Sundheds- og Omsorgsudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde torsdag den 29. september 2005

 

 

Sager til efterretning

 

8.      Revisionsprotokollat om kontrakt- og aftaleforhold på plejehjemsområdet

 

SOU 310/2005  J.nr. 42/2005

 

 

INDSTILLING

Sundhedsforvaltningen indstiller,

at Sundheds- og Omsorgsudvalget tager Revisionsdirektoratets Revisionsprotokollat Nr. 1/2005 af 21. september 2005, om Kontrakt og aftaleforhold på plejehjemsområdet til efterretning,

at Sundheds- og Omsorgsudvalget tager Sundhedsforvaltningens bemærkninger og opfølgning til revisionsprotokollatet til efterretning.

 

 

RESUME

Sundhedsforvaltningen har den 21. september 2005 modtaget Revisionsdirektoratets Revisionsprotokollat, der indeholder en undersøgelse af kontrakter på plejehjemsområdet.

 

Revisionsprotokollatet anbefaler generelt, at Sundhedsforvaltningen styrker den juridiske indsats på kontraktområdet, da undersøgelsen viser, at kontrakterne generelt er af svingende kvalitet.

 

Der er i undersøgelsen fundet vaske- og transportkontrakter indgået af selvejende institutioner, der skulle have været i udbud.

 

Revisionsprotokollatet anbefaler, at Sundhedsforvaltningen fremover controller, hvorvidt de selvejende plejehjem overholder gældende lovgivning og at Sundhedsforvaltningen benytter protokollatets afsnit vedrørende regler og støttemateriale i det fremadrettede arbejde på kontraktområdet for at styrke legaliteten og udformningen af kontrakterne.

 

Revisionsprotokollatet viser, at Sundhedsforvaltningen selv har taget initiativ til forbedringer på flere områder og at Sundhedsforvaltningen har igangsat forberedelsen af fælles udbud af vaske- og transportkontrakter med henblik på at sikre, at alle aftaler fremover overholder udbudsreglerne.

 

 

SAGSBESKRIVELSE

Baggrund

Sundhedsforvaltningen har den 21. september 2005 modtaget Revisionsprotokollat vedrørende kontrakter på plejehjem.

 

Revisionsprotokollatet er udarbejdet efter, at Sundheds- og Omsorgsudvalget den 16. december 2004 har opfordret Revisionsdirektoratet til at foretage en uvildig undersøgelse af de kontrakt- og aftaleforhold, der er gældende på plejehjem i Københavns Kommune. Formålet er at sikre et legalt og fyldestgørende kontrakt- og aftalegrundlag på plejehjemsområdet i Københavns Kommune.

 

 

Revisionsdirektoratets Revisionsprotokol

Revisionsprotokollatet er udfærdiget på baggrund af 136 kontrakter fra Sundhedsforvaltningen. Kontrakterne er indsamlet og leveret fra Sundhedsforvaltningen i perioden den 20. marts 2005 til 2. juni 2005 efterfulgt af en periode med dialog og supplerende spørgsmål, der blev afsluttet d. 8. august 2005.

 

Der findes i Revisionsprotokollatet en gennemgang af de gældende regler opdelt i udbudsregler, andre regler og kommunens interne regler. Der findes også et støttemateriale. Regler og støttemateriale er anvendt i Revisionsdirektoratets arbejde med vurdering af kontrakterne.

 

Revisionsdirektoratets undersøgelse viser, at kontrakterne generelt er af meget svingende kvalitet. Revisionsdirektoratet finder dog, at oplysningsgrundlaget ikke påvirker undersøgelsens hovedkonklusioner.

 

Revisionsdirektoratet anbefaler generelt, at Sundhedsforvaltningen styrker den juridiske indsats på kontraktområdet. Samtidig anbefaler Revisionsdirektoratet, at Sundhedsforvaltningen overvejer hensigtsmæssigheden af at etablere en formel juridisk funktion, der proaktivt kan identificere, vurdere og styre juridiske risici og muligheder på kontraktområdet.

 

Revisionsdirektoratet henstiller til, at Sundhedsforvaltningen igangsætter et arbejde med at ajourføre driftsoverenskomsterne med de selvejende plejehjem.

 

Revisionsdirektoratet anbefaler, at Sundhedsforvaltningen fremover controller, hvorvidt de selvejende plejehjem overholder gældende lovgivning.

 

Revisionsdirektoratet finder det stærkt beklageligt, at 9 transportkontrakter indgået af selvejende institutioner ikke har været i udbud, da kontraktsummen for disse oversteg tærskelværdien for EU udbud, og at Sundhedsforvaltningen ikke i tilstrækkeligt omfang har sikret sig, at de selvejende plejehjem overholdt udbudsreglerne mv.

 

Revisionsdirektoratet finder det tilfredsstillende, at Sundhedsforvaltningen er ved at forberede et fælles udbud på vaskeområdet, da en del af de selvejende plejehjems kontrakter på dette område ikke overholder udbudsreglerne.

 

Revisionsdirektoratet finder det tilfredsstillende, at Sundhedsforvaltningen selv har taget initiativ til at indhente juridiske responsa til afklaring af de komplekse problemstillinger på lejeområdet, da Sundhedsforvaltningen har behov for at skabe overblik over legaliteten og udformningen af kontrakterne.

 

Revisionsdirektoratet anbefaler, at Sundhedsforvaltningen tilbyder de selvejende plejehjem en rammeaftale, så de kan indgå under kommunens forsikringsordning.

 

Revisionsdirektoratet anbefaler, at Sundhedsforvaltningen benytter protokollatets afsnit vedrørende regler og støttemateriale i forvaltningens videre opfølgning på kontraktområdet, særligt vedrørende El, leasing, rengøring mv.

 

Sundhedsforvaltningens bemærkninger og opfølgning på Revisionsdirektoratets Revisionsprotokollat

Det er Sundhedsforvaltningens opfattelse, at Revisionsprotokollatet er meget velegnet til praktisk anvendelse i et fremadrettet perspektiv.

 

Der er i Revisionsprotokollatet en god og overskuelig gennemgang af de gældende regler opdelt i udbudsregler, andre regler og kommunens interne regler. Der findes også et godt støttemateriale, der med fordel kan anvendes i det fremadrettede arbejde med forbedring af kontrakter i Sundhedsforvaltningen.

 

Sundhedsforvaltningen kan også tilslutte sig anbefalingen om at styrke den juridiske indsats generelt i Sundhedsforvaltningen.

 

I den forbindelse skal det bemærkes, at Sundhedsforvaltningen i forbindelse med indsamlingen af kontrakter til brug for undersøgelsen, foretager en gennemgang af alle kontrakter i Sundhedsforvaltningen med en beløbsmæssig grænse fra kr. 20.000. Dette sker som en intern controlling og som led i styrkelse af og fokus på den juridiske funktion på kontraktområdet i Sundhedsforvaltningen.

 

Sundhedsforvaltningen bemærker, at det fremgår af undersøgelsen, at de kontrakter der burde have været i udbud, er kontrakter, som selvejende plejehjem har indgået.

 

Sundhedsforvaltningen tager til efterretning, at forvaltningen ikke i tilstrækkeligt omfang har sikret sig, at de selvejende plejehjem overholder udbudsregler mv., og erkender, at sikring af dette er Sundhedsforvaltningens ansvar. Det betyder, at forvaltningen i den forestående revision af driftsoverenskomsterne vil være særlig opmærksom på at præcisere det juridiske ansvar.

 

Det skal i den forbindelse nævnes, at det er Sundhedsforvaltningens praksis at tilbyde de selvejende plejehjem at deltage i fælles indkøbsaftaler og udbud. Dette er senest sket på transportområdet i 2004, hvor en række selvejende plejehjem valgte ikke at tage i mod tilbuddet.

 

Sundhedsforvaltningen har igangsat forberedelsen af fælles udbud af vaskeaftaler og transportaftaler.  Sundhedsforvaltningen ønsker dermed at sikre, at de aftaler der ikke har været i udbud, kan komme med i en ny udbudsrunde, således at alle aftaler fremover overholder udbudsreglerne. Såfremt en selvejende institution fortsat ikke ønsker at deltage i Sundhedsforvaltningens fællesudbud, vil Sundhedsforvaltningen sikre sig, at bestyrelsen selv tager de nødvendige skridt til sikring af at udbudsregler overholdes.

 

 

MILJØVURDERING

Sagen er ikke omfattet af Sundhedsforvaltningens positivliste over sager, der skal miljøvurderes.

 

ØKONOMI

Ingen økonomiske konsekvenser.

 

HØRING

Ingen.

 

BILAG

Revisionsprotokollat Nr. 1/2005

 

                                                                                      

 

 

Lau Svendsen-Tune                                                                                                                                              /Susanne Boch Waldorff