Revisionsrapport – Regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller 2021

Indstilling

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen indstiller til Sundheds- og Omsorgsudvalget,

1. at Sundheds-og Omsorgsudvalget godkender de handleplaner, der er beskrevet i løsningsaf­snittet.

Problemstilling

En af de røde og to af de gule bemærkninger er stilet til ’Forvaltningerne’, dvs. på tværs af Københavns Kommune. Den ene af de gule bemærk­ninger vedrører også en specifik observation for Sundheds- og Omsorgsforvaltningen. Denne Sundheds- og Omsorgsforvaltning-specifikke observation vedrører en op­sætningsfejl i kommunens økonomisy­stem, som indebærer, at der på en række konti ikke er afløftet kor­rekt moms siden 2018. Den udestående momsrefusion på ca. 10 mio. kr. kan berigtiges, og momsrefusionshjemtagelsen kan derfor korrigeres med tilbagevirkende kraft, så fejlen ikke får økonomisk konsekvenser for kommunen.

Løsning

Specifik bemærkning for Sundheds- og Omsorgsforvaltningen vedrørende positivliste moms (Gul)

Revisor anfører:

"Bogføringsfejl i Sundheds- og Omsorgsforvaltningen under funktion 5.30.27 Pleje og omsorg mv. betyder, at kommunen mister mere end 10 mio.kr. i positivlistemomsrefusion for perioden 01.01.2018 – 19.08.2021.

Gennemgangen har vist, at fejlen skyldes en opsætningsfejl i kvantum af gruppering og ejerfor­holdskode. Det henstilles, at Sundheds- og Omsorgsforvaltningen berigtiger de konstaterede fejl med virkning fra 2018 således, at der foretages en korrekt momsrefusionshjemtagelse."

Handleplan:

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen er i dialog med Koncernservice om at få rettet opsætnings­fejlen i Kvantum og samtidig få berigtiget momstilgodehavendet i København Kommunes moms­refusionsopgørelse for 2021. Dermed får sagen ikke økonomisk betydning for Sundheds- og Omsorgsforvaltningen eller kommunen.

Generel bemærkning til alle forvaltninger vedr. positivliste moms (Gul)

Revisor anfører:

"Vi henstiller, at de forvaltninger som ikke bogfører på korrekt momsbærende art skærper ledelses­tilsynet og sikrer, at der fremover konteres korrekt."

Handleplan

Forvaltningen har udarbejdet en konteringsvejledning med udgangspunkt i Økonomi‐ og Inden­rigsministeriets autoriserede konteringsregler samt Sundheds- og Omsorgsforvaltningens konto­plan i Kvantum. I vejledningen er der bl.a. angivet, hvilke arter der skal anvende ved bogføring.

Konteringsvejledningen er udsendt til alle relevante medarbejdere, dvs. økonomikonsulenter, øko­nomimedarbejdere, fakturabehandlere mv.

Generel bemærkning vedrørende bilagskontrol (rød)

Revisor anfører:

"Vi henstiller i lighed med tidligere år, at de forvaltninger, som ikke efterlever reglerne vedrørende de enkelte bilagstyper, skærper ledelsestilsynet og sikrer, at der fremover er fyldestgørende og til­strækkelig dokumentation for de regnskabsmæssige registreringer.

Det anbefales, at Økonomiforvaltningen vurderer, hvorvidt der er behov for at præcisere, hvad der er fyldestgørende og tilstrækkelig dokumentation i forhold til de enkelte bilagstyper. Særligt vedrørende finansbilag bør dette præciseres."

Handleplan:

I Sundheds- og Omsorgsforvaltningen bliver alle forvaltningens 80 budgetansvarlige ledere to gange årligt bedt om at redegøre for udførelsen af deres ledelsestilsyn, herunder om der er udført stikprøvekontrol af bilag i overensstemmelse med bilag til cirkulære om ledelsestilsyn.

Forvaltningen har udarbejdet en konteringsvejledning med udgangspunkt i Økonomi‐ og Inden­rigsministeriets autoriserede konteringsregler samt Sundheds- og Omsorgsforvaltningens konto­plan i Kvantum.

Konteringsvejledningen er udsendt til alle relevante medarbejdere, dvs. økonomikonsulenter, øko­nomimedarbejdere, fakturabehandlere mv. Konteringspraksis bliver løbende drøftet på erfa-møder med økonomikonsulenter, økonomimedarbejdere, fakturabehandlere mv.

I den løbende dialog mellem Centralforvaltningen og enhederne i Sundheds- og Omsorgsforvalt­ningen vil der fortsat være fokus på, at den fornødne dokumentation er til stede.

Generel bemærkning vedrørende kreditor (gul)

Revisor anfører:

"Indenrigs- og økonomiministeren har i brev af den 4. februar 2019 til alle landets kommuner un­derstreget vigtigheden af, at det offentlige etablerer en god forretningsgang for betaling af regnin­ger – "Kommuner og regioner bør derfor have stor fokus på at sikre en effektiv håndtering af reg­ninger og løbende holde øje med, at regninger faktisk betales rettidigt”.

Antallet af fakturaer, som ikke er betalt rettidigt, er væsentligt nedbragt i 2021. I forbindelse med fe­rieperioden ses en kraftig stigning i forhold til ikke at betale regningerne til tiden. Det henstilles, at forvaltningerne sikrer, at håndteringen af fakturaer i Kvantum sker løbende, og at der er et øget fo­kus på rettidig betaling til kommunens leverandører i ferieperioder."

Handleplan:

Regnskabsafdelingen i Sundheds- og Omsorgsforvaltningen udsender hver uge:

• Rapport over de fakturaer, som er kommet ind I Kvantum
• Oversigt over EANNR.
• Rapport over manglende varemodtagelse
• Rapport fakturaer i workflow over forfald

Materialet sendes til forvaltningens 80 budgetansvarlige ledere samt økonomikonsulenter, control­ler, økonomimedarbejdere mv. Ca. 140 mennesker modtager materialet. I den ugentlige mail, som sendes ud, angives også forskellige fokusområder. F.eks. at enhederne skal huske at sætte stedfortræderfunktion til ved ferie.

Ved periodeluk udsendes materialet 1. og 5. sidste bogføringsdag.

Ved periodeluk bliver enheder med mange fakturaer/store fakturaer kontaktet direkte af forvaltnin­gens regnskabschef.

Økonomi

Indstillingen har ikke økonomiske konsekvenser i sig selv.

Videre proces

Handleplanerne er fremsendt til Økonomiforvaltningen den 16. december 2021 med forbehold for Sundheds- og Omsorgsudvalgets efterfølgende godkendelse. Handleplaner fra alle forvaltninger be­handles i en samlet sag på møde i Økonomiudvalget 26. januar 2022.