Sundheds- og Omsorgsudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde torsdag den 23. februar 2006

 

 

Sager til beslutning

 

8.      Statusredegørelse for køkkenprojektet vedr. Madservice a la carte samt anbefaling af overførsel af projektets økonomiske rammemidler

 

SOU  56/2006  J.nr. 16/2001

 

 

INDSTILLING

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen indstiller,

 

at Sundheds- og Omsorgsudvalget tager denne statusredegørelse for køkkenprojektet til efterretning, 

at Sundheds- og Omsorgsudvalget godkender, at der anvendes ca. 8,8 mio. kr. af Sundheds- og Omsorgsudvalgets budgetreserver til dækning af den forventede projektmæssige budgetoverskridelse og

at Sundheds- og Omsorgsudvalget tager til efterretning at de økonomiske midler til køkkenprojektets gennemførelse indgår i den stadeopgørelse  som Kultur- og Fritidsudvalget, Københavns Ejendomme, skal udarbejde vedrørende overførte anlægsarbejder.

 

RESUME

Denne indstilling giver en statusredegørelse for køkkenprojektet, som indebærer en ombygning af Bystævneparkens Centralkøkken med henblik på at samle madproduktionen til hjemmeboende pensionister på dette køkken. Mad til hjemmeboende pensionister er hidtil blevet produceret på fire køkkener.

 

Efter Sundheds- og Omsorgsudvalget den 16. december 2004 (SOU 186/2004) tiltrådte plan for implementering af omlægningen af Madservice a la carte (mad til hjemmeboende pensionister), indgik Sundheds- og Omsorgsforvaltningen kontrakt med det rådgivende ingeniørfirma Birch & Krogboe. Birch og Krogboe blev ansat til at udarbejde projektplanen, indeholdende gennemgang af investeringsbehov, udarbejdelse af tidsplan samt den konkrete tilrettelæggelse af projektet. Byggeprojektet har været i udbud to gange, hvorimellem ombygningsplanerne har måtte justeres i forhold til de økonomiske forudsætninger i projektet, jf. SOU 208/2005 1. september 2005. Efter den anden udbudsrunde er der indgået aftale med Skanska Danmark A/S om byggeprojektet. Ombygningen forventes afsluttet 29. maj 2006. Denne forskydning i projektets tidshorisont skyldes, foruden nødvendigheden af at holde en anden udbudsrunde, at der er opstået visse komplikationer i byggefasen.

 

De økonomiske midler til køkkenprojektets gennemførelse flyttes fra Sundheds- og Omsorgsudvalgets ramme til Kultur- og Fritidsforvaltningen, Københavns Ejendommes ramme, således at Københavns Ejendomme får mulighed for at afgive en stadeopgørelse i foråret. Der vil derfor blive foretaget en vurdering af den samlede økonomi i forbindelse med den endelige stadeopgørelse.

 

SAGSBESKRIVELSE

Sundheds- og Omsorgsudvalget tiltrådte den 16. december 2004 (SOU 186/2004) plan for implementering af omlægningen af Madservice a la carte (mad til hjemmeboende pensionister), herunder optagelse af et internt lån til finansiering heraf. Tiltrædelsen skete på baggrund af Sundheds- og Omsorgsudvalgets principbeslutning den 15. april 2004 (SOU 30/2004) om omlægning af produktionen af Madservice a la carte, som er vedlagt som bilag.

 

Beslutningen indebar bl.a., at produktionen af Madservice a la carte skulle samles i centralkøkkenet i Bystævneparken, og at denne produktion på de øvrige 3 køkkener vil ophøre. De øvrige køkkener vil til gengæld få gennemført investeringer i nyt udstyr samt renovering for at indhente vedligeholdelsesmæssigt efterslæb. Dette vedligeholdelsesefterslæb gør ombygningen af centralkøkkenet i Bystævneparken ekstra attraktiv, da en stor del af udgifterne skulle afholdes under alle omstændigheder.

 

Gennemførelsen af omlægningen vil desuden medføre en væsentlig effektivitetsmæssige forbedring af kommunens a la carte produktion. Foruden de store effektivitetsgevinster forbundet med ombygningen vil omlægningen af produktionen have en betydelig positiv effekt på produktionssikkerheden og arbejdsmiljøet.

 

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen indgik efter vedtagelse af planen for implementeringen af Madservice a la carte kontrakt med ingeniørfirmaet Birch & Krogboe om udarbejdelse af projektplan med en præcis gennemgang af investeringsbehov, udarbejdelse af tidsplan samt en konkret tilrettelæggelse af processen for iværksættelse af ombygningen.

 

Den 29. juni 2005 blev der afholdt licitation hvor kun én entreprenør bød på opgaven til en pris, som væsentlig overskred de budgetterede omkostninger for ombygningen af centralkøkkenet i Bystævneparken. Sundheds- og Omsorgsforvaltningens rådgiver Birch & Krogboe vurderede, at årsagen var den meget store efterspørgsel generelt i byggebranchen, hvilket givet vis har mindsket andre udbyderes interesse for at deltage i licitationen.

 

Konsekvenserne af ovenstående blev en aflysning af licitationen, og at Birch & Krogboe i samarbejde med centralkøkkenet i Bystævneparken skulle udarbejde en alternativ løsning for centralkøkkenets ombygning.

 

I den alternative løsning er ombygningen blevet tilpasset og forenklet for at nedbringe omkostningerne samt for at få flere entreprenører til at byde. Det alternative forslag følger naturligvis de principper, der tidligere er blevet vedtaget i udvalget.

På grundlag af det alternative forslag blev der afholdt en ny udbudsrunde. Ved licitationen afholdt 4. oktober 2005 blev Skanska Danmark A/S anbefalet og accepteret. Såvel accept som kontrakt foreligger i af parterne underskrevet stand.

Ombygningen blev påbegyndt i uge 46 2005. Byggeprojektet forventes afsluttet 29. maj 2006. Forsinkelsen i byggeprojektet i forhold til de tidlige vurderinger skyldes fundet af asbest i bygningen og det deraf følgende behov for asbestsanering samt ændrede udstyrsleverancer, som har været udbudt i licitation.

Tidsplan for opstart af madproduktion til hjemmeboende pensionister i Bystævneparkens Centralkøkken efter ombygning samt overdragelse af produktionen fra Fælledgården, Hørgården samt Peder Lykke Centret

Aktivitet	Dato for produktion
Hjemtagelse af bulkproduktion fra Fælledgården< o:p>	Mandag den 29. maj 2006
Den kolde mad, morgenmad- og aftensmadpakker	Mandag den 12.juni 2006
Biretter fra PLC	Mandag den 21.august 2006
Enkelt-portioner, samt diæter fra PLC	Mandag den 28. august 2006
Overdragelse af produktion til hjemmeboende fra Fælledgården	Mandag den  4. september 2006
Overdragelse af produktion til Hjemmeboende fra Hørgården	Mandag den 11. september 2006
Overdragelse af produktion til Hjemmeboende fra PLC	Mandag den 18. september 2006

 

Som det kan ses af tidsplanen vil det samlede projekt være afsluttet pr. 18. september 2006, hvor det sidste produktionskøkken på Peder Lykke Centret overdrager produktionen af mad til hjemmeboende pensionister til Bystævneparkens Centralkøkken.

Medarbejderne er blevet orienteret om ændringerne i byggeprojektet og justeringen af tidsplanen i forhold til det hidtidige byggeprogram med henblik på at indtænke konsekvenser for opsigelsesvarsler etc.

 

Efter oprettelsen af Københavns Ejendomme, skal enheden pr. 1. januar 2006 have overdraget igangværende anlægssager fra fagforvaltningerne.  Projektets økonomiske ramme skal derfor overdrages fra Sundheds- og Omsorgsudvalget til Kultur- og Fritidsforvaltningen, så de økonomiske forudsætninger er belyst, når Københavns Ejendomme laver den endelige stadeopgørelse vedrørende overførte anlægsopgaver.

 

ØKONOMI

Sundheds- Omsorgsudvalget har lånt 27,3 mio. kr. internt, hvor forvaltningen forventede at anvende 6 mio. kr. i regnskabsår 2005. Økonomistaben har derfor anmodet om en tidlig overførsel af de forventede uforbrugte midler, samlet 21,3 mio. kr. Regnskabet har vist, at kun 4,2 mio. kr. er blevet anvendt i 2005. Derfor vil Økonomistaben i forbindelse med regnskabsaflæggelsen anmode om at få de resterende midler overført til indeværende budgetår (1,8 mio. kr.). På grund af de anmeldte forsinkelser og justeringer i byggeprojektet samt udstyrsbehovet, forventes totaludgifterne at overstige bevillingen med ca. 8,8 mio. kr., som kan finansieres af Sundheds- og Omsorgsudvalgets budgetreserver, der er på 12 mio. kr. Den forventede overskridelse på 8,8 mio. kr. fordeler sig med 4,1 mio. kr. på bygningsdelen af projektet, mens udstyrsdelen ligger til en overskridelse på 4,7 mio. kr. De forventede overskridelser fremgår af nedenstående tabeller.

Økonomisk oversigt over projektet

Ombygninger	Budget	Forventet regnskab	Afvigelse
Bystævneparken
Bygningsdel	14.500.000	18.609.000	-4.109.000
Udstyrsdele	3.500.000	8.233.780	-4.733.780
Total Bystævneparken	18.000.000	26.842.780	-8.842.780< /o:p>
Peder Lykke Centret
Bygningsdel	825.000	825.000	-
Udstyrsdele	440.000	440.000	-
Total Peder Lykke Centret	1.265.000	1.265.000	-
Fælledgården
Bygningsdel	320.000	320.000	-
Udstyrsdele	580.000	580.000	-
Total Fælledgården	900.000	900.000	-
Hørgaarden
Bygningsdel	530.000	530.000	-
Udstyrsdele	1.194.000	1.194.000	-
Total Hørgaarden	1.724.000	1.724.000	-
IT	1.800.000	1.800.000	-
Øvrige udgifter	3.600.000	3.600.000	-
Hovedtotal	27.289.000	36.131.780	-8.842.780

 

 

Forventede merudgifter vedr. ombygningen af Bystævneparkens Centralkøkken

Bygningsdel:	Merudgift	Udstyrsdel:	merudgift
Myndighedskrav	-900.000	Pakkemaskine	-2.150.725
Asbestsanering	-325.000	Køkkenudstyr	-1.716.096
Ændringer påført af udstyrsleverancer	-375.000	Køletank	-866.959
Tilbud for Skanska	-239.000
Varemodtagelse	-350.000
Brugerønsker	-170.000
Forlænget byggetid	-250.000
uforudsete omkostninger	-1.500.000
I alt	-4.109.000		-4.733.780

 

Den forventede overskridelse kan udelukkende henføres til ombygningen af Bystævneparkens Centralkøkken.

Merforbruget på byggedelen skyldes de nødvendige justeringer af byggekonceptet, efter at projektet måtte igennem 2. udbudsrunde. Det nye projektgrundlag har bl.a. medført ændrede myndighedskrav fra fødevareregion samt bygningsmyndighed.  Samtidig har forskydningerne i projektets tidshorisont betydet afledte omkostninger. Opståede komplikationer i byggefasen (eks. den nødvendige asbestsanering) har også betydning for det forventede merforbrug. Inkluderet i merforbruget er der derfor afsat midler til yderligere uforudsete omkostninger i forbindelse med byggeriet (1,5 mio. kr.).

Merforbruget på udstyrsdelen kan henføres til, at man undervejs har måtte foretage nogle ændringer, med henblik på at sikre optimering, driftsstabilitet og rentabilitet i den endelige produktion.

Tilknytningen af kok, Bo Jacobsen til projektet har sat fokus på kvalitet i bl.a. forarbejdningen og anvendelsen af råvarer. Disse tilpasninger har påført projektet yderligere udgifter. Bl.a. kan nævnes oprettelsen af et rum til opbevaring og behandling af grøntsager, for at kunne imødekomme ønsket om friskhakkede grøntsager til madservicen. Samtidig måtte en grøntsagssnitter indkøbes. Ønsket om levering af friske råvarer gjorde det samtidig nødvendigt at ændre og udvide aflæsningsforholdene, for at kunne modtage de ændrede råvareleverancer. Disse forbedringer i projektet er alle indregnet i det forventede merforbrug på ca. 8,8 mio. kr.

Kok, Bo  Jacobsens anbefalinger, som har fordyret køkkenprojektet

Anbefaling	Pris
Rum til behandling og opbevaring af grøntsager (inkl. grøntsagssnitter, køleskabe, vaske og borde	120.000
Etablering af aflæsningsplads til lastbiler	350.000
Øvrige omkostninger	92.000
I alt	562.000

 

Som det ses af oversigten kan ca. 0,6 mio. kr. af det forventede merforbrug direkte tilskrives Bo Jacobsens anbefalinger.

Sundheds- og Omsorgsudvalget har optaget et internt lån til køkkenprojektet. Tilbagebetalingen finansieres af effektiviseringsgevinsten på køkkenet, når projektet er færdiggjort.

Projektets forsinkelser betyder, at de forventede effektiviseringsgevinster i 2005-06 ikke kan realiseres, men vil blive gennemført fra 2007 og fremover.

 

MILJØVURDERING

Ændringerne får ingen konsekvenser for den hidtidige vurdering af de miljømæssige forhold.

 

HØRING

Ingen.

 

BILAG

Sundheds- og Omsorgsudvalgets principbeslutning den 15. april 2004 (SOU 30/2004) om omlægning af produktionen af Madservice a la carte.

 

Jesper Fisker/                                                                                                                                                       Hanne Baastrup