Styrkelse af sags- og økonomistyringsfunktionen

DAGSORDEN

for ordinært møde mandag den 29. maj 2000

2. Styrkelse af sags- og økonomistyringsfunktionen

SOU 194/2000 J.nr. J.nr. 24/2000

Sundhedsforvaltningen indstiller,

at Sundheds- og Omsorgsudvalget tager de beskrevne organisatoriske ændringer i Sundhedsforvaltningen til efterretning,

at Sundheds- og Omsorgsudvalget over for Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen anbefaler,

Sundhedsforvaltningen har i redegørelser af 3. marts og 17. marts til Sundheds- og Omsorgsudvalget og Økonomiudvalget redegjort nærmere for baggrunden for det konstaterede merforbrug i 1999 og for de tiltag, som forvaltningen ville sætte i gang med henblik på at undgå en lignende situation igen.

Herudover har Borgerrepræsentationen behandlet Sundheds- og Omsorgsudvalgets indstilling om de økonomiske konsekvenser af regnskab 1999 den 11. maj 2000. Ved behandlingen tiltrådte Borgerrepræsentationen et beslutningsforslag fra Lars Hutters om, at der skal placeres et ansvar for merforbruget i Sundhedsforvaltningen.

I nærværende indstilling foreslår Sundhedsforvaltningen en række organisatoriske ændringer med henblik på at forbedre sags- og økonomistyringen.

For det første er det vurderingen, at der på direktionsniveau er behov for at styrke økonomiområdet. Der stilles derfor forslag om oprettelse af en ny vicedirektørstilling, som skal have økonomiområdet som ansvarsområde.

For det andet foreslås Sundhedsforvaltningens nuværende økonomikontor nedlagt og i stedet oprettes to nye kontorer.

Med henblik på at opprioritere såvel den overordnede økonomistyring som centralforvaltningens rådgivning og servicering af det decentrale niveaus drift- og økonomistyring opdeles det nuværende økonomikontor i to nye kontorer: et økonomistyringskontor, som får det entydige ansvar for budgetlægning, overordnet budgetopfølgning og regnskab og et konsulent- og servicekontor, som får til opgave at følge op på den decentrale drift f.eks. opfølgningen på resultatkontrakter, samt at servicere det decentrale niveau med konsulentydelser og driftsstøtte.

Herudover foreslås, at der indføres en projektorganisering med henblik på at styrke sagsstyringen og den samlede planlægning, prioritering og medarbejderudvikling.

Endelig peges der på, at der skal ske en udvikling af det samlede økonomistyringskoncept, hvor der lægges vægt på en helhedsorienteret styring.

I indstillingen beskrives til sidst, hvordan ansvaret for merforbruget i 1999 er placeret i forvaltningen.

Sundhedsforvaltningen har i redegørelser af 3. marts og 17. marts til Sundheds- og Omsorgsudvalget og Økonomiudvalget redegjort nærmere for baggrunden for det konstaterede merforbrug i 1999 og for de tiltag, som forvaltningen ville sætte i gang med henblik på at undgå en lignende situation igen. Blandt de igangsatte tiltag indgik en gennemgang af økonomifunktionen med henblik på at kunne fremlægge forslag til de nødvendige ændringer i organiseringen af sags- og økonomistyringen.

Herudover har Borgerrepræsentationen behandlet Sundheds- og Omsorgsudvalgets indstilling om de økonomiske konsekvenser af regnskab 1999 den 11. maj 2000. Ved behandlingen tiltrådte Borgerrepræsentationen et beslutningsforslag fra Lars Hutters om, at der skal placeres et ansvar for merforbruget i Sundhedsforvaltningen.

I nærværende indstilling beskrives de tiltag, som Sundhedsforvaltningen foreslår med henblik på at forbedre sags- og økonomistyringen. Hertil kommer besvarelse af beslutningsforslaget om, at der skal placeres et ansvar i Sundhedsforvaltningen.

I forlængelse af regnskabsunderskuddet i 1999 er der foretaget den i ovennævnte redegørelse af 3. marts bebudede gennemgang af hele økonomifunktionen i Sundhedsforvaltningen. I den forbindelse har der været kontakt til Kommunernes Landsforenings Konsulentvirksomhed for økonomi og ledelse, der har udarbejdet et notat om de generelle elementer, der bør tages i betragtning i udviklingen og forbedringen af Sundhedsforvaltningens sags- og økonomistyring. Endelig er det aftalt med Revisionen, at de vil yde bistand i forbindelse med udarbejdelse af de nødvendige forretningsgangsbeskrivelser, som vil være et vigtigt element i sikring af økonomistyringen.

Internt i forvaltningen har der været gennemført en dialogproces mellem medarbejdere og chefgruppen om kravene til den fremtidige organisation samt om de problemstillinger forvaltningen i øvrigt står over for. Samtidig har repræsentanter fra det decentrale niveau i forvaltningen bidraget med synspunkter på organiseringen af forvaltningens centraladministration.

På dette grundlag er der udarbejdet et forslag til, hvilke ændringer der skal gennemføres for at sikre en bedre sags- og økonomistyring i fremtiden. Forslaget retter sig dels mod organisatoriske ændringer i centralforvaltningen, dels mod at understøtte den generelle økonomistyring i hele forvaltningsområdet.

Det er vurderingen, at der på direktionsniveau er behov for at styrke økonomiområdet. Der stilles derfor forslag om oprettelse af en ny vicedirektørstilling, som skal have økonomiområdet som ansvarsområde.

Direktionen vil herefter bestå af den administrerende direktør og tre vicedirektører modsvarende de fleste øvrige direktioner i kommunens forvaltninger.

Sundhedsforvaltningens nuværende økonomikontor foreslås nedlagt og i stedet oprettes to nye kontorer.

Økonomikontoret har en meget bred opgaveportefølje indeholdende såvel den overordnede økonomistyring samt en række konsulent- og driftsopgaver rettet mod det decentrale niveau. Det er vurderingen, at det siden samlingen af ældreområdet under Sundheds- og Omsorgsudvalget har været svært at sikre en optimal ressourceprioritering i Økonomikontoret i mellem de mange udviklingsprojekter og den grundlæggende økonomistyring. Resultatet har været en ikke tilfredsstillende fokus på såvel den overordnede økonomistyring som konsulent- og driftsopgaverne rettet mod det decentrale niveau.

Med henblik på at opprioritere såvel den overordnede økonomistyring som centralforvaltningens rådgivning og servicering af det decentrale niveaus drift- og økonomistyring opdeles det nuværende økonomikontor i to nye kontorer.

Det ene bliver et økonomistyringskontor, som får det entydige ansvar for budgetlægning, overordnet budgetopfølgning og regnskab, samt opgaver med at udvikle og understøtte en overordnet og helhedsorienteret styringsmodel i forvaltningen.

Det andet kontor bliver et konsulent- og servicekontor, som får til opgave at følge op på den daglige drift f.eks. opfølgningen på resultatkontrakter, samt at servicere det decentrale niveau med konsulentydelser og driftsstøtte.

I vedlagte bilag 1 er vist et diagram over den nye organisation, inkl. markering af øvrige ændringer.

Sundhedsforvaltningen gennemfører i øjeblikket en stor omstilling af ældreområdet. Heri indgår indførelse af kundevalgsordninger, en BUM-model, udvikling af et fælles visitationssprog og standard for visitering til hjemmehjælp og kontraktstyring. Hertil kommer nedlukning af en række plejehjem i forlængelse af de vedtagne kapacitetsreduktioner af plejeboligpladser.

Med henblik på at styrke sagsstyringen og den samlede planlægning, prioritering og medarbejderudvikling indføres projektarbejdsformen som den normale arbejdsform ved gennemførelse af større opgaver. I den forbindelse vil der ske en kompetenceudvikling af forvaltningens medarbejdere, som i fremtiden skal kunne fungere som projektledere.

Endelig gennemføres en række øvrige tiltag, herunder en opprioritering af den interne kommunikation og en generel vurdering af om der skal flyttes opgaver mellem de enkelte kontorer, samt en decentralisering af lønmidler og øvrige driftsmidler til de enkelte kontorer med henblik på at øge fleksibiliteten og sikre en tættere sammenhæng mellem aflønning og præsteret arbejde efter principperne i Ny Løn.

Forslagene til de organisatoriske ændringer er tiltrådt af et enigt afdelings-samarbejdsudvalg.

Udover de nævnte organisatoriske ændringer skal der ske en udvikling af det samlede økonomistyringskoncept. Her påpeger KL's konsulentkontor, at der i et samlet økonomistyringskoncept altid vil indgå en række valg af styreformer, budgetlægningsmetoder og resultatvurderinger.

Målet med et nyt økonomistyringskoncept er at skabe synlighed for alle om, hvordan det går. Det skal gøres ved at sikre en valid og prioriteret ledelsesinformation, som er tilgængelig for alle i f.eks. et Data Warehouse.

Et andet mål er at sikre en helhedsorienteret styring og udvikling af den samlede virksomhed, idet det ikke er nok kun at sikre budgetoverholdelse. Der skal følges op på mål for såvel økonomien, som kundetilfredsheden, medarbejderudviklingen, de interne processer og forvaltningens evne til at imødekomme fremtidige krav og udfordringer. Inspirationen hertil hentes fra erfaringer med brug af Balanced Scorecard og elementerne i kommunens kvalitetsprismodel.

Sundhedsforvaltningen er i dag ved at indføre en række nye styreformer: intern kontraktstyring, BUM-model og kundevalgsordninger som overbygninger på den kendte og udbredte decentralisering.

Udviklingen af et nyt økonomistyringskoncept skal ses i tæt sammenhæng med disse nye styreformer.

I relation til budgetlægningsmetoden har Sundhedsforvaltningen i gennem mange år benyttet en mål – og rammebudgettering på samme måde som store dele af resten af kommunen.

I et fremtidigt perspektiv skal denne udvikles til at blive en konsekvent mål- og resultatbudgettering, hvor mål og økonomi knyttes tæt sammen, og hvor de overordnede mål nedbrydes til operationelle og målbare mål og resultatkrav i de kontrakter, som bliver indgået mellem centralforvaltningen og de decentrale enheder.

Resultatvurderingen skal sikres gennem en løbende opfølgning på de målbare og balancerede målsætninger. Det skal bl.a. ske gennem en løbende opfølgning på de indgåede kontrakter med de decentrale enheder.

Sundhedsforvaltningen vil inddrage eksterne konsulenter i det videre arbejde med udvikling og implemetering af det nye økonomistyringskoncept.

Det forventes, at styringskonceptet vil blive implementeret successivt over de kommende år.

På kort sigt vil Sundhedsforvaltningen – ud over de ovenfor nævnte organisatoriske ændringer – fokusere på den løbende økonomiske opfølgning bl.a. ved månedsvise kalkuler, økonomisk konsekvensvurdering af alle politiske beslutninger og etablering af en overordnet styregruppe - med deltagelse af direktionen, chefgruppen i centralforvaltningen og formanden for det decentrale niveaus lederråd – som skal sikre realisering af de vedtagne tiltag for at skabe balance i Sundhedsforvaltningens budget.

Borgerrepræsentationen besluttede den 11. maj 2000, at der skal placeres et ansvar for merforbruget i 1999 i Sundhedsforvaltningen.

Som administrerende direktør for Sundhedsforvaltningen har Poul-Erik Daugaard Jensen det overordnede administrative ansvar for opgavevaretagelsen i forvaltningen.

Sundhedsforvaltningen ledes af en direktion på 3 medlemmer. Det daglige direktionsansvar for de forskellige opgaveområder er fordelt mellem de to vicedirektører, Ib Haurum og Jesper Maarbjerg.

Der er ikke udpeget en egentlig økonomidirektør, men vicedirektør Jesper Maarbjerg har bl.a. ansvaret for Økonomikontoret, hvor opgaverne i relation til den generelle økonomistyring er placeret (se i øvrigt vedlagte kopi af Sundhedsforvaltningens besvarelse af spørgsmål stillet af Lars Hutters).

Det fremgår af forvaltningens forslag til ny organisering af økonomi- og ressourcestyringen (jf. ovenfor), at direktionen udvides med en vicedirektør, som får økonomiområdet som ansvarsområde. Denne ændring i fordelingen af direktionsansvar for de forskellige opgaveområder er samtidig udtryk for, at en del af det direkte ansvar for merforbruget er placeret hos det direktionsmedlem, som har haft økonomikontoret som en del af sit ansvarsområde.

Det daglige arbejde med økonomistyringen har været placeret i forvaltningens Økonomikontor, som ledes af kontorets chef og souschef.

Forvaltningens forslag til ny organisering af økonomi- og ressourcestyringen indebærer, at denne opgave placeres i et nyoprettet økonomistyringskontor med en ny ledelse. Denne ændring i ledelsesstrukturen er udtryk for, at den øvrige del af det direkte ansvar for merforbruget er placeret hos ledelsen af det nuværende økonomikontor.

Ansvarsplaceringen indebærer, at de implicerede ledere vil få ændret deres ansvarsområder, således at de ikke kommer til at beskæftige sig med generel økonomistyring fremover. For de implicerede ledere gælder, at de har en for forvaltningen meget værdifuld viden om ældreområdet. Denne viden og de pågældendes kvalifikationer i øvrigt er der stærkt brug for i forbindelse med den igangværende omstilling og udvikling af ældreområdet.

Udgifterne til løn til ny vicedirektørstilling og til udvikling af nyt økonomistyringskoncept i øvrigt afholdes inden for Sundhedsforvaltningens budget for centralforvaltningen i 2000. I 2001 er der afsat 2,5 mill. kr. i budgetforslaget til en forbedret sags- og økonomistyring, herunder løn til en ny vicedirektør.

1. Organisationsdiagram for den nye struktur i Sundhedsforvaltningen
2. Besvarelse af spørgsmål fra Lars Hutters

Poul-Erik Daugaard Jensen