Fællesindkøb i forbindelse med madservice

DAGSORDEN

for ordinært møde mandag den 26. marts 2001

5. Fællesindkøb i forbindelse med madservice

SOU 88/2001 J.nr. 16/2001

Sundhedsforvaltningen indstiller,

at Sundheds- og Omsorgsudvalget tiltræder forslagene til etablering af en fælles indkøbsordning på køkkenområdet og udviklingen af kvalitetsstandarder

Sundheds- og Omsorgsudvalget besluttede på mødet den 12. marts 2001 at fortsætte behandlingen af indstillingen om Forbedret kvalitet og service på madområdet og etablering af "Madservice København" i et senere møde

Sundhedsforvaltningen har til brug herfor beskrevet de initiativer, forvaltningen vil tage i forbindelse med etablering af en fællesindkøbsordning, formulering af kvalitetskrav og optimering af køkkenfunktionen.

Indkøb af fødevarer til forvaltningens køkkener foregår i dag via forskellige ordninger. De kommunale køkkener er omfattet af H:S indkøbsaftaler. Derudover er der separate aftaler i forhold til de institutioner der er tilknyttet Samvirkende Menighedsplejers indkøbsfunktion. De øvrige køkkener på det selvejende område har ingen overordnet indkøbsordning.

Sundhedsforvaltningen finder, at der bør indgås rationelle fællesindkøbsaftaler med henblik på at opnå den bedst mulige kvalitet og pris. Sådanne indkøbsordninger skal omfatte samtlige køkkener i forvaltningen, såvel kommunale som selvejende. Der bør i den forbindelse etableres brugergrupper med repræsentation fra institutionernes økonoma-/køkkenlederkreds.

Sigtet med indkøbsordninger er at drage prismæssig fordel af et stort indkøbsvolumen ved at give leverandører en leveringssikkerhed, så de kan tilrettelægge deres kapacitet, produktion og logistik til de kvantitative, kvalitative og leverancemæssige krav som køberen stiller. At sikre fordelagtige priser på indkøbsområdet er således et fag for professionelle og Sundhedsforvaltningen har netop ansat en erfaren indkøber til formålet.

Sundhedsforvaltningen kan indenfor indkøbspolitikkens rammer udarbejde et indholdsmæssigt forslag til en fødevarepolitik, der afspejler kommunens holdninger til f.eks. kvaliteten af de varer der bruges, brugen af økologiske fødevarer samt brugen af problematiske tilsætningsstoffer som f.eks. farvestoffer.

I forbindelse med indgåelse af indkøbsaftalerne kan der blive mulighed for at inddrage økologiske fødevarer i højere grad end det ses i nogen af de nuværende indkøbsordninger.

Sundhedsforvaltningen foreslår, at der udarbejdes kvalitetsstandarder, som skal gælde for samtlige institutioner og køkkener - såvel kommunale som selvejende. Kvalitetsstandarderne vil udover de elementer, der indgår i fødevarepolitikken og i indkøbsaftalerne blandt andet omfatte

• udarbejdelse af forslag til en ernærings- og kostpolitik på ældreområdet
• præcisering af, at brugerne skal have valgmuligheder
• retningslinier for modtagekontrol i modtagekøkkener
• controllerfunktion i forhold til Madservice a la Carte-transport, jf. nedenfor.
• rådgivning ved etablering af egenkontrol i køkkenerne, jf. nedenfor.

I forbindelse med Madservice a la Carte-ordningen udbringes hver dag mad til ca. 4.000 af kommunens ældre borgere. Transporten af maden forestås af en privat vognmand, der har vundet opgaven i en EU-licitation. Der er i udbudsmaterialet fastsat retningslinier for udbringningen, men det må konstateres, at der er behov for tilknytning af en kontrolfunktion til transportområdet.

Det offentlige har en forpligtelse for den producerede institutionskost med de krav, der stilles til fødevaresikkerhed og hygiejne. Lovgivningen indebærer, at hvert enkelt institutionskøkken senest den 1. januar 2001 skulle have etableret "egenkontrol" og udarbejde materiale herom til godkendelse af Fødevareregion København (tidligere Levnedsmiddelkontrollen). Da fødevareregionerne ikke udarbejder skabeloner for egenkontrol, har køkkenerne i princippet metodefrihed hertil. Forvaltningen har på nuværende tidspunkt ikke et aktuelt kendskab til, om egenkontrol er etableret i samtlige køkkener. Sundhedsforvaltningen overvejer etablering af en fast "controllerfunktion", der vil kunne bistå med vejledning omkring udarbejdelse af køkkenernes egenkontrol og i øvrigt til opfølgning på de mere kvalitetsprægede områder, der ikke hører direkte under Føde vareregion Københavns ressort, f.eks. håndtering af transport af mad til hjemmeboende pensionister og håndtering og opvarmning af maden i modtagekøkkenerne.

Forvaltningen vil herudover etablere netværk og erfa-grupper (erfaringsudveksling) blandt økonomagruppen.

I forbindelse med Sundhedsforvaltningens indstilling vedrørende regnskab 1999 påpegedes muligheden for at realisere besparelser på effektiviseringer og driftsmæssige omstillinger, herunder optimering af køkkenfunktionen, indførelse af indkøbsordninger for de hjemmeboende ældre og tvunget brug af fællesindkøbsordning omfattende fødevarer til plejehjemskøkkener. Indstillingen blev tiltrådt af Borgerrepræsentationen den 11. maj 2000.

Køkkenområdet kan gennem en række indsatsområder optimeres:

• Fællesindkøbsaftaler for fødevareområdet.

• Stimulering af driftsløsninger for at optimere økonomien, jf. nedenfor.

• Videreudvikling af madtilbuddet til hjemmeboende madmodtagere, herunder øget levering af kølemad, hvilket vil give en transportbesparelse.

• Vurderinger omkring produktion i de nuværende køkkener, herunder specialisering af produktionen.

• Indførelse af kvalitetssikringssystemer efter HACCP-metoden (HACCP=Hazard Analysis and Critical Control Points – et system til at opfange og afhjælpe alle risikopunkter i kæden fra fødevaremodtagelse til færdigt produkt), der udover kvalitetssikringen i køkkenets egenkontrol har bevirket et dokumenteret fald i personaleforbruget.

• Øvrige stordriftsfordele, herunder tidssvarende økonomistyring af indkøb og råvareforbrug.

Alle eksisterende køkkener gennemgås for så vidt angår størrelse, organisering og teknologi og der udarbejdes på dette grundlag nøgletal for fødevareindkøb og lønudgifter – poster, der i dag varierer stærkt. Ved at sammenligne det enkelte køkken med nøgletal på området, vil der være et godt grundlag for gennemføre en forbedret økonomisk drift.

Der forventes en rationalisering på fællesindkøbsområdet af en størrelsesorden 6-8 mill. kr. pr. år – dog næppe før 2002. Rationaliseringen forventes opnået med implementeringen af aftalerne i takt med at køkkenerne tilknyttes fællesindkøb og i takt med frigørelsen fra eventuelle nuværende bindinger på indkøbsområdet.

De institutioner, der er tilsluttet egne indkøbsordninger, kan opsige deres tilknytning til ordningen med typisk 3 måneders varsel. De eksisterende indkøbsordninger i H:S er kontraktligt bundne for hele leveringsperioden og kan normalt først forhandles ved udløb.

Herudover er det forventningen, at det gennem en fokusering på de gode og effektive køkkener som modelbilleder for de øvrige køkkener vil være muligt at spare yderligere 2-3 mill. kr. Fraregnes meromkostningerne til administration af fællesindkøbsordningerne skønnes nettobesparelsen at andrage ca. 7 mill. kr., som vil blive indarbejdet i institutionernes budgetter for 2002.

Der henvises til høringsmaterialet vedr. indstillingen om etablering af Madservice København.

Bo Andersen

/Jesper Maarbjerg