Status på hjælpemiddelsystemet
Status på hjælpemiddelsystemet
Sundheds- og Omsorgsudvalget
DAGSORDEN
for ordinært møde torsdag den 29. september 2005
Sager til efterretning
7. Status på hjælpemiddelsystemet
SOU 299/2005 J.nr. 14/2002
INDSTILLING
Sundhedsforvaltningen indstiller,
at Sundheds-
og Omsorgsudvalget tager status vedrørende indkøb af nyt hjælpemiddelsystem til
efterretning.
RESUME
Hjælpemiddelprojektet blev iværksat med det formål at sikre et synligt og ensartet service- og kvalitetsniveau på området. Projektet er nået til den afsluttende del, nemlig den IT relaterede. Sundhedsforvaltningen har i den forbindelse gennemført et udbud hos de tre leverandører, som vi har rammeaftaler med. De tre firmaer er CSC, CapGemini og Accenture.
Med indførelse af det nye system skal sikres en bedre ressourcestyring, hurtig og effektiv bestilling, håndtering af hjælpemidler samt understøtte en ny afregningsmodel. Endvidere skal sikres større økonomisk gennemsigtighed, samt mulighed for budgetopfølgning hos Hjælpemiddelcentret og bestillerne.
Da ingen af de indkomne tilbud i forbindelse med udbuddet var tilfredsstillende, har forvaltningen valgt at annullere det igangsatte udbud, og i stedet fortsætte det nuværende samarbejde med KMD og sammen udvikle en ny version af hjælpemiddelsystemet. KMD er fast besluttet på, at kunne leverer det nye hjælpemiddelsystem senest ultimo 2006.
SAGSBESKRIVELSE
Baggrund
Hjælpemiddelprojektet blev sat i værk på baggrund af de store administrative ændringer, der var sket i Sundhedsforvaltningen gennem de foregående år. I den forbindelse blev der udarbejdet en konsulentundersøgelse for at belyse behovet for strukturelle eller styringsmæssige ændringer i relation til kommunens hjælpemiddelcenter.
Sundhedsforvaltningen igangsatte på baggrund af konsulentrapporten 6 delprojekter. De 6 delprojekter havde alle tæt sammenhæng til IT-projektet og skulle bidrage med input hertil. Projekterne var derfor en nødvendighed for indførelsen af det nye IT system.
Det blev af SOU besluttet, at IT-projektet skulle inddeles i to faser. Første fase var en behovsanalyse, markedsundersøgelse af relevante hjælpemiddelsystemer, ændring af registreringspraksis og indførelse af stregkoderegistrering samt implementering af arbejdsgange for bestilling af hjælpemidler i Københavns OmsorgsSystem (KOS). Disse tiltag blev umiddelbart igangsat.
Anden fase var indkøb og implementeringen af det nye hjælpemiddelsystem. Et system med funktionalitet som lagerstyring, indkøb, afregningshåndtering, kørselsplanlægning samt muligheden for økonomisk overblik og bedre budgetopfølgning.
Status for de IT relaterede
projekter
Manglende IT værktøjer har været medvirkende årsag til mangelfuld styring og overblik over sager på hjælpemiddelområdet. Endvidere har der været en række uhensigtsmæssigheder i forbindelse med arbejdsgangene bl.a. vedrørende koordinering og informationsudveksling mellem de mange parter, som samarbejder om bevilling og bestilling af hjælpemidler.
Det blev konkluderet i den føromtalte konsulentrapport, at den nuværende IT støtte på Hjælpemiddelcentret er mangelfuld og uhensigtsmæssig, både hvad angår lagerstyring, indkøb, afregning samt sagsbehandling og bestilling. Konsulentrapporten konkluderede, at det eksisterende hjælpemiddelsystem indeholder en række uhensigtsmæssigheder og fejl, som det ikke vurderes muligt og økonomisk rentabelt at rette op på. Rapporten anbefaler derfor, at det eksisterende system udskiftes.
I forbindelse med hjælpemiddelprojektet er ændring af registreringspraksis og indførelse af stregkoderegistrering gennemført, dermed er HMC rede til at indføre et hjælpemiddelsystem, der kan håndtere stregkoder elektronisk.
Arbejdsgange vedrørende bevilling og bestilling af hjælpemidler i KOS er afklaret og beskrevet gennem projekt det gode sagsforløb, og disse skal nu implementeres i KOS, herunder skal snitfladen til hjælpemiddelsystemet afklares.
Funktionaliteten i
det nye system
Ved at indføre et nyt hjælpemiddelsystem sikres en bedre styring af ressourcerne på hjælpemiddelområdet, og samtidig understøttes en hurtig og effektiv sagsbehandling og håndtering, fra behandlingen af den enkelte ansøgning til levering af hjælpemidlet. Endvidere sikres en bedre afregningshåndtering, der understøtter den nye afregningsmodel samt større gennemskuelighed i forhold til økonomien.
Det nye hjælpemiddelsystem vil bl.a. indeholde funktionaliteter som indkøb, bestilling, lagerstyring, kørselsplanlægning og afregning. Derved vil systemet afhjælpe de problemområder som konsulentrapporten beskrev.
Systemet kan endvidere håndtere budgetopfølgning hos Hjælpemiddelcentret og bestillere af hjælpemidler samt afregning med kunderne, herunder P&O-kontorerne og Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen. Afregningsproceduren understøtter hjælpemiddelprojektets generelle mål om øget genbrug, økonomisk hensigtsmæssig adfærd og gennemskuelighed inden for hjælpemiddelsystemet.
Med anskaffelsen af det nye system integreres bestillingen af hjælpemidler med KOS samt andre systemer, der udveksler data med hjælpemiddelsystemet.
Det nye system øger brugervenligheden væsentligt, således at arbejdsgangen for alle brugergrupper lettes, og der opnås, alt andet lige, en reduktion i antallet af fejlbestillinger.
Det igangsatte udbud
For at indkøbe det omtalte IT-system, havde forvaltningen tre muligheder for at få udviklet dette. Mulighederne var, et EU udbud, at anvende vores rammekontrakter eller videreudvikle på det eksisterende system. Forvaltningen valgte at anvende rammekontrakterne, og har modtaget løsningsbeskrivelser fra de tre leverandører.
Den overordnede konklusion af de indkomne besvarelser var, at kvaliteten af disse ikke opfyldte vores krav, desuden lå de angivne økonomiske estimater uden for de rammer, der var afsat i projektet. Derfor blev udbudet aflyst.
Forvaltningen kunne nu vælge at gå i EU-udbud, hvilket dog vil forsinke projektet mere end ½ år og sandsynligheden for, at der indkommer bedre tilbud vurderes som meget lav.
Forvaltningen har derfor valgt at fortsætte den nuværende aftale med KMD, og indgå en aftale med dem om udarbejdelse af en løsningsbeskrivelse for en ny version af hjælpemiddelsystemet.
Et generelt ønske til det nye hjælpemiddelsystem, har været, at det er baseret på et standard lagerstyringssystem. KMD's hjælpemiddelsystem er et standardsystem, der er bygget på SAP, hvilket alle nye system fra KMD vil være.
Udover at løsningen baserer sig på et standard lagerstyringssystem, er det tillige KMD's nye standardløsning til håndtering af hjælpemidler, Københavns Kommune vil komme til at deltager i udviklingen af. Dette er en fordel både funktionalitetsmæssigt og økonomisk. Funktionalitetsmæssigt da både Københavns Kommune og andre kommuner kan komme med ønsker og krav til fremtidige versioner, økonomisk da det ikke kun er Københavns Kommune, der skal bære udgifterne til udviklingen heraf.
Med valget af KMD løsningen ender Københavns Kommune ikke op med en egenudviklet løsning, hvor det kun er kommunen, der driver processen med henblik på fremtidig udvikling og vedligeholdelse.
Tidsplan
Med den valgte løsning er den videre tidsplan, at der er udarbejdet en færdig løsningsbeskrivelse ved udgangen dette år, nærmere dato afventer endelig tidsplan fra KMD. Når denne løsningsbeskrivelse foreligger, kan vi vælge at afslutte samarbejdet, hvis løsningen ikke vurderes som tilfredsstillende. KMD er dog fast besluttet på at levere et nyt hjælpemiddelsystem senest ultimo 2006.
September 05 Samarbejdsaftale med KMD foreligger
August 05 Projektforberedelse afsluttet
December 05 Fremlæggelse for SOU - Stop/go vurdering
August 06 Udvikling/implementering afsluttet
Oktober 06 Udannelse afsluttes
Januar 07 Pilotdrift afsluttes
Februar 07 Projektet afsluttes
MILJØVURDERING
Sagstypen er ikke omfattet af Sundhedsforvaltningens positivliste over sager, der skal miljøvurderes.
ØKONOMI
Den økonomiske ramme for IT projektet blev oprindeligt fastsat til 8 mio. kr.
Ved at vælge KMD som leverandør af hjælpemiddelsystem, kører systemet videre på en eksisterende platform, hvilket giver forvaltningen en vis besparelse i forhold til at skifte til en anden leverandør.
Den endelige økonomi kendes først ved afslutningen af den analyse, der pågår i indeværende efterår. Det skal dog bemærkes, at som økonomien er skitseret fra KMD på nuværende tidspunkt, vil denne sandsynligvis ligge under den ramme, der er afsat til projektet.
BILAG
-
Lau Svendsen-Tune
/Flemming Engstrøm