Temadrøftelse om sygefravær

I forbindelse med drøftelse af halvårsrapporten for 1. halvår 2015 (bilag 1) på Sundheds- og Omsorgsudvalgets møde den 12. august 2015 bestilte udvalget en temadrøftelse af sygefraværet. Baggrunden var, at halvårsrapporten 2015 viste et stigende sygefravær i forvaltningen.

1. at Sundheds- og Omsorgsudvalget drøfter udviklingen i forvaltningens sygefravær og sygefraværsindsatser, herunder dilemmaer i arbejdet med sygefravær.

Sygefraværet for ordinært ansatte (ekskl. elever):

Sygefraværet ekskl. elever i Sundheds- og Omsorgsforvaltningen har i en længere årrække været faldende, som det ses i bilag 2. 

I de øvrige forvaltninger er faldet i sygefraværet stagneret, og det forventes, at kun Økonomiforvaltningen når sit måltal for 2015. Sammenlignes SOSU-personalets sygefravær i Københavns Kommune med de øvrige 6-by kommuner (Århus, Odense, Ålborg, Esbjerg og Randers) ligger SOSU-personalets sygefravær 1,1 dag højere end gennemsnittet. Modsat ligger SOSU-personalets fravær i Københavns Kommune 1,8 dag lavere end gennemsnittet i nabokommunerne. Sygeplejerskernes sygefravær i Københavns Kommune er 1,1 dag højere end gennemsnittet i 6-by kommunerne, men er 2,0 dag lavere end i nabokommunerne. Sygefraværsudviklingen i Sundheds- og Omsorgsforvaltningen er formentlig også koblet til en nationaludvikling, hvor sygefraværet i hovedstadsområdet generelt er højere end i resten af landet.

Københavns Kommune og Sundheds- og Omsorgsforvaltningen har løbende udviklet nye tiltag og værktøjer til at arbejde med fravær/nærvær for især ledere, men også MED-udvalg og medarbejdere. Det er fx flg. indsatser:  

• BR-beslutning om måltal for sygefravær (2006)
• Udarbejdelse af fraværspolitik for Sundheds- og Omsorgsforvaltningen (2006)
• Ansættelse af fraværskonsulenter i Sundheds- og Omsorgsforvaltningens lokalområder (2008)
• Etablering af fælles sygefraværsstatistik i Københavns Kommune med sygefraværsrapporter, som er tilgængelige for alle ledere (2009)
• Revidering af Sundheds- og Omsorgsforvaltningens fraværspolitik i forhold til sygefraværsreformen (langtidssygefravær, obligatoriske samtaler, fastholdelsesplaner og delvis raskmelding) (2010)
• Etablering af tilbud om Opsøgende Indsats overfor enheder med højt sygefravær i Sundheds- og Omsorgsforvaltningen (2011)
• Udarbejdelse af guide om ledernes ansvar for håndtering af langtidssygefravær i Sundheds og Omsorgsforvaltningen (2012)
• Etablering af Min Lederside i Københavns Kommune, hvor der bl.a. fremgår aktuelle data om sygefravær for alle enhedsledere (2012)
• Etablering af Task Force for enheder med højt sygefravær i Københavns Kommune (2013)
• Indsats mod mobning ”Sig fra eller sig det til nogen”(2013)
• Adgang til nye sygefraværsrapporter for alle ledere (trafiklys, medarbejderrapporter, enhedsrapporter, lister over langvarigt fravær mv.) (2014)
• Udarbejdelse af 23 anbefalinger om fravær i Sundheds- og Omsorgsforvaltningen. Anbefalingerne er udarbejdet af en ledergruppe i Sundheds- og Omsorgsforvaltningen (2015)(bilag 3)
• Udvidelse af forvaltningens ledelsesinformation målrettet direktion og lokalområdechefer med bl.a. sygefraværsdata på enhedsniveau (2015)
• Øget ledelsesmæssig fokus på de steder i forvaltningen, hvor fraværet er højt eller stigende – herunder tydeliggørelse af personaleledernes ansvar for at følge op på højt fravær og søge hjælp, når der opstår udfordringer (2015)

Derudover har Sundheds- og Omsorgsforvaltningen (via SYFO) siden 1999 haft tilbud om psykologsamtaler og fysioterapi til medarbejdere for at forebygge eller nedbringe højt sygefravær.

Det er forvaltningens erfaring, at nye sygefraværsredskaber og -indsatser som regel har en effekt på nedbringelse af sygefraværet i en periode, men at det er nødvendigt løbende at udvikle nye redskaber og sætte fornyet fokus på fraværsindsatserne for at understøtte, at sygefraværet fortsat nedbringes. Med det stigende fravær er der behov for at sætte kraftigt ind for at få vendt udviklingen, ligesom der er et klart behov for nye virkemidler. Forvaltningen arbejder på kort sigt med følgende plan:

• Psykisk sundhed vil være et centralt element i en forstærket indsats for at nedbringe sygefraværet, herunder indsatser, der medvirker til stressforebyggelse og til at arbejde med at bryde tabuer om psykisk sårbarhed og sygdom
• Der vil blive arbejdet med ensrettede retningslinjer for fraværssamtaler, hvor der tilknyttes kompetenceudvikling af ledere i håndtering af sygefravær, herunder psykisk sundhed
• Hygiejneindsatsen på kommunens arbejdspladser analyseres med henblik på at få afbrudt smittekæden, hvor det er mest effektivt.

2) Sundheds- og Omsorgsforvaltningen gennemfører en kampagne, som betyder, at alle led i organisationen kender forvaltningens udfordringer på sygefravær og arbejder med udfordringerne på arbejdspladserne. Kampagnen vil i første omgang have fokus på de 23 anbefalinger til lederne om nedbringelse af sygefravær og på systematisk opfølgning på højt fravær.

Der er et behov for at nytænke forvaltningens indsatser og finde nye måder at arbejde med fravær og trivsel på. De ovennævnte punkter er karakteriseret ved at være centrale initiativer, som lægges ud i organisationen. For at få vores arbejdspladsers ressourcer og viden bedre i spil er der et behov for, at de selv udvikler nye angrebsvinkler og metoder i fraværsarbejdet. Forvaltningen vil derfor sætte en række initiativer i gang, der tager afsæt i den nye budgetaftales tekst om tillid, ledelsesreform og produktivitet, og som understøtter et fortsat arbejde med nedbringelse af sygefravær. Initiativerne er i første række tænkt som lokale eksperimenter, hvor enheder, der er udfordret af et højt eller stigende fravær får støtte til arbejde med områder, hvor der erfaringsmæssigt er en positiv virkning for medarbejdernes trivsel og fravær.

- ændrede arbejdsgange, der øger både borgernes og medarbejdernes indflydelse.

- styrket fleksibilitet gennem øget medarbejderinddragelse ved vagtplanlægning og arbejdstilrettelæggelse.

- afprøvning af arbejdsformer, der styrker arbejdspladsernes rummelighed, herunder psykisk sundhed i samspil med stressforebyggelse og aftabuisering (punkt 1, pind 1 ovenfor).

Forvaltningen forventer, at der gennem disse nye initiativer vil kunne findes nye effektfulde måder at udvikle fraværsindsatsen på, som vil kunne udbredes til øvrige arbejdspladser i forvaltningen.

Sygefraværet for elever:

Sygefraværet for elever i Københavns Kommune har været stigende i en årrække. Sammenlignet med de øvrige 6-by kommuner ligger elevernes fravær 6,9 dage højere end gennemsnittet og 6,7 dage højere end gennemsnittet i nabokommunerne.

Der er nogle særlige udfordringer i arbejdet med at nedbringe elevernes sygefravær. På grund af den hidtidige dimensioneringsaftale er Københavns Kommune nødt til at ansætte elever, som ikke er robuste og måske har vanskelige vilkår. Kommunen kan ikke afskedige elever efter prøvetiden på grund af sygefravær, så elever med et højt fravær er med til at trække sygefraværet op. Endelig er det kun ret kort tid af elevernes samlede uddannelse, hvor de er i praktik i kommunen, og hvor kommunen har mulighed for at påvirke fraværet. 

Årsagerne til at elevfraværet i Københavns Kommune er højere end i 6-byerne og i nabokommunerne er bl.a., at Københavns Kommune har en bedre registrering af det elevfravær, som finder sted, mens eleverne er i praktik andre steder end kommunen. Det vurderes, at Købehavns Kommune har en større andel ressourcesvage elever end andre kommuner, fordi Købehavns Kommune på især SOSU-hjælperuddannelsen ikke har ansøgere nok i forhold til den hidtidige dimensioneringsaftale. Derfor modtager Københavns Kommune elever, der er afvist andre steder. Derudover kan det også have betydning, at der for SOSU-hjælperne er ringere udsigter til at få job i kommunen efter endt uddannelse, fordi kommunen på grund af dimensioneringsaftalen uddanner mange flere SOSU-hjælperelever, end der kan ansættes i kommunen. Det kan have betydning i forhold til elevernes motivation.

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen har iværksat følgende tiltag i forhold til at nedbringe elevernes fravær:

• Fraværsindsats som fremmer samarbejde mellem skole og praktik; a) tidlig indsats, b) sammenhæng mellem skole- og praktikperiode samt c) øget tillid til og ansvar hos den enkelte elev (motivation og tillidsdagsorden)
• Understøtte en arbejdspladskultur på praktikstederne, som giver eleverne mod på uddannelse
• Styrke opsamlingen af ledelsesinformation med henblik på at målrette den samlede indsats i kommunen
• Nye metoder i opfølgningen på langtidsfravær.

Med implementeringen af erhvervsuddannelsesreformen fra 2015 forventes det, at de elever, kommunen fremover ansætter, generelt er mere motiverede og mere robuste. Samtidigt har kommunen en forventning om, at den nye dimensioneringsaftale gradvist vil bringe det samlede antal SOSU-elever ned i et rimeligt leje. Det giver et begrundet håb om, at elevernes sygefravær gradvist vil kunne nedbringes.

Dilemmaer i arbejdet med at nedbringe sygefravær

Arbejdet med sygefravær rummer en række dilemmaer, der på forskellige niveauer skal balanceres i forhold til:

At finde balancen mellem at være en rummelig arbejdsplads og samtidig nedbringe sygefraværet er et grundvilkår for de kommunale arbejdspladser. Det kan opleves som modstridende hensyn på den enkelte arbejdsplads, og for lederen kan det være et svært dilemma. Derfor skal et fornyet fokus på sygefravær medvirke til at gøre det tydeligere for den enkelte leder, hvordan de forskellige hensyn skal vægtes. I forvaltningen arbejdes der for fastholdelse, så længe der er et perspektiv for tilbagevenden inden for rimelig tid. Et sygefraværsforløb må ikke fortsætte på ubestemt tid eller være en langvarig belastning i forhold til løsning af kerneopgaven og den samlede arbejdsplads. For den enkelte leder kan der være dilemmafyldt fx at tage imod fleksjobbere med nedsat arbejdsevne og samtidig måske ikke kunne rumme andre medarbejdere med højt sygefravær. Der er således også et samfundshensyn, der skal balanceres i forhold til. 

For forvaltningens øverste ledelse skal der balanceres mellem hård styring efter måltal, controlling og opfølgning (new public management) og en mere anerkendende ledelsestilgang, hvor der er mest fokus på enheder, der lykkes med at skabe nærvær og sænke fraværet. Holdes balancen ikke, er der fare for at arbejdspladser, der har gjort en stor indsats og fået nedbragt fraværet udsættes for controlling-krav, der vil blive omfattet som urimelige. Omvendt vil en enhed, der har store problemer med at få nedsat fraværet ikke opleve at måltal eller afrapportering er til nogen større hjælp, fordi den har brug for direkte støtte til at komme videre.

Endelig kan der være en svær balance mellem central styring med centralt initierede sygefraværstiltag på den ene side og lokalt forankrede og tilpassede indsatser på den anden side. Der er store forskelle i sygefraværet mellem de lokale enheder, og dette kan begrunde, at det ikke er de samme indsatser, der er brug for på alle enheder, men i højere grad er en lokal ledelsesbeslutning, hvordan sygefraværet skal håndteres på den enkelte arbejdsplads.

I Sundheds- og Omsorgsforvaltningens fremadrettede arbejde med nedbringelse af sygefraværet vil en politisk drøftelse af disse dilemmaer være gavnlig.

        Lars Gregersen


                                                                                    /Kim Maskell