Pkt. i

Protokollat

Revisionsdirektoratets bemærkning

Forvaltningens kommentarer

Afsnit A,

pkt. 3

Opfølgning på revisionen af tidligere år

Revisionsdirektoratet bemærker, som opfølgning på en gennemgang af de administrative forretningsgange og kontrolforanstaltninger bl.a. vedrørende folkepension i Pensions- og Omsorgskontoret Indre By, som Rigsrevisionen foretog i 2001, at det er oplyst over for direktoratet, at arbejdet med udredningen stadig pågår. 

Sundhedsforvaltningen vil fortsætte udredningsarbejdet i forventning om færdiggørelse i indeværende år.

Revisionsdirektoratet vil løbende blive orienteret herom.

Afsnit A,

pkt. 4

Opfølgning på revisionen af tidligere år

Revisionsdirektoratet bemærker, at direktoratet medio 2004 har indgået en aftale med Sundhedsforvaltningen om, at de automatiske posteringer (bydelskæderne) der omfatter ca. 200 statuskonti, analyseres i september 2004 med henblik på at få disse statuskonti afstemt og specificeret senest 1. januar 2005. Sundhedsforvaltningen har oplyst, at dette arbejde stadig pågår. Sundhedsforvaltningen har endvidere oplyst, at man nu er i stand til at afstemme pensionssystemet med KØR for årene 2002, 2003 og 2004 med henblik på endeligt at kunne opgøre og beregne statsrefusion for disse år. Afstemningsarbejdet forventes afsluttet inden udgangen af 2005.

Det er aftalt med Sundhedsforvaltningen, at afstemningen fremadrettet vil blive foretaget månedligt, og at der vil blive udarbejdet forretningsgangsbeskrivelse til ibrugtagen den 1. januar 2006. 

Sundhedsforvaltningen vil fortsætte afstemningsarbejdet i forventning om færdiggørelse i indeværende regnskabsår. Afstemningsmaterialet vil successivt blive tilstillet den stedlige revision.

Afsnit A,

pkt. 5

Opfølgning på revisionen af tidligere år

Revisionsdirektoratet redegør for en sag, hvor der i revisionsberetningen for 2001 på boligstøtteområdet omtales en fejl i forbindelse med, at beboerne i De Gamles Bys ældreboliger i Indre Nørrebro Bydel ikke særskilt har betalt for deres elforbrug, da betaling for forbruget er en del af nettoboligudgiften.

Sundhedsforvaltningen har ikke fulgt Socialministeriets forventning om berigtigelser for perioden 1. juli 1993 – 31. maj 2001, men alene for perioden 1. januar 2000 – 31. maj 2001. 

Socialministeriet har i skrivelse af 14. juli 2004 om gennemgang af beretningerne for 2002 bl.a. anført at ministeriet, på baggrund af de foreliggende oplysninger om, at Sundhedsforvaltningen har anbefalet, at der i sagerne – i strid med Socialministeriets decisionsskrivelse af 2. juni 2003 og i strid med Revisionsdirektoratets anbefaling i beretningen for 2001 – alene skal foretages refusionsmæssig berigtigelse for perioden fra den 1. januar 2000, skal bede kommunen om en redegørelse for Sundhedsforvaltningens anbefaling.

Sundhedsforvaltningen har den 27. juni 2005 fremsendt en redegørelse til Socialministeriet som ønsket.

Sundhedsforvaltningen har med den nævnte redegørelse af 27. juni 2005 anmodet Socialministeriet om en nærmere afklaring af retstilstanden med hensyn til afholdelse af for meget udbetalt boligydelse udenfor statsrefusionsordningen for forhold, som ligger før 1. januar 2000.

Kopi af redegørelsen er tilsendt Revisionsdirektoratet samt udleveret til Sundheds- og Omsorgsudvalgets medlemmer til orientering.

Så snart Socialministeriets svar foreligger, vil Revisionsdirektoratet og Udvalget blive orienteret yderligere.

Afsnit A,

pkt. 7

Opfølgning på revisionen af tidligere år

Revisionsdirektoratet bemærker, at det af beretningen om revisionen af folkepension og boligstøtte for år 2003 fremgår, at Sundhedsforvaltningen i 2003 havde gennemført en temakontrol ved sammenholdelse af kommunens Bygge- og Boligregister (BBR) med de indrapporterede oplysninger i de enkelte sager, der danner grundlag for udbetaling af boligstøtte. Det fremgik endvidere, at der på tidspunktet for revisionsberetningens afgivelse ikke forelå en samlet afrapportering om resultatet af temakontrollen.

Sundhedsforvaltningen har endnu ikke eftersendt en samlet afrapportering af temakontrollen til Revisionsdirektoratet.

Sundhedsforvaltningen tager Revisionsdirektoratets bemærkninger til efterretning.

Om forløbet kan i øvrigt oplyses, at Sundhedsforvaltningen i 2003 besluttede at gennemføre nævnte temakontrol på boligydelsesområdet i samarbejde med Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen (FAF). Temakontrollen havde til formål at korrigere oplysningerne om opvarmningsform i et større antal boligydelsessager.

Temaet blev valgt efter aftale med den stedlige revision. Fejlen bestod typisk i, at det af flere forskellige grunde ikke var registreret i boligydelsessystemet, at boligen opvarmes med fjernvarme. Fejlen kunne bevirke at der er udbetalt op til 120 kr. månedligt for lidt i boligydelse.

Kontrollen skulle forløbe i 2 faser. Fase 1 tilsigter at korrigere boligydelsesregisteret og dermed boligydelsesberegningen pr. 1. januar 2004, dvs. fremadrettet. Fase 2 tilsigter at efterregulere sagerne tilbage i tiden.

Fase 1 er gennemført med korrektion af ca. 2.500 sager med virkning fra 1. januar 2004 – med forhøjelse af boligydelsen som resultat. Herudover tilbagestår korrektion af et mindre antal sager, hvor listerne i første omgang viste sig at være fejlbehæftede.

Fase 2 – efterregulering af sagerne tilbage i tiden – tilbagestår.

Sundhedsforvaltningen vil inden udgangen af 2005 foretage en mere detaljeret afrapportering til Revisionsdirektoratet – herunder om iværksættelse af fase 2 af temakontrollen.

Afsnit A,

pkt. 9

Opfølgning på revisionen af tidligere år

Revisionsdirektoratet bemærker, at Socialministeriet i brev af 8. juni 2005 har fremsendt de bemærkninger, som ministeriets gennemgang af betænkningen om revisionen af Københavns Kommunes regnskab for 2003 har givet anledning til.

Socialministeriet anmoder Revisionsdirektoratet om at følge op på en række enkeltsager samt forvaltningens overholdelse af førkontrollen.

Sundhedsforvaltningen har på tidspunktet for protokollatets udarbejdelse endnu ikke behandlet Socialministeriets bemærkninger.

Socialministeriets brev af 8. juni 2005 vedrører henholdsvis Sundhedsforvaltningens administration af områderne folkepension og boligydelse (side 1-4) og Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningens forhold (side 4-8). Brevet vedlægges som bilag.

Sundhedsforvaltningen har følgende kommentarer til Socialministeriets bemærkninger:

Punkt 4. – Boligydelse: Sundhedsforvaltningen har sendt den ønskede redegørelse til Socialministeriet.

Der henvises i øvrigt til Afsnit A, pkt. 5 ovenfor.

Punkt 5. – Temakontrol 2002 – Folkepension: Sundhedsforvaltningen har, som det fremgår af Revisionsprotokollatet for 2004, punkt. 6, fulgt op på og afsluttet temakontrollen for 2002, og resultatet er meddelt Revisionsdirektoratet.

Punkt 7-12 – Forretningsgange mv.: Sundhedsforvaltningen har overfor pensions- og omsorgskontorerne indskærpet, at reglerne om den interne kontrol skal overholdes. Sundhedsforvaltningen har endvidere anmodet kontorerne om at der sættes ledelsesmæssig fokus på området. Sundhedsforvaltningen har endelig implementeret forbedrede muligheder for kontorernes kontrol af lister fra BIS-systemet. Der henvises i øvrigt til Afsnit B, pkt. 11 nedenfor.

Punkt 13 – Gennemgang af personsager: Forvaltningen har foretaget opfølgning på sagerne og orienteret Revisionsdirektoratet om resultaterne.

Afsnit B,

pkt.  11 Førkontrollen

Revisionsdirektoratet bemærker, at det ved gennemgangen af Lister for dokumentationskontrol fra boligstøttesystemet, der omfattede 10 sager på Pensions- og Omsorgskontoret Indre By, blev konstateret, at det ikke fremgår ved markering med initialer og dato, at kontrollen udføres.

Det blev ligeledes konstateret, at listen for udbetalingerne pr. 1. juli 2004 ikke kunne forevises.

Revisionsdirektoratet konstaterede ved gennemgangen på Pensions- og Omsorgskontoret Amager, at det for revisions- og kontrollister ikke fremgår ved markering med initialer og dato, at kontrollen udføres.

Sundhedsforvaltningen har oplyst, at der for visse dele af det sociale område (folkepension) i samarbejde med Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen, som har systemansvaret for BIS, er etableret et system, der sikrer, at der i alle tilfælde fremsendes Revisions- og kontrollister fra BIS direkte til de enkelte Pensions- og Omsorgskontorer. Ændringen af systemet er igangsat primo 2005.

Udbetalinger til alternative modtagere via BIS-systemet, det vil sige en anden modtager af udbetalingen end klienten, kontrolleres via et ugentligt edb-udtræk, hvor de enkelte kontorer kontrollerer egne indberetninger. Revisionsdirektoratet har ved sin gennemgang af den udførte kontrol bemærket:

At Pensions- og Omsorgskontoret Indre By kun har gennemført kontrol den 22. november 2004. Det er oplyst, at kontrollisterne oversendes fra det tilsvarende Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen kontor, når der er registreringer, der vedrører Pensions- og Omsorgskontoret.

At der ikke er ført kontrol med, om Pensions- og Omsorgskontoret får oversendt samtlige relevante lister over udbetalinger.

At Pensions- og Omsorgskontoret Amager ikke udfører denne kontrol.

Socialminis teriet gør i sin skrivelse af 14. juli 2004 om Københavns Kommunes sociale regnskaber for 2002 opmærksom på, at det er en forudsætning for at få statsrefusion, at der er foretaget en korrekt sagsbehandling, og at det er ledelsens ansvar, at kommunens forretningsgange er overholdt. Ministeriet forventer derfor, at forretningsgangene fremover bliver overholdt.

Sundhedsforvaltningen har senest indskærpet overholdelsen af forretningsgangene den 6. januar 2005. I den forbindelse er cheferne på de enkelte Pensions- og Omsorgskontorer anmodet om at sætte ledelsesmæssigt fokus på området.

Revisionsdirektoratet finder det – på baggrund af flere års bemærkninger om førkontrollens udførelse – beklageligt, at førkontrollerne stadig ikke udføres korrekt. 

Pensions- og Omsorgskontoret Christianshavn/ Amager og Pensions- og Omsorgskontoret Indre By/ Vesterbro/Kgs. Enghave har begge oplyst, at overholdelse af samtlige førkontrollerne er indskærpet, samt at der fra ledelsesmæssig side vil blive fulgt op på, at kontrollerne udføres efter de givne retningslinier.

Sundhedsforvaltningen tager Revisionsdirektoratets bemærkninger vedrørende kontrollen af alternative modtagere til efterretning.

Sundhedsforvaltningen kan i den anledning oplyse, at der med virkning fra ultimo juni måned 2005 nu også er sket en væsentlig forbedring af kontrolmuligheden vedrørende alternative modtagere i Sundhedsforvaltningen. Implementeringen af selvstændige kontorområder i BIS-systemet, samt udvikling af et SAS-program, har således muliggjort, at der ugentlig sendes lister over samtlige i Sundhedsforvaltningen nyoprettede alternative modtagere i BIS-systemet direkte til de enkelte pensions- og omsorgskontorer. Kontrollen kan herefter ske i overensstemmelse med de i systemet FAKIR anførte regler for interne kontroller.

Afsnit B

pkt. 13

Temakontrol på

folkepensionsområdet

Temakontrollen fastlægges årligt af Sundhedsforvaltningen og har for 2004 omfattet i alt 59 sager vedrørende personer født i november 1939, som pr. 1. december 2004 er overgået fra førtidspension til folkepension og derfor overflyttet fra Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen til Sundhedsforvaltningen.

Revisionsdirektoratet fremhæver bl.a., at 3 sager fejlagtigt ikke er oversendt til Sundhedsforvaltningen, men at sagerne nu er rekvireret i Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen. 

Sundhedsforvaltningen tager Revisionsdirektoratets redegørelse til efterretning.

Afsnit B

pkt. 14

Temakontrol på boligstøtteområdet

Sundhedsforvaltningen har i 2004 gennemført en temakontrol om de sager, som pr. 1. december 2004 er overgået fra førtidspension til folkepension og derfor overflyttet fra Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen til Sundhedsforvaltningen.

Temakontrollen har omfattet 31 sager.

Revisionsdirektoratet fremhæver bl.a., at 1 sag er returneret til Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen med henblik på berigtigelse af dokumentation, og at 11 sager fejlagtigt ikke er oversendt til Sundhedsforvaltningen. Disse sager er nu rekvireret i Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen.

Sundhedsforvaltningen tager Revisionsdirektoratets redegørelse til efterretning.

Afsnit B

pkt. 16

Revisorerklæring for IT-system

Københavns Kommune benytter KMD-systemer både til registrering af sager og til udbetaling af ydelser.

Revisionsdirektoratet forventer, at Sundhedsforvaltningen indhenter en revisorerklæring for 2004 i lighed med den af KMD´s revisor udarbejdede "Erklæring om it-sikkerheden i KMD vedrørende året 2003 beregnet til udsendelse til KMD´s kunder".

Sundhedsforvaltningen har rekvireret den efterspurgte revisorerklæring og fremsendt denne til den stedlige revision den 10. august 2005.

Afsnit C

pkt. 17

Gennemgangen af personsager

Revisionsdirektoratets sagsgennemgang har været baseret på 106 personsager fordelt med 25 sager om folkepension, 24 sager om personlige tillæg og helbredstillæg, 2 sager om efterlevelsespension, 5 sager om supplerende pensionsydelse, 25 sager om boligydelse som tilskud til lejere, 12 sager om boligydelse som lån til andelshavere, 9 sager om boligydelse som lån til ejere, 3 sager om boligydelse til lejere af ældreboliger og 1 sag om boligydelse til bofællesskab.

Sagerne blev udvalgt i Pensions- og Omsorgskontorerne Valby, Amager og Indre By.

Kommentarer samt bemærkninger (i 12 sager) fra Revisionsdirektoratets gennemgang af de udvalgte sager er anført i det følgende.  

Se bemærkninger nedenfor.

Afsnit C

pkt. 19

Personlige tillæg og helbredstillæg

Revisionsdirektoratet bemærker, at der i 1 sag mangler dokumentation for den benyttede bankkonto (formel fejl).

I en sag foreligger der ingen økonomisk beregning til brug ved vurdering af ydelsen af tillægget.

I en sag fremgår det ikke, at der er ansøgt om tillægget.

Direktoratet finder, at det altid bør fremgå af sagsmappen, at der er ansøgt om tillæg.

I forbindelse med gennemgangen af personlige tillæg og helbredstillæg har Revisionsdirektoratet konstateret 2 sager, hvor konteringen af ydelserne ved hjælp af koder ikke har medført en korrekt bogføring i KØR, da kodernes tekst ikke svarer til KØR-registreringskontonummerets tekst. Begge sager vedrører afdrag på ydede lån. I den ene sag forelå der ingen underskrevet tilbagebetalingserklæring.

Den forkerte kontering har ingen refusionsmæssig betydning (formelle fejl).

Af Revisionsdirektoratets revisionsprotokollat nr. 9 af 23. juni 2004 om Revision af Københavns Kommunes regnskab for 2003 på visse dele af det sociale område (folkepension) og på boligstøtteområdet (boligydelse) fremgår, at direktoratet fandt, at samtlige koders henføring til korrekt KØR-registreringskontonummer burde kontrolleres.

Af Sundheds- og Omsorgsudvalgets svar fremgår, at forvaltningen ville foretage en kontrol af, at samtlige koder henføres til korrekt KØR-konto.

Revisionsdirektoratet bemærker, at ovenstående konstateringer indicerer, at forvaltningens kontrol med koders henføring til korrekt KØR-registreringskontonummer endnu ikke er blevet udført korrekt.

Pensions- og Omsorgskontoret Christianshavn/ Amager har oplyst, at ny bankerklæring er indhentet og vedlagt sagen.

Kontoret har oplyst, at denne sag vedrører ansøgning om udvidet helbredstillæg til almindelig fodbehandling. Der foreligger ansøgningsskema samt kopi af bevilling i sagen. Ved bevilling indgår blandt andet oplysning om størrelsen af likvid formue og tillægsprocent.  Selve beregningen af helbredstillæg sker direkte på regningerne - på grundlag af oplysninger om tilskudsprocent mv. i det sociale pensionssystem – efterhånden som regningerne modtages. Regningerne opbevares samlet i mapper i kontoret, således at disse er umiddelbart tilgængelige. (Der ses herefter umiddelbart ikke at være tale om en fejl).

Sundhedsforvaltningen er enig i, at det altid bør fremgå af sagsmappen, at der er ansøgt om tillæg. Pensions- og omsorgskontoret har oplyst, at kopi af brilleansøgning er rekvireret og vedlagt sagen. (Fejlen må herefter vurderes at være af formel karakter).

Ifølge pensions- og Omsorgskontoret Christianshavn/ Amager er den manglende tilbagebetalingserklæring (vedrørende personligt tillæg med tilbagebetalingspligt) indhentet og vedlagt sagen. (Fejlen må herefter vurderes at være af formel karakter).

Sundhedsforvaltningen tager revisionsdirektoratets bemærkning til efterretning.

Sundhedsforvaltningen har i efteråret 2004 foretaget en undersøgelse af det omtalte forhold, der viste, at der ikke er systemmæssige fejl i forhold til kontering af ydelserne ved hjælp af koder, og at der er foretaget korrekt bogføring i KØR.

Der udestår fortsat en undersøgelse af samspillet mellem Indenrigsministeriets kontoplan og pensionssystemet.

Efter aftale med den stedlige revision skal resultatet af denne undersøgelse foreligge inden udgangen af september 2005.

Når resultatet af undersøgelsen foreligger, vil dette blive fremsendt til Revisionsdirektoratet.

Afsnit C

pkt. 21

Boligydelse

Revisionsdirektoratet bemærker, at det på tidspunktet for revisionens udførelse ikke har været muligt at fremskaffe sagsmaterialerne i 3 sager.

I en sag mangler ansøgningen.

I en sag er boligarealet indberettet med 120 m², mens det både af ansøgningen og BBR registeret fremgår at være 130 m².

I en sag er den indvendige vedligeholdelse indberettet med H (hel/ja), mens det af ansøgningen fremgår, at lejeren ikke skal istandsætte det lejede.

I en sag mangler der på ansøgningen oplysninger om, hvem den indvendige vedligeholdelse påhviler.

Pensions- og Omsorgskontoret Indre By/Vesterbro/ Kgs. Enghave har oplyst, at de 3 sager nu er fremskaffet. Revisionsdirektoratet er underrettet herom. (De manglende sager må indtil videre kategoriseres som fejl af formel karakter).

Kontoret har oplyst, at ansøgningen nu er flyttet fra bilagsmappen til selve sagsmappen. (Fejlen må herefter vurderes at være af formel karakter).

Kontoret har oplyst, at der er sket en ny opmåling i forbindelse med byfornyelse. Sagen er nu omregnet på grundlag af 130 m2 med virkning fra 1. januar 2003. Omregningen har medført en samlet regulering på 7.995 kr. (for meget udbetalt), som boligtageren tilbagebetaler afdragsvis.

Kontoret har oplyst, at ejendomsadministrationen har bekræftet, at den indvendige vedligeholdelse påhviler boligtager helt. Sagen er således korrekt indberettet. (Fejlen må herefter vurderes at være af formel karakter).

Ifølge kontoret har ejendomsadministrationen oplyst, at den indvendige vedligeholdelse påhviler boligtager helt. Kontoret har herefter omregnet sagen med tilbagevirkende kraft fra sagens opstart. Omregningen har medført en regulering/efterbetaling til pensionisten på i alt 206 kr. (Boligydelsen har i størstedelen af perioden allerede været udbetalt med maksimumsbeløb).

Afsnit D

pkt. 22

Redegørelse for antallet af stikprøver og fejlrubricering mv.

Til opfyldelse af kravet i regnskabs- og revisionsbekendtgørelsens § 61, stk. 4 og 5, giver Revisionsdirektoratet i et skema statistiske oplysninger vedrørende de 106 udvalgte sager.

Hertil bemærkes, at 3 sager med fejl af formel karakter kan omfatte flere fejltyper.

9 sager har fejl med eventuel udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning. Det økonomiske omfang af fejlene er endnu ikke opgjort. 

Som det fremgår ovenfor af bemærkningerne til afsnit C pkt. 19 og afsnit C pkt. 21 må fejlene i sagerne anses for værende af formel karakter, bortset fra fejl i 2 boligydelsessager. I den ene sag er der udbetalt 7.995 kr. for meget. Der er rejst tilbagebetalingskrav overfor boligtageren, som tilbagebetaler beløbet afdragsvis. I den anden sag er der efterbetalt i alt 206 kr. til boligtageren.