Ændring af Sundheds- og Omsorgsudvalgets arbejdsform ifm. udvalgets møder

7. Ændring af Sundheds- og Omsorgsudvalgets arbejdsform ifm. udvalgets møder

SOU 133/2004 J.nr. 28/2004

Sundhedsforvaltningen indstiller, at Sundheds- og Omsorgsudvalget godkender

at sagerne på udvalgets dagsorden opføres i følgende rækkefølge: Sager til beslutning, efterretning og drøftelse

at der er en temadrøftelse på udvalgets dagsorden én gang i hvert kvartal

at udvalgets møder med temadrøftelser forlænges med en time.

Sundheds- og Omsorgsudvalget drøftede den 16. september 2004 (SOU 285/2003), om det vil være muligt at ændre arbejdsformen i udvalget f.eks. ved åbne drøftelser, tematisering mm. og fik tilsagn om, at Sundhedsforvaltningen ville fremlægge en indstilling herom.

Indstillingen er delt i spørgsmålet om en ændret prioritering af sagerne på udvalgets dagsorden og spørgsmålet om indførelse af temadrøftelser.

Hidtil har udvalgets dagsorden som udgangspunkt været prioriteret ud fra hvilken stab, der er ansvarlig for punkterne. En stor del af udvalgets dagsorden indeholder beslutningspunkter, en mindre del er til efterretning og drøftelse.

Sundhedsforvaltningen indstiller, at sagerne på dagsordenen i fremtiden opføres ud fra om sagen er til beslutning, efterretning eller drøftelse. Indeholder indstillingen forskellige at-punkter, prioriteres efter det vigtigste (beslutning).

Temadrøftelser kan under udvalgsmøder, i tilknytning til eller helt udenfor udvalgsmøderne. Ved at afholde temadrøftelser under udvalgsmøder er der ikke behov for at udvide antallet af mødedage, men af hensyn til drøftelsen af dagsordenen i øvrigt vil det være hensigtsmæssigt at forlænge mødetiden. Samtidig får drøftelserne en mere tydelig prioritering i udvalgets arbejde, ligesom evt. konklusioner kan protokolleres.

Sundhedsforvaltningen indstiller, at temadrøftelser indgår i selve udvalgsmødet én gang i hvert kvartal, og at udvalgsmøder med en temadrøftelse forlænges med en time. Temadrøftelsen afvikles som første punkt på dagsordenen.

Sundheds- og Omsorgsudvalget drøftede den 16. september 2004 (SOU 285/2003), om det vil være muligt at ændre arbejdsformen i udvalget f.eks. ved åbne drøftelser, tematisering mm. og fik tilsagn om, at Sundhedsforvaltningen ville fremlægge en indstilling herom.

Udgangspunktet for ændring af arbejdsformen er i denne indstilling delt i spørgsmålet om en ændret prioritering af sagerne på udvalgets dagsorden og spørgsmålet om indførelse af temadrøftelser.

• Hidtidig praksis

En gennemgang af alle SOU-møder i 2004 (14 møder) viser, at ud af 116 sager bestod 64 sager udelukkende af at-punkter til godkendelse. Yderligere 26 sager indeholdt mindst et at-punkt til beslutning, men også en drøftelse/og eller at-punkter til efterretning. 21 var rene efterretningssager. 3 sager var udelukkende til drøftelse og 2 sager var til både drøftelse og efterretning.

Som udgangspunkt er det på nuværende tidspunkt sådan, at sagerne på dagsordnen opstilles ud fra det kriterium, at sager til beslutning opstilles først. Overordnet dette hensyn er dog, at sagerne opføres på dagsordenen ud fra hvilken stab, der er ansvarlig for dem. Samme praksis gør sig i princippet gældende for Borgerrepræsentationens behandling af sager, der er opdelt efter forvaltninger.

• Prioritering

Dagsordenen kan f.eks. opføres ud fra følgende kriterier:

• En ren prioritering af sagerne efter kategorierne beslutning, efterretning og drøftelse.
• En prioritering med udgangspunkt i kategorierne beslutning, efterretning og drøftelse, men hvor det fastholdes, at der kan være at-punkter til både beslutning og drøftelse/efterretning i samme indstilling. I givet fald kategoriseres sagen efter det vigtigste at-punkt (beslutning).
• En prioritering ud fra hvor den endelige beslutningskompetence er, så sager der skal videre til Borgerrepræsentationen f.eks. kategoriseres osv.
• Endelig kan man fastholde den nuværende betragtning hvor der puljes efter beslutningssager, men dog med det hensyn af stabenes sager samles på dagsordenen.

Sundhedsforvaltningen indstiller, at sagerne på udvalgets dagsorden opføres i følgende rækkefølge: Sager til beslutning, efterretning og drøftelse. Sundhedsforvaltningen vurderer, at denne form kan give et bedre overblik over hvilke punkter dagsordenen indeholder, samtidig med at beslutningsstrukturen i udvalgsmødet bliver mere tydelig.

Hvis der i en indstilling er flere at-punkter fra forskellige kategorier, prioriteres efter det vigtigste (beslutning). Sundhedsforvaltningen vil i fremtiden tilstræbe, at en sag, hvor der er lagt op til både en politisk drøftelse og en beslutning, deles op på flere møder. Således at sagen i første fase kommer på til en politisk drøftelse, og efterfølgende i anden fase som en indstilling til politisk beslutning.

Temadrøftelserne kan afholdes som åbne drøftelser i udvalget om mere overordnede temaer, frem for konkrete enkeltsager. Temadrøftelsen vil give forvaltningen en forståelse af og indsigt i den politiske prioritering og omvendt give udvalget et mere detaljeret kendskab til området. Af samme årsag vil det i mange tilfælde være naturligt at lade flere medarbejdere fra staben deltage.

Temadrøftelser kan foregå under udvalgsmøder, i tilknytning hertil eller helt udenfor udvalgsmøderne. Evt. konklusioner truffet i forbindelse med en temadrøftelse kan dog kun protokolleres, hvis de er truffet i et udvalgsmøde.

Hvis temadrøftelserne holdes under udvalgsmødet, kræves der ikke yderligere mødedage og drøftelserne kan indgå som et naturligt og tydeligt prioriteret led i udvalgets arbejde, på lige fod med andre sager. Det vil dog kræve at disse udvalgsmøder udvides med en time.

Holdes temadrøftelserne i tilknytning til udvalgsmødet, men udenfor selve mødet, (enten forud for eller i forlængelse af) vil der heller ikke være behov for flere mødedage. Der vil ikke være mødepligt til en sådan temadrøftelse. Det gælder også hvis der findes helt andre mødedage for afholdelse af temadrøftelserne.

Ingen miljømæssige konsekvenser.

Ingen.

Ingen.

Ingen.

Jesper Fisker

/Susanne Boch Waldorff