Indgåelse af aftale om indkøbsordning herunder frit valg

Sundheds- og Omsorgsudvalget og Socialudvalget orienteres om status på udbud af indkøbsordningen, herunder mulige veje frem for at understøtte, at borgerne har mulighed for frit at vælge mellem indkøbstilbud gennem den såkaldte godkendelsesordning.

Som udvalgene tidligere er orienteret om, er der kun én virksomhed, som har budt på at være en del af indkøbsordningen. For at sikre at borgerne har frit valg mellem to leverandører af indkøb, skal der derfor etableres en alternativ ordning.

Indkøbsordningen er en praktisk hjælp til borgere, som får hjælp til at bestille og indkøbe dagligvarer, ligesom borgerne får hjælp til at sætte varerne på plads i hjemmet.

Indstilling

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen og Socialforvaltningen indstiller til Sundheds- og Omsorgsudvalget og Socialudvalget

1. At udvalgene tager resultatet af udbud af indkøbsordning og valg af leverandør, hvor den nuværende leverandør Egebjerg Købmandsgård var eneste tilbudsgiver, til efterretning.
2. At udvalgene godkender, at der etableres en godkendelsesordning, hvor der løbende kan indgås aftale med andre virksomheder på samme pris- og kvalitetsvilkår, som den leverandør, som afgav tilbud på opgaven.

Problemstilling

Serviceloven kræver, at kommunen skal skabe grundlag for, at borgere som modtager hjælp efter § 83, kan vælge imellem mindst to leverandører, hvoraf den ene leverandør kan være kommunal.

Kommunen kan både opfylde kravet om frit valg i servicelovens § 91 ved etablering af en indkøbsordning i kommunalt regi, en godkendelsesordning eller en fritvalgsbevisordning.

Er det ikke muligt at etablere et frit valg med mindst to leverandører, gennem udbud eller ved en godkendelsesmodel, og etablerer kommunen ikke selv en indkøbsordning, skal kommunen tilbyde borgerne et fritvalgsbevis, der giver de visiterede borger mulighed for selv at indgå aftale med en cvr-registreret virksomhed.

For godt 20 år siden valgte kommunen at indgå aftaler med private virksomheder om levering af dagligvarer til visiterede borgere. Baggrunden for at indgå disse aftaler var bl.a., at en sådan aftale ville give en økonomisk besparelse, frigøre hænder i hjemmeplejen, og give borgerne et større sortiment. Forvaltningerne vurderer, at anvendelse af private leverandører fortsat giver betydelige økonomiske, logistiske og borgerrettede gevinster, da der er veletablerede forsyningskæder og processer til løsning af opgaven på det private marked.

I 2012 besluttede Sundheds- og Omsorgsudvalget og Socialudvalget, at kommunen skulle overgå til en udbudsmodel med to fælles leverandører.

Løsning

I forbindelse med udbud af indkøbsordningen er der kun modtaget ét tilbud (Egebjerg Købmandsgård A/S, herefter Egebjerg). Derfor skal kommunen etablere frit valg for borgerne på anden vis end ved den vedtagne udbudsmodel.

Godkendelsesmodel

Godkendelsesmodellen omfatter en model, hvor andre leverandører kan blive godkendt som leverandører. Forvaltningerne anbefaler denne model, da borgerne dermed ikke selv skal opsøge en alternativ leverandør, og det er samtidig er den model, der vurderes at give mest styring med overholdelsen af de krav, kommunen stiller for at kunne være leverandør under ordningen, herunder kommunens CSR-politik.

Ved anvendelse af godkendelsesmodellen skal kommunen fastlægge godkendelseskriterier for udvælgelsen.  Her  vil de allerede eksisterende kravsspecifikationer anvendt under udbuddet,  danne grundlag for at blive godkendt som alternativ leverandør. Det vil blandt andet omfatte krav til kvaliteten af ydelsen, miljøkrav, egnethedskrav og den særlige præcisering af kommunens CSR-krav, som blev vedtaget på BR-mødet den 2. december 2021.

Leverandører, der godkendes i løbet af aftaleperioden, vil blive afregnet med de samme priser, som Egebjerg har givet i deres tilbud.

I tråd med tidligere politiske beslutninger om, at det er det private, der løfter opgaven med indkøbsordning, foreslås det, at udvalgene godkender, at der anvendes en godkendelsesmodel, hvor Egebjerg er hovedleverandør, og andre virksomheder kan blive godkendt som leverandør, hvis de kan leve op til de samme vilkår som Egebjerg opererer under.

Såfremt udvalgene godkender, at der etableres en godkendelsesmodel, vil forvaltningerne gå i dialog med markedet

Fritvalgsbevis

Et alternativ til godkendelsesmodellen er fritvalgsbevisordningen. Ordningen giver ikke samme styring med overholdelse af de krav, der stilles for at kunne være leverandør under ordningen, herunder kommunens CSR-politik, da leverandører ikke skal godkendes af kommunen på forhånd.

Et fritvalgsbevis fungerer som et tilskud til borgerens køb af ydelser blandt virksomheder, der leverer ydelsen. Borgeren får med fritvalgsbeviset ret til selv at antage en cvr-registreret virksomhed til at foretage indkøbene, og kommunen betaler så denne virksomhed svarende til fritvalgsbevisets værdi. Dermed skal den leverandør, som borgeren vælger, ikke godkendes af kommunen. Fritvalgsbeviset kan suppleres med en betaling fra borgeren, såfremt borger ønsker et højere serviceniveau end det politisk fastsatte

Leverandøren skal stadig leve op til samme krav til ydelsen som hovedleverandøren. Kommunen har en tilsynsforpligtelse for at sikre, at alle leverandører lever op til de krav, der stilles til levering af ydelsen.

Fritvalgsbevisordningen giver ikke mulighed for at anvende de udelukkelses- og egnethedskrav, der blev stillet i forbindelse med udbuddet. Her vil der fx være tale om udelukkelse pga. tidligere misligholdelse af kontrakt med kommunen. Derimod vil der stadig være krav til fremtidig opfyldelse af kommunens krav, herunder CSR-krav.

Hvis der ikke er andre virksomheder, der ansøger om at blive leverandør under godkendelsesmodellen, skal kommunen kunne tilbyde borgerne fritvalgsbevis. Forvaltningen anbefaler derfor, at fritvalgsbevisordningen kun anvendes som alternativ til godkendelsesmodellen. Hvis det derfor ikke lykkes at etablere en godkendelsesmodel, vender forvaltningerne tilbage til udvalgene.

Hvis der på et senere tidspunkt er en ny virksomhed, der bliver godkendt som leverandør, som en del af godkendelsesmodellen, kan kommunen tilbyde valg mellem to leverandører, hvorfor der ikke længere er krav om fritvalgsbeviser. Kommunen kan i så fald stoppe muligheden for brug af fritvalgsbeviser med 3 måneders varsel.

Økonomi

Det afsluttede udbud indebærer en årlig udgiftsstigning til indkøbsordningerne på ca. 3,9 mio.kr. fordelt med 2,9 mio. kr. til Sundheds- og Omsorgsforvaltningen og 1 mio. kr. til Socialforvaltningen i 2022 som har halvårseffekt og afholdes inden for egne rammer.

Såfremt det er nødvendigt at etablere en fritvalgsbevisordning, vil der kunne opstå afledte omkostninger til administration og kontrol af en ikke ubetydelig størrelse. Forvaltningerne er pt. ikke i stand til at kvalificere de afledte administrative omkostninger, da det afhænger af, i hvor stor grad fritvalgsbeviset vil blive anvendt af borgerne.  

Videre proces

Kontrakten med Egebjerg som hovedleverandør på baggrund af udbuddet vil træde i kraft den 1. juni 2022 og er gældende for fire år, med mulighed for forlængelse i yderligere to år. Samme dato vil en godkendelsesmodel træde i kraft, såfremt udvalget godkender anvendelsen af denne model.

Forvaltningerne vil, hvis der ikke efter en begrænset periode er leverandører, der ønsker at blive godkendt efter godkendelsesmodellen, udstede fritvalgsbeviser til borgerne.

Radikale Venstre, Venstre og Det Konservative Folkeparti stillede forslag om ændring af indstillingens 2. at-punkt således at punktet ændres

Fra:
2. At udvalgene godkender, at der etableres en godkendelsesordning, hvor der løbende kan indgås aftale med andre virksomheder på samme pris- og kvalitetsvilkår, som den leverandør, som afgav tilbud på opgaven.

Til:
2. At udvalgene godkender, at der etableres en fritvalgsbevisordning på samme pris- og kvalitetsvilkår, som den leverandør, som afgav tilbud på opgaven.

Ændringsforslaget blev forkastet med følgende stemmeafgivelse:

For: B, C og V (3)

Imod: A, F og Ø (6)

Indstillingen blev efterfølgende godkendt med følgende stemmeafgivelse:

For: A, F, Ø (6)
Imod: B, V (2)
Undlod at stemme: C (1)

Der blev afgivet protokolbemærkning fra Radikale Venstre, Venstre og Konservative:

Radikale Venstre, Konservative og Venstre mener, at man bør indføre en fritvalgsbevisordning frem for en godkendelsesordning. Vi mener, at det er for usikkert om leverandører vil indgå i kommunens godkendelsesordning. Hvis dette er tilfældet, vil man alligevel gå over til en fritvalgsbevisordning, derfor foretrækker vi en fritvalgsbevisordning fra starten. Vi mener grundlæggende, at det er godt, at borgeren har ret til frit at vælge leverandør. Det er selvfølgelig stadig kommunens opgave at udføre kontrol med om leverandørerne i ordningen overholder gældende retningslinjer.