Status vedrørende indkøbsordningen

Socialforvaltningen og Sundheds-og Omsorgsforvaltningen indgik med virkning fra 1. maj 2013 kontrakt med to nye leverandører af indkøb til hjemmeboende borgere. I denne dagsorden redegøres for status, bl.a vedrørende opfølgning på forvaltningens handle­plan, samt om gennemførelsen af en ny prisanalyse.

• ventetider i telefonen
• bestillings- og leveringstidspunkter
• udsolgte varer og erstatningsvarer
• kvalitet i leveringen

Forvaltningerne har derfor skærpet kontrollen med leverandørerne og har opstillet klare mål for, hvilke krav leverandørerne skal leve op til.

Der har endvidere været gennemført en prisanalyse som foreskrevet i kontrakten med leverandørerne. Denne prisanalyse byggede på et vist element af egenkontrol, og Sund­heds- og Omsorgsforvaltningen har derfor besluttet, at gennemføre en ny og uvildig undersøgelse med rådgivning fra ekstern lektor Mogens Bjerre, CBS. 

På grund af problemerne med implementering af den nye indkøbsordning har Sundheds- og Omsorgsforvaltningen taget en række initiativer for at sikre, at ordningen fremadret­tet får en kvalitet, der svarer til forvaltningens forventninger og opleves som tilfreds­stillende af borgerne.

Der er fastsat konkrete mål på følgende områder: Telefonkø, bestillings- og leverings­tidspunkter, kvalitet i vareleveringen (manglende varer, erstattede varer, kvalitet af leve­rede varer, fakturaspecifikationer). De konkrete mål og opfyldelsen af målene fremgår af bilag 1.

Ved målinger i uge 39 er der fulgt op på kravene vedrørende telefonkø og bestillings- og leveringstidspunkter. Disse målinger viste, at begge leverandører lever op til kravene til ventetider på telefonerne, og at leverandørerne stort set lever op til kravet om at op­ringninger vedrørende bestillinger skal ske inden for et interval på 2 timer, og at begge leverandører lever op til kravet til leveringstidspunktet.

Der blev endvidere i uge 44 foretaget en stikprøvekontrol vedrørende kvaliteten i vare­leveringen. Ti medarbejdere fra forvaltningen kørte med leverandørernes chauffører ud med varer og kontrollerede umiddelbart efter leverancen om denne levede op til kravene i handlingsplanen og bad i øvrigt om borgernes udtalelser og kommentarer.

Resultaterne af denne undersøgelse er ved at blive analyseret. På udvalgsmødet vil der blive orienteret mundtligt om de foreløbige resultater af undersøgelsen. Resultaterne vil blive sendt i høring hos leverandørerne, og efterfølgende vil resultaterne med leverandø­rernes og forvaltningernes kommentarer blive forelagt udvalget på mødet den 18. december 2013.

Der bliver løbende holdt møder med leverandørerne. Senest er aftalt møder den 19. og 20. november, hvor det løbende samarbejde og de problemer, som leverandørerne eller forvaltningerne er bekendt med, bliver drøftet med fokus på at finde holdbare løsnin­ger. 

Forvaltningen har udarbejdet et koncept for en ny prisanalyse. Analysen tilrettelægges, så forvaltningen - i modsætning til sidst - står for indkøb af varerne, og det sikres, at der indhentes relevante priser – også for udsolgte varer.  Dataindsamlingen sker i starten af december, og undersøgelsen vil koncentrere sig om en sammenligning med supermar­keder med et bredt og varieret varesortiment, således at der sammenlignes med det va­reudbud, der er en forudsætning for at leverandørerne kunne indgå i indkøbsordningen. Resultatet af prisanalysen forventes at foreligge til udvalgsmødet den 18. december.

Udvalget godkendte indstillingen og bad forvaltningen om at forelægge en ny status på udvalgsmødet den 18. december, der beskriver resultaterne af den seneste stikprøveanalyse og den seneste prisanalyse. Samtidig skal udvalget forelægges et notat, der belyser fordele og ulemper ved fritvalgsbeviser og konsekvenserne heraf.