Resultat af udbud om kørsel af madservice fra KMS

Indstilling

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen indstiller,

1. at Sundheds- og Omsorgsudvalget tager til efterretning, at Sundheds- og Omsorgsforvaltningen indgår kontrakt med Multi Trans A/S om kørsel af madservice fra Københavns Madservice.

Problemstilling

Den udbudte opgave består af kørsel af mad fra Københavns Madservice (KMS) til hjemmeboende borgere med madservice og modtagerplejehjem, som får leveret mad fra KMS. Den kommende kontraktperiode vil løbe over 4 år med mulighed for forlængelse op til 2 x 12 måneder.

Løsning

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen har ved udbuddets tilbudsfrist den 3. august 2021, rettidigt modtaget tilbud fra én leverandør. Det indkomne tilbud er indsendt af nuværende kørselsleverandør, Multi Trans A/S.

Tilbuddet er gennemgået af forvaltningen. Vurderingen er, at tilbuddet både er konditionsmæssigt – dvs. lever op til alle udbuddets tekniske og økonomiske krav – og svarer tilfredsstillende på opgavens indhold og ønsker, hvad angår parametrene ’miljø’, ’implementering’ og ’erfaring’.

Den tilbudte pris indebærer en prisstigning på ca. 9 pct. i forhold til den nuværende droppris, svarende til en merudgift på ca. 810.000 kr. årligt. Hertil kommer, at den private leverandør af madservice efter fritvalgslovgivningen – Det Danske Madhus – er valgt på baggrund af den såkaldte godkendelsesmodel, hvor der bliver stillet samme pris- og kvalitetskrav. Det betyder, at Det Danske Madhus som led i deres kontrakt med forvaltningen, skal modtage en højere afregningspris til dækning af deres udgifter til kørsel, idet de stiger tilsvarende. Udgiften til Det Danske Madhus forventes at stige ca. 400.000 kr., hvormed den samlede prisstigning i 2022 bliver godt 1,2 mio. kr.

Pris

Multi Trans A/S angiver en prisstigning på 9 pct. i forhold til de nuværende priser.  Det vurderes, at prisstigningen kan forklares ud fra en række forhold:

• I forhold til udbuddet I 2015 er der mindre konkurrence på markedet. På daværende tidspunkt var PostNord også leverandør af udbringning af mad der opvarmes. Nu er der reelt kun Multi Trans A/S. Flere potentielle leverandører viste dog interesse for udbuddet, men valgte i sidste ende ikke at byde på opgaven.
• Større opmærksomhed på overholdelse af Københavns Kommunes CSR-krav, se uddybning nedenfor.
• Større krav til miljørigtige køretøjer, se uddybning nedenfor.
• Stigende udgifter til brændstof.
• Præcisering af hvor ofte leverandøren må ændre ruter, dvs. tidspunktet for aflevering hos borgerne.

Endvidere skal det bemærkes, at dropprisen for den eksisterende aftale, har ligget lavt sammenlignet med andre kommuner.

På nuværende tidspunkt har Sundheds- og Omsorgsforvaltningen ikke det fulde overblik over konsekvenserne af det budgetforlig, som indgås for 2022. Forvaltningen vil derfor håndtere spørgsmålet om merudgiften i forbindelse med budgetudmøntningen 2022. Forvaltningen vil frem imod udarbejdelse af takstkataloget for 2023, undersøge muligheden for at merudgiften til udbringning, bliver indarbejdet i de fremtidige takster.

CSR-krav

Multi Trans A/S baserer deres tilbud på at anvende ”solovognmænd”, dvs. vognmænd hvor kun ejeren er ansat. Firmaet er opmærksomme på de særlige problemstillinger dette giver i forhold til Københavns Kommunes CSR-krav. I modsætning til tidligere tilbud, oplyser Multi Trans A/S at deres aftaler med chaufførerne i den kommende kontraktperiode, vil være baseret på gældende overenskomster mellem 3F og Dansk Industri på transportområdet.

Endvidere sikrer Multi Trans A/S, at der er tilknyttet faste afløsere, der kan træde ind ved eventuel sygdom eller anden fravær hos de faste chauffører (vognmænd).

Det er på den baggrund forvaltningens opfattelse, at de anførte CSR-krav vil blive efterlevet af Multi Trans A/S.

Miljø

Københavns Kommune har generelt skærpet miljøkravene til bl.a. varevogne, sammenlignet med udbuddet i 2015.

Endvidere har Sundheds- og Omsorgsudvalget i forbindelse med godkendelse af de overordnede udbudsbetingelser 20. maj 2021, udtrykt ønske om en mere klimavenlig madudbringning, fx ved brug af cykel eller el-biler, og at der i det hele taget blev lagt stor vægt (25%) på miljø som konkurrenceparameter for at sikre, at en klimavenlig teknologisk udvikling vil komme kommunens miljømålsætninger til gode. 

Det har bl.a. ført til, at de frivillige krav om at køretøjerne skal have start-stop funktion, og at alle chauffører skal have et Kør-grønt-kursus, er gjort obligatoriske. Det er dertil blevet indskrevet i kontrakten, at dieselbiler skal udfases løbende i kontraktperioden, og at leverandøren generelt forpligtes til at anvende elektriske varebiler, når de kommer på markedet.

Det er også stillet som krav, at leverandøren – såfremt det bliver relevant - skal kunne skifte til levering af kold mad i kontraktperioden.

Det vurderes at Multi Trans A/S, har svaret tilfredsstillende på parametrene om miljø. Ifølge Multi Trans A/S er det endnu ikke muligt rent teknisk, at levere mad på cykler, som sikrer de fødevaresikkerhedsmæssige krav – herunder sikring af de rette temperaturer (såvel varm som kold). Multi Trans A/S har dog idéer til en løsning, der på sigt kombinerer brugen af el-cykler og biler til levering af mad. De udtrykker i den forbindelse ønske om, i løbet af kontraktperioden, at forsøge en pilotafprøvning i et geografisk afgrænset område af byen, som vil teste nye, eldrevne leveringsformer.

En pilotafprøvning vil skulle ske i tæt samarbejde med forvaltningen gennem en fælles arbejdsgruppe, og vil bl.a. kræve udvikling af tekniske installationer/lade stationer.

Multi Trans A/S er i gang med at udvikle en el-varebil, der vil stå klar til test ultimo 2021.

Økonomi

Indstillingen har i sig selv ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen orienterer Sundheds- og Omsorgsudvalget om erfaringer opnået gennem pilotafprøvningen om levering af mad på cykler.