Intern Revisions rapport om takster i Sundheds- og Omsorgsforvaltningen

Indstilling

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen indstiller,

1. at Sundheds- og Omsorgsudvalget godkender handleplan for håndtering af Intern Revisions bemærkninger vedrørende takstberegninger i Sundheds- og Omsorgsforvaltningen.

Problemstilling

Intern Revision har til opgave at føre tilsyn med forvaltningernes regnskab, revisionspraksis og har dermed blandt andet til opgave at efterse forvaltningerne i Københavns Kommunes praksis for opkrævning af takster for borgerrettede ydelser mv. Herunder hvilke arbejdsgange der gennemføres, samt hvordan taksterne konkret beregnes.

Således har Intern Revision også gennemført en revision af Sundheds- og Omsorgsforvaltningens beregning af takster – for de forskellige ydelser som forvaltningen leverer til borgerne (fx tøjvask, måltider etc.) og andre kommuner (fx salg af plejehjemspladser), jf. bilag 1.

Overordnet set peger Intern Revision i sin afrapportering på, at den vejledning, som takstberegningerne i Sundheds- og Omsorgsforvaltningen foretages ud fra, har mangler – idet vejledningen ikke i tilstrækkeligt omfang medvirker til at forebygge utilsigtede fejl i takstberegningerne. Endvidere påpeger Intern Revision en række forhold for de enkelte takster, som giver anledning til kritik af Sundheds- og Omsorgsforvaltningen. På den baggrund anbefales det, at taksterne for 2023 genberegnes/kvalitetssikres med afsæt i Intern Revisions bemærkninger. Intern Revision har afgivet 1 såkaldt rød bemærkninger vedrørende takster til Sundheds- og Omsorgsforvaltningen. En rød bemærkning anvendes for risici, der anses for kritiske.

I overensstemmelse med kommunens praksis for behandling af bemærkninger fra Intern Revision har Sundheds- og Omsorgsforvaltningen udarbejdet en handleplan for, hvordan de afgivne bemærkninger håndteres. Handleplanen er, sammen med Intern Revisions rapport om takster i Sundheds- og Omsorgsforvaltningen, forelagt Revisionsudvalget den 11. marts 2022, i henhold til vanlig praksis.

Løsning

Forvaltningen tager Intern Revisions kritik til efterretning og handler, jf. handleplan, straks på Intern Revisions gennemgang af takstområdet i Sundheds- og Omsorgsforvaltningen.

Således er forvaltningen allerede i gang med – med afsæt i Intern Revisions bemærkninger – at foretage den foreslåede genberegning/kvalitetssikring af taksterne for 2023. På samme vis vil forvaltningen opdatere den foreliggende vejledning for beregning af takster på Sundheds- og Omsorgsforvaltningens område med udgangspunkt i Intern Revisions anbefalinger.

Nedenfor er de enkelte bemærkninger fra Intern Revisor oplistet, med forklaring på, hvordan Sundheds- og Omsorgsforvaltningen håndterer bemærkningerne fra Intern Revision.

Vedr. forretningsgang

Intern revisor anfører:

1. Den forvaltningsspecifikke vejledning om takstberegning og -fastsættelse, med udgangspunkt i kommunens fælles retningslinjer på området, som Sundheds- og Omsorgsforvaltningen har udarbejdet, vurderes af Intern Revision at have visse mangler. Herunder at have karakter af arbejdsbeskrivelse (del af rød bemærkning).

Handleplan

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen har udarbejdet en forvaltningsspecifik vejledning, som dokumenterer, hvorledes de enkelte takster udregnes. Sundheds- og Omsorgsforvaltningen tager imidlertid Intern Revisions bemærkning til efterretning – og vil gennemarbejde den foreliggende vejledning yderligere, således at vejledningen i højere grad medvirker til at forebygge utilsigtede fejl i de enkelte takstberegninger. Herunder vil Sundheds- og Omsorgsforvaltningen, i lyset af Intern Revisions bemærkninger, tilpasse vejledningen, så den i højere grad sikrer, at der kan foretages et skærpet ledelsestilsyn af de beregnede takster.

Vedr. borgerrettede takster (bevilling)

Intern revisor anfører:

2. Manglende bevilling til indtægt på en takst vedrørende tøjvask på en enkelt enhed i Sundheds- og Omsorgsforvaltningen (del af rød bemærkning).

Handleplan

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen tager Intern Revisions bemærkning til efterretning og har i den henseende igangsat et arbejde, som efterser, at samtlige enheder i Sundheds- og Omsorgsforvaltningen administrerer den nævnte vasketakst i overensstemmelse med de gældende retningslinjer – herunder at evt. tilkøb af vaskeydelser er et mellemværende mellem borgeren og vaskeriet, der således er forvaltningen uvedkommende.

Vedr. borgerrettede takster (beregning)

Intern revisor anfører:

3. Tilfælde af anvendt skøn mv. i beregning af takster (del af rød bemærkning).

Handleplan

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen har noteret sig Intern Revisions bemærkning om anvendelse af skøn i takstberegningerne. Sundheds- og Omsorgsforvaltningen kan oplyse, at de anvendte fordelingsnøgler er fastsat ved seneste revision af takstområdet i 2019 – i et samarbejde mellem Sundheds- og Omsorgsforvaltningen og revisionsfirmaet BDO. Sundheds- og Omsorgsforvaltningen kan samtidig oplyse, at der uomgængeligt vil være et vist skøn forbundet med at opgøre, hvor stor en del af forskellige vareartikler der kan henregnes som en del af den takst borgeren opkræves – og hvor stor en del der vedrører den generelle kommunale drift.

Intern revisor anfører:

4. Tilfælde af fejlagtig indregning af tidligere års under-/overskud i takster (del af rød bemærkning).

Handleplan

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen tager Intern Revisions bemærkning til efterretning. Sundheds- og Omsorgsforvaltningen vil til takstkataloget for 2023 foretage de nødvendige tilpasninger, hvormed tidligere års under-/overskud indregnes i overensstemmelse med retningslinjerne.

Intern revisor anfører:

5. Undring over at taksten for vask af privat linned er dyrere end taksten for vask og leje af linned (del af rød bemærkning).

Handleplan

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen kan oplyse at taksten for ’Vask og leje af linned’ har været lavere end taksten for ’Vask af privat linned’ i perioden 2020-2022. Dette er et resultat af et tidligere stort overskud for ’Vask og leje af linned’, der blev indregnet i taksterne, hvilket reducerede taksten. Uden indregningen af tidligere års afvigelse ville taksten ’Vask af private linned’ være lavere end ’Vask og leje af linned’.

Vedr. mellemkommunale takster (beregning)

Intern revisor anfører:

6. Ikke ensartet metode i forhold til brug af omkostningselementer (del af rød bemærkning).

Handleplan

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen tager Intern Revisions bemærkning til efterretning med henblik på fremadrettet at styrke praksis omkring beregningen af mellemkommunale takster.

Intern revisor anfører:

7. Ukorrekt opgørelse af overhead på mellemkommunale takster (del af rød bemærkning).

Handleplan

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen tager Intern Revisions bemærkning til efterretning. Sundheds- og Omsorgsforvaltningen kan oplyse, at det siden 2013 har været gængs praksis at opkræve en fast overhead på det mellemkommunale område svarende til den rammeaftale for overhead på social-, socialpsykiatri- og specialundervisningsområdet, som er aftalt i regi af KL/KKR.

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen er i færd med at beregne en ny sats for overhead på de mellemkommunale takster, som tager udgangspunkt i de faktiske omkostninger til overhead. Sundheds- og Omsorgsforvaltningen vil indgå i en videre dialog med Intern Revision mhp. kvalificering af den udregnede overheadsats.

Intern revisor anfører:

8. Marginale udgifter til ledelse og ejendom for vedligeholdende tilbud på aktivitetstilbud til mellemkommunale takster er ikke indregnet i taksten – herunder tages der ikke eksplicit stilling til en evt. efterregulering (del af rød bemærkning).

Handleplan

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen tager Intern Revisions bemærkning til efterretning – taksten vil fremover være fordelt mellem plejehjem og aktivitetscentre i overensstemmelse med Intern Revisions anbefalinger. Herunder foretages en evt. efterregulering.

Økonomi

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen opnormerer ressourcerne til den generelle styring af takstområdet mhp. at opfylde de af IR oplistede bemærkninger frem mod budget 2023. Udgiften hertil håndteres indenfor den eksisterende ramme.

Videre proces

Takstkatalog for 2023, som sammenfatter alle borgerrettede takster, forelægges Sundheds- og Omsorgsudvalget til godkendelse forud for budgetforslag 2023.