Udvalgene skal tage stilling til, at kommunens 2 centralkøkkener, EAT (BUF) og Københavns Madservice a la Carte (SUF) friholdes fra en kommende forpligtende SKI-aftale på fødevareområdet (SKI er Statens og Kommunernes Indkøbs Service). Københavns Kommunes øvrige institutioner, herunder Socialforvaltningens samt BUFs og SUFs  daginstitutioner, skoler, plejehjem og –centre, døgninstitutioner samt botilbud tilsluttes SKI’s forpligtende aftale på fødevarer.

Indstilling

Børne- og Ungdomsforvaltningen, Socialforvaltningen og Sundheds- og Omsorgsforvaltningen indstiller,

1. at Børne- og Ungdomsudvalget, Socialudvalget og Sundheds- og Omsorgsudvalget indstiller til Økonomiudvalget, at det tages til efterretning, at Københavns Kommune tilslutter sig SKIs forpligtende indkøbsaftale på fødevarer for de køkkener, som aftalen omfatter, herunder dagsinstitutioner, skoler, plejehjem og –centre, døgninstitutioner samt botilbud, jf. dog 2. og 3. at-punkt.  

Børne- og Ungdomsforvaltningen indstiller til Børne- og Ungdomsudvalget, at udvalget indstiller til Økonomiudvalget,

2. at Københavns Kommunes fødevareindkøb til skolemadsordningen EAT (BUF) skal friholdes fra den nye SKI forpligtende aftale på fødevarer

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen indstiller til Sundheds- og Omsorgsudvalget, at udvalget indstiller til Økonomiudvalget, 

 3. at Københavns Kommunes fødevareindkøb til Københavns Madservice a la Carte skal friholdes fra den nye SKI forpligtende aftale på fødevarer 

Problemstilling

Københavns Kommune har selv udbudt fødevarer og har dermed indkøbsaftaler på området. SKI arbejder netop nu på et udbud med en forpligtende indkøbsaftale på fødevarer til køkkener, som kommunerne skal tilslutte sig i februar/marts 2016. Aftalen kommer til at dække hele Danmark. Det er hensigten, at der kun skal være 1 leverandør på fødevareområdet. Aftalen medfører, at alle råvareindkøb til køkkener af en vis størrelse skal indkøbes igennem én totalleverandør. Dette vil også gælde Københavns Kommunes to centralkøkkener.

Forskellen for kommunens enheder bliver, at de på SKI-aftalen skal benytte en totalleverandør og ikke, som på nuværende tidspunkt, købe ind på flere aftaler. Enhederne skal anvende den nye SKI-aftale på fødevarer, hvis deres forbrug er så stort, at deres ordre altid er lig med eller overstiger 1.500 kr. pr. levering.

Økonomiudvalget godkendte den 8.11.2011 at støtte op om de forpligtende SKI-indkøbsaftaler. Derfor tilslutter kommunen sig aftalen med hensyn til køkkener i daginstitutioner, skoler, plejehjem og –centre, døgninstitutioner samt botilbud. SKI aftalen er en økologisk totalleverandøraftale, med mulighed for tilkøb af konventionelle varer, og der bliver forsøgt taget højde for diversitet og kvalitet.

Københavns Kommunes centralkøkkener (EAT-køkkenet, som leverer mad til skolebørn, og KMS-køkkenet, som leverer mad til plejehjem og hjemmeboende borgere) kan dog på baggrund af aftalen blive begrænset i forhold til deres imødekommelse af de politisk vedtagne strategier og aftaler på området samt blive begrænset i deres mulighed for at opnå lavere priser end dem, de kan opnå ved SKI-aftalen.

Borgerrepræsentationen har i indkøbspolitikken for Københavns Kommune undtaget visse former for indkøb. Disse vil også være undtaget i forhold til den kommende SKI-aftale. Institutioner og tilbud i Københavns Kommune har dermed fortsat mulighed for, at foretage pædagogiske indkøb med borgere som led i en terapeutisk eller pædagogisk proces uden brug af de fælles indkøbsaftaler.

Løsning

SKI-aftalen indebærer, at alle råvareindkøb til køkkener af en vis størrelse (køkkener der indkøber for min. 1.500 kr. pr. ordre/levering) indkøbes igennem én totalleverandør.

Aftalen giver mulighed for at friholde det enkelte køkken på specifikke varegrupper (frugt, grønt og/eller kød), hvis køkkenet har behov for det blandt andet af kvalitetshensyn eller for at imødekomme specielle behov, dog under forudsætning af, at køkkenet stadig kan bestille for min. 1500 pr. ordre hos SKI-leverandøren. 

Inden kommunens tilslutning til fødevareaftalen vil der blive foretaget en kortlægning af, hvilke køkkener, der vil være omfattet af fødevareaftalen, og hvorvidt det enkelte køkken ønsker at blive friholdt fra varegrupper hos totalleverandøren. Forvaltningerne vurderer, at størstedelen af enhedernes behov bliver tilgodeset i aftalen. Der skønnes derfor ikke særlige omstændigheder, der kan begrunde, at kommunen ikke tilslutter sig aftalen.

Forvaltningerne anbefaler dog, at kommunens to centralkøkkener, EAT-køkkenet og KMS-køkkenet, friholdes helt for aftalen, idet kommunen herved fastholder muligheden for at kunne imødekomme de politisk vedtagne strategier og aftaler på fødevareområdet. Køkkenernes størrelse vurderes til at give mulighed for ved eget udbud at opnå lavere priser end dem, der kan opnå ved at tilslutte sig den forpligtende SKI-aftale.

Dette giver endvidere mulighed for, at der kan arbejdes mere målrettet på at imødekomme de politisk vedtagne strategier og aftaler på fødevareområdet. De to centralkøkkener adskiller sig fra resten af køkkenerne, da de planlægger deres menuer tre til seks måneder frem i tiden og derfor kan afgive bestillingerne i så god tid, at leverandørerne har mulighed for at kunne tilbyde favorable priser, da de på forhånd kender leverancen. 

En friholdelse fra SKI-aftalen vil desuden give fortsat mulighed for at sammensætte kommunens fødevareudbud, så små og mellemstore fødevarevirksomheder kan tilgodeses, som det er hensigten med kommunens politik for små og mellemstore virksomheder (SMV-politik), det erhvervspolitiske partnerskab mellem kommuner og regioner i hovedstadsområdet, som samarbejder om at fremme vækst og skabe arbejdspladser (Greater Copenhagen samarbejdet) samt det internationale grøn vækst netværk C40, hvor kommunen sidder i styregruppen. Det kan ske, når kommunen beholder muligheden for at kunne konkurrenceudsætte enkelte varegrupper. Yderligere vil markedsdialog og lettere udbudsprocesser give SMV-fødevarevarevirksomhederne større mulighed for at byde på og evt. vinde fødevareaftaler. En friholdelse betyder også, at der ikke er bindinger på EAT-køkkenet i forhold til den igangværende undersøgelse af muligheden for at udbyde skolemadsproduktionen som socialøkonomisk virksomhed, jf beslutning i budget 2016.  

Økonomi

SKI’s forpligtende indkøbsaftaler har på andre indkøbsområder givet effektiviseringer til Københavns Kommune. De effektiviseringer, som de forpligtende indkøbsaftaler frigør i kommunen, skal ikke afleveres til Staten, men fordeles relativt mellem forvaltningerne på baggrund af det tidligere forbrug på området. Tilslutningen til SKI's forpligtende fødevareaftale forventes også at kunne give mindre effektiviseringer. Disse kan dog først beregnes, når udbuddet er gennemført, jf. kommunens indkøbspolitik.

På baggrund af en dialog med leverandørerne vurderer forvaltningerne dog, at Københavns Kommune kan opnå en effektivisering på fødevareindkøb ved at indgå egne fødevareaftaler til kommunens to centralkøkkener.

Videre proces

Fællesindstillingen forelægges Børne- og Ungdomsudvalget den 13.1.2016, Socialudvalget den 20.1.2016, Sundheds- og Omsorgsudvalget den 28.1. 2016 og Økonomiudvalget den 1.3.2016. Herefter påbegyndes individuelle udbudsprocesser, som varetages af BUF i samarbejde med SOF og SUF under hensyntagen til blandt andet SMV-politikken, Greater Copenhagen samarbejdet og C40.      

Tobias Børner Stax                 Anette Laigaard                Katja Kayser     

Indstillingen blev godkendt

SF og Ø fremsatte følgende protokolbemærkning

”SF anmoder Økonomiudvalget om at pålægge forvaltningerne at evaluere de samlede erfaringer med SKI-aftalen medio 2018, og på baggrund heraf fastlægge forvaltningens udbudsstrategi på fødevareområdet med virkning fra 2020. Desuden er der behov for at udarbejde en strategi frem mod 2018, som belyser mulighederne for på mest hensigtsmæssig måde at indarbejde hensyn til blandt andet økologi, CO2-neutralitet, små og mellemstore leverandører, lokale leverandører og leverandører med en social profil i fremtidige udbud på fødevareområdet – indenfor eller udenfor SKI-regi”.

SF, S, Ø viderefører SF’s protokolbemærkning fra BUU:

"SF bemærker med tilfredshed, at der i udbudsmaterialet tages højde for sociale klausuler”.