Høring om ny indkøbspolitik for Københavns Kommune

Indstilling

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen indstiller til Sundheds- og Omsorgsudvalget,

1. at Sundheds- og Omsorgsudvalget godkender udvalgets høringssvar til Udkast til Københavns Kommunes indkøbspolitik 2023-2026, jf. bilag 1.

Problemstilling

Københavns Kommunes nuværende indkøbspolitik udløber ved udgangen af 2022. Derfor skal Borgerrepræsentationen vedtage en ny indkøbspolitik, som skal gælde fra 2023-2026.

Indkøbspolitikken sætter retningen for Københavns Kommunes arbejde med indkøb og beskriver den overordnede ramme for kommunens mange forskelligartede indkøb af varer og tjenesteydelser. Indkøbspolitikken udarbejdes for at understøtte, at kommunen fremstår som én indkøbsorganisation, der opnår de bedste indkøbsaftaler i forhold til kvalitet og effektivitet, og som samtidig tager gode hensyn til bl.a. miljø og samfund i forbindelse med indkøb.

Den nye Indkøbspolitik lægger øget vægt på CO2-reduktion, ansvarlige arbejdsvilkår og miljømæssig bæredygtighed. Samtidigt vægtes også samarbejde og innovation samt, at der købes effektivt ind og fortsat opnås effektiviseringer på indkøbsområdet.

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen er ansvarlig for indkøbsaftaler inden for borgerrettet service, som f.eks. privat hjemmepleje under frit-valgs-ordningen og indkøbsordning til visiterede borgere, samt hjælpemidler, sygepleje og tandpleje. Derudover indkøber forvaltningen f.eks. store mængder fødevarer til plejehjem og madservice til hjemmeboende borgere og benytter aftaler om f.eks. kørsel, vikarer, arbejdsbeklædning, tøjvask og linnedservice, som indgås af andre forvaltninger.

Løsning

Den nye indkøbspolitik består af fem overordnede og ligestillede værdier for indkøb, som gennemgås nærmere nedenfor. Til hver indkøbsværdi er der tilknyttet en række indsatsområder, der i arbejdet med at implementere politikken vil blive yderligere konkretiseret med mål og opfølgning.

Forvaltningen foreslår, at udvalget overordnet slutter op om den nye Indkøbspolitik, men bemærker at målene kan få indbyrdes modstridende økonomiske konsekvenser, og at der derfor bør være et særligt fokus på, at eventuelle øgede udgifter ikke utilsigtet får betydning for servicen overfor de svageste borgere.

Yderligere foreslås nedenstående bemærkninger til de enkelte indkøbsværdier.

”Københavns Kommune er en professionel og effektiv indkøbsorganisation med brugerperspektivet for øje”

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen bemærker: Der ses en række udfordringer omkring forsyningssikkerheden, som tvinger forvaltningens enheder til at købe ind til højere priser udenfor indkøbsaftalerne. Dette gælder f.eks. vikarer på SOSU-området, mobiltelefoner og tablets. Tilsvarende indebærer leveringsproblemer på nye el-biler, at udskiftningen af ældre biler må udsættes og enhederne må køre længere tid end forventet i biler, som kan være dyre at holde i drift og mindre miljøvenlige.

Samarbejdet med Statens og Kommunernes Indkøbsfællesskab bør fortsat prioriteres, men det bemærkes samtidig, at det i praksis kan være vanskeligt at tilgodese borgerperspektivet og opnå økonomisk og miljømæssigt bæredygtige løsninger, når det drejer sig om fagligt komplekse borgernære indkøb som hjælpemidler og sygeplejeartikler.

Inden for hjælpemidler og sygeplejeartikler, er der set en række eksempler på, at SKI-aftalerne ikke i tilstrækkelig grad dækker behovet i Københavns Kommune. Eksempler kan f.eks. være rollatorer, der er vanskelige at manøvrere over kantsten, plejesenge, som ikke kan bruges sammen med kommunens elektriske vendesystemer, som skal forebygge tryksår hos borgerne og nedslidning af medarbejderne samt bleer til visiterede borgere, som ikke tog højde for at leveringerne – for at minimere risikoen for tricktyverier - ikke må efterlades udenfor borgers hjem.

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen har eksempler på indkøb via SKI-aftaler, hvor de mulige produkter ikke lever op til den kvalitet, som der er behov for, for at kunne levere en ordentlig service til kommunens ældre borgere. Økonomiudvalget traf i 2013 beslutning om, at det skal godkendes i fagudvalg og Økonomiudvalg, hvis Københavns Kommune skal stå udenfor et udbud i SKI, hvilket kan betyde en længere proces, end hvis fx godkendelseskompetencen lå i de relevante fagudvalg.

På den baggrund foreslår forvaltningen, at der i høringssvaret angives, at Sundheds- og Omsorgsudvalget ønsker, at der overvejes en mere fleksibel beslutningsproces for at kunne undlade at deltage i SKI-udbud, f.eks. ved at lægge godkendelseskompetencen ud til fagudvalgene.

”Københavns Kommune sikrer ansvarlige arbejdsvilkår hos alle leverandører”

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen bemærker: Forvaltningen anbefaler, at udvalget bakker op om, at opgaver, der udføres for Københavns Kommune, skal ske på ansvarlige vilkår og i samarbejde med andre kommuner, andre offentlige institutioner, interesseorganisationer samt arbejdsgiver- og arbejdstagerorganisationer. Forvaltningen anbefaler, at Sundheds- og Omsorgsudvalget bemærker, at det er positivt, at der aktivt arbejdes med overholdelse af den politisk vedtagne arbejdsklausul i Københavns Kommune ifbm. fx indkøbsordningen for hjemmeboende borgere og i øvrige sammenhæng.

”Københavns Kommune indkøber miljømæssigt bæredygtigt og påvirker aktivt markedet via efterspørgslen på miljøvenlige produkter”

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen bemærker: I forhold til øget fokus på genanvendelse, kan Sundheds- og Omsorgsforvaltningens Hjælpemiddelcenters indkøb af tekniske hjælpemidler nævnes som et godt eksempel: Ved at indkøbe hjælpemidler, som grundlæggende er af høj kvalitet, er lette at reparere og har mulighed for tilpasning til individuelle brugerbehov, opnås høj tilfredshed hos brugere og medarbejdere og samtidig sikres lang produktlevetid og god langsigtet økonomi.

”Københavns Kommune arbejder med partnerskaber og innovation til gavn for leverandører, borgere og medarbejdere samt udvikling af nye bæredygtige løsninger”

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen bemærker: Sundheds- og Omsorgsforvaltningen deltager i en lang række innovative projekter med henblik på at udvikle nye og bæredygtige løsninger for forvaltningens målgruppe. Et særligt opmærksomhedspunkt omkring udvikling af nye løsninger i samarbejde med små og mellemstore virksomheder er, at dette kan være vanskeligt foreneligt med deltagelse i f.eks. SKI-udbuddene, hvor indkøbsmængderne ofte er så store, at små og mellemstore virksomheder er afskåret fra at byde.

Økonomi

Indstillingen har i sig selv ikke økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Når Økonomiforvaltningen har modtaget forvaltningernes høringssvar, forventes udkastet til ny indkøbspolitik endeligt behandlet i Økonomiudvalget den 22. november 2022 og efterfølgende i Borgerrepræsentationen.