Ibrugtagning af nyt omsorgssystem

Sundheds- og Omsorgsudvalget orienteres om ibrugtagning af nyt omsorgssystem, Københavns Kommunes Omsorgssystem (KOS2), den 2. april 2013. Overgangen og ibrugtagning af det nye system kommer til at påvirke driften og brugerne.

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen indstiller,

1. at Sundheds- og Omsorgsudvalget tager forvaltningens orientering om ibrugtagning af/overgangen til KOS2 til efterretning.

Sundheds- og Omsorgsudvalget blev på møde den 2. februar 2011 orienteret om, at forvaltningens nuværende IT-system, Københavns Kommunes Omsorgssystem (KOS), skal udskiftes. Systemet er både komplekst og omkostningstungt og lever ikke op til de nye kvalitetskrav til dokumentation og faglighed samt krav til effektiv drift.

Siden 2011 har forvaltningen i samarbejde med KMD arbejdet på at tilpasse et standard IT-system, Københavns Kommunes Omsorgssystem 2 (KOS2), der lever op til forvaltningens krav til dokumentation, faglighed og brugervenlighed. IT-systemet er færdigt og klar til ibrugtagning den 2. april 2013. Dog vil i brugtagning af Trænings-, Forebyggelses- og Hjælpemiddelmodulet først ske i fase 2 + 3 i løbet af det kommende år.

Med nærværende indstilling orienteres udvalget om KOS2 samt de udfordringer, som overgangen fra det gamle til det nye system vil komme til at betyde for både driften og brugerne, ligesom borgerne sandsynligvis vil kunne observere forandringer i en overgangsperiode.

KOS2 er forvaltningens nye centrale forretningsunderstøttende IT-system. Med KOS2 er der udviklet en fælles løsning, der understøtter forretningsgangene og øger forvaltningens styringsmuligheder. Hidtil har der eksisteret fem forskellige IT-systemer til henholdsvis plejehjem, genoptræning, hjemmeplejen m.fl. De fem IT-systemer overfører ikke data til hinanden, mange oplysninger skal derfor videreformidles via fax eller lign. mellem forskellige faggrupper og genindtastes i et andet system.

Formålet med KOS2 er at samle de fem IT-systemer i ét samlet system, så der opnås et samlet overblik, hvor alle relevante oplysninger om en borger er tilgængelig for alle faggrupper. Det vil medføre en kvalitetsforbedring for borgere, medarbejdere og samarbejdspartnere. 

Den 2. april 2013 bliver starten på en ny måde at dokumentere og håndtere fagligheden for de 80-90 procent af medarbejderne i Sundheds- og Omsorgsforvaltningen, som benytter systemet. Med KOS2 får alle ansatte mulighed for at dokumentere og informere om en borger i et fælles tværfagligt borgeroverblik. I det nuværende KOS findes der forskellige døgn og ugeplaner for sygepleje, hjemmepleje, praktisk hjælp m.m. I det nye system er der kun én døgn- og ugeplan per borger, som alle faggrupper/leverandører anvender. Dermed opnås en bedre koordinering på tværs af enheder og en mere helhedsorienteret tilgang overfor borgerne.

På sigt, når alle forvaltningens enheder er koblet på det ny system, vil borgerne komme til at opleve, at medarbejderne altid har online mulighed for at være opdateret i forhold til de oplysninger, som andre medarbejdere har registreret i borgerens hjem eller der hvor borgeren har opholdt sig (aktivitetscenter, træningscenter, forebyggelsecenter m.fl.). I en kommende fase af KOS2-programmet vil borgeren også selv kunne få adgang til egne data i KOS2.

KOS2 forventes at medføre øget effektivitet, gennemsigtighed og kvalitet i sagsbehandlingen til gavn for borgerne. Med det nye system sker en forenkling og tydeliggørelse af arbejdsprocesser, som vil give forvaltningens medarbejdere et endnu bedre arbejdsredskab og et løft i forhold til brugervenlighed, faglig udvikling og dokumentation..

Borgeren vil også opleve et kvalitetsløft i overgangen fra hospital til kommune og et mere sammenhængende patientforløb i sundhedsvæsenet. KOS2-systemet understøtter kommunikationen mellem kommune og Region. Hospitaler og praktiserende læger vil fremover få relevante borgeroplysninger i en indlæggelsesrapport elektronisk via KOS2 i stedet for som hidtil via fax. Tilsvarende vil hjemmeplejen fremover modtage en elektronisk udskrivelsesrapport fra hospitalerne.

Overgang til KOS2

Overgangen til KOS2 er en stor opgave, der berører stort set alle medarbejdere i forvaltningen. Derfor er der sat mange ressourcer ind på at løse opgaven så gnidningsløst som muligt.

Alle lokalområder tager systemet i brug samtidigt, hvilket betyder, at ca. 5000 ansatte skal have undervisning og lære et nyt IT-system at kende i løbet af foråret 2013.

Den vanlige sagsbehandlingstid samt medarbejderkontinuitet hos borgerne vil ikke kunne garanteres i konverteringsperioden samt i undervisningsperioden, som løber fra marts til maj 2013. Der vil være en overgangsperiode på ca. 3 måneder, hvorefter der forventes normal drift igen.

Der er udarbejdet vejledninger til personalet for følgende tre perioder:

1. Forberedelsesperioden inden KOS lukkes den 21. marts 2013.
2. Lukkeperioden, hvor der kun er læseadgang til KOS og manuelle arbejdsgange.
3. Efter idriftsættelsen af det nye KOS2 system den 2. april 2013. 

Fælles for alle tre perioder er, at personalet udfører ekstra aktiviteter. Frem til sommer kan konverteringen foranledige længere sagsbehandlingstider, længere svartider ved opkald, og borgerne vil også kunne iagttage forandringer, fordi der vil være vikarer, når personalet undervises.

Der er udarbejdet meget udførlige vejledninger for alle de manuelle og midlertidige arbejdsgange i konverteringsperioden. Det samme gælder for efterregistrering af den dokumentation, som er foretaget i den manuelle periode samt af de data, der ikke er konverteret over i KOS2.

Overgangen til KOS2 indebærer også skift af ledelsesinformationssystem. Det betyder, at der i en periode ikke kan trækkes de sædvanlige ledelsesinformationer, og at overgangen til nyt system indebærer et såkaldt ”databrud”. Der skal derfor gøres opmærksom på, at bestilling af data i denne periode vil være behæftet med visse begrænsninger.

Alle samarbejdspartnere er fuldt informeret omkring konvertering og de midlertidige arbejdsgange. Der er blandt andet tilrettelagt nye arbejdsgange for al elektronisk kommunikation med de praktiserende læger, hospitaler og apoteker, som foregår via fax og telefon i konverteringsperioden. Desuden er der sat dedikerede ressourcer ind på opsyn med kommunikation med hospitalerne.

I selve konverteringsperioden på 1-2 uger vil der være manuelle arbejdsgange og papirdokumentation, og efter ibrugtagelsen vil der være ekstra arbejde med efterregistrering af den dokumentation, der er foretaget i konverteringsperioden.

Skulle der mod forventning opstå større uforudsete fejl i forbindelse med konverteringerne, vil der i op til to dage efter konvertering være mulighed for at gå tilbage til det nuværende KOS og fortsætte uden yderligere komplikationer. Derfra vil en ny konvertering kunne planlægges efter udbedring af fejl. Forvaltningen forventer dog en gnidningsfri konvertering, og fra 1.juli 2013 forventes normal drift af KOS2. 

            Hanne Baastrup

                                                                                 /Lene Grosen