Status på projekt om fri-institutioner i Sundheds- og Omsorgsforvaltningen

Sundheds- og Omsorgsudvalget orienteres om status på projekt fri-institutioner i forbindelse med behandling af den foreløbige evaluering i Økonomiudvalget.

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen indstiller,

1. at Sundheds- og Omsorgsudvalget tager status til Økonomiforvaltningen på fri-institutionsforsøget i Sundheds- og Omsorgsforvaltningen til efterretning.

Fri-institutionsforsøget er et tværforvaltningsprojekt vedtaget i Borgerrepræsentationen den 23. maj 2013 som en del af tillidsdagsordenen. Forsøget løber frem til medio 2016. Udover Sundheds- og Omsorgsforvaltningen deltager Socialforvaltningen, Børne- og Ungdomsforvaltningen og Kultur- og Fritidsforvaltningen i projektet.

Formålet med projekt fri-institutioner er at udvikle alternative styrings-, rapporterings- og dokumentationsmetoder, som kan give enhederne større fagligt råderum til at løse kerneopgaven med fokus på effekt og kvalitet samt erstatte unødig kontrol og dokumentation. 

Det forventes, at projektet i de enkelte forvaltninger tilrettelægges, så der gives optimale vilkår for, at man på enhederne kan eksperimentere med alternative løsninger, samt at de ledere og medarbejdere, der er tættest på dagligdagen, deltager aktivt i processen.

De deltagende enheder er i projektperioden underlagt gældende lovgivning og økonomiske rammer.

Forsøget er forankret i Økonomiforvaltningen, som varetager den overordnede projektledelse herunder erfaringsudveksling mellem forvaltningerne, evaluering og afrapportering til Økonomiudvalget. Økonomiudvalget orienteres i efteråret 2015 om den foreløbige evaluering af projektet. I den forbindelse har Økonomiforvaltningen bedt om besvarelse af en række spørgsmål, som fremgår af bilag 1.

I Sundheds- og Omsorgsforvaltningen deltager tre plejecentre fra lokalområde Vanløse/Brønshøj/Husum: Egebo, Bonderupgård og Damsøgård. Enhedernes behov og ønsker har været fokus for processen og styrende for valg af udfordringer. De tre plejecentre har på nuværende tidspunkt udfordret og arbejdet med følgende områder:

• Sundhedsfaglig dokumentation (døgn – og ugeplaner)
• Hjælperedskaber til ernæringsindsatsen (ernæringsscreening)
• Dispensation fra regel om ikke-erhvervsmæssigt dyrehold i by-zone
• Medicinområdet – med fokus på kompetencer og administration af ikke-doserbart medicin
• Kørselsordning i forbindelse med transport til og fra aktivitetscenter.

Medarbejdere og ledere oplever projektet som betydningsfuldt. Den medarbejderdrevne innovationsproces, der har taget udgangspunkt i enhedernes hverdag, har været tidskrævende og krævet aktiv deltagelse af ledelsen. Til gengæld har processen understøttet idégenerering, ejerskab og engagement i forhold til innovation og udvikling af nye løsninger. Medarbejderne oplever, at de bliver hørt og har direkte indflydelse på de løsninger, der genereres i projektet, og metoden har vist sig at være god til at udvikle løsninger, der giver mening for medarbejdere og borgere. 

Endelig har projektet bidraget positivt til nye former for samarbejde mellem driftsenheder, lokalforvaltning og centralforvaltning i forhold til, hvordan fremtidige indsatser med fordel kan implementeres i et styrket samarbejde organisatorisk og kommunikationsmæssigt.

Friinstitutionsforsøget har imidlertid også været forbundet med udfordringer. Særligt har det vist sig ikke at være så enkelt som antaget at pege på ”rammer som strammer”. I processen med at udpege udfordringer har det oftest ikke været den enkelte regel eller ramme, som opleves at snære, men nærmere komplekset af mange regler/rammer eller manglende understøttende systemer. Nogle af rammerne er forbundet med det borgernære arbejde (kerneopgaven), mens andre er ’skal-opgaver’, såsom trivselsmålinger og strukturer for MED-arbejdet, som ikke er direkte knyttet til kerneopgaven. Plejecentrene oplever, at nogle af de øvrige ’skal-opgaver’ indgår i det strammende regelkompleks og tager tid fra mødet med borgeren, men de er ikke indgået i forsøget. Endelig har projektet vist, at flere af de ”strammere”, som plejecentrene har peget på, er lovgivningsmæssigt betinget og dermed ikke mulige at udfordre i dette projekt.

Samlet set har fri-institutionsforsøget derfor primært bidraget med organisatorisk læring, mens det kun er lykkedes at udvikle nye måder at løse opgaverne på i halvdelen af eksperimenterne på nuværende tidspunkt.

To plejecentre har på hver sin måde udviklet en ny døgn/ugeplan, som er forskellig i sin opbygning, men som begge understøtter, at borgeren inddrages i udarbejdelsen af planen for den daglige pleje. Plejecentret, der udfordrede hjælperedskaber til ernæringsindsatsen, endte med i stedet at implementere forvaltningens redskaber mere grundigt i praksis. Dermed fik plejecentret ikke udviklet nye metoder, men de oplever alligevel, at der er kommet øget fokus på indsatsen. I forhold til eksperimentet om ikke-erhvervsmæssigt dyrehold har Teknik- og Miljøforvaltningen givet afslag på dispensation om hold af klovdyr i byzone.

I efteråret 2015 arbejder et plejecenter på at udvikle et nyt kompetenceforløb på medicinområdet, som tager udgangspunkt i praksis, således at det opleves mere vedkommende. Et andet plejecenter forsøger at udvikle et planlægningsværktøj for ikke-doserbart medicin, fx øjendråber og insulin, som hjælper personalet til at få overblik over den type af medicin. Redskabet findes ikke i dag. Det tredje plejecenter undersøger årsagen til, at den nuværende kørselsordning opleves som meget rigid, og hvad der skal til, for at den opleves mere fleksibel for borgerne.

For en uddybning af projektet se bilag 1.

Indstillingen har ingen selvstændige økonomiske konsekvenser.

Forvaltningen fortsætter projektet frem til ultimo 2015 – hvorefter projektet i SUF evalueres. ØKF evaluerer det samlede projekt medio 2016.

Forvaltningen arbejder sideløbende med at vurdere spredningspotentiale af de udviklede arbejdsredskaber til andre enheder. Pt. afprøves de nyudviklede døgn- og ugeplaner på andre plejecentre. 

Økonomiudvalget orienteres om status på projektet på tværs af forvaltningerne i efteråret 2015.

Sundheds- og Omsorgsudvalget orienteres igen medio 2016 om endelig evaluering af projektet inden endelig afrapportering til Økonomiudvalget.

Lars Gregersen

                                                                                      / Nanna Skriver                  

Indstillingen blev godkendt.