Revisionsprotokollat vedr. Sundhedsforvaltningens årsregnskab for 2002

2. Revisionsprotokollat vedr. Sundhedsforvaltningens årsregnskab for 2002

SOU 215/2003 J.nr. 33/2000

Sundhedsforvaltningen indstiller,

at Sundheds- og Omsorgsudvalget godkender nedenstående bemærkninger til revisionsprotokollat nr. 22/2002 om revision af Sundhedsforvaltningens årsregnskab for 2002.

Sundheds- og Omsorgsudvalget tiltrådte indstillingen med tilføjelse om at Sundheds- og Omsorgsudvalget får en indstilling med halvårsstatus i februar 2004.

Revisionen har 18.juli 2003 fremsendt protokollat nr. 22/2002 vedrørende Sundhedsforvaltningens regnskab for 2002. Protokollatet er opdelt i 5 hovedpunkter og derunder nogle underpunkter, der omhandler økonomistyringssystemer, IT-anvendelse herunder informationsindsamling og Ydelseshonorarsystemet ( YHA-systemet ), løn, varekøb og tjenesteydelser, status og eventualforpligtelser mv., kasse- og beholdningseftersyn, bevillingskontrol samt forretningsgangsbeskrivelser. Sundhedsforvaltningens bemærkninger til de enkelte underpunkter vil fremgå af sagsbeskrivelsen.

Revisionen er udført dels i årets løb dels i forbindelse med regnskabsafslutningen.

Revisionen er udført i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik i henhold til Revisionsvedtægten for Københavns Kommune. Dette indebærer, at Revisionen har efterprøvet, om forvaltningens regnskabstal er rigtige, og om de dispositioner, der er omfattet heraf, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, Borgerrepræsentationens beslutninger, love og andre forskrifter ( finansiel revision ).

Endvidere er det efterprøvet, om udførelsen af Borgerrepræsentationen og udvalgets beslutninger og den øvrige forvaltning af kommunens anliggender er varetaget på en økonomisk hensigtsmæssig måde ( forvaltningsrevision ).

Angående den udførte revision af regnskabet for 2002 har Revisionsdirektoratet påpeget følgende:

Vedrørende YHA-systemet:

• Der foreligger ikke skriftlige forretningsgangsbeskrivelser for afregning af medicintilskud og tildeling af ydernumre til apotekere.
• En nu rettet programfejl har kunnet give mulighed for at gennemføre dobbeltafregninger.
• Returnering af indsendte disketter fra apotekerne med oplysninger om køb bør ske med anbefalet post.

• Der foreligger ikke en revisorerklæring for det landsdækkende Centrale Tilskudsregister ( CTR ) under Lægemiddelstyrelsen. Tilskud til apotekerne udbetales på grundlag af beregninger foretaget i CTR. Uden revisorerklæring har forvaltningen ikke mulighed for at kontrollere rigtigheden af beregningerne.
• Der foreligger ikke en revisorerklæring for leverandøren af YHA´s årlige og generelle kontroller. En sådan bør udarbejdes, da forvaltningen efter kommunens regulativ for IT-sikkerhed har systemansvaret for YHA-systemet.
• Manglende dokumentation for autorisationer til systemet og manglende sletninger af autorisationer ved medarbejderes fratræden.

Vedrørende øvrige:

• Varekøb og tjenesteydelser: Det anbefales, at der udarbejdes forretningsgangsbeskrivelse for indkøbsområdet.
• Status og eventualforpligtelser: Der er bemærkninger og ønsker om oplysninger om dato for specifikation af konti, a jourføring af opsamlingskonti, udligning af saldi, rettelse af fejlposteringer, bogføring af renter, samt statusafstemninger.
• Kasse og beholdningseftersyn: Reglerne for modtagelse af værdipost i forvaltningen er indskærpet. Det findes beklageligt, at kasseinstruks vedrørende kasseeftersyn på institutioner ikke overholdes. Kasse- og beholdningseftersyn på Pilehuset kunne grundet materialets beskaffenhed og manglende bogføring ikke gennemføres.
• Forretningsgangsbeskrivelser: Der mangler fortsat et vist antal.

Sundhedsforvaltningen har taget sig disse kritikpunkter ad notam og vil snarest færdiggøre de beskrevne udeståender. For så vidt angår bemærkningerne om CTR, skal det dog bemærkes, at CTR er et statsligt system, der er fuldt godkendt og gennemprøvet, og at Sundhedsforvaltningen ikke som en af de myndigheder, der anvender CTR, har mulighed for at stille særlige krav til systemet, ligesom forvaltningen ikke har alternativer til anvendelsen af CTR.

Angående opfølgning på tidligere omtalte forhold lægges der særlig vægt på bemærkningerne til Sundhedsforvaltningens økonomistyring. Revisionsdirektoratet vil med interesse følge den videre udvikling af forvaltningens tiltag vedrørende økonomistyring.