Revisionsrapport – Regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller 2019

Indstilling

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen indstiller,

1. at Sundheds- og Omsorgsudvalget godkender, at indholdet i denne indstilling fremsendes til Økonomiforvaltningen, som udtryk for udvalgets bemærkninger til revisionsrapport vedrørende regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller for 2019.

Problemstilling

Som led i den løbende revision af kommunens regnskab for 2019 har Intern Revision og Deloitte foretaget revision af udvalgte områder vedrørende kommunens regnskabsføring. Revisionen har omfattet test af effektiviteten af forretningsgangene på følgende områder:

• Bank/bankmellemregning
• Kreditor
• Debitor
• Intern Handel
• Fejlkonti

Revisionen af kreditorområdet har udløst en såkaldt rød bemærkning, hvilket vil sige, at revisor anser forholdet for at indebære en risiko der er kritisk. Revisionsbemærkninger med rød markering skal forelægges de relevante fagudvalg og Økonomiudvalget.

Løsning

Revisors bemærkning vedrørende kreditorområdet er stilet til ’Forvaltningerne’ hvorfor denne indstilling forelægges Sundheds- og Omsorgsudvalget. Revisor peger ikke specifikt på forhold i Sundheds- og Omsorgsforvaltningen indenfor kreditorområdet, som anses for kritiske.

Revisionsbemærkning

”Det henstilles i lighed med 2018, at forvaltningerne sikrer at håndteringen af indkøbsvogne, indkøbsordre og fakturaer i Kvantum sker løbende og at der sker rettidig betaling til kommunens leverandører".

Revisionen har vist, at der er sket en forbedring i forhold til den løbende fakturahåndtering i forvaltningerne i forhold til vores gennemgang i 2018. Dog er det stadig ikke tilfredsstillende, at der er ubehandlede fakturaer for 270 mio.kr, der burde være registreret i regnskabet hvoraf de 91 mio.kr, allerede er forfaldne. Forvaltningerne får således stadig ikke i tilstrækkelig grad, håndteret indkøbsvogne, indkøbsordre og fakturaer i Kvantum løbende.

Det fremgår af handleplanerne for sidste års bemærkning, at der for de enkelte forvaltninger vil være et øget fokus på håndteringen af indkøbsvogne, indkøbsordre og fakturaer.

Indenrigs- og økonomiministeren har desuden i brev af den 4. februar 2019, til alle landets kommuner, understreget vigtigheden af at det offentlige etablerer en god forretningsgang for betaling af regninger – "Kommuner og regioner bør derfor have stor fokus på at sikre en effektiv håndtering af regninger og løbende holde øje med, at regninger faktisk betales rettidigt””.

I Intern Revisions opgørelse pr. 14. august 2019 fremgår det, at Sundheds- og Omsorgsforvaltningen tegner sig for under 9 % af de forfaldne fakturaer. (Den eneste forvaltning med mindre andel af antal fakturaer og beløb er Kultur- og Fritidsforvaltningen.) Forvaltningen lægger dog stor vægt på rettidig fakturahåndtering, så antallet kan bringes endnu lavere ned, da målet må være, at alle fakturaer betales til tiden.

Derfor arbejder forvaltningen efter følgende handleplan:

Handleplan

Sundheds- og Omsorgsforvaltningens regnskabsafdeling sender hver uge følgende rapporter til 110 nøglemedarbejdere i forvaltningen, dvs. budgetansvarlige ledere, økonomikonsulenter, administrative medarbejdere mv.:

• Workflowfakturalisten
• Liste over manglende varemodtagelse

Hver uge bliver nøglemedarbejdere præsenteret for det gældende regelsæt i forhold til behandling af fakturaer, dvs.:

• At fakturaer under 10.000 kr. skal være godkendt senest 7 hverdage efter modtagelse.
• At fakturaer over 10.000 kr. skal være 2. godkendt senest 12 hverdage efter modtagelse.
• At fakturaer med indkøbsordre skal være varemodtaget senest 5 hverdage efter modtagelse af vare.
• At fratrådte medarbejdere skal være slettet i Kvantum senest 30 dage efter fratrædelse.
• At i tilfælde af ændret fakturamodtager, skal leverandører have besked derom senest samtidig med, at den pågældende medarbejder ikke længere skal være fakturamodtager.

Regnskabsafdelingen følger løbende fakturapuljen, og kontakter enheder, der ikke får behandlet fakturaerne tilstrækkelig rettidigt.

Der kan være mange forskellige årsager til at fakturaer ikke betales til tiden. Nogle af disse årsager er relaterede til økonomi- og indkøbssystemet eller skyldes forhold hos leverandørerne. I andre sammenhænge skyldes for sen betaling, at der på arbejdspladserne ikke er tilstrækkelig opmærksomhed på opgaven, eller at den ikke prioriteres tilstrækkelig højt. Den centrale regnskabsafdeling arbejder derfor sammen med økonomikonsulenterne i de to områder på at sikre den fornødne ledelsesmæssige og administrative fokus på rettidig fakturahåndtering.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser

Videre proces

Revisionsrapportens observationer og bemærkninger vil indgå i grundlaget for revisors påtegning af årsregnskabet for Københavns Kommune for 2019.