Orientering om elektroniske tavler i Sundheds- og Omsorgsforvaltningen

Indstilling

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen indstiller til Sundheds- og Omsorgsudvalget,

1. at tage orientering om status på projektet Overbliksteknologi i SUF til efterretning

2. at tage til efterretning, at der tilbageføres anlægsmidler fra investeringscasen 'Skærmteknologi - bedre flow og logistikstyring' i forbindelse med Overførselssagen 2018-19 (jf. bilag 1).

3. at tage til efterretning, at der tilbageføres anlægsmidler fra projektet eTavler i forbindelse med Overførselssagen 2018-19 .(jf. bilag 2)

Problemstilling

Sundheds- og Omsorgsudvalget besluttede den 6. oktober 2014 at prioritere 3,4 mio. kr. til indkøb af elektroniske tavler, der skulle erstatte whiteboards og manuelle papirløsninger på rehabiliteringscentre. Borgerrepræsentationen afsatte senere med Budget 2017 midler til en investeringscase om udbredelse af denne form for skærmteknologi på alle Sundheds- og Omsorgsforvaltningens enheder.

Disse to projekter og de ansatte anlægsmidler er nu samlet i Projektet 'Overbliksteknologi i SUF'.

Som udvalget blev orienteret om i december 2018, har udrulning af forvaltningens elektroniske omsorgssystem Cura betydet, at projektet har været sat på pause, og at den forventede effektivisering ikke er realiseret.

Projektet startede op igen i første kvartal 2018 med afprøvning af løsning på midlertidige døgnophold. Siden 2016 er der dog opstået ændrede vilkår og forudsætninger for at gennemføre business casen. Derfor forelægges udvalget her en kort status på projektet til orientering, herunder om tilbageførsel af anlægsmidler og udarbejdelse af en ny business case.

Løsning

Baggrund
Projektet 'Overbliksteknologi i SUF' er elektroniske tavler (eTavler), som samler og giver overblik over data for borgere på de enkelte enheder. eTavlerne (som ligner store tv-skærme) skal understøtte tværfaglige tavlemøder, hvor medarbejderne hurtigt og effektivt kan danne sig et overblik over enhedens borgere og hvilke plejeopgaver, der skal tages hånd om.

eTavlerne indhenter data fra den elektroniske omsorgsjournal og skal kunne indhente opdateret data løbende. Ved implementering af det elektroniske omsorgssystem Cura i SUF, blev arbejdet med eTavlerne derfor imidlertid sat på stand by ind til Cura var udrullet.

Som udvalget blev orienteret om i forbindelse med udmøntningssagen om Budget 2019 på møde den 13. december 2018, betød dette, at den forventede effektivisering i investeringscasen 'Skærmteknologi - bedre flow og logistikstyring' ikke kunne realiseres, sådan som den ellers er beskrevet i investeringscasen.

eTavler i 2019
Efter udrulning af Cura kan implementeringen af eTavler nu begynde på de planlagte enheder.

I den mellemliggende tid fra den oprindelige business case til nu har tre forhold imidlertid ændret sig i forhold til projektets forventede omkostninger:

1. Lavere omkostninger til indkøb af skærme, idet prisen på store fladskærme er faldet betydeligt siden udregningerne i den eksisterende businesscase

2. Lavere udgifter end først antaget til licenser

3. Færre omkostninger til indkøb af dataløsninger, da forvaltningen nu er i stand til at udvikle løsningerne i eget regi.

Konsekvenserne af denne udvikling er, at forvaltningen forventer at kunne implementere eTavlerne til en betydelig mindre pris end først antaget, hvorfor en del af midlerne afsat til implementeringen (jf. økonomiafsnittet) kan føres tilbage til kassen med henblik på at indgå i den politiske forhandlinger om Overførselssagen 2018-19.

Opdatering af business case
På baggrund af de nye forudsætninger udarbejder forvaltningen en ny business case for implementering af eTavler i Projektet 'Overbliksteknologi i SUF'. Denne er dels baseret på en mindre investering på 21.900 mio. kr. og dels på justerede forventninger til effektiviseringspotentialet.

Denne business case forlægges udvalget inden sommerferien 2019.

Økonomi

På grund af de ændrede forudsætninger for udgifterne i sagen, tilbageføres (jf. bilag 1) 18.627 mio. kr. fra den oprindelige investeringscase og (jf. bilag 2) 3,263 mio. kr. prioriteret til eTavler i SOU til kassen i forbindelse med Overførselssagen 2018-19.

Dette efterlader 21,900 mio. kr. i anlægsbudget til den nye business case.

Sundheds- og Omsorgsudvalget godkendte den 24. januar 2019 en prioritering af forvaltningens anlægsprojekter i 2019 som konsekvens af det nedjusterede anlægsmåltal. Tilbagelevering af anlægsmidler fra Projekt Overbliksteknologi bidrager til at opfylde de justerede måltal.

Det bemærkes, at prioriteringen af anlægsmåltal for 2019 har betydning for, i hvilket tempo anlægsinvesteringen i eTavler kan gennemføres.

Videre proces

Tilbagelevering af anlægsmidler (bilag 1 og 2) vil blive behandlet i Overførselssagen og sagen behandles herefter forventeligt på Økonomiudvalget den 30. april og i Borgerrepræsentationen den 9. maj.

Projektets opdaterede business case forelægges udvalget i første halvdel af 2019.