Etablering af ejendomsenhed - høring

4. Etablering af ejendomsenhed - høring

SOU 203/2003 J.nr. 59/2000

Sundhedsforvaltningen indstiller,

at Sundheds- og Omsorgsudvalget godkender, at nærværende indstilling fremsendes som høringssvar til Økonomiudvalget om "etablering af en ejendomsenhed".

Som en del af budgetaftalen for 2003 tiltrådte Borgerrepræsentationen den 10. oktober 2002 en hensigtserklæring om at samle administrationen af kommunens ejendomme med henblik på at få en bedre effektivitet, en bedre udnyttelse af lokaler på tværs i kommunens forvaltninger samt give et bedre prioriteringsgrundlag for pleje og vedligehold af kommunens lokaler. Økonomiforvaltningen blev anmodet om på baggrund af et udbud at finde en konsulent til at bistå med videre analyser.

Det udvalgte konsulentfirma, KPMG, har afleveret rapporten "Etablering af en ejendomsenhed i Københavns Kommune, maj 2003." Processen frem til udarbejdelse af rapporten er foregået i tæt kontakt til alle forvaltninger.

På baggrund af KPMG's rapport har Økonomiforvaltningen udarbejdet vedlagte udkast til indstilling og opsamler heri rapportens anbefalinger i forbindelse med indførelse af en fuld service ejendomsenhed i Københavns Kommune (scenario1).

Etablering af en ejendomsenhed vil forudsætte en ændring af Styrelsesvedtægten for Københavns Kommune.

Økonomiforvaltningen anbefaler, at Ejendomsenheden (fase 1) etableres pr. 1. januar 2004 med ansat ledelse og nøglemedarbejdere som en kontraktstyret virksomhed med reference til direktionen i den forvaltning, hvor Ejendomsenheden organisatorisk placeres. Overførslen af ejendomme samt opgaver vedr. anlæg, vedligeholdelse o.lign. (fase 2) sker på et senere tidspunkt - dog tidligst 1.januar 2005 - på baggrund af konkret politisk beslutning, hvorunder personalemæssige problemstillinger ligeledes vil blive inddraget.

De kommunale plejehjemsinstitutioner og administrative bygninger indgår efter forslaget i Ejendomsenheden. Selvstændige juridiske enheder, f.eks. de selvejende institutioner, indgår derimod ikke.

Efter forslaget placeres anlægsmidler i fagudvalgenes budgetter og overføres først til Ejendomsenheden, når Borgerrepræsentationen har godkendt det enkelte anlægsprojekt. Ejendomsenheden skal efterfølgende gennemføre det aftalte anlægsprojekt til kontraktsatte pris og kvalitet.

Løbende driftsopgaver på ejendomsområdet overgår til Ejendomsenheden. Undtaget herfra er de driftsopgaver, der i dag er henlagt til selvforvaltende enheder.

Bevillinger til udvendig vedligeholdelse af tage, facader og terræn skal overføres til Ejendomsenheden. Den indvendige vedligeholdelse anbefales fortsat varetaget af forvaltningerne.

Endelig vil Ejendomsenheden vil forestå indgåelse af lejekontrakter, internt og eksternt.

Sundhedsforvaltningen kan anbefale forslaget til rammer og principper for etablering af en ejendomsenhed.

Det tilføjes, at det i henseende til selvejende institutioner, hvor kommunen har den reelle vedligeholdelsesforpligtelse, i praksis vil være hensigtsmæssigt - specielt vedrørende prioriteringen af den udvendige vedligeholdelse - at der i videst mulig grad søges etableret samarbejdsaftaler med institutionerne og Ejendomsenheden, herunder om brugen af styringsredskabet CARETAKER.

Som en del af budgetaftalen for 2003 tiltrådte Borgerrepræsentationen den 10. oktober 2002 en hensigtserklæring om at samle administrationen af kommunens ejendomme med henblik på at få en bedre effektivitet, en bedre udnyttelse af lokaler på tværs i kommunens forvaltninger samt give et bedre prioriteringsgrundlag for pleje og vedligehold af kommunens lokaler. Økonomiforvaltningen blev anmodet om på baggrund af et udbud at finde en konsulent til at bistå med videre analyser.

Økonomiforvaltningen har med henblik på forelæggelse af indstilling om rammer og principper for etablering af en ejendomsenhed for Borgerrepræsentationen efterfølgende arbejdet med at konkretisere hensigtserklæringen. Det udvalgte konsulentfirma, KPMG, har afleveret rapporten "Etablering af en ejendomsenhed i Københavns Kommune, maj 2003". Processen frem til udarbejdelse af rapporten er foregået i tæt kontakt med alle forvaltninger.

På baggrund af KPMG's rapport har Økonomiforvaltningen udarbejdet vedlagte udkast til indstilling. Indstillingen opsamler rapportens anbefalinger i forbindelse med indførelse af en fuld service ejendomsenhed i Københavns Kommune, (scenario 1) jfr. nedenfor. I de tilfælde hvor Økonomiforvaltningens anbefalinger afviger fra rapporten fremgår dette af indstillingen.

Etablering af en ejendomsenhed vil forudsætte en ændring af Styrelsesvedtægten for Københavns Kommune. Borgerrepræsentationen vil - i givet fald - senere få forelagt en indstilling herom.

Økonomiforvaltningen anbefaler, at Ejendomsenheden (fase1) etableres pr. 1. januar 2004 med ansat ledelse og nøglemedarbejdere som en kontraktstyret virksomhed med reference til direktionen i den forvaltning, hvor Ejendomsenheden organisatorisk placeres. Tidspunktet for overførslen af ejendomme samt opgaver vedr. anlæg, vedligeholdelse o. lign. (fase 2) sker på et senere tidspunkt - dog tidligst 1. januar 2005 - på baggrund af konkret politisk beslutning, hvorunder personalemæssige problemstillinger ligeledes vil blive inddraget. Det anbefales, at Økonomiudvalget i indstillingen til Borgerrepræsentationen tager stilling til den organisatoriske placering af Ejendomsenheden.

Det er Økonomiforvaltningens anbefaling, at opbygning af Ejendomsenhedens organisation skal ske med udgangspunkt i rapportens anbefalinger og med fokus på betjeningen af de respektive kunder /forvaltningsområder, men at konkret beslutning om Ejendomsenhedens organisation afventer ansættelse af Ejendomsenhedens ledelse.

Planlægningsopgaven skal fortsat løses af forvaltningerne, men forvaltningernes bestillerfunktion indebærer derudover, at man som bygherre skal analysere og initiere anlægsopgaver efter rådgivning fra Ejendomsenheden og eventuelle eksterne rådgivere (arkitekter og ingeniører).

De enkelte forvaltninger har således fortsat behov for begrænsede analyse- og bestillerfunktioner til håndtering af det indledende arbejde og til efterfølgende at følge projektet ved bygherremøder. Disse funktioner har ligeledes betydning for forvaltningernes betjening af det politiske niveau i forhold til udbygningsplaner og spørgsmål af ejendomsteknisk karakter.

De kommunale plejehjemsinstitutioner og administrative bygninger i ndgår efter forslaget i Ejendomsenheden. Selvstændige juridiske enheder, f.eks. de selvejende institutioner, indgår derimod ikke, men ejerskabet kan ligeledes overgå til ejendomsenheden ved selvstændig beslutning herom.

Økonomiforvaltningen anbefaler, at anlægsmidler placeres som selvstændige bevillinger i fagudvalgenes budgetter, og dermed først overføres til Ejendomsenheden, når Borgerrepræsentationen har godkendt de enkelte anlægsprojekter. Ejendomsenheden skal efterfølgende gennemføre det aftalte anlægsprojekt til kontraktsatte pris og kvalitet. Ejendomsenheden har således det budgetmæssige ansvar for eventuelle budgetoverskridelser.

Ejendomsenheden sikres en høringsret således, at det politiske niveau ved stillingtagen til et konkret projekt har et fuldstændigt grundlag herfor (f.eks. er der andre alternativer? Har kommunen relevante ledige lokaler? Kan udbygningen kombineres med behov i andre forvaltninger?)

Det politiske niveau vil således fortsat træffe beslutning om igangsættelse og prioritering af anlægsprojekter samt fastlægge målsætninger, der påvirker rammerne for anlægsopgaver.

Det er Økonomiforvaltningens anbefaling, at håndteringen af en række løbende driftsopgaver på ejendomsområdet overgår til Ejendomsenheden i henhold til ovenstående afgrænsning af ejerskabet. Det drejer sig om vedligehold, rengøring, forsyning, energiledelse, tekniske anlæg samt gartner- og viceværtsfunktion.

Undtaget herfra er de driftsopgaver, der i dag er henlagt til selvforvaltende enheder (skoler, dagpasning, plejehjem). I disse tilfælde overføres håndteringen af driftsopgaverne ikke til Ejendomsenheden med mindre, der træffes selvstændig beslutning herom. Håndteringen af disse opgaver vil således fortsat skulle varetages af de selvforvaltende enheder.

Det er ligeledes Økonomiforvaltningens anbefaling, at håndteringen af ejendomsrelaterede ydelser (kantinedrift, vagt, trykkeri, bud/transport) ikke overgår til Ejendomsenheden.

Driftsbevillingen er fortsat placeret i det enkelte fagudvalgs budget, og det er forvaltningen/fagudvalget, der bestiller driftsydelsen i ejendomsenheden. Det er ligeledes forvaltningen/fagudvalget, som definerer kvaliteten af de relevante ydelser, og det er Ejendomsenhedens opgave at levere de aftalte ydelser i henhold til den aftalte pris og kvalitet.

Økonomiforvaltningen anbefaler, at Ejendomsenheden håndterer den udvendige vedligeholdelse af ejendomme, der overgår til Ejendomsenheden i henhold til førnævnte afgrænsning af ejerskabet.

Overdragelsen af ejerskabet medfører, at bevillinger til udvendig vedligeholdelse af tage, facader og terræn skal overføres til Ejendomsenheden. Forvaltningerne gives høringsret ved igangsætning af større vedligeholdelsesarbejder, defineret som arbejder over 2 mill. kr. Forvaltningernes rammer til huslejestigninger som følge af vedligeholdelsesarbejder vil blive løftet i henhold hertil.

Den politiske beslutningsproces vedrørende udvendig vedligeholdelse vil ændres på den måde, at politikerne årligt vil få forelagt en samlet prioriteret vedligeholdelsesplan til beslutning. Politikerne kan ligeledes fastlægge målsætninger for den udvendige vedligeholdelse. Den daglige løsning og prioritering af udvendige vedligeholdelsesopgaver varetages af Ejendomsenheden i henhold hertil.

Det anbefales, at den igangsatte implementering af Caretaker -systemet (BR595/02) til registrering af vedligeholdelsesstandarden i kommunens ejendomme færdiggøres, således at alle bygninger er registreret i Caretaker med udgangen af 1. halvår 2004. En generel registrering i Caretaker er en væsentlig forudsætning for opgørelse af og fremtidige prioriteringer i forhold til kommunens samlede vedligeholdelsesefterslæb.

Den indvendige vedligeholdelse anbefales fortsat varetaget af forvaltningerne, og fastlægges ved kontraktindgåelse med Ejendomsenheden i forbindelse med fastlæggelse af husleje.

Økonomiforvaltningen foreslår, at eksisterende interne lejekontrakter opsiges forud for etablering af en ejendomsenhed. Ejendomsenheden vil herefter forestå udarbejdelsen af en standardkontrakt med henblik på at indlede forhandlinger med de enkelte decentrale budgetenheder i et samarbejde med fagforvaltningerne. De eksterne lejekontrakter overtages af Ejendomsenheden.

Fagforvaltningerne vil fortsat have mulighed for at leje lokaler hos tredjepart, idet Ejendomsenheden dog forestår administrationen omkring indgåelse af kontrakter, tilsyn m.v. Ejendomsenheden vil således have monopol, for så vidt angår kontraktindgåelse, både internt og eksternt.

Det anbefales af Økonomiforvaltningen, at den interne betalingsordning med fastlagt husleje for administrationslokaler udvides til at gælde alle arealer og bygninger, jfr. ovenstående afgrænsning. Det anbefales ligeledes, at huslejen baseres på den offentlige vurdering, indtil en markedsfastsættelse er foretaget. Herefter fastlægges huslejen til markedslejeniveau. Udvalgenes rammer vil blive kompenseret fuldt ud for øgede udgifter til husleje.

Det anbefales, at Borgerrepræsentationen anmoder Økonomiforvaltningen om at nedsætte en styregruppe med repræsentation fra alle forvaltninger med henblik på udarbejdelse af retningslinier og tidsplan for etablering af en ejendomsenhed i overensstemmelse med anbefalingerne i indstillingen, og at der afsættes et rammebeløb på 5 mill. kr. i 2003 til afholdelse af omkostninger forbundet med etablering, eksempelvis udgifter til ansættelse af ledelse og nøglemedarbejdere, IT, konsulentbistand m.v. Det indstilles ligeledes, at Borgerrepræsentationen træffer beslutning om at afsætte 10 mill. kr. til etableringsomkostninger i budget 2004.

Sundhedsforvaltningen finder, at nærværende forslag til rammer og principper for etablering af en ejendomsenhed kan anbefales.

Det er Sundhedsforvaltningens opfattelse, at en samling af ejendomsområdet som foreslået vil skabe større effektivitet, en bedre udnyttelse af lokaler på tværs af kommunens forvaltninger og give et bedre prioriteringsgrundlag for vedligeholdelse af kommunens bygninger. Forslaget lever dermed op til Borgerrepræsentationens hensigtserklæring af 10. oktober 2002.

Ejendomsenheden vil i kraft af ejerskabet have focus på de kommunale ejendomme. Selvstændige juridiske enheder, f.eks. de selvejende institutioner, indgår ikke, medmindre der træffes konkret beslutning om overførelse af institutionens ejerskab til Ejendomsenheden.

I Sundhedsforvaltningens regi indgår mange selvejende institutioner, hvor kommunen imidlertid har den reelle vedligeholdelsesforpligtelse. Det vil derfor i praksis være hensigtsmæssigt, specielt vedrørende prioriteringen af den udvendige vedligeholdelse, at der i videst mulig grad søges etableret samarbejdsaftaler med institutionerne og Ejendomsenheden, herunder om brugen af styringsredskabet Caretaker.

Det støttede byggeri, der med den gunstige kommunale finansiering er Sundhedsforvaltningens instrument vedr. ombygning af utidssvarende plejeinstitutioner eller opførelse af nye almene plejeboliger, falder ligeledes ud en for Ejendomsenhedens område.

Men som det fremgår af KPMG's rapport har Sundhedsforvaltningen i øvrigt allerede på dette område aktivt fravalgt sig bygherrerollen og koncentreret sig om en bestillerfunktion, på linie med den rolle, der nu generelt tiltænkes fagforvaltningerne i relation til Ejendomsenheden. (Proceskortlægningen af det støttede byggeri hos Sundhedsforvaltningen er gengivet i rapporten.)

I Økonomiforvaltningens indstilling anbefales som nævnt oven for, at håndteringen af en række løbende driftsopgaver på ejendomsområdet og ejendomsrelaterede ydelser overgår til Ejendomsenheden, men dog således, at de driftsopgaver, der er henlagt til selvforvaltende enheder undtages, med mindre der træffes selvstændig beslutning herom.

Sundhedsforvaltningen kan tilslutte sig denne afgrænsning, hvorefter håndteringen af disse opgaver fortsat vil skulle varetages af de selvforvaltende enheder, idet der heri ligger en erkendelse af, at det praktiske liv på f.eks. plejeinstitutioner stiller andre krav til personaletilstedeværelse/genkendelighed og at eksempelvis rengøringspersonale ofte har andre funktioner i relation til beboerne, et forhold, der også er beskrevet i rapporten.

Sundhedsforvaltningen indstiller, at Sundheds- og Omsorgsudvalget godkender, at nærværende indstilling fremsendes som høringssvar til Økonomiudvalget om "etablering af en ejendomsenhed".

-

-

-

Høringsskrivelse af 25.6.2003 med tilhørende indstillingsudkast fra Økonomiforvaltningen om etablering af en ejendomsenhed.

Lau Svendsen-Tune

/Lars Bo Bülow