Orientering om status på implementering af forslag til regelforenkling og afbureaukratisering

Resumé

Indstilling

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen indstiller,

1. at Sundheds- og Omsorgsudvalget tager status på arbejdet med afbureaukratisering samt implementering af forslag til regelforenkling og afbureaukratisering jf. bilag 1 og bilag 2 til efterretning.

Problemstilling

SOU godkendte på udvalgsmødet den 14. december 2022 forvaltningens forslag til forenkling af i alt 57 regler, politikker mv. og afskaffelse af 23 regler. Hertil 18 forslag til forbedringer af Cura. SOU modtog den 21. september 2023 første status på implementering af forslag til regelforenkling eller afbureaukratisering. Med denne sag præsenteres udvalget for en opdateret status pr. primo maj 2024. I vedlagte bilag 1 gives en udførlig status på den igangværende implementering af de enkelte forslag.

Løsning

Afbureaukratiseringsarbejdet i SUF er organiseret inden for fire overordnede spor:

1. Generelle regler, dokumentationskrav mv. på sundheds- og ældreområdet, herunder regler fra serviceloven og sundhedsloven.
2. Regler, dokumentationskrav mv. inden for HR og administrationsområdet.
3. Tilpasninger vedr. CURA, som er forvaltningens digitale omsorgssystem.
4. Overordnede politikker, strategier, handlingsplaner mv.

Generelt har der siden primo september 2023 været god fremdrift i implementeringen inden for alle spor. Langt hovedparten af de i alt 57 forslag til forenkling eller afskaffelse af interne, tværgående eller nationale regler, politikker er implementeret.

Interne SUF-regler
SUF har igangsat et større arbejde med implementering af de 32 forslag til interne SUF-regler, som SOU i december 2022 besluttede skulle forenkles eller afskaffes. Per primo maj 2024 er ud af 32 regler i alt:

• 17 regler er forenklet og 9 regler er afskaffet.
• 2 regler er fortsat i proces med at blive afskaffet eller forenklet.
• 4 regler er efter en nærmere gennemgang i 2023 vurderet til alligevel ikke at kunne afskaffes eller forenkles.

De to regler (Lettere ansøgning om bolig samt lettere videresendelse af plejeløbsplaner og udskrivningsrapporter fra hospitaler til friplejehjem), der fortsat er i proces med at blive forenklet, skyldes blandt andet udfordringer med tekniske løsninger eller større ændringer i Cura. Ændringsønsker forventes at være afklaret, løsningsbeskrevet samt estimeret økonomisk og klar til prioritering medio 2024. Herefter afsættes tid til systemudvikling mhp. implementering.

SOU blev med den tidligere statussag i september 2023 orienteret om de 4 regler, der efter nærmere gennemgang, ikke vurderes at kunne afskaffes eller forenkles. Der henvises til bilag 1 for en oversigt med yderligere status for implementering af de enkelte interne regler.

Tværgående KK-regler

 De tværgående KK-regler har SUF i sagens natur ikke egenhændigt kunne implementere, forenkle eller afskaffe. Der er løbende drøftelser mellem direktionerne i Koncern Service og SUF vedr. forenkling af tværgående KK-regler. Ud af de i alt 17 tværgående forslag er pr. primo maj 2024:

• 12 regler enten forenklet eller afskaffet
• 1 regler forsat i proces med at blive afskaffet eller forenklet
• 4 regler er efter en nærmere gennemgang i 2023 vurderet til alligevel ikke at kunne afskaffes eller forenkles.

Den ene regler, der fortsat er i proces med at blive forenklet (nemmere indkøbsprocesser uden for Kvantum, er viderekommunikeret til ØKF på medarbejder- og direktionsniveau. De 4 regler, der ikke endnu er afskaffet eller forenklet skyldes blandt andet forvaltningsretlige krav, udbudsregler eller KK som offentlig myndigheds behandling af personfølsomme oplysninger. SOU blev med den tidligere statussag i september 2023 orienteret om de fire regler, der alligevel ikke afskaffes.

Forenklinger af Cura

Forvaltningen har gennemført en række forenklinger i Cura og arbejder fortsat med udvikling og implementering af resterende forbedringer af Cura. Nogle af forbedringerne er identificeret i dialog med driften, mens andre er bundet op på national lovgivning og aftaler. Netop i forhold til ændringer i Cura gør særlige forhold sig gældende, da ændringer er afhængige af fx it-udvikling og system-opdateringer, afklaringer med eksterne parter, udviklingsaftaler med it-leverandører mv. Den kommende forenkling af FSIII vil også få konsekvenser for de øvrige ændringer i Cura, bl.a. grundet it-leverandørens udviklings-kapacitet. Flere tekniske ændringer er gennemført i Cura, andre er under udvikling/implementering, mens enkelte afventer yderligere afklaring. SOU vil derfor ultimo 2024 blive forelagt for en ny statussag, der bl.a. vil uddybe Cura-sporet og implementering af de 18 forslag til systemtilpasning.

Nationale regler og ny ældrereform

I denne kategori kan regler, bekendtgørelser mv. alene afskaffes af de nationale myndigheder. Ud af de i alt 30 forslag til forenkling eller afskaffelse af regler mv. er pr. primo maj 2024:

• 15 forslag til forenkling eller afskaffelse implementeret af nationale myndigheder.
• 12 forslag arbejder forvaltningen forsat på at få implementeret af nationale myndigheder.
• 3 regler er efter en nærmere gennemgang i 2023 vurderet til alligevel ikke at kunne afskaffet eller forenklet.

SOU blev med den tidligere statussag orienteret om de 3 regler, der efter nærmere gennemgang, ikke vurderes at kunne afskaffes eller forenkles.

SUF arbejder kontinuerligt med at gøre det nationale niveau opmærksomme på uhensigtsmæssig lovgivning og regler, som en del af det løbende arbejde med regelforenkling. SUF har således løbende meldt forslag til forenkling af regler m.v. ind til både nationalt niveau samt KL. SUFs forslagene indgår som en vigtig del af det flerårige samarbejdsprogram mellem KL og regeringen om administration, som blev aftalt og igangsat i forbindelse med økonomiaftalen for 2024. KL og regeringen er blevet enige om at implementere 11 regelforenklingsforslag på sundheds- og ældreområdet, hvor indgår SUF har bidraget med 7 af forslagene (fremgår af bilag 1). KL er i dialog med de relevante ministerier om den nærmere udmøntning, men det er endnu uklart præcis hvordan, hvornår og med hvilken effekt ændringerne træder i kraft. Da hovedparten af forslagene kræver lovændringer, og da det ikke forventes at ske i indeværende folketingssamling, forventer KL, at forslagene som hovedregel tidligst får effekt fra 2025. KL forventer, at regeringen vil forholde sig til øvrige KL-forslag, som der endnu ikke er enighed om, inden sommerferien 2024. Det gælder således også de resterende forslag fra SUF.

Ny ældrelov
Forvaltningen har løbende delt forslag til afbureaukratisering med Ældreministeriet ift. udarbejdelse af ny ældrelov samt med Indenrigs- og Sundhedsministeriet i arbejdet i Sundhedsstrukturkommissionen. Forvaltningen har i den sammenhæng udarbejdet materiale med konkrete eksempler på afskaffelse eller forenkling nationale regler, tilsyn mv. på sundheds- og ældreområder, der er delt med relevante ministerier/ministre i løbet af 2023. Flere af forvaltningens forslag til forenkling eller afbureaukratisering som samtilsyn, afskaffelse af værdighedspolitik m.m., indgår i den nye ældrereform. Det forventes at den nye ældrelov træder i kraft i juli 2025.

Ekstern analyse af uhensigtsmæssige arbejdsgange i SUF
Som et supplerende skridt i arbejdet med forenkling og afbureaukratisering igangsatte forvaltningen i 2023 en ekstern, kvalitativ analyse af uhensigtsmæssige arbejdsgange med henblik på at frigive mere tid til kerneopgaven. Analysen har via primært observationsstudier på tre enheder (hjemmeplejeenhed, plejehjem og genoptrænings-center), taget udgangspunkt i de enkelte medarbejderes arbejdsdag og faktiske opgaver. Formålet med analysen var at få et praksisnært indblik i og nye perspektiver på, hvordan procedurer, arbejdsopgaver, regler og registreringer påvirker arbejdet. Observationer og analyse fandt sted i efteråret 2023 i et samarbejdet med Nordic Healthcare Group (NHG). En samlede oversigt over de 18 forslagene, effekt og proces fremgår af bilag 2.

NHG-analysens fund bekræfter generelt set flere af indsigterne fra forvaltningens arbejde med regelforenkling og afbureaukratisering.  

De flere af analysens fund er i tråd med tiltag, der er igangsat på baggrund af forvaltningens arbejde, hvorfor flere af forslag til forbedringer integreres i allerede igangsatte indsatser. Her kan særligt fremhæves forbedringsforslag som forbedret vagtplanlægning for at skabe kontinuitet for plejepersonale og borgere, udvidelse af Cura support enheden og øge lokal tilstedeværelse samt øget selvvisitering på plejehjem på udvalgte personlige hjælpemidler.

NHG-analysen supplerer derudover med nye, praksisnære medarbejderperspektiver til både det aktuelle arbejde med regelforenkling og afbureaukratisering, kommende projekter samt udviklingsarbejder i praksis.

Flere af analysens fund sammentænkes derudover med de igangværende indsatser under investeringscasen Bedre brug af Cura og er herudover indgået i forvaltningens samarbejde med KL om forenklingen af dokumentationsstandarderne, FSIII.

Økonomi

Der er ingen økonomi forbundet med denne indstilling. 

Videre proces

SUF arbejder internt videre med afbureaukratisering og effektive arbejdsgange - herunder også fokus på tværgående KK-regler samt forenkling af nationale regler. SOU vil blive orienteret ved relevant udvikling eller ændringer på området.

SOU vil ultimo 2024 blive forelagt en ny statussag, der dels vil uddybe Cura-sporet samt følge op ift. ny ældrereform samt ny sundhedsstruktur.

Per Bennetsen/
Thomas Brahm

Indstillingen blev taget til efterretning.