Annullering af udbud vedr. kørsel ved madudbringning og de afledte konsekvenser

Indstilling

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen indstiller til Sundheds- og Omsorgsudvalget,

1. at udvalget tager orientering om annullering af udbud vedr. kørsel ved madudbringning og de afledte konsekvenser til efterretning.

Problemstilling

I forbindelse med Budget18 besluttede Borgerrepræsentationen med effektiviseringsforslag E10, at levering af mad til hjemmeboende borgere skal overgå fra levering af varm mad dagligt til 3 ugentlige leveringer af kold mad til opvarmning.

På den baggrund gennemførte Sundheds- og Omsorgsforvaltningen (SUF) i sommeren 2019 et udbud på kørsel af madservice med kold levering på baggrund af de udbudskriterier der blev besluttet af Sundheds- og Omsorgsudvalget i juni 2019.

SUF har imidlertid ikke modtaget nogle bud på opgaven, som opfylder de formelle krav for at kunne antages, hvorfor udbuddet er annulleret.

Overgangen til kold levering var indmeldt som en del af udvalgets effektiviseringsbidrag (E10) med en samlet effektivisering på 4.3 mio. kr. (2018 p/l), idet det var antagelsen, at der ved levering færre gange pr. uge kunne opnås en besparelse på transportudgifter.

Denne effektivisering realiseres dermed ikke.  

Udvalget orienteres nu om konsekvenserne for udvalgets effektiviseringsbidrag samt det videre arbejde med udvikling af madservice for hjemmeboende borgere, herunder udsættelse af overgang til køleleveret madservice.

Løsning

Konsekvenser af annulleret udbud
Forvaltningen har modtaget ét tilbud på en fremtidig kørselskontrakt. Tilbuddet har vist sig ikke at være konditionelt, fordi tilbudsgiver tager forbehold for prisen, og derfor må udbuddet annulleres.

Forvaltningen har på den baggrund forlænget den nuværende kørselskontrakt yderligere et år frem til d. 31. december 2020, mens der gennemføres et nyt udbud på kørsel ved madservice. I denne periode vil kørslen derfor fortsætte som nu, og de 2/3 af borgerne, der i dag modtager varm mad, kan fortsætte hermed i 2020.

Forvaltningen vil i de kommende måneder undersøge, om der, ved at justere på kravspecifikationen i udbuddet, kan findes en leverandør til kold levering, så der kan hentes den nødvendige effektivisering på kørsel i et nyt udbud fra 2021. De reviderede kravsspecifikationer forelægges til udvalgets godkendelse.

I forlængelse af beslutningen om at overgå til kold levering, var det desuden nødvendigt at udvide kølekapaciteten på Københavns Madservice (KSM). SOU godkendte derfor i marts 2019 en investeringscase til Budget2020, som med en effektivisering på kørsel ved madudbringning skulle muliggøre investering i en udvidelse af kølekapaciteten i KMS.

Som konsekvens af det annullerede udbud blev denne investeringscase i september 2019 trukket fra forhandlingerne om Budget2020.

Realisering af effektivisering i 2020
Det annullerede udbud på kørsel betyder, at de forventede effektiviseringer på kørsel ikke kan realiseres i 2020.

Realisering af effektiviseringerne afhænger af, om det er muligt at overgå til køleleveret madservice to gange ugentligt. Parallelt med, at mulighederne for nyt kørselsudbud undersøges nærmere, vil forvaltningen udarbejde en plan for den fremadrettede realisering af effektiviseringen i E10 inden for mad- og måltidsområdet, i tilfælde af at det ikke bliver muligt at overgå til kølelevering to gange ugentligt.

For at dække effektiviseringen i 2020 og fremover igangsætter forvaltningen derfor en budgetanalyse, der skal belyse mulighederne for andre effektiviseringer og besparelser inden for mad- og måltidsområdet. Budgetanalysen skal afdække muligheder for at effektivisere produktion og pakning af mad i KMS samt identificere øvrige effektiviseringsmuligheder på området.

Udsættelse af Projekt NYD – måltidsglæde i hjemmet
I august 2017 blev udvalget orienteret om igangsættelse af udviklingsprojektet ”NYD – Måltidsglæden i hjemmet” på baggrund af bevilling fra Sundhed- og Ældreministeriets pulje ’Bedre mad til hjemmeboende borgere’. I projektet skulle udvikles et nyt måltidskoncept samt specialdesignet emballage, der understøtter appetit og måltidsglæde hos særligt de småtspisende, ældre modtagere af madservice.

I maj 2019 blev udvalget orienteret om resultaterne af projekt NYD, og at forvaltningen ville arbejde videre frem mod implementering af specialdesignet emballage ved madservice fra KMS, samt at et nyt måltidskoncept gradvist ville blive implementeret fra januar 2020.

Som konsekvens af den seneste udvikling udsættes implementering af nyt måltidskoncept, indtil budgetanalysen har vist, hvordan produktionsgange fremadrettet kan tilrettelægges inden for en eventuel lavere budgetramme i KMS. Samtidig udskydes implementeringen af den specialdesignede emballage i KMS, da den specialdesignede emballage vil medføre øgede, årlige driftsudgifter i KMS.   

Forvaltningen undersøger nu, om det er muligt at finde en standardemballage, som dels imødekommer nogle af de ergonomiske udfordringer, den nuværende emballage har, dels i videst muligt omfang kan holdes inden for det nuværende budget.

Når der er truffet endelig beslutning om eventuel overgang til køleleveret madservice fra 2021 og når resultat af budgetanalysen på området kendes, kan implementering af den specialdesignede emballage evt. genbesøges.

Det er dog forventningen, at en fremtidig standardemballage i endnu højere grad end den planlagte, specialdesignede emballage kan leve op til de miljømæssige krav i kommunen og lette den forestående implementering af nye pakkemaskiner, hvor den specialdesignede emballage har vist sig at komplicere konstruktionen.

Økonomi

Der skal findes finansiering af den ikke realiserede effektivisering på kørsel på 4,5 mio. kr. (2020 p/l) for 2020 (E10). Der bliver påbegyndt en analyse af KMS’ budget med henblik på at identificere mulige besparelser på madområdet, som kan dække effektiviseringsbehovet i 2020.

Tilbagetrækning af investeringscase med henblik på ombygning i KMS påvirker ikke forvaltningens samlede effektiviseringer i forbindelse med B2020, hvor denne ikke er indregnet. Såfremt det er muligt at finde en leverandør, der kan realisere besparelsen på kørsel, kan investeringscasen genfremsættes ved forhandling af B2021 eller B2022. 

Videre proces

Sundheds- og Omsorgsudvalget vil primo 2020 blive præsenteret for resultatet af undersøgelsen af mulighederne for på sigt at overgå til køleleveret madservice 2 x ugentligt, alternative effektiviseringsmuligheder fundet i budgetanalyse, samt forvaltningens forslag til den kommende udvikling af madservice.