Sundheds- og Omsorgsudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde torsdag den 27. oktober 2005

 

 

Sager til efterretning

 

9.      Udbud af ortopædisk fodtøj

 

SOU 346/2005  J.nr. 51/2005

 

 

INDSTILLING

Sundhedsforvaltningen indstiller,

at Sundheds- og Omsorgsudvalget tager orienteringen om udbud af ortopædisk fodtøj til efterretning.

 

 

RESUME

Der er indgået ny leverandøraftale om levering af ortopædisk fodtøj. Den nye leverandør, Danske Håndskomagere, benytter i videst muligt omfang standardiseret fabriksfremstilling frem for opbygning fra bunden på eget værksted. Fabrikkerne er anerkendte firmaer fra henholdsvis Norge og Litauen. Borgerne vil få flere modeller at vælge imellem og der forventes en årlig besparelse på 3 – 4 mio. kr. 

 

Aftalen møder modstand hos den del af branchen, som er medlem af Foreningen af Ortopædiske Håndskomagermestre, idet Danske Håndskomagere ikke er medlem af Foreningen af Ortopædiske Håndskomagermestre. Der har desuden været opstartsproblemer, som har ulejliget borgerne udover besværet med at skifte leverandør.

 

Der er modtaget klager fra Foreningen af Ortopædiske Håndskomagermestre, Sahva, Ortopædi Skomageriet, Dansk Handicap Forbund samt reaktioner fra privatpersoner. Klagerne vedlægges som bilag. 

 

Det forventes at implementeringen snart er fuldt gennemført og at aftalen vil resultere i stor tilfredshed med produkterne.

 

SAGSBESKRIVELSE

Hjælpemiddelcentret har i august måned 2005 afsluttet et EU-udbud vedr. levering af ortopædiske fodindlæg og ortopædisk fodtøj, som bevilges som hjælpemidler til kommunens borgere.

 

Levering af ortopædiske fodindlæg var i udbud for første gang, hvorimod ortopædisk fodtøj i henhold til EU-udbudsreglerne har været i udbud løbende siden 1996. Der blev sidste år bevilget ortopædisk fodtøj for ca. 20 mio. kr. i Københavns Kommune. Sahva A/S har været eneleverandør på den seneste rammeaftale, som udløb 31. august 2005.

 

Ny leverandør

 

Med virkning fra den 1. september 2005, er der indgået en 2-årig aftale på håndsyet og særligt fabriksfremstillet ortopædisk fodtøj med firmaet Danske Håndskomagere ApS.

 

Danske Håndskomagere har i forvejen aftaler med blandt andre Roskilde, Ringsted, Ballerup og Farum Kommuner. Rødovre Kommune har desuden samarbejdet med Danske Håndskomagere over en længere periode og har særdeles gode erfaringer, blandt andet har en brugerundersøgelse givet meget positive resultater.

 

Nyt produkt og nye produktionsmetoder

 

Aftalen indebærer, at der, udover det i forvejen kendte håndfremstillede ortopædiske fodtøj, indgår et nyt delvist fabriksfremstillet alternativ. Skoene kan i mange tilfælde erstatte ortopædisk håndsyet fodtøj.

 

Ved at arbejde med specialtilretninger af delvist fabriksfremstillede sko og på den måde anvende standardisering og moderne produktionsprocesser frem for individuel fremstilling "fra bunden", spares der arbejdstimer på fremstillingsprocessen og borgeren kan vælge mellem mange forskellige modeller og bedre danne sig et billede af, hvordan den færdige sko vil se ud. De fabriksfremstillede sko leveres af den norske skoproducent Klaveness, der har produceret fabriksfremstillet ortopædisk fodtøj i over 40 år i tæt samarbejde med medicinsk og ortopædisk ekspertise

 

Der leveres fortsat håndsyet ortopædisk fodtøj til de borgere, hvis behov ikke kan dækkes af det delvist fabriksfremstillede ortopædiske fodtøj. Det håndsyede fodtøj fremstilles af Ortho Baltic, som er Litauens mest moderne skofabrik indenfor fremstilling af ortopædiske håndsyede sko. Virksomheden er ISO9001 godkendt og beskæftiger 65 medarbejdere, der er anerkendt i hele Europa for deres faglige og teknologiske kunnen. Bl.a. har Ortho Baltic netop vundet en samlet licitation for hele Norge.

 

Tilretninger og særlige specialopgaver udføres på Danske Håndskomageres værksted i Ubby på Sjælland. Reparationer udføres i forretningen på Emdrupvej.

 

Danske Håndskomagere beskæftiger p.t. 11 medarbejdere.  6 er ortopædiske håndskomagere, hvoraf en tillige underviser på ortopædiskomageruddannelsen på Teknisk Erhvervsskole Center, Frederiksberg.

 

Alle firmaets medarbejdere er efteruddannet i ortopædi, anatomi og kundebetjening. Efteruddannelsen sker bl.a. i samarbejde med de to samarbejdspartnere Ortho Baltic og Klaveness. De ortopædiske håndskomagere er desuden efteruddannet i tredimensional måltagning og gipsafstøbning. Medarbejderne har op til 20 års erfaring med måltagning, tilpasning og kundebetjening.

 

Fremstillingsmetoderne, som anvendes af Danske Håndskomagere og de to samarbejdspartnere er effektiviseret væsentligt i forhold til de manuelle processer, der hidtil har været set i branchen. Det forventes derfor, at der med den nye aftale vil komme færre klager over lange leveringstider og dårlig pasform, ligesom der vil være flere forskellige modeller at vælge imellem.

 

De effektiviserede produktionsformer har gjort det muligt at tilbyde Københavns Kommune særdeles konkurrencedygtige priser, således at der forventes en samlet årlig besparelse på 3 – 4 mio. kr.

 

Danske Håndskomageres etablering i Københavns Kommune

 

Danske Håndskomagere har siden slutningen af august 2005 været i gang med at etablere forretning på Emdrupvej. Forretningen åbnede for måltagning og afprøvning den 20. september 2005, men var først færdigindrettet og med fuldt sortiment på hylderne i begyndelsen af oktober.

 

Danske Håndskomagere har siden 1. september 2005 tilbudt hjemmebesøg for at foretage afprøvninger og tilpasninger for brugerne. Der kan ikke i forbindelse med et EU-udbud stilles krav om at leverandøren i forvejen skal være etableret i kommunen.

 

Der vil fortsat blive tilbudt hjemmebesøg til de borgere, som ikke har mulighed for at møde op i forretningen på Emdrupvej.

 

Frit leverandørvalg – procedure og konsekvenser

 

Ortopædisk fodtøj er omfattet af reglerne om frit leverandørvalg. Hvis borgeren ønsker at benytte sig af en anden leverandør end kommunens, refunderes prisen hos den anden leverandør, dog maksimalt med kommunens aftalepris. Borgeren har, uanset leverandørvalg, en egenbetaling på 670 kr. for voksne og 360 kr. for børn.

 

Prisaftalen indeholder 3 forskellige typer fodtøj og forskellige former for tilretninger. Det særligt fabriksfremstillede fodtøj har ikke tidligere har været bevilget og det kan derfor være vanskeligt for sagsbehandleren at vurdere hvilken type fodtøj, der er det bedst egnede og billigste for ansøgeren. Danske Håndskomagere har derfor tilbudt at afklare produkttype og fastsætte prisen på det fodtøj, der modsvarer den lægelige vurdering og borgerens behov.

 

Hvis Danske Håndskomagere mener, at borgerens behov kan tilgodeses af en mindre vidtgående løsning end den, som lægen har anbefalet (kendskabet til de nye produkttyper er endnu meget begrænset), er det aftalt, at Danske Håndskomagere må kontakte lægen for en nærmere gensidig afklaring. Den lægelige vurdering vejer tungest og kan ikke fraviges.

 

Hjælpemiddelcentret anbefaler derfor en bevillingsprocedure, hvor brugeren modtager en bevillingsskrivelse på ortopædisk fodtøj, som sammen med den lægelige vurdering medbringes til Danske Håndskomagere, som så påfører bevillingen produkttype og kommunens aftalepris. 

 

Hvis brugeren ønsker at benytte en anden leverandør end kommunens, tages bevillingen, med påført aftalebeløb, herefter med videre til den ønskede leverandør.

 

Proceduren er en stramning i forhold til tidligere, hvor aftaleprisen er blevet fastsat administrativt, typisk ud fra prisen for håndsyet fodtøj. Proceduren lever imidlertid bedre op til Socialministeriets vejledning om støtte til hjælpemidler og forbrugsgoder: "der skal foretages en konkret vurdering af, hvilket hjælpemiddel, der er det bedst egnede og billigste for den enkelte ansøger".

 

Den nye procedure indebærer sammen med de generelt lavere priser, at tilskuddet ved benyttelse af andre leverandører reduceres væsentligt i forhold til den tidligere aftale. Sahva har meddelt, at de vil matche priserne, hvorimod Ortopædi Skomageriet har klaget over, at de – på linie med andre københavnske kolleger, som de har talt med - må opkræve merbetaling af borgerne.

 

Klager over den indgåede aftale

 

Ikke medlem af Foreningen af Ortopædiske Håndskomagere

 

Danske Håndskomagere er ikke medlem af Foreningen af Ortopædiske Håndskomagermestre, som har etableret en teoretisk og praktisk mesterprøve og afholder kurser i anatomi, ortopædi og fremstilling af læste.

 

Hjælpemiddelcentret har modtaget klager fra Sahva og Foreningen af Ortopædiske Håndskomagere over, at der er valgt en leverandør, som ikke er medlem af Foreningen af Ortopædiske Håndskomagere. Klagerne er afvist med henvisning til, at der alene er stillet krav om ortopædiske håndskomagere i udbudsmaterialet.

 

Ikke etableret i kommunen ved aftalens begyndelse

 

Sahva og Foreningen af Ortopædiske Håndskomagere har desuden klaget over, at man har valgt en leverandør, som ikke var etableret i kommunen ved aftalens begyndelse. Ifølge EU-udbudsreglerne kan der ikke stilles krav om at en leverandør på forhånd skal være etableret i kommunen. Det vurderes endvidere, at etableringen er sket indenfor en rimelig periode efter aftaleindgåelsen.

 

Sahva har klaget til Klagenævnet for udbud, som for ventes at komme med en endelig afgørelse i forhold til de to klagepunkter i løbet af et halvt år.

 

Procedure ved benyttelse af frit valg

 

Foreningen af Ortopædiske Håndskomagere, Ortopædi Skomageriet og Dansk Handicap Forbund har klaget over den først udmeldte procedure for benyttelse af retten til frit leverandørvalg. Den først udmeldte procedure kunne misforstås, som om Danske Håndskomagere skulle vurdere den lægelige vurdering. Der blev desuden lagt op til, at borgeren skulle henvende sig to gange til kommunen for at få en bevilling til en fritvalgsleverandør – først med ansøgningen, derefter med produkt og pris fra Danske Håndskomagere, hvorefter bevilling med påført bevillingsbeløb kunne fremsendes / udleveres til borgeren. Proceduren blev forenklet med virkning fra den 23. september 2005, således at borgeren får tilsendt en bevillingsskrivelse, som skal påføres produkttyper og pris hos Danske Håndskomagere, inden borgeren kan tage bevillingsskrivelsen med videre til fritvalgsleverandøren.

 

I forhold til Dansk Handicap Forbunds ønske om at kunne undgå besøget hos Danske Håndskomagere, hvis der ønskes anden leverandør, skal det nævnes, at fastsættelsen af produkt og pris kun sker i forbindelse med førstegangsbevillinger eller revurdering af løbende bevillinger. De efterfølgende anskaffelser kan ske direkte hos fritvalgsleverandøren uden besøg hos Danske Håndskomagere.

 

Hjælpemiddelcentret vil løbende følge op på proceduren med henblik på eventuelle forenklinger, så borgerne ulejliges mindst muligt.

 

Vurdering uden lægelig vurdering

 

Ortopædi Skomageriet klager over, at der er eksempler på, at Danske Håndskomagere har anført et produkt, som ikke stemmer overens med det, som ortopæd kirurgen har ordineret. Hjælpemiddelcentret er blevet gjort opmærksom på et tilfælde, hvor en borger har henvendt sig hos Danske Håndskomagere uden en lægelig vurdering, men oplyst, at han havde gigt. Af de lægelige oplysninger, som fandtes hos Sahva, fremgik det, at der var tale om en anden diagnose og Sahva klagede derfor til Hjælpemiddelcentret.

 

Episoden har givet anledning til, at Danske Håndskomagere påfører en bemærkning på bevillingsskemaet, hvis produkt- og prisvurderingen er foretaget uden en lægelig udtalelse. Fritvalgsleverandøren har desuden altid mulighed for at kontakte Danske Håndskomagere for at drøfte vurderingen.

 

Borgernes klageadgang

 

Foreningen af Ortopædiske Håndskomagere og Dansk Handicap Forbund klager over at borgerne ikke kan få behandlet klager over Danske Håndskomagere hos Foreningen af Ortopædiske Håndskomagere, Patientforsikringen eller Patientklagenævnet, fordi Danske Håndskomagere ikke er medlem af Foreningen af Ortopædiske Håndskomagere.

 

Det skal i denne sammenhæng nævnes, at disse muligheder ikke har været anvendt i de klagesager, der har været i forhold til den tidligere leverandør, Sahva. I de sager, hvor kommunen har skønnet at Sahva har trukket en klagesag urimeligt i langdrag, har borgeren typisk fået en ny bevilling, som vedkommende kunne tage med til en anden leverandør.

 

Det er fortsat kommunens ansvar, at holde leverandøren op på sine aftale-forpligtelser og sikre borgeren et velfungerende hjælpemiddel.

 

Danske Håndskomagere udleverer et spørgeskema til borgeren i forbindelse med udleveringen af det færdige par sko. Borgeren kan her give sin vurdering af, om fodtøjet passer som forventet, er udført som aftalt, om farve, stil og kvalitet er som forventet og om man er tilfreds med Danske Håndskomageres service. Spørgeskemaet sendes til Hjælpemiddelcentret (frankeret svarkuvert udleveres), som løbende vil følge op på tilbagemeldingerne.

 

Vurdering af aftalens opstart og implementering

 

Som det også er set i andre kommuner, hvor der er indgået leverandøraftale med Danske Håndskomagere, opleves stor modstand fra den etablerede del af branchen.

 

Desuden har der været opstartsproblemer, som bevirker, at situationen – udover ulejligheden ved at skifte leverandør- ikke har været optimal for brugerne.

 

Kontraktudarbejdelsen og især implementeringen af procedurer i forhold til en ny leverandør har været undervurderet fra Hjælpemiddelcentrets side. Ligeledes havde det været ønskeligt, at leverandøren var kommet lidt hurtigere på plads på forretningsadressen. Der har desuden i opstartsfasen været problemer med at komme igennem på telefonen for at aftale tid for en afprøvning. Der har dog fra såvel Hjælpemiddelcentrets som Danske Håndskomageres siden været sat hurtigt ind for at få løst problemerne og rettet procedurerne til, ligesom der fortsat holdes ugentlige opfølgningsmøder.

 

Den 30. september 2005 holdt Hjælpemiddelcentret et kort introduktionsmøde for sagsbehandlerne. Mødet følges op af to faglige temadage i uge 46, hvor der gås mere i dybden med diagnoser, fodtøj, fodindlæg m.v. Indlæggene holdes af bl.a. repræsentanter fra Danske Håndskomagere, Klaveness, Bandagist Jan Nielsen (leverandør af fodindlæg) og overlæge Niels Ellitsgaard fra Ortopædkirurgisk Afdeling på Hvidovre Hospital.

 

Det forventes, at implementeringen snart er fuldt gennemført og at aftalen vil resultere i stor tilfredshed med produkterne.

 

MILJØVURDERING

Sagstypen er ikke omfattet af Sundhedsforvaltningens positivliste over sager, der skal miljøvurderes.

 

ØKONOMI

Det forventes at Københavns Kommune vil få en samlet årlig besparelse på 3 – 4 mio. kr. med denne rammeaftale.

 

HØRING

De Samvirkende Invalideorganisationer har været kontaktet med henblik på høring om udbudsmaterialet. Næstformand Jørgen Eckmann tilkendegav, at man ikke ønskede at modtage udbudsmaterialet til høring.

 

BILAG

 

Brev af 21. september 2005 fra Sahva, v/ Kim M. Adamsen

Brev af 22. september 2005 fra Foreningen af Ortopædiske Håndskomagermestre, v/ Susanne Rokkjer

Brev af 10. oktober 2005 fra Ortopædi Skomageriet, v/ Peter Raklev og Lisbet Sonne 

Brev af 11. oktober fra Jan Jørgensen, Dansk Handicapforbund

 

Lau Svendsen-Tune

 

/ Birgitte Østergaard