Sanering i mål og forenklet rapportering til Sundheds- og Omsorgsudvalget

Sundheds- og Omsorgforvaltningen indstiller,

1. at Sundheds- og Omsorgsudvalget som led i tillidsdagsordenen godkender iværksættelsen af en målsaneringsproces.

På udvalgets møde den 24. januar 2013 drøftede Sundheds- og Omsorgsudvalget mulighederne for at foretage forenklinger i Sundheds- og Omsorgsforvaltningens faste rapporteringer som led i tillidsdagsordenen. Det blev besluttet, at forvaltningen skulle udarbejde et konkret oplæg.

Sanering i forvaltningens mål og styringskrav
I en politisk organisation som Københavns Kommune har politikerne ansvar for at fastsætte visioner og mål for, hvad borgerne kan forvente - og dermed udstikke den overordnede retning, forvaltningen skal gå i. Ledernes og medarbejdernes rolle er at arbejde for at indfri målene til gavn for borgerne, og at dokumentere deres indsats, således at politikerne har mulighed for at følge op på, om borgerne får den service, de har krav på. Sammen med den kvartalsmæssige budgetopfølgning modtager Sundheds- og Omsorgsudvalget løbende afrapportering på de ydelser, som forvaltningen leverer til borgerne, og de mål som politisk er fastsat. Denne afrapportering er et vigtigt redskab for, at udvalget kan løfte sit ansvar for styring og tilsyn.

Samtidig har Borgerrepræsentationen vedtaget en tillidsdagsorden, der sætter fokus på at finde den rette balance mellem på den ene side politikernes mulighed for styring og opfølgning, og på den anden side ledere og medarbejderes mulighed for at udføre opgaver med den rette faglighed, tid til kerneydelsen og et stort handlerum i det daglige. Helt centralt i dette er den dokumentation og afrapportering, der foretages.

Pointen i tillidsdagsordenen er at finde den rette balance mellem styring, tillid og kontrol, så ledere og medarbejdere skal have frihed til at vælge de fagligt bedste metoder til at indfri de mål, som politikerne har fastsat. Det er således helt centralt, at det politisk overvejes, i hvilke situationer de politiske mål skal regulere, hvordan opgaverne løses, og hvornår der overlades ledere og medarbejdere et handlerum, med henblik på at finde den rette løsning både af hensyn til kvaliteten for borgerne, økonomi og effektivitet samt medarbejdernes mulighed for at udføre sit arbejde på en tilfredsstillende måde.

Afrapporteringen til det politiske niveau er et af de områder, der skal udvikles nærmere inden for rammerne af tillidsdagsorden. I den sammenhæng foreslår forvaltningen, at Sundheds- og Omsorgsudvalget sætter gang i en målsaneringsproces, der skal sikre, at både udvalg, ledere og medarbejdere har det rigtige fundament for at handle til gavn for borgerne. Der skal følges op på, om forvaltningen har relevante faglige mål, der understøtter driften og giver retning til medarbejdernes arbejde uden at detailstyre. Første skridt er, at forvaltningen vil foretage en systematisk gennemgang af de 60 faglige styringsmål, som udvalget har sat, jf. bilag 1. På baggrund heraf vil forvaltningen primo 2014 anbefale det nye udvalg, hvilke mål der kan afskaffes eller reformuleres med henblik på at opnå denne balance, og sådan at de politiske valg er klare. På den måde har udvalgets medlemmer mulighed for at drøfte hvilke politiske visioner og mål, der skal præge forvaltningens arbejde i deres periode.

Formålet med målsaneringen er at give ledere og medarbejdere større frihed i opgaveløsningen – og dermed vise tillid til, at medarbejderne med deres faglighed ved, hvordan arbejdet udføres bedst. Forvaltningen vil fortsat rapportere på de opnåede resultater, således at udvalget løbende kan følge op på, hvordan det går med at indfri de politisk fastsatte mål og visioner. Samtidig vil målsaneringsprocessen tage højde for de nye krav om tilvejebringelse af data, som regeringens sundhedsudspil stiller.

At give øget handlerum og plads til faglighed indebærer en forpligtelse for ledere og medarbejdere til i endnu højere grad at fokusere på vidensdeling, læring og de bedste måder at yde borgerne hjælp, der virker, samt at styrke den meningsfulde og borgernære dokumentation. Forvaltningen vil derfor opstarte et udviklingsarbejde med det formål at definere en række hverdagsindikatorer, der kan måle borgernes trivsel og livskvalitet. Der bliver tale om et dynamisk dokumentationsværktøj, som medarbejderne kan bruge i deres arbejde i hverdagen, og som viser noget om effekten af forvaltningens indsatser. Det kunne fx være et værktøj til tidlig opsporing af borgere, hvor medarbejderne registrerer tegn på, at borgerens funktionsniveau mindskes, således at en forebyggelsesindsats kan iværksættes.

Forenklet rapportering giver øget overblik og fleksibilitet
For at understøtte en målsaneringsproces, der tilgodeser det politiske behov for løbende at følge udviklingen, vil forvaltningen gennemføre en forenkling af rapporteringen til udvalget. Det betyder, at udvalget fremover får færre faste rapporter, samt at kvartalsrapporten bliver kortere og mere styringsorienteret, idet den fokuserer på de områder, hvor udvalget har sat mål. Forenklingen vil give udvalget et mere klart overblik over forvaltningens indsatser, fordi centrale oplysninger præsenteres mere lettilgængeligt, fx ved hjælp af grafiske fremstillinger. En skabelon for den nye kvartalsrapport er vedlagt i bilag 2.

Samtidig vil forvaltningen skabe mere fleksible løsninger for udvalgsmedlemmer, der ønsker mere viden. Derfor får udvalget mulighed for fra kvartal til kvartal at beslutte, at næste kvartalsrapport – udover den almindelige rapportering – skal gå i dybden med et bestemt tema, som udvalget ønsker belyst yderligere. Det kunne fx være en nærmere belysning af, hvordan det går med indsatsen om at få borgerne til at flytte tidligere på plejehjem, hvordan arbejdet med hverdagsrehabilitering skrider frem, eller hvad forvaltningen gør for at minimere antallet af færdigbehandlede patienter på hospitalerne.

Desuden stiller forvaltningen primo 2014 et webbaseret rapporteringscockpit til rådighed for hvert enkelt udvalgsmedlem. Det giver adgang til generelle oplysninger om forvaltningens drift og serviceområde, som ikke findes i kvartalsrapporten, og udvalgsmedlemmerne får mulighed for at dykke ned i data på de enkelte faglige mål.

Endelig vil forvaltningen ændre på timingen i de faste rapporter, således at kvartalsrapporten rykkes frem til samme møde som budgetstatus, og dermed fungerer som vidensgrundlag i forbindelse med budgetdrøftelser. Det vil betyde, at udvalget får kvartalsrapporten hurtigere efter et kvartals afslutning, end det er tilfældet i dag. Til gengæld vil forvaltningen ved fremlæggelsen af rapporten ikke altid kunne forklare alle årsager til eventuelle manglende indfrielser af mål. Derfor vil udvalget ikke altid på mødet kunne tage beslutninger om konkrete indsatser, men hvis der er behov, kan udvalget enten bede forvaltningen om mere viden eller om at forberede indsatser eller ændring af mål. I forbindelse med forelæggelsen af den følgende kvartalsrapport følger forvaltningen op på de kommentarer og spørgsmål, udvalget måtte have.

Forvaltningen vil anvende den nye forenklede afrapportering fra 2. kvartal 2013.

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.


                    Hanne Baastrup
                                       
                                                                                     /Thomas Karlsson