Kravspecifikation for indkøbsordning

DAGSORDEN

for ordinært møde torsdag den 30. januar 2003

Som forudsætning for at gennemføre et udbud af indkøbsordning har Sundhedsforvaltningen udarbejdet:

• en kvalitetsstandard for indkøbsordning, indarbejdet i "Kvalitetsstandarder for ældreområdet i Københavns Kommune" (der henvises til særskilt indstilling på Sundheds- og Omsorgsudvalgets møde den 30. januar 2003).

• kravspecifikationer til indkøbsordning (vedlagt som bilag).

Borgerne kan blive visiteret til indkøb på to måder:

• indkøb ved hjælper

• indkøb via indkøbsordning

Kvalitetsstandarderne vedrørende praktisk bistand indeholder visitationskriterier for at visitere til indkøb og indkøbsordning. Udbudet af indkøbsordning medfører ingen ændringer i det fastsatte serviceniveau.

I alt er 7.800 borgere visiteret til indkøb i dag. Heraf er ca. 3.500 visiteret til indkøbsordning. På grund af registreringsvanskeligheder er der dog borgere i indkøbsordning, som ikke indgår i opgørelsen.

Visiteringen til indkøbsordning beror på en individuel faglig vurdering af borgeren. Sundhedsforvaltningen tilstræber, at så mange borgere som muligt indgår i indkøbsordning. For at fremme andelen af borgere, der visiteres til indkøbsordning, giver kvalitetsstandarderne mulighed for at visitere til hjælp til at udarbejde en indkøbsliste, stille varer på plads mv. Således er det som udgangspunkt de svageste borgere, der visiteres til indkøb ved hjælper.

Under f orudsætning af denne visitationspraksis vurderer forvaltningen, at potentialet for andelen af borgere, der fremover visiteres til indkøbsordning er 65-75%.

Kravspecifikationen til indkøbsordning, tøjvaskordning og grundig rengøring er udarbejdet af en arbejdsgruppe sammensat af repræsentanter fra hjemmeplejen, Pensions- og Omsorgskontorer og centralforvaltningen. Arbejdet med kravene har taget udgangspunkt i eksisterende kontrakter med private leverandører i kommunen og erfaringer med de private leverandører.

De tre kravspecifikationer følger overvejende samme struktur, der er opbygget efter leverancen fra start til slut:

• Krav til produktet/ydelsen
• Information om produkt og priser
• Tilmelding/afmelding/ændringer
• Transport af varer til borgerens bopæl (gælder indkøbsordning)
• Levering
• Betaling
• Dokumentation og rapportering

• Kvalitetssikring
• Øvrige krav

Kravspecifikationerne er udformet som minimumskrav, og derfor skal alle tilbudsgivere kunne dokumentere, at de lever op til disse krav. Derudover ønsker Sundhedsforvaltningen at udbudet udformes på en måde, der giver mulighed for, at leverandørerne kan præsentere yderligere forslag til krav mv. i en indkøbsordning

Kravspecifikationen til indkøbsordning er primært opbygget ud fra et hensyn til borgerens tryghed. Som udgangspunkt skal leverandøren kende Københavns Kommunes værdigrundlag og omsorgsfilosofi. Derudover har forvaltningen vurderet, at der skal opstilles krav om:

• Et bredt varesortiment, bl.a. med mulighed for at bestille små mængder

• Solid information om ordningen

• Klare regler for afbud, ændringer mv.

• Krav om synlig legitimation ved levering

• Betaling af varer via PBS – af hensyn til borgerens tryghed og sikkerhed ønskes ikke kontanter mellem borger og leverandør (dette afviger fra principperne i udvalgets beslutning af 12. marts 2001, jf. bilag 2)

• Løbende dokumentation og afrapportering fra leverandør til kommunen

I kravspecifikationen er desuden indarbejdet et hensyn til den organisatoriske håndtering af indkøbsordning i kommunen.

Kommunen vil fremover fortsat varetage den såkaldte call-funktion, hvor en medarbejder formidler borgernes indkøb til leverandøren. For at denne funktion kan tilrettelægges effektivt og derved økonomisk bæredygtigt, forudsætter det en velfungerende og driftssikker internetløsning. Internetløsningen giver f.eks. borgeren mulighed for at genbestille samme varer som i sidste uge.

Sundhedsforvaltningen anbefaler, at kommunen indgår kontrakt med tre leverandører af indkøbsordning pr. distrikt. Distriktet defineres som den organisatoriske opbygning omkring myndighedsfunktionen.

Af lovgivningen om frit valg fremgår det, at "anvendelse af udbudsmodellen medfører, at kommunalbestyrelsen skal begrænse antallet af leverandører, som hjemmehjælpsmodtagerne kan vælge imellem".

Borgerne skal have mulighed for at vælge mellem mindst to og maksimum fem leverandører indenfor hver ydelseskategori. I udbudsmaterialet skal kommunen oplyse, om kommunen forventer at tilbyde kontrakt med to, tre, fire eller fem leverandører, så leverandørerne på forhånd ved, hvor mange de er i konkurrence med.

Sundhedsforvaltningen anbefaler, at kommunen påregner at indgå kontrakt med tre leverandører pr. distrikt.

Forvaltningen vurderer, at tre leverandører pr. distrikt vil give borgeren en reel valgmulighed. Desuden vil tre leverandører pr. distrikt skabe den nødvendige konkurrence som vil holde leverandørernes fokus på kvaliteten. Endvidere skabes en indkøbsordning, der organisatorisk kan blive velfungerende.