheds- og Omsorgsudvalget, at udvalget anbefaler overfor Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen, og Økonomiforvaltningen indstiller til Økonomiudvalget, at udvalget anbefaler overfor Borgerrepræsentationen,

at samlokaliseringen mellem borgerservicecentre og pensions- og omsorgskontorer kan finde sted i bydelene Valby og Vanløse eller Brønshøj-Husum,

at der afsættes 64,5 mill. kr. til etablering af samlokalisering af pensions- og omsorgskontorer og borgerservicecentre i Valby og Vanløse/Brønshøj-Husum i perioden 2007 og 2008. Heraf udgør 56,2 mill. kr. en ramme til deponering iht. Indenrigsministeriets lånebekendtgørelse. For evt. deponering, der kan modregnes i frigjorte lejemål, tilbageføres finansieringen. Med det fremlagte budgetforslag for 2007 er der ledig låneramme i 2007. I forbindelse med budgetforhandlingerne foreslås det, at der anvises dækning for udgifterne til deponering på den ledige låneramme.

at Københavns Ejendomme, under forudsætning af, at der anvises finansiering, bemyndiges til at indgå aftale om leje af lokaler til samlokalisering mellem pensions- og omsorgskontorer og borgerservicecentre i Valby og Vanløse/Brønshøj-Husum indenfor den anførte ramme til husleje, indretning og ombygning. De endelige adresser forelægges til godkendelse i Økonomiudvalget og Sundheds- og Omsorgsudvalget i efteråret.

at det forudsættes, at der i budgetforhandlingerne for 2007 afsættes 0,6 mill. kr. til forhøjede årlige driftsudgifter i Sundheds- og Omsorgsforvaltningen, som følge af højere huslejeniveau ved samlokalisering med borgerservicecentre. Hvis markedslejen - på trods af nyistandsættelse - bliver lavere eller højere end forventet ifm. de to samlokaliseringer, tilbageføres eller reguleres finansieringen af forøgede huslejeudgifter.

RESUME

Nærværende indstilling udmønter de lokalemæssige konsekvenser af forslagene i indstillingen om videreudvikling af Københavns Borgerservice og etablering af et kontaktcenter (ØU 317/06). Vedtagelsen af ny bydelsinddeling og dermed beslutningen om at etablere borgerservicecentre i alle bydele danner ligeledes baggrund for nærværende indstilling.

I indstillingen om videreudvikling af borgerservicecentre og kontaktcenter (ØU 317/06) er de samlede økonomiske omkostninger ved etablering og drift af kontaktcentret og af udbygningen af Københavns Borgerservice beskrevet.

I nærværende indstilling er udgifterne til at etablere 6 nye borgerservicecentre opgjort til 97,2 mill. kr., inkl. deponering, mens de årlige driftsudgifter er opgjort til 5,1 mill. kr. Det foreslås, at der tages stilling til finansieringen af disse udgifter i forbindelse med budgetforhandlingerne for 2007.

I nærværende indstilling foreslås det endvidere, at Københavns Ejendomme, under forudsætning af, at der anvises finansiering, bemyndiges til at indgå aftale om leje af lokaler til borgerservicecentre i de 6 bydele, der endnu ikke har et borgerservicecenter, indenfor en ramme på 97,2 mill. kr. De endelige adresser forelægges Økonomiudvalget i efteråret til godkendelse.

I indstillingen om borgernes indgang til Københavns Kommune, som BR godkendte den 15. december (BR 748/05), blev det besluttet, at samlokalisering mellem Københavns Borgerservice og Sundheds- og Omsorgsforvaltningens pensions- og omsorgskontorer skulle undersøges nærmere. En evt. samlokalisering i 2 bydele vil medføre merudgifter på 64,5 mill. kr. til etablering, mens de årlige meromkostninger udgør 0,6 mill. kr. Det foreslås, at der tages stilling til finansieringen af disse udgifter i forbindelse med budgetforhandlingerne for 2007.

Den samlede stigning i huslejeudgifterne forventes at blive 1,1 mill. kr., hvoraf kompensationen til et højere huslejeniveau for P&O-kontorerne udgør 0,6 mill. kr. søges finansieret i budgetforhandlingerne. Øgede udgifter som følge af flytningen til andre lokaliteter samt udvidelsen af arealet udgør 0,5 mill. kr., som findes inden for Sundheds- og Omsorgsudvalgets egne budgetrammer. Hertil kommer driftsudgifter på 0,3 mill. kr., som indarbejdes i Sundheds- og Omsorgsudvalgets budgetrammer.

Samlokaliseringen med Pensions- og Omsorgskontorerne i 2 bydele giver mulighed for, at få erfaringer med samling af borgerbetjeningsenheder med henblik på, at borgerne får færre indgange til kommunen. Endvidere forventes de fælles fysiske rammer for borgerservice og Pensions- og Omsorgskontorerne at give mulighed for udvikling af et tæt samarbejde mellem de to borgerbetjeningsenheder, samt mulighed for at opnå stordriftsfordele f.eks. med fælles faciliteter, venteareal, reception mm.

SAGSBESKRIVELSE

Baggrund

Nærværende indstilling om lokaler er baseret på Borgerrepræsentationens og Økonomiudvalgets tidligere beslutninger:

· Borgernes indgang til Københavns Kommune (BR 748/05)

· Ny bydelsinddeling i København (BR 332/06)

I tabellen nedenfor er de relevante beslutninger ift. lokaler opsummeret.

Tabel 1. Indstillinger og beslutninger

Indstilling	Beslutning
Borgernes indgang til Københavns Kommune	ØKF udarbejder forslag til koncept for kontaktcenter Udvidet opgaveliste i Københavns Borgerservice vedtaget
	Etablering af et servicecenter i hver bydel
	P/O-kontorerne søges samlokaliseret med borgerservicecentrene
Ny bydelsinddeling i København	Inddeling af kommunen i 10 bydele Etablering af et borgerservicecenter i løbet af denne valgperiode i hver bydel Øvrige borgerbetjeningsenheder kan dække flere bydele, forudsat at bydelsgrænserne overholdes.

Nærværende indstilling beskriver lokale- og indretningsmæssige behov og krav som følge af ovennævnte politiske beslutninger.

Den 29. august 2006 behandlede ØU en indstilling om videreudvikling af Københavns Borgerservice og etablering af kontaktcenter, samt en indstilling om lokaler til et kontaktcenter, udvidelse af eksisterende servicecentre og etablering af en back-office-funktion. De lokalemæssige konsekvenser af forslagene i denne indstilling er indarbejdet i indstilling om videreudvikling af Københavns Borgerservice og etablering af kontaktcenter.

Struktur

Indstillingen følger nedenstående struktur:

1. Etablering af 6 nye borgerservicecentre

2. Samlokalisering med pensions - og omsorgskontorer

Afslutningsvis opsummeres de samlede økonomiske omkostninger ved etableringen og driften af lokalerne i de nye enheder.

Den videre proces

Hvad angår at-punkterne i nærværende indstilling, så er der tale om 'bemyndigelsespunkter', hvor der gives en bemyndigelse til at gå videre med lokalesøgningen inden for de beskrevne økonomiske rammer. Hvis punkterne vedtages, følges punkterne i efteråret 2006 op af indstillinger mhp. politisk godkendelse af de konkrete lejemål.

Samlokalisering mellem Københavns Borgerservice og pensions- og omsorgskontorer er en fællesindstilling mellem Økonomiforvaltningen og Sundheds- og Omsorgsforvaltningen. Nærværende indstilling har derfor følgende politiske proces:

· Sundheds- og Omsorgsudvalget: 31/8

· Økonomiudvalget: 12/9

· Kultur- og Fritidsudvalget: 28/9

· Borgerrepræsentationen: 12/10

Etablering af nye borgerservicecentre

Borgerrepræsentationen besluttede den 14. juni 2006 (BR 332/06), at kommunen inddeles i 10 bydele, og at der i løbet af indeværende valgperiode etableres et borgerservicecenter i hver bydel som kommunens ansigt udadtil.

I 2004 blev der etableret et borgerservicecenter i følgende bydele: Vanløse, Østerbro, Amager Øst og Indre By. Der mangler således at blive etableret borgerservicecentre i 6 bydele:

· Nørrebro

· Vesterbro/Kgs. Enghave

· &nbs p; Valby

· Brønshøj-Husum

· Bispebjerg

· Amager Vest

I den politiske beslutning fra december 2005 forudsattes det, at de 4 nuværende borgerservicecentre opretholdes (BR 748/05).

Økonomiforvaltningen foreslår, at de 6 nye borgerservicecentre etableres i løbet af 2007 og 2008.

Indretning og lokalisering af nye borgerservicecentre

De eksisterende centre er placeret centralt, med åbne facader og med stor synlighed. Herudover er der lagt vægt på adgang til offentlig transport. Der er ligeledes udviklet et indretningskoncept for borgerservicecentrene, som signalerer åbenhed og Københavns Kommunes værdier. Konceptet omkring borgerservicecentrene er netop blevet evalueret, og der er stor tilfredshed med konceptet såvel hos borgerne som hos medarbejderne. De nye borgerservicecentre etableres derfor efter det samme koncept.

Det må forventes, at de nye borgerservicecentre skal etableres i private lejemål, eftersom kommunens egen ejendomsportefølje ikke umiddelbart indeholder lejemål, der lever op til kravene.

Bortset fra borgerservicecentret på Vanløse Torv, så er de øvrige 3 centre alle placeret i butikslokaler. I bilag 1 er vedlagt en oversigt over lejemålene i de nuværende 4 borgerservicecentre.

Lokalebehov

Lokalebehovet er beregnet ud fra, at der etableres 6 nye servicecentre, og at hvert center bemandes med ca. 10 medarbejdere.

Ud fra det nuværende lokaleforbrug i de 4 eksisterende centre, vurderes det, at der skal afsættes ca. 25 m² pr. medarbejder, samt afsættes 100 m² til serviceareal. Lokalebehovet udgør således i alt 350 m² pr. center.

Økonomiske konsekvenser

Den økonomiske ramme, som der nedenfor foreslås afsat til etablering af 6 nye centre, er baseret på nøgletal for, hvad markedslejen for nyistandsatte butikslokaler er i dag i den pågældende bydel, samt på erfaringstal for indretning af de nuværende 4 borgerservicecentre. Det er dog muligt, at der kan findes kontorlokaler til nogle af centrene, og huslejeniveauet vil i det tilfælde være væsentligt lavere. Lokalebehovet samt ønsket om en central beliggenhed med åbne facader, betyder, at butikslokaler er den mest sandsynlige løsning. Forudsætningen bag beregningen er derfor, at der anvendes butikslokaler.

Eftersom det forventes, at centrene bliver placeret i private lejemål, lægges der op til, at ombygningen finansieres over huslejen i alle centre. Der må ligeledes påregnes udgifter til deponering.

Lejeaftalerne vil indeholde aftale om gennemførelse af ombygning. Eftersom lejeaftalerne endnu ikke er indgået, kan det vise sig, at der bliver udgifter til ombygning i eget regi, behov for køb eller opførsel af ejendomme. Dette vil fremgå af det forslag til konkrete lejemål, der forelægges Økonomiudvalget til godkendelse i efteråret 2006.

Det er fx tilfældet i Ørestad City, hvor Københavns Kommune i 2002 og 2003 erhvervede byggeret til hhv. gymnasium og til bibliotek og idrætshal i byggefelt 2D i Ørestad City. Borgerrepræsentationen besluttede den 14. juni 2006 (BR375/06), at byggeretten ønskes ændret til andet offentligt formål (Borgerservice). I indstillingen anføres det således, at det vil være relevant at vurdere mulighederne for at placere et borgerservicecenter her, i takt med at Ørestaden udbygges.

Tabel 2. Forventet husleje og driftsudgifter til borgerservicecentre i 6 bydele

Borgerservicecenter, Kr. excl. moms, 2006 P/L	Areal (m²)	Markedsleje for butikslokaler	Driftsudgifter	I alt
Amager Vest	350	2.500	250	962.500
Vesterbro/Kgs. Enghave	350	2.500	250	962.500
Brønshøj-Husum	350	1.500	250	612.500
Nørrebro	350	2.500	250	962.500
Valby	350	2.500	250	962.500
Bispebjerg	350	1.500	250	612.500
I alt	2.100	-	-	5.075.000

Som det fremgår, er der et behov for årligt at afsætte 5,1 mill. kr. til husleje og øvrig drift af lokalerne i de 6 nye borgerservicecentre. Udover driftsudgifter til de nye centre, forventes der engangsudgifter ved etableringen af centrene på i alt 97,2 mill. kr., heraf udgør en ramme til deponering i alt 91 mill. kr. Med det fremlagte budgetforslag for 2007 er der ledig låneramme i 2007. I forbindelse med budgetforhandlingerne foreslås det, at der anvises dækning for udgifterne til deponering på den ledige låneramme.

Tabel 3. Etableringsudgifter

Mill. kr. excl. moms, 2006 P/L	Amager Vest	Vesterbro/Kgs. Enghave	Brønshøj-Husum	Nørrebro	Valby	Bispebjerg	I alt
Indretning m.m. *	1,03	1,03	1,03	1,03	1,03	1,03	6,2
Deponering**	17,5	17,5	10,5	17,5	17,5	10,5	91
I alt	18,5	18,5	11,5	18,5	18,5	11,5	97,2

^{*: På
baggrund af indretningskonceptet og erfaringer fra etablering af 4
borgerservicecentre er udgiften til indretning sat til ca. 100.000 kr. excl.
moms pr. medarbejder.}

**: Da man endnu ikke kender de konkrete ejendomme, er deponeringsbeløbet baseret på interne rentes metode (5 %).

Samlokalisering med pensions- og omsorgskontorer

Borgerrepræsentationen besluttede den 15. december 2005 (BR 748/05), at der i hver bydel skal placeres et borgerservicecenter, og at pensions- og omsorgskontorerne søges samlokaliseret med borgerservicecentrene.

Borgerrepræsentationen besluttede den 14. juni 2006 (BR 332/06), at andre decentrale borgerbetjeningsenheder end borgerservicecentre skal overholde bydelsgrænserne som "byggesten", men det er fagudvalgene, hvorunder opgaven hører, som fastsætter antallet af borgerbetjeningsenheder i byen inden for udvalgets økonomiske ramme.

Det betyder, at der alene vil ske en samlokalisering i de bydele, hvor ØU og SOU vurderer, at det vil være hensigtsmæssigt.

Økonomiforvaltningen og Sundheds- og Omsorgsforvaltningen anbefaler, at en evt. samlokalisering mellem borgerservicecentre og pensions- og omsorgskontorer finder sted i Valby og Vanløse/Brønshøj-Husum. Fællescentrene skal etableres i perioden 2007-2008.

I evalueringen af borgerservice vil erfaringerne med samlokalisering blive beskrevet og på denne baggrund kan det vurderes, om der bør arbejdes videre med samlokalisering af borgerbetjeningsenheder med henblik på at give borgerne færre indgange.

En samlokalisering i de 2 bydele vil øge de økonomiske konsekvenser i indstillingen med:

· 64,5 mill. kr. til etablering af samlokalisering i 2 bydele. Under forudsætning af, at Københavns Ejendomme opsiger de lejemål, der frigøres i Sundheds- og Omsorgsforvaltningen kan etableringsudgifterne reduceres til 50,6 mill. kr. efter modregning for deponering.

· 0,6 mill. kr. til dækning af øgede driftsudgifter i Sundheds- og Omsorgsforvaltningen pga. et forhøjet huslejeniveau i de nye lokaler.

Forslag til konkrete lejemål forelægges Sundheds- og Omsorgsudvalget og Økonomiudvalget i efteråret 2006 til godkendelse.

Samlokaliseringsmuligheder

Sundhedsforvaltningen har i dag 7 pensions- og omsorgskontorer, der er placeret på Nørrebro, Valby, Østerbro, Vanløse/Brønshøj/Husum, Christianshavn/Amager, Indre By/Vesterbro/Kgs. Enghave og Bispebjerg. I bilag 1 er vedlagt en oversigt over lejemål i de 7 pensions- og omsorgskontorer.

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen vurderer, at det vil være hensigtsmæssigt at søge en samlokalisering mellem borgerservicecentre og pensions- og omsorgskontorer ved 2 af deres kontorer, nemlig Valby og Vanløse/Brønshøj-Husum.

Bispebjerg og Vanløse/Brønshøj-Husum Pensions- og Omsorgskontorer råder i dag over lokaler, som er utilstrækkelige i forhold til nuværende behov.

Pension- og Omsorgskontor Bispebjerg vil blive søgt samlokaliseret med Pensions- og Omsorgskontor Nørrebro, som har en god beliggenhed i forhold til begge lokalområder, herunder en ideel placering i forhold til den faktiske betjening af borgerne. Herudover vurderes det, at mulighederne for opnå synergieffekter samt optimere udnyttelsen af det tilgængelige areal er bedre ved en samlokalisering mellem de to pensions- og omsorgskontorer.

I forhold til Pensions- og Omsorgskontoret Vanløse/Brønshøj/Husum dækker kontoret administrativt to bydele i den ny bydelsinddeling. Det skal derfor overvejes, om de bedste forhold for samlokalisering opnås i forbindelse med det eksisterende borgerservicecenter på Vanløse Torv eller i forbindelse med et nyetableret borgerservicecenter i Brønshøj-Husum.

I Valby har Pensions- og Omsorgskontoret gode erfaringer med nærhed til lokalcentret. Denne nærhed ønskes bevaret, samtidig med at der sker en samlokalisering med et nyt borgerservicecenter.

Det er ligeledes Sundheds– og Omsorgsforvaltningens vurdering, at en samlokalisering ved de eksisterende borgerservicecentre i Indre by og Amager ikke er hensigtsmæssig, da Pensions- og Omsorgskontoret for Indre By/Vesterbro/Kgs. Enghave og kontoret for Christianshavn/Amager er placeret optimalt i forhold til gode kollektive transportforbindelser og kontorernes administrative dækning af flere bydele.

Hertil kommer de begrænsede muligheder for fysisk at udvide eksisterende borgerservicecentre, herunder ved Amagercentret og på Østerbro, i et omfang, som skaber plads til en samlokalisering.

Hvis der findes lokalemuligheder, som er bedre og mere tilgængelige, er Sundheds- og Omsorgsforvaltningen åben overfor at drøfte samlokalisering i andre bydele fremover.

På baggrund af ovenstående foreslår Økonomiforvaltningen og Sundheds- og Omsorgsforvaltningen, at 2 borgerservicecentre søges samlokaliseret med pensions- og omsorgskontorer i Valby og Vanløse/Brønshøj. Fællescentrene skal etableres i perioden 2007-2008.

Indretning og lokalisering af fællescentre

Samlokaliseringen af borgerservicecentre og pensions- og omsorgskontorer vil tage udgangspunkt i det nuværende koncept for indretning af borgerservice, da Økonomiforvaltningen og Sundheds og Omsorgsforvaltningen ønsker, at centrene skal opleves som ét center.

For både borgerservicecentrene og pensions- og omsorgskontorerne er lokaliseringen central. Synlighed og tilgængelighed er vigtige parametre i forhold til placeringen, hvorved forstås central placering i gadeplan med synlig facade samt handicapvenlige adgangsforhold, kollektive transportforbindelser og gode P-forhold.

Det må forventes, at de nye samlokaliserede centre skal etableres i private lejemål, eftersom kommunens egen ejendomsportefølje ikke umiddelbart indeholder lejemål, der lever op til kravene.

Lokalebehov i fællescentre

Hvert borgerservicecenter forventes at blive bemandet med ca. 10 medarbejdere, der hver har behov for 25m². Herudover er der behov for et serviceareal i hvert borgerservicecenter på 100 m², jf. afsnittet om nye borgerservicecentre.

Pensions- og omsorgskontorerne varierer i antallet af ansatte. Valby har 46, og Vanløse/Brønshøj-Husum 83 medarbejdere. Flere medarbejdere i hvert center er udkørende og er således ikke hele dagen på kontoret, ligesom enkelte er deltidsansatte.

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen vurderer, at der er behov for 22 m² pr medarbejder på pensions- og omsorgskontorerne, når der tages højde for at en række af medarbejderne er udkørende.

Tabel 4. Beregnet lokalebehov i pensions- og omsorgskontorer og i fællescentre

Pensions- og Omsorgskontor	Antal medarbejdere	Lokalebehov i pensions- og omsorgskontorer (m²)	Samlet lokalebehov i fællescentre (m²)
Valby	46	1.012	1.362
Vanløse/Brønshøj-Husum	83	1.826	2.176

Centrene vil typisk være indrettet således, at borgerservicekontoret udgør indgangspartiet i stueetagen, og pensions- og omsorgskontoret typisk vil ligge på 1. sal. Borgerservicecentrene forventes at have en højere husleje pr. m² end pensions- og omsorgskontorerne har i dag. Det skyldes, at pensions- og omsorgskontorerne typisk er placeret i kontorlokaler med god tilgængelighed, men en mindre grad af synlighed.

Samlokaliseringen vil medføre mulige stordriftsfordele, da baglandsfunktioner og reception kan deles. De frigjorte kvadratmeter i fællescentrene, som følge af at fællesfunktioner deles, kan fx anvendes til at indrette fælles møderum, der rummer mulighed for fortrolighed i umiddelbar nærhed af modtagelsesarealet. Ved indgåelsen af lejemål, vil det blive tilstræbt at finde lokaler, hvor stordriftsfordelene bedst kan udnyttes.

Den konkrete fordeling af udgifter til fællesarealer, vil blive aftalt i forbindelse med indgåelse af konkrete lejemål.

Økonomiske konsekvenser

De økonomiske konsekvenser ved en samlokalisering i Valby og Vanløse/Brønshøj-Husum omfatter årlige driftsudgifter som følge af et forhøjet huslejeniveau for pensions- og omsorgskontorerne og etableringsudgifter.

I forhold til en samlokalisering mellem borgerservicecentre og pensions- og omsorgskontorer, er det en forudsætning for Sundheds- og Omsorgsforvaltningen, at det bliver udgiftsneutralt.

En samlokalisering af borgerservicecentre og pensions- og omsorgskontorer i Valby og Vanløse/Brønshøj-Husum, vil ud fra pensions- og omsorgskontorernes nuværende huslejeniveau resultere i øgede årlige driftsudgifter på 0,6 mill. kr., jf. tabel 5.

Tabel 5. Forventede øgede driftsudgifter ved samlokalisering i Valby og Vanløse/Brønshøj-Husum,

Pensions- og omsorgskontor, kr. 2006 P/L	Lokalebehov (m²)	Markedsleje som nyistandsat (kr./m²)	Husleje-niveau i dag (kr./m²)	Forskel i huslejeniveau (kr./m²)	Forskel, i alt
Valby	1.012	1.150	1.194	-44	-44.528
Vanløse/ Brønshøj-Husum	1.826	900	555	345	629.970
I alt	-	-	-	-	585.442

Den økonomiske ramme, som der nedenfor foreslås afsat til etablering af samlokalisering mellem Københavns Borgerservice og pensions- og omsorgskontorer, er baseret på nøgletal for, hvad markedslejen som nyistandsat kontorlejemål er i dag i den pågældende bydel samt på erfaringstal for indretning af de nuværende 4 borgerservicecentre.

For at undgå deponering er der i første omgang søgt efter ledige lejemål blandt kommunens egne ejendomme, men som nævnt forventes fællescentrene etableret i private lejemål. Der må derfor påregnes at det kan blive nødvendigt med deponering til hvert lejemål.

Tomgangsleje, indretning og deponering af pensions- og omsorgskontorets andel af de nye fællescentre vurderes at kunne udføres indenfor en økonomisk ramme på 64,5 mill. kr.

Under forudsætning af, at Københavns Ejendomme opsiger de lejemål, der frigøres i Sundheds- og Omsorgsforvaltningen kan etableringsudgifterne reduceres til 50,6 mill. kr. efter modregning for deponering i disse lejemål.

Tabel 6. Etableringsudgifter i 2007

1.000 kr. excl. moms, 2006 P/L	Valby	Vanløse/Brønshøj-Husum	I alt
Tomgangsleje ¹⁾	696	481	1.177
Indretning m.m. ²⁾	2.300	4.150	6.450
Flytning m.m. ³⁾	230	415	645
Ramme for deponering ⁴⁾	23.300	32.900	56.200
I alt	26.526	37.946	64.472
Deponering i nuværende lejemål ⁵⁾	7.126	6.754	13.880
I alt efter modregning i deponering	19.400	31.192	50.592

¹⁾ Der er 6 måneders opsigelse på alle lejemål. Tomgangshuslejen er beregnet ud fra et scenarie, hvor opsigelse af det private lejemål til nuværende P/O-kontorer først sker ved fraflytning af lokaler. Tomgangshuslejen må derfor forventes at blive mindre i virkeligheden.

²⁾ Udgiften til indretning er sat til 50.000 kr. excl. moms pr. medarbejder.

³⁾ 5.000 kr. pr. medarbejder

⁴⁾ Da man endnu ikke kender de konkrete ejendomme, er deponeringsbeløbet baseret på interne rentes metode (5 %).

⁵⁾ Under forudsætning af, at Københavns Ejendomme opsiger de eksisterende 3. mandslejemål, kan der ske modregning for ejendomsværdien af de eksisterende lokaler.

Lejeaftalerne vil indeholde aftale om gennemførelse af ombygning. Eftersom lejeaftalerne endnu ikke er indgået, kan det vise sig, at der bliver udgifter til ombygning i eget regi eller behov for køb af ejendomme. Dette vil fremgå af det forslag til konkrete lejemål, der forelægges Økonomiudvalget og Sundheds- og Omsorgsudvalget til godkendelse i efteråret 2006.

Der søges om finansiering af forskellen i huslejeniveau, ved at der afsættes supplerende 0,6 mill. kr. til årlige driftsudgifter i Sundheds- og Omsorgsforvaltningen ifm. budgetforhandlingerne 2007. Hvis markedslejen - på trods af nyistandsættelse - bliver lavere eller højere end forventet ifm. de to samlokaliseringer, tilbageføres eller reguleres finansieringen af forøgede huslejeudgifter.

Der søges om finansiering af etableringsudgifter til indretning, deponering og møblering af de nye centre på 64,5 mill. kr. ifm. budgetforhandlingerne for 2007. Under forudsætning af, at Københavns Ejendomme opsiger de lejemål, der frigøres i Sundheds- og Omsorgsforvaltningen kan etableringsudgifterne reduceres til 50,6 mill. kr. efter modregning for deponering i disse lejemål.

Med det fremlagte budgetforslag for 2007 er der ledig låneramme i 2007. I forbindelse med budgetforhandlingerne foreslås det, at der anvises dækning for udgifterne til deponering på den ledige låneramme.

Økonomiforvaltningen og Sundheds- og Omsorgsforvaltningen foreslår, at Københavns Ejendomme, under forudsætning af, at der anvises finansiering, bemyndiges til at indgå aftale om leje af lokaler til samlokalisering mellem borgerservicecentre og pensions- og omsorgskontorer i Valby og i Vanløse/Brønshøj-Husum indenfor den anførte ramme til husleje, indretning, deponering og ombygning.

Forslag til konkrete lejemål forelægges Økonomiudvalget og Sundheds- og Omsorgsudvalget i efteråret 2006 til godkendelse.

ØKONOMI

Nedenfor er opsummeret de lokale-økonomiske konsekvenser af etablering af 6 nye borgerservicecentre og samlokalisering med pensions- og omsorgskontorer.

Deponering

Ifølge gældende lovgivning (Lånebekendtgørelsen § 4 stk. 5), skal kommunen ved indgåelse af nye 3. mands lejemål, med kommunen som lejer og 3. mand som udlejer, deponere et beløb, der svarer til det højeste beløb af 1. opførelsesomkostningerne / anskaffelsesomkostningerne inkl. moms eller 2. værdien af ejendommen ved den seneste offentlige vurdering. Formålet med lovgivningen er at sidestille erhvervelse eller etablering af en ejendom med indgåelse af nyt lejemål. Beløbet skal deponeres i 10 år, hvorefter der frigives en femtendedel årligt i 15 år.

Deponeringsbeløbet kan modregnes (reduceres) såfremt kommunen fraflytter eksisterende 3. mands lejemål (Lånebekendtgørelsen § 4 stk. 7). Modregningen kan ske, hvis der er en tids- og anvendelsesmæssige sammenhæng mellem lejemålene.

I forbindelse med samlokalisering mellem Københavns Borgerservice og pensions- og omsorgskontorerne vil Sundheds- og Omsorgsforvaltningen ikke have brug for de eksisterende lejemål. Der er derfor mulighed for modregning, under forudsætning af at Københavns Ejendomme opsiger de pågældende lejemål, og de ovennævnte betingelser for modregning er opfyldt.

I opgørelserne over deponering i indstillingen er der således både anført et estimat af det samlede deponeringspligtige beløb og estimat af deponeringsbeløbet efter en evt. modregning. Det konkrete deponeringsbeløb vil blive taget op i efteråret 2006, når der er klarhed over, hvilke typer af lejemål, der indgås.

Udgifter til etablering og drift

I perioden 2007-2008 etableres 6 nye borgerservicecentre, og der sker en samlokalisering med pensions - og omsorgskontorer i 2 bydele.

I tabel 7 nedenfor er udgifterne til etablering af de nye centre samt til samlokalisering med pensions - og omsorgskontorer beskrevet, mens driftsudgifterne er beskrevet i tabel 8.

Udgifter til 6 nye borgerservicecentre

I forbindelse med etableringen af 6 nye centre vil der være udgifter til indretning og deponering, da centrene forventes placeret i private lejemål. Udgifterne hertil udgør i alt 97,2 mill. kr., heraf udgør en forventet deponering 91 mill. kr.

Udgifterne til driften af centrene forventes årligt at udgøre 5,1 mill. kr.

Finansiering af 6 nye borgerservicecentre

Udgifterne til etablering og driften af de nye lokaler til borgerservicecentrene indgår i indstillingen om videreudvikling af Københavns Borgerservice og etablering af et kontaktcenter, som behandles parallelt med nærværende indstilling.

Finansieringsbehovet søges dækket ved budgetforhandlingerne. Etableringen og driften af de 6 nye centre afhænger således af, at der opnås finansiering heraf ved budgetforhandlingerne. Med det fremlagte budgetforslag for 2007 er der ledig låneramme i 2007. I forbindelse med budgetforhandlingerne foreslås det, at der anvises dækning for udgifterne til deponering på den ledige låneramme.

Samlokaliseringen med pensions - og omsorgskontorer påbegyndes.

I forbindelse med etableringen af samlokalisering mellem borgerservicecentre og pensions- og omsorgskontorer i 2 bydele vil der være udgifter til tomgangshusleje, indretning og deponering, da centrene forventes placeret i private lejemål.

Merudgifter til etablering af samlokalisering udgør i alt 64,5 mill. kr., heraf udgør deponering 56,2 mill. kr. Deponeringen for de nuværende lejemål i Sundhedsforvaltningen er beregnet til 13,9 mill. kr. For evt. deponering, der kan modregnes i frigjorte lejemål, tilbageføres finansieringen.

De årlige merudgifter til øgede lokaleudgifter i Sundheds- og Omsorgsforvaltningen udgør 0,6 mill. kr.

Finansiering af samlokalisering

Samlokalisering indebærer et finansieringsbehov på 64,5 mill. kr., som søges dækket ved budgetforhandlingerne. Med det fremlagte budgetforslag for 2007 er der ledig låneramme i 2007. I forbindelse med budgetforhandlingerne foreslås det, at der anvises dækning for udgifterne til deponering på den ledige låneramme.

Årligt er der et finansieringsbehov på 0,6 mill. kr. Samlokaliseringen mellem borgerservicecentrene og pensions- og omsorgskontorer i 2 bydele afhænger således af, at der opnås finansiering heraf ved budgetforhandlingerne.

Tabel 7. Etableringsudgifter i 2007/2008: 6 nye centre og samlokalisering

Mill. kr. – 2006 P/L	6 nye borger-servicecentre	Samlokalisering	I alt
Tomgangsleje	0,0	1,2	1,2
Ombygning	0,0	0,0	0,0
Indretning	6,2	6,5	12,7
Flytning	0,0	0,6	0,6
Deponering	91,0	56,2	147,2
I alt	97,2	64,5	161,7
Deponering i nuværende lejemål	0,0	13,9	13,9
I alt efter modregning i deponering	97,2	50,6	147,8

Tabel 8. Samlede årlige merudgifter til drift til lokaler i 6 nye borgerservicecentre og samlokalisering med pensions- og omsorgskontorer i 2 bydele.

Mill. kr. – 2006 P/L	6 nye borgerservicecentre	Samlokalisering	I alt
Husleje *	5,1	1,1	6,5
Driftsudgifter *	0	0,3	0,3
I alt	5,1	1,4	6,8

* Huslejen og driftsudgifterne inkluderer 0,8 mill. kr., der er inde i SOU's budgetrammer og 0,6 mill. kr., der ansøges om i nærværende indstilling.

MILJØVURDERING

Behandles i forbindelse med forelæggelse af sager om konkrete lejemål.

ANDRE KONSEKVENSER

HØRING

Københavns Ejendomme i Kultur- og fritidsforvaltningen har afgivet et høringssvar, der vedlægges som bilag.

Indstillingen er send i høring i Kultur- og Fritidsudvalget. Indstillingen behandles i Kultur- og Fritidsudvalget den 28. september 2006.

BILAG

FORTROLIGT Bilag 1: Oversigt over lejemål i nuværende 4 borgerservicecentre og 7 pensions- og omsorgskontorer.

Bilag 2: Høringssvar fra Københavns Ejendomme i Kultur- og Fritidsforvaltningen

Bilag 3: Læsevejledning til Sundheds- og Omsorgsudvalget.

Claus Juhl Jesper Fisker

Bilag

Bilag 2 - Høringssvar til nye kbs og po

Bilag Samlokalisering

Til top