Indkøb

DAGSORDEN

for ordinært møde mandag den 29. januar 2001

6. Indkøb

SOU 11/2001 J.nr. 68/2000

Sundhedsforvaltningen indstiller,

at Sundheds- og Omsorgsudvalget tilslutter sig, at der udarbejdes et konkret oplæg til gennemførelse af en udbudsproces vedrørende leverandører til en indkøbsordning i Københavns Kommunes hjemmepleje.

Med baggrund i at det største effektiviseringspotentiale findes i indkøbsområdet, har den nedsatte projektgruppe udarbejdet en rapport om indkøbsordning i hjemmeplejen. Projektgruppen anbefaler, at der arbejdes videre med en visiteret indkøbsordning med flere leverandører. I forbindelse med at Sundhedsforvaltningen er ved at udarbejde og ibrugtage et nyt visitationsværktøj indgår, at visitationen foretages efter en konkret vurdering af, hvilke dele af et indkøb som borgeren ikke længere selv kan varetage.

Indkøbsordningen forudsættes opbygget omkring en række leverandører i hver bydel og det vil derfor være nødvendigt at gennemføre et offentligt udbud for at godkende leverandørerne. Forslaget bygger endvidere på, at borgeren skal have valgmulighed mellem forskellige leverandører.

Det er vanskeligt at foretage en konkret økonomisk beregning på det forventede sparepotentiale. Men forudsættes bare halvdelen af borgerne at tilmeldes en indkøbsordning forventes en besparelse på 10 mill. kr. Er det kun 10 procent af indkøbene, som kan indgå i en indkøbsordning, vil besparelsen blive på 2 mill. kr.

Borgerrepræsentationen besluttede den 11. maj 2000, at Sundhedsforvaltningen i 2001 skal gennemføre tiltag, som vil medføre en effektivisering af ældreområdet med 20 mill. kr. Sammen med sparemål rettet mod samdriftsmulighederne på ældreområdet er det samlede hjemmeplejeområde i budget 2001 blevet beskåret med 24 mill. kr., svarende til hjemmeplejeområdets andel af de samlede besparelser, som påhviler ældreområdet i 2001.

I forbindelse med, at Sundhedsforvaltningen i oktober 2000 fremlagde en regnskabskalkule for 2000, som viste en yderligere forværring af Sundheds- og Omsorgsudvalgets økonomiske situation, indstillede forvaltningen at der skulle udarbejdes oplæg til en ændret indkøbsordning. Målet var her ikke kun at foretage en optimering af indkøbs- og vaskeordningerne, men også at foretage en vurdering af, om kommunens tilbud på disse områder kunne reduceres.

Sundheds- og Omsorgsudvalget besluttede på mødet den 23. oktober 2000, at Sundhedsforvaltningen skulle udarbejde oplæg til indkøbs- og vaskeordninger, som ikke måtte forringe det serviceniveau kommunen praktiserer i dag. Forvaltningen skulle samtidig undersøge muligheden for, at Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen kunne indgå i et samarbejde herom.

Med udgangspunkt i de to politiske beslutninger har der været nedsat en projektgruppe i Sundhedsforvaltningen, som har haft til opgave at udarbejde oplæg til, hvordan der kan foretages en effektivisering af indkøbs- og vaskeordningerne i hjemmeplejen. Målet er at udvikle og tilbyde en ordning, som kan understøtte realiseringen af ovennævnte sparemål i hjemmeplejen.

Projektgruppen har udarbejdet vedlagte "Rapport om indkøbsordning i hjemmeplejen". Projektgruppen har dermed først og fremmest fokuseret på indkøbsområdet. Baggrunden herfor er, at det vurderes at det største effektiviseringspotentiale findes på dette område. Sundheds- og Omsorgsudvalget vil senere få forelagt en indstilling vedrørende mulighederne for at effektivisere vaskeopgaverne i hjemmeplejen.

I rapporten nævnes tre alternative forslag til, hvordan det vil være muligt at effektivisere indkøbet i hjemmeplejen.

1. En udlicitering af området som helhed
2. Frivillige ordninger i hjemmeplejen
3. En visiteret indkøbsordning med flere leverandører

Det er projektgruppens anbefaling, at der arbejdes videre med den tredje model, hvor der sker en visitation til en indkøbsordning baseret på flere af kommunen godkendte leverandører.

Denne model vil sikre kommunen en besparelse ved at optimere indkøbet og her i særlig grad selve udbringningen af indkøbsvarerne, og samtidig give borgerne valgmuligheder mellem forskellige indkøbssteder.

Erfaringer fra eksisterende indkøbsordninger er, at der er en del borgere, der kun har behov for hjælp til at håndtere dele af indkøbet, nemlig selve udbringningen af varerne.

Herudover er der selvfølgelig andre som også har behov for hjælp til andre dele af indkøbet som f.eks. til selve fastlæggelsen og bestillingen af varerne.

Erfaringerne tilsiger endvidere, at indkøbsordninger bliver opfattet kritisk, hvis borgeren bliver tvunget til at handle i en bestemt butik.

Sundhedsforvaltningen foreslår derfor, at indkøbsopgaven så vidt muligt skal løses ved brug af indkøbsordninger, hvor det er butikkerne, der bringer varerne ud, og hvor borgerne kan vælge mellem flere butikker analogt til kundevalgsordningen.

Det er forventningen, at borgerne vil opfatte valgmuligheden mellem forskellige butikker, som en kvalitetsforbedring i forhold til i dag, hvor der normalt kun handles i den nærmeste butik.

Sundhedsforvaltningen foreslår, at såfremt Sundheds- og Omsorgsudvalget tilslutter sig forslaget om indførelse af den foreslåede indkøbsordning, så vil Sundhedsforvaltningen indbyde Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen til at deltage i det videre arbejde med henblik på at kunne blive omfattet af ordningen, hvis der er interesse herfor.

Visitation til indkøb

Den konkrete vurdering af, hvornår det vil være relevant at visitere en borger til en indkøbsordning skal ske som led i den almindelige visitation.

Sundhedsforvaltningen er ved at udarbejde og ibrugtage et nyt visitationsværktøj. Heri indgår en nøje funktionsvurdering af borgerne som grundlag for tildeling og udmåling af hjemmeplejeydelserne.

Det betyder, at der i visitationen bliver foretaget en konkret vurdering af, hvilke dele af et indkøb som borgeren ikke længere selv kan varetage.

Visitator kan derfor visitere til indkøbsordning, som en ren udbringningsopgave og til andre støtteopgaver i forbindelse med indkøbet. Konkret vil det kunne være, at der tilbydes hjælp til udfærdigelse af en bestillingsseddel og afgivelse af bestillingen til leverandøren. I dette arbejde kan ligge en vigtig ernæringsmæssig opgave, hvor målet f.eks. kan være at sikre, at der er en sund og varieret kost til den ældre. Resten af indkøbet klares af leverandøren, som leverer varerne direkte til døren, mens modtageren selv er i stand til at modtage varerne og sætte dem på plads i køleskab mv.

Godkendelse af leverandører

En indkøbsordning kan opbygges omkring en række leverandører i hver bydel, som er godkendt af kommunen ud fra en række kriterier. Disse betingelser kunne bl.a. vedrøre tidsinterval for udbringning, krav til rigtig håndtering af indkøbsvarerne, krav til uniformering/legitimation, returflaskeordning, behandling af fejlleveringer, betaling via PBS, tiltag når borgeren ikke åbner/manglende modtagelse og minimumsbestilling.

De godkendte leverandører bliver oplistet i en folder om ordningen, som bliver givet til alle borgere, der er visiteret til indkøb. I folderen vil der være anført diverse informationer om butikkerne såsom telefonnummer, internetadresse, pris for udbringning og øvrige tilbud.

Det er den umiddelbare vurdering, at der vil være tale om en meget stor omsætning af dagligvareindkøb som bringes i spil, og at det derfor vil være nødvendigt at gennemføre et offentligt udbud for at godkende leverandørerne. De nærmere omstændigheder herom er endnu ikke klarlagt.

Administration og betaling

Da forslaget bygger på, at borgeren skal have valgmulighed mellem de forskellige leverandører, skal der sikres en afregningsmodel, som er fleksibel og nem at administrere. I f.eks. Herlev kommune og i Nacka Kommun ved Stockholm benytter man betalingskuponer.

Borgeren får én betalingskupon fra kommunen om ugen til dækning af udbringning af et indkøb. Kommunen – det lokale Pensions- og Omsorgskontor - afregner herefter med de enkelte leverandører for de udførte udbringninger.

For at lette ordninger bør det være et krav, at borgeren tilmeldes PBS og at forretningerne afregner med borgerne ad denne vej.

Serviceniveau

Det er Sundhedsforvaltningens vurdering, at en ordning som beskrevet her vil kunne gennemføres uden at påvirke serviceniveauet, og samtidig give en effektiviseringsgevinst.

Borgerne vil stadig få hjælp til de ting i hjemmet, som der måtte være behov for. Eneste ændring for borgeren vil være, at de skal modtage indkøbsvarerne fra personer, som ikke er ansat i hjemmeplejen. Det vil kunne give nogle tryghedsproblemer, som dog vil kunne afhjælpes ved at sikre en form for legitimation hos udbringerne.

Kommunen kan vælge af dække de fulde udgifter til udbringningen hos de enkelte leverandører. Erfaringen er dog, at der er stor forskel mellem de priser de forskellige opkræver, spændende fra 10 kr. til 70 kr. pr. udbringning.

Sundhedsforvaltningen vil anbefale, at der for at sikre et ensartet serviceniveau fastsættes et bestemt tilskud til leverandørerne for udbringningen af indkøbsvarerne.

Det er vurderingen, at kommunen, ved at lade hele hjemmeplejens indkøb blive del af et nyt udbringningsmarked, vil forbedre leverandørernes forretningsgrundlag for udbringningsordninger, som forventes at blive en væsentlig fremtidig konkurrenceparameter for butikskæderne med den stigende brug af internettet. I forlængelse heraf bør det være muligt at få leverandørerne til at indgå i ordningen til en bestemt pris.

Ved at der er en fast pris på udbringningen lægges leverandørernes konkurrence over på prisen på varerne, hvorved borgerne kan vælge den leverandør, som de mener, har den bedste kombination af pris og kvalitet på varerne.

En fast pris vil endvidere lette administrationen af ordningen.

Økonomi

Det er vanskeligt at foretage en konkret beregning på det forventede sparepotentiale. Besparelsen vil dels afhænge af, hvor mange borgere der i deres funktionsvurdering bliver vurderet til at have et behov for hjælp til andet end selve indkøbet i butikken og udbringningen af varerne.

Besparelsen vil endvidere afhænge af den pris for udbringning, der måtte blive fastsat.

Et regneeksempel kan dog indikere potentialet:

Det er vurderingen, at der ca. bliver brugt 450.000 timer om året på indkøb i hele kommunen (inkl. forsøgsbydele). Det præcise tal kendes ikke, da der ikke sker helt eksakte opgørelser af den ydede hjælp mellem om tiden har været brugt til indkøb, tøjvask, personlig pleje eller andet.

Ud fra det anslåede antal timer, som bruges på indkøb, kan der anslås en årlig udgift til indkøb i omegnen af 80 – 90 mill. kr.

Ud fra ydelseskataloget, som er udarbejdet som led i ibrugtagningen af fælles sprog i kommunen, er selve indkøbet og transporten af indkøbsvarerne vurderet til at tage mellem 25 og 50 minutter.

Skønnes gennemsnittet af samtlige indkøb at tage 35 minutter, svarer det til en udgift i størrelsesorden godt 100 kr.

Forudsættes f.eks. at tilskuddet fastfryses til 50 kr. pr. udbringning er der således en gevinst på ca. 50 kr. pr. udbringning. Hvis det er muligt at hente denne gevinst på halvdelen af de samlede indkøb, som foretages i kommunen, vil det svare til en gevinst på over 10 mill. kr.

Er det kun 10 pct. af indkøbene, der kan indgå i en indkøbsordning, vil det svare til en besparelse på ca. 2 mill.kr.

Det mere præcise sparepotentiale, der er i en sådan ordning, er det først muligt at vurdere, når der er foretaget en konkret funktionsvurdering af alle hjemmehjælpsmodtagerne, så det vides i hvilken udstrækning, der kan henvises til brug af en indkøbsordning uden at det går ud over det fastsatte serviceniveau. Endvidere afhænger potentialet af, hvor højt tilskuddet fastsættes.

Det er af projektgruppen påpeget, at indførelse af en indkøbsordning vil kunne få konsekvenser for personalet ved, at opgaverne bliver mere ensformige.

Herudover er det påpeget, at en ordning vil kunne påvirke det fysiske arbejdsmiljø positivt, ved at afhjælpe hjemmehjælperne for mange tunge løft i forbindelse med hjembringning af varerne på cykel.

Endelig er der peget på, at ordningen kan ses i relation til de forventede rekrutteringsproblemer ældreområdet står over for. Indkøbsordningen vil ved at lade andre stå for udbringningen end det uddannede plejepersonale, kunne frigøre faglige ressourcer til den personlige pleje.

Det er Sundhedsforvaltningens forslag, at Sundheds- og Omsorgsudvalget tilslutter sig, at forvaltningen udarbejder en indstilling om gennemførelse af en udbudsproces rettet mod at godkende leverandører til en indkøbsordning.

Sideløbende hermed vil indkøbsordningen kunne indarbejdes i de kvalitetsstandarder og visitationskriterier, som er under udarbejdelse i forbindelse med projektet om et ensartet serviceniveau.

Såfremt Sundheds- og Omsorgsudvalget tiltræder dette vil Sundhedsforvaltningen samtidig igangsætte en videre proces hvori vil indgå:

• Udarbejdelse af en konkret beskrivelse af ordningen og dennes sammenhæng til kvalitetsstandarder og visitationskriterier for kommunens hjemmepleje, som kan indgå i et udbudsmateriale og forelægges for Sundheds- og Omsorgsudvalget
• Indbydelse af Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen til at deltage i den videre implementering af ordningen
• Høring af ældreråd og de lokale visitatorer om ordningen
• Drøftelse af ordningen og dens konsekvenser for personalet i Sundhedsforvaltningens HSU.

Jf. ovenfor. Hertil kommer udgifter til gennemførelse af et udbud. Disse udgifter holdes inden for Sundhedsforvaltningens administrationsbudget i 2001.

1. Rapport om "Indkøbsordning i hjemmeplejen"

Bo Andersen