Leverandørkontrakter vedrørende indkøb

6. Leverandørkontrakter vedrørende indkøb

SOU 76/2004 J.nr. 27/2002

Sundhedsforvaltningen indstiller,

at Sundheds- og Omsorgsudvalget tager den foreliggende advokatredegørelse til efterretning,

at Sundheds- og Omsorgsudvalget godkender, at Københavns Kommune i forhold til det bagudrettede perspektiv undlader at forfølge den del af det mulige efterbetalingskrav, som udgør ca. kr. 450.000,

at Sundheds- og Omsorgsudvalget godkender, at Københavns Kommune søger en forligsmæssig løsning, hvorefter Handelsstandens Indkøbsordning på rimelige vilkår tilbagebetaler et nærmere fastsat beløb vedrørende den del af det mulige tilbagebetalingskrav, som udgør ca. kr. 570.000,

at Sundheds- og Omsorgsudvalget godkender, at Københavns Kommune søger det fulde beløb på ca. kr. 570.000,- inddrevet retsligt, hvis en rimelig forligsmæssig løsning med Handelsstandens Indkøbsordning ikke kan findes,

at Sundheds- og Omsorgsudvalget godkender, at Københavns Kommune i forhold til det fremadrettede perspektiv fastholder den allerede meddelte præcisering af kontraktgrundlaget,

at Sundheds- og Omsorgsudvalget godkender, at der fremover betales et fast beløb, når leverandørerne modtager og ekspederer telefax med indkøbsseddel.

Den 29. april 2004 (SOU 54/2004 J.nr. 27/2002) blev Sundheds- og Omsorgsudvalget orienteret om uenigheden om kontraktvilkårene mellem Handelsstandens Indkøbsordning, NH Distribution og Sundhedsforvaltningen. På mødet tiltrådte Sundheds- og Omsorgsudvalget indstillingen med bemærkning om:

"at Sundhedsforvaltningen, med udgangspunkt i, at der ikke betales for ydelser, der er rettidigt afmeldt, anmoder forvaltningen om at føre forhandlinger med Nørrebro Handelsstandsforening og fremlægge resultatet for Sundheds- og Omsorgsudvalget."

I denne indstilling orienteres Sundheds- og Omsorgsudvalget om advokatredegørelsen i forbindelse med sagen samt om forhandlingerne med Handelsstandens Indkøbsordning. Endelig kommer Sundhedsforvaltningen med en indstilling om, hvordan sagen kan afsluttes.

Det er Sundhedsforvaltningens indstilling, at kommunen i forhold til det bagudrettede perspektiv undlader at forfølge den del af det mulige efterbetalingskrav, som udgør ca. kr. 450.000, og søger en forligsmæssig løsning, hvorefter Handelsstandens Indkøbsordning på rimelige vilkår tilbagebetaler et nærmere fastsat beløb vedrørende den del af det mulige tilbagebetalingskrav, som udgør ca. kr. 570.000. Hvis en rimelig forligsmæssig løsning ikke kan findes, søges det fulde beløb på ca. kr. 570.000,- inddrevet retsligt.

Desuden er det Sundhedsforvaltningens indstilling, at kommunen i forhold til det fremadrettede perspektiv fastholder den allerede meddelte præcisering af kontraktgrundlaget samt fremover betaler for, at leverandørerne modtager og ekspederer telefax med indkøbssedler med et beløb svarende til en "call-funktion".

Sundhedsforvaltningen indgik en række kontrakter med private leverandører i oktober 2003 i forbindelse med indførelsen af frit valg af leverandører af personlig og praktisk hjælp mv.

Der er efterfølgende opstået en uenighed mellem en leverandør, Handelsstandens Indkøbsordning, og Sundhedsforvaltningen om aftalegrundlaget for indkøbsordningen. For at få klarhed over de juridiske aspekter i sagen, har Sundhedsforvaltningen fået udarbejdet en redegørelse af et advokatfirma.

Den 29. april 2004 (SOU 54/2004 J.nr. 27/2002) blev Sundheds- og Omsorgsudvalget orienteret om sagen. På mødet tiltrådte Sundheds- og Omsorgsudvalget indstillingen med bemærkning om:

"at Sundhedsforvaltningen, med udgangspunkt i, at der ikke betales for ydelser, der er rettidigt afmeldt, anmoder forvaltningen om at føre forhandlinger med Nørrebro Handelsstandsforening og fremlægge resultatet for Sundheds- og Omsorgsudvalget."

I denne indstilling orienteres udvalget om advokatredegørelsen samt om forhandlingerne med Handelsstandens Indkøbsordning. Endelig giver Sundhedsforvaltningen en indstilling om, hvordan sagen kan afsluttes. Først gives en opsummering af de situationer, der har givet anledning til uoverensstemmelsen.

Sagen drejer sig om en fortolkning af, om kun kommunen eller også borgeren kan aflyse levering af indkøbsvarer. Handelsstandens Indkøbsordning (HI) mener, at kun kommunen kan afbestille en levering, mens Sundhedsforvaltningen mener, at også borgeren eller eksempelvis en pårørende kan afbestille eller ændre en levering.

Konkret drejer det sig om følgende tre situationer, hvor en levering ikke gennemføres:

Situation 1) Når HI ringer til borgeren som led i call-funktionen for at få dennes varebestilling, meddeler borgeren, at han/hun ikke ønsker varelevering. HI opkræver i denne situation ikke blot betalingen på kr. 29,- for call-funktionen (som HI er berettiget til), men også betaling for leveringsydelsen med det sædvanlige beløb på kr. 107,-.

Situation 2) Hvor HI som led i call-funktionen har ringet forgæves til borgeren 3 gange på bestillingsdagen, sender HI en telefax til det pågældende Pensions- og Omsorgskontor. Ofte modtages disse fax efter kl. 15.00, hvorfor Pensions- og Omsorgskontoret ikke har mulighed for at nå at afmelde rettidigt samme dag.

I perioden november 2003 – februar 2004 udgjorde den samlede betaling for leveringsydelsen i situation 1) og situation 2) ca. kr. 570.000.

Situation 3) Hvor borgeren er visiteret til hjælp til planlægning og bestilling af indkøb, sker bestilling ikke via en call-funktion. I stedet telefaxer hjemmehjælperen en indkøbsseddel til leverandøren. I de tilfælde, hvor HI ikke har modtaget en sådan indkøbsseddel, har HI desuagtet faktureret Sundhedsforvaltningen for leveringsydelsen på kr. 107,-. Der er efter det oplys te ikke givet besked til HI om aflysning/afbestilling i sådanne situationer. I perioden november 2003 – februar 2004 udgjorde den samlede betaling for leveringsydelsen i situation 3) ca. kr. 450.000.

Redegørelsen er udarbejdet af advokatfirmaet Lindh Stabell Horten A/S (nu DLA Nordic A/S). Firmaet vurderer, at kontrakten sandsynligvis ikke giver Handelsstandens Indkøbsordning (HI) grundlag for at kræve betaling for leveringsydelsen i de situationer, hvor borgeren ved HI's opringning som led i call-funktionen aflyser den sædvanlige levering (Situation 1), eller hvor HI forgæves forsøger at kontakte borgeren inden for det aftalte tidsrum for bestilling (Situation 2). Der er derfor gode muligheder for, at Sundhedsforvaltningen vil få medhold i et tilbagesøgningskrav i denne relation, såfremt kravet skal behandles retsligt.

Derimod kan der ifølge advokatredegørelsen næppe gennemføres tilbagesøgningskrav overfor HI i den situation, hvor HI ikke varetager call-funktionen, og hvor hjælperen undlader at telefaxe en bestillingsseddel.

En sammenfatning af redegørelsen er fremlagt som bilag 1 (fortroligt).

Sundhedsforvaltningen tog umiddelbart efter udvalgsmødet den 29. april 2004 initiativ til at arrangere et møde med Handelsstandens Indkøbsordning (HI). Mødet blev afholdt den 14. maj 2004. I mødet deltog advokaterne for de to parter.

På mødet lykkedes det ikke at nå til enighed om at løse sagen. HI opfatter præciseringen af punkt 2.3. i kravspecifikationen som en ændring af kontraktgrundlaget. Ændringen kræver derfor ifølge HI en accept af kontraktens parter, jf. kontraktens punkt 19. Således mener HI, at kommunen med den præcisering, der blev politisk godkendt den 26. februar 2004 og meddelt leverandørerne pr. brev den 1. marts 2004 (SOU 409/2003 J.nr. 27/2002), har misligholdt kontrakten.

Sundhedsforvaltningen mener ikke, der er tale om en ændring af kravspecifikationen og dermed kontraktgrundlaget. Derimod er det forvaltningens synspunkt, at der er tale om en tydeliggørelse af allerede gældende vilkår og af den bagvedliggende hensigt med afsnittet. Hensigten er, at den daglige dialog foregår mellem borger og leverandør, herunder kan borgeren i dialog med leverandør ændre den/de planlagte aftaler fra gang til gang uden at inddrage kommunen.

Intentionen svarer til praksis før frit valg, og de to øvrige leverandører af indkøbsordning har da også fortolket kravene efter denne hensigt.

Sundhedsforvaltningens standpunkt støttes endvidere af den foreliggende advokatredegørelse.

HI har tilkendegivet, at de mister væsentlige indtægter. Dette forhold skal ses i lyset af, at IH i de seneste offentliggjorte regnskaber ikke har oppebåret et større overskud.

Det skal bemærkes, at HI fik en højere betaling for ydelserne i indkøbsordningen før frit valg blev indført i efteråret 2003.

Prisen for en levering er kr. 107,- og prisen for opringning til borgerne (call-funktionen) er kr. 29,- (priser pr. 1. januar 2004). Den fastsatte pris er beregnet ud fra de budgetterede udgifter til indkøbsordninger i kommunen, jf. Socialministeriets vejledning nr. 113 af 31. oktober 2002. Det betyder, at prisen er udtryk for de gennemsnitlige udgifter for kommunen til indkøbsordning før indførelsen af frit valg. For HI er det en mindre betaling end før indførelsen af frit valg, hvorfor der har været et pres på virksomheden for at tilpasse sin drift til den nye situation.

Ved mødet den 14. maj 2004 blev det aftalt:

• At kommunen den 17. maj 2004 skulle vurdere et forslag fra HI om en anden prisstruktur.
• At advokaterne for de to parter skulle mødes tirsdag den 18. maj 2004.
• At parterne følger kontraktens vilkår for løsning af tvister, hvis de ikke når til enighed.

Mødet mellem advokaterne for henholdsvis HI og Sundhedsforvaltningen blev ikke afholdt, da HI først ønskede en afklaring af spørgsmålet om fremtidig betaling for indkøbsordningen. HI vil kun være indstillet på at acceptere en fremtidig praksis, hvorefter der ikke kan faktureres for levering ved rettidig aflysning, hvis betalingen for indkøbsordningen ændres, jf. bilag 1 (fortroligt). Således ønsker HI enten at man fortsat kan fakturere for de omstridte ydelser, hvor der ikke gennemføres nogen levering, eller at kommunens betaling for indkøbsordningen på anden vis øges.

Der er to perspektiver: det bagudrettede og det fremadrettede.

Hvad angår det bagudrettede perspektiv, indstiller forvaltningen, at kommunen undlader at forfølge den del af det mulige efterbetalingskrav, som udgør ca. kr. 450.000, og søger en forligsmæssig løsning, hvorefter Handelsstandens Indkøbsordning på rimelige vilkår tilbagebetaler et nærmere fastsat beløb af den del af det mulige tilbagebetalingskrav, som udgør ca. kr. 570.000. Hvis en rimelig forligsmæssig løsning ikke kan findes, må det fulde beløb på ca. kr. 570.000,- søges inddrevet retsligt.

Hvad angår det fremadrettede perspektiv, er der følgende løsningsmuligheder:

1. Forvaltningen ændrer prisstruktur ud fra HI's forslag

HI foreslog på mødet den 14. maj 2004, at prisen og prisstrukturen på indkøbsordning bliver ændret. Denne prisstruktur indebærer:

• Et oprettelsesgebyr pr. borger på 250 kr.
• Et ugentlig gebyr pr. borger på 16 kr.
• Et ugentligt gebyr på 29 kr. for borgere, hvor hjælperen faxer indkøbssedlen

Disse beløb skal efter HI's ønske betales i tillæg til den eksisterende betaling:

• Et gebyr for udførte leveringer svarende til den nuværende pris på 107 kr.
• Et gebyr på 29 kr. for varetagelse af call-funktionen

I frit valgs prisen for indkøbsordning er disse opgaver allerede forudsat integreret. Derfor vil den foreslåede prisstruktur betyde en udgiftsstigning.

Såfremt denne model vælges, vil der skulle tilbydes samme vilkår for alle godkendte leverandører af indkøbsordning. Beregningen i tabel 1 omfatter derfor samtlige borgere i indkøbsordningen.

(1) Antal borgere der nyoprettes er vurderet til 1.000 årligt

(2) Opgjort den 13. maj 2004

Det er vurderingen, at kommunens merudgift ved denne betalingsmodel med det nuværende antal brugere af indkøbsordninger vil udgøre ca. 5,6 mio. kr. årligt.

1. Den allerede meddelte præcisering af kontraktgrundlaget fastholdes i overensstemmelse med advokatredegørelsens anbefaling

Kommunen har allerede den 1. marts 2004 meddelt leverandørerne en præcisering, der svarer til kommunens standpunkt vedrørende betaling for leveringer, der ikke gennemføres. Kommunen er i færd med at udarbejde en yderligere uddybning af denne præcisering.

Hvis leverandørerne ikke kan acceptere kommunens præcisering, kan kommunen under alle omstændigheder vælge at betragte dette som en opsigelse af kontrakterne med det almindelige opsigelsesvarsel på tre måneder og indgå nye kontrakter på grundlag af den tilpassede kravspecifikation.

Denne ordning vil være udgiftsneutral for kommunen på sigt, såfremt leverandørerne ønsker at byde ind på indkøbsordning på de tilpassede vilkår og den fastsatte pris.

2. Udbud

Kommunen kan vælge at sende indkøbsordningen i udbud. Da markedet for leverandører af indkøbsordninger sandsynligvis er begrænset, vil der være en risiko for, at kommunen modtager pristilbud, der er højere, end den gældende pris. Kommunen skal som minimum indgå kontrakt med to leverandører. Kommunen er dog ikke forpligtet til at acceptere tilbud, der anses for at være for dyre.

I forbindelse med et udbud bør det overvejes, om der kan stilles særskilte krav til prisniveauet på varerne af hensyn til de borgere, der forpligtes til at købe ind via de godkendte indkøbsordninger.

Det er vanskeligt at vurdere, hvilke økonomiske konsekvenser et udbud vil have.

3. Betaling for at ekspedere indkøbssedler, der faxes

Kommunen kan vælge at imødekomme HI's ønske om at få betaling for at ekspedere telefax med indkøbssedler. HI oplyser, at denne opgave er tidskrævende. Kommunen har erfaret, at ekspeditionen af telefax er mere tidskrævende end forventet. Det samme synspunkt har en anden leverandør gjort opmærksom på.

Kommunen anslår, at opgaven kan betales med et beløb svarende til call-funktionen. Call-funktion og ekspedition af telefax kan således samlet set defineres som et bestillingsgebyr.

Der gøres opmærksom på, at dette vil øge udgifterne til indkøbsordningen, da opgaven er integreret i den nuværende pris. Opgaven blev ligeledes løst før indførelsen af frit valg uden særskilt betaling. Ud fra det nuværende antal af sager, hvor der faxes indkøbssedler, vil merudgifterne for kommunen til denne ordning udgøre ca. 1,3 mio. kr. årligt, jf. tabel 1.

Forvaltningen indstiller, at kommunen fastholder den allerede meddelte præcisering af kontraktgrundlaget (løsningsmulighed 2) samt fremover betaler for, at leverandørerne modtager og ekspederer telefax med indkøbssedler (løsningsmulighed 4).

Der er ingen miljømæssige konsekvenser af indstillingen.

En gennemgang af fakturaer fra HI til de syv Pensions- og Omsorgskontorer viser, at HI i perioden oktober 2003 (kontrakten trådte i kraft 7. oktober 2003) til og med februar 2004 har opkrævet ca. kr. 570.000,- eksklusiv moms for leveringer, der rettidigt er afmeldt via call-funktionen, eller hvor borgeren ikke er truffet hjemme, og disse leveringer er således reelt ikke foretaget.

HI opkræver stadig betaling for disse ydelser. Derfor tilbageholder kommunen betaling for i de omstridte situationer. I alt har kommunen tilbageholdt 170.000 kr. på fakturaen for ydelser leveret i marts måned 2004.

Sundhedsforvaltningens indstilling om undladelse af at forfølge krav på ca. 450.000 kr. og betaling af et fast beløb til leverandører, der modtager og ekspederer telefax med indkøbsseddel til et beløb på ca. 1,3 mio. kr. årligt vil forværre den økonomiske situation, og vil blive håndteret i forbindelse med Sundhedsforvaltningens indsats med at skabe balance i budgettet.

Ingen.

1. Sammenfatning af redegørelse fra advokatfirmaet Lindh Stabell Horten (fortrolig)

Lau Svendsen-Tune

/Lars Bo Bülow