Revisionsprotokollat vedr. Sundhedsforvaltningens årsregnskab for 2002

2. Revisionsprotokollat vedr. Sundhedsforvaltningens årsregnskab for 2002

SOU 215/2003 J.nr. 33/2000

Sundhedsforvaltningen indstiller,

at Sundheds- og Omsorgsudvalget godkender nedenstående bemærkninger til revisionsprotokollat nr. 22/2002 om revision af Sundhedsforvaltningens årsregnskab for 2002.

Revisionen har 18.juli 2003 fremsendt protokollat nr. 22/2002 vedrørende Sundhedsforvaltningens regnskab for 2002. Protokollatet er opdelt i 5 hovedpunkter og derunder nogle underpunkter, der omhandler økonomistyringssystemer, IT-anvendelse herunder informationsindsamling og Ydelseshonorarsystemet ( YHA-systemet ), løn, varekøb og tjenesteydelser, status og eventualforpligtelser mv., kasse- og beholdningseftersyn, bevillingskontrol samt forretningsgangsbeskrivelser. Sundhedsforvaltningens bemærkninger til de enkelte underpunkter vil fremgå af sagsbeskrivelsen.

Revisionen er udført dels i årets løb dels i forbindelse med regnskabsafslutningen.

Revisionen er udført i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik i henhold til Revisionsvedtægten for Københavns Kommune. Dette indebærer, at Revisionen har efterprøvet, om forvaltningens regnskabstal er rigtige, og om de dispositioner, der er omfattet heraf, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, Borgerrepræsentationens beslutninger, love og andre forskrifter ( finansiel revision ).

Endvidere er det efterprøvet, om udførelsen af Borgerrepræsentationen og udvalgets beslutninger og den øvrige forvaltning af kommunens anliggender er varetaget på en økonomisk hensigtsmæssig måde ( forvaltningsrevision ).

Angående den udførte revision af regnskabet for 2002 har Revisionsdirektoratet påpeget følgende:

Vedrørende YHA-systemet:

• Der foreligger ikke skriftlige forretningsgangsbeskrivelser for afregning af medicintilskud og tildeling af ydernumre til apotekere.
• En nu rettet programfejl har kunnet give mulighed for at gennemføre dobbeltafregninger.
• Returnering af indsendte disketter fra apotekerne med oplysninger om køb bør ske med anbefalet post.

• Der foreligger ikke en revisorerklæring for det landsdækkende Centrale Tilskudsregister ( CTR ) under Lægemiddelstyrelsen. Tilskud til apotekerne udbetales på grundlag af beregninger foretaget i CTR. Uden revisorerklæring har forvaltningen ikke mulighed for at kontrollere rigtigheden af beregningerne.
• Der foreligger ikke en revisorerklæring for leverandøren af YHA´s årlige og generelle kontroller. En sådan bør udarbejdes, da forvaltningen efter kommunens regulativ for IT-sikkerhed har systemansvaret for YHA-systemet.
• Manglende dokumentation for autorisationer til systemet og manglende sletninger af autorisationer ved medarbejderes fratræden.

Vedrørende øvrige:

• Varekøb og tjenesteydelser: Det anbefales, at der udarbejdes forretningsgangsbeskrivelse for indkøbsområdet.
• Status og eventualforpligtelser: Der er bemærkninger og ønsker om oplysninger om dato for specifikation af konti, a jourføring af opsamlingskonti, udligning af saldi, rettelse af fejlposteringer, bogføring af renter, samt statusafstemninger.
• Kasse og beholdningseftersyn: Reglerne for modtagelse af værdipost i forvaltningen er indskærpet. Det findes beklageligt, at kasseinstruks vedrørende kasseeftersyn på institutioner ikke overholdes. Kasse- og beholdningseftersyn på Pilehuset kunne grundet materialets beskaffenhed og manglende bogføring ikke gennemføres.
• Forretningsgangsbeskrivelser: Der mangler fortsat et vist antal.

Sundhedsforvaltningen har taget sig disse kritikpunkter ad notam og vil snarest færdiggøre de beskrevne udeståender. For så vidt angår bemærkningerne om CTR, skal det dog bemærkes, at CTR er et statsligt system, der er fuldt godkendt og gennemprøvet, og at Sundhedsforvaltningen ikke som en af de myndigheder, der anvender CTR, har mulighed for at stille særlige krav til systemet, ligesom forvaltningen ikke har alternativer til anvendelsen af CTR.

Angående opfølgning på tidligere omtalte forhold lægges der særlig vægt på bemærkningerne til Sundhedsforvaltningens økonomistyring. Revisionsdirektoratet vil med interesse følge den videre udvikling af forvaltningens tiltag vedrørende økonomistyring.

Revisionsdirektoratet er opdelt i 5 hovedpunkter:

1. Revision af regnskab for 2002 ( indledning til protokollat )
2. Den udførte revision og konklusion heraf
3. Andre opgaver
4. Opfølgning af tidligere omtalte forhold
5. Ledelseserklæring

Sundhedsforvaltningens bemærkninger til hovedpunkter og underpunkter er som følger:

Sundhedsforvaltningen har ingen bemærkninger til dette punkt.

Sundhedsforvaltningen har ingen bemærkninger til dette punkt.

Revisionsdirektoratet mangler oplysninger om to spørgsmål i udsendt spørgeskema vedrørende for det første hvilke data, der produceres af Hjælpemiddelsystemet og Brugerudbetaling-Pensionsudbetaling samt for det andet, hvilke udgifter og indtægter der indgår i Sundhedsforvaltningens regnskab indenfor en række IT-systemer.

Sundhedsforvaltningen har taget dette ad notam og vil snarest fremskaffe de manglende oplysninger.

Revisionsdirektoratet har gennemført en meget grundig gennemgang af funktionsadskillelse og udførte interne kontroller i forbindelse med YHA-systemet. YHA-systemet anvendes bl.a. til brug for udbetaling og refusion af tilskud til receptpligtig medicin i Københavns Kommune. I 2002 udgjorde kommunens nettoudgifter til apotekernes medicintilskud efter Sygesikringsloven ca. 488 mio.kr.

Revisionen anmoder særligt om forvaltningens bemærkninger til YHA-systemet.

Revisionens bemærkninger kan opsummeres som følger:

• Der foreligger ikke skriftlige forretningsgangsbeskrivelser for tildeling af ydernumre til apotekere og afregning af medicintilskud.
• En nu rettet programfejl har kunnet give mulighed for at gennemføre dobbeltafregninger.
• Returnering af indsendte disketter fra apotekerne med oplysninger om køb bør ske med anbefalet post.
• Der foreligger ikke en revisorerklæring for det landsdækkende Centrale Tilskudsregister ( CTR ) under Lægemiddelstyrelsen. Tilskud til apotekerne udbetales på grundlag af beregninger foretaget i CTR. Uden revisorerklæring har forvaltningen ikke mulighed for at kontrollere rigtigheden af beregningerne.
• Der foreligger ikke en revisorerklæring for leverandøren af YHA´s årlige og generelle kontroller. En sådan bør udarbejdes, da forvaltningen efter kommunens regulativ for IT-sikkerhed har systemansvaret for YHA-systemet.
• Manglende dokumentation for autorisationer til systemet og manglende sletninger af autorisationer ved medarbejderes fratræden.

Endvidere er der fundet mindre formelle fejl i 5 af 28 gennemgående revisorerklæringer (revisorerklæringerne er en kontrol af det fra apotekerne fremsendte regningsmateriale).

Vedrørende den nævnte programfejl vil Revisionsdirektoratet snarest tage kontakt til Sundhedsforvaltningen med henblik på at afklare det eventuelle omfang af uretmæssige udbetalinger af medicintilskud. Sundhedsforvaltningen hilser en sådan gennemgang velkommen men betragter det i øvrigt som usandsynligt, at noget sådan skulle have fundet sted.

Sundhedsforvaltningen har i øvrigt taget revisionens bemærkninger ad notam og vil snarest tage skridt til at udbedre disse. Mere konkret er der iværksat indsamling af sagsgangsbeskrivelser, der vil blive anvendt til udarbejdelse af en egentlig forretningsgangsbeskrivelse. Heri vil blive taget stilling til problematikkerne omkring returnering af indsendte disketter samt dokumentation for og sletninger af autorisationer. Angående revisionserklæring for YHA indgår dette i den aftale, som Københavns Kommune har indgået med leverandøren ( CSC ). Kommunen skal dog afholde udgifterne hertil.

For så vidt angår bemærkningerne om CTR skal det dog indvendes, at CTR er et statsligt system, der er fuldt godkendt og gennemprøvet, og at Sundhedsforvaltningen ikke som en af de mange myndigheder, der anvender CTR, har mulighed for at stille særlige krav til systemet, ligesom forvaltningen ikke har alternativer til anvendelsen af CTR. Noget tilsvarende gør sig gældende for YHA. Sundhedsforvaltningens muligheder for at få udarbejdet egne revisorerklæringer må derfor betegnes som små. Sundhedsforvaltningen vil gøre henholdsvis Lægemiddelstyrelsen og Amtsrådsforeningen opmærksom på revisionens bemærkninger.

Revisionsdirektoratet har ikke konstateret faktuelle fejl af nogen art i forbindelse med beregninger og overførsler af midler og oplysninger i forbindelse med YHA. Således er det også konstateret, at CTR på baggrund af apotekernes indberetninger korrekt har beregnet en række tilfældigt udvalgte kunders medicintilskud ved anvendelse af korrekte procentsatser.

2.3. Løn: Revisionsdirektoratet har gennemgået interne kontroller af betydning for lønudbetalingen herunder sager for nyansatte og afgåede. Der er desuden gennemført stikprøvekontrol af medarbejderes faktiske tilstedeværelse. Gennemgangen har ikke givet anledning til bemærkninger. Sundhedsforvaltningen har ingen bemærkninger til dette punkt.

2.4. Varekøb og tjenesteydelser: Revisionsdirektoratet har som stikprøve gennemført kontrol af indkøb på Kastaniehusene og Plejecenteret Sølund. Der er ikke konstateret væsentlige fejl eller mangler ved indkøbsfunktionen herunder regnskabsbehandlingen.

Derimod fandtes der på Sølund ikke skriftlig dokumentation i form af f.eks. rekvisitioner af bestillinger ligesom der ikke på de to institutioner fandtes skriftlige forretningsgangsbeskrivelser af indkøb. Revisonsdirektoratet anbefaler, at der udarbejdes forretningsgangsbeskrivelse for indkøbsområdet. Sundhedsforvaltningen har taget dette ad notam.

2.5. Status og eventualforpligtelser: Revisionsdirektoratet har gennemgået afstemning af likvide konti og specifikation af øvrige statusposter til regnskab 2002:

Revisionsdirektoratet har udbedt sig yderligere oplysninger om en række forhold. Sundhedsforvaltningen udarbejder i løbet af august 2003 en plan for opfølgningen af disse med en specificering af opgaverne og fastlæggelse af ansvaret for løsningen. Planen vil indeholde analyse af de områder, hvor Revisionsdirektoratet har udbedt sig specifikationer. I øvrigt vil det af revisionen ønskede materiale blive fremsendt.

Der er konstateret manglende specifikation af 4 konti, og der anmodes om en dato for, hvornår disse er til stede. Sundhedsforvaltningen vil snarest muligt specificere nævnte konti.

Der henstår 205.000 kr. i ikke inddrevne huslejebetalinger, og Sundhedsforvaltningen anmodes om at oplyse, hvad man vil gøre for at inddrive tilgodehavenderne. Forvaltningen vil snarest oplyse revisionen om dette.

Der er ikke sket ajourføring af låneafdrag på opsamlingskonti for selvejende plejehjem. Det henstilles, at denne ajourføring finder sted. Forvaltningen vil snarest gøre dette.

Det er konstateret, at der henstår en kreditsaldo "Pensionskonto" på 511 mio.kr. Denne modsvares af en række debetkonti i Sundheds- og Familie og Arbejdsmarkedsforvaltningerne. Revisionen anmoder om at få forelagt resultatet af næste afstemning. Sundhedsforvaltningen vil sørge for, at dette sker.

Revisionen konstaterer, at en fejlpostering på 58 mio.kr. på Bodillestuerne som følge af overgangen fra ØS til KØR for længst burde være rettet. Sundhedsforvaltningen er opmærksom på dette og vil snarest rette fejlen. De 58 mio. indgår i en samlet åbningsbalance på Bodillestuerne på 73 mio.kr. Revisionen anmoder om en forklaring på de resterende 15 mio.kr. og melding om, hvornår udligning kan finde sted. Sundhedsforvaltningen vil snarest udføre det efterspurgte.

Revisionen konstaterer berigtigelse af fejl på H.J. Andersens og Martin Siersteds stiftelse angående bogføring af renter og kontering af beløb.

Revisionen anmoder endelig forvaltningen om det videre forløb af sagen vedrørende afstemning af konti for Pensions- og Omsorgskontor Sundbyvester. Sundhedsforvaltningen vil sikre, at dette sker.

2.6. Kasse- og beholdningseftersyn: Der er gennemført et uanmeldt kasse- og beholdningseftersyn i Sundhedsforvaltningens kasse.

Der blev her konstateret en enkelt dobbeltbetalt faktura. Endvidere blev der konstateret to modtagne checks, der ikke var noteret i værdipostbogen. Sundhedsforvaltningen har derfor indskærpet reglerne for modtagelse af post.

Revisionsdirektoratet finder det beklageligt, at Sundhedsforvaltningens bogholderi ikke som foreskrevet i kasseinstruksen har gennemført kasseeftersyn på mere end et fåtal institutioner. Sundhedsforvaltningen har med virkning fra 1.juni 2003 iværksat en plan, hvorefter der fremover gennemføres to kasseeftersyn om ugen. Sideløbende hermed er der iværksat en række tiltag, der sikrer de decentrale enheders opmærksomhed på problemstillingen og vigtigheden af at have gode forretningsgange og kontroller. Forvaltningen sikrer herved i videst muligt omfang en betryggende administration af de decentrale kontantbeholdninger.

Efter anmodning fra Sundhedsforvaltningen gennemførte Revisionsdirektoratet et uanmeldt kasse- og beholdningseftersyn på Pilehuset. Eftersynet kunne grundet materialets beskaffenhed og manglende bogføring ikke gennemføres. Sundhedsforvaltningen har efterfølgende gennemført en udredning af manglerne.

2.7. Bevillingskontrol: Gennemgangen af regnskabsforklaringen har ikke givet anledning til bemærkninger. Sundhedsforvaltningen har intet yderligere at bemærke.

2.8. Forretningsgangsbeskrivelser: Revisionsdirektoratet har modtaget forretningsgangsbeskrivelser fra Sundhedsforvaltningen. Revisionen vil gennemgå disse og skriftligt meddele Sundhedsforvaltningen resultatet. Der mangler fortsat et antal forretningsgangsbeskrivelser. Sundhedsforvaltningen er opmærksom på dette.

2.9. Større undersøgelser og øvrige revisionsprotokollater: Revisionen har fremsendt en række revisionsprotokollater. Forvaltningen har ingen bemærkninger hertil.

3.1. Revisorerklæringer: Revisionsdirektoratet har afgivet revisionserklæringer på en række projekter. Forvaltningen har ingen bemærkninger hertil.

3.2. Rådgivning: Revisionsdirektoratet har deltaget i en styregruppe vedrørende pensionssystemet. Forvaltningen har ingen bemærkninger hertil.

4.1. Økonomistyring: Angående opfølgning på tidligere omtalte forhold lægges der særlig vægt på bemærkningerne til Sundhedsforvaltningens økonomistyring. Revisionsdirektoratet vil med interesse følge den videre udvikling af forvaltningens tiltag vedrørende ø ;konomistyring.

Sundhedsforvaltningen har ingen særlige bemærkninger hertil men forventer, at der med den nye struktur for forvaltningen og de tilhørende styringsværktøjer vil være skabt muligheder for en forbedret økonomistyring.

4.2. Forbedring af kvaliteten af kommunens regnskabsforvaltning: Revisionen anmoder om at få oplysninger om arbejdet med en forbedret regnskabsforvaltning. Sundhedsforvaltningenforventer, at dette er færdiggjort inden årets udgang. Revisionen bliver orienteret om den løbende proces..

4.3. Anlægsregnskaber: Revisionsdirektoratet forventer aflæggelse af anlægsregnskaber for bevillinger 1998-1999 og fra før 1998. Sundhedsforvaltningen vil påse dette, idet der dog ikke umiddelbart kan gives nogen tidsfrist for regnskaber fra før 1998. Opgaven har vist stig at være større og mere kompleks end først antaget, hvorfor tidligere udmeldte tidsfrister har vist sig ikke at kunne holde. Sundhedsforvaltningen har belært af erfaringerne på dette område udarbejdet og iværksat nye procedurer for anlægsprojekter i samarbejde med revisionen, således at sådanne sager ikke vil opstå for fremtiden.

4.4. Beboerbetaling: Revisionsdirektoratet har ikke anledning til bemærkninger til fastlæggelsen af huslejebetaling på 8 plejehjem. Sundhedsforvaltningen har ikke yderligere bemærkninger.

4.5. Sagen om Arbejdernes Ligkistemagasin: Revisionsdirektoratet opridser status p.t. for sagen. Sundhedsforvaltningen har ikke yderligere bemærkninger.

Sundhedsforvaltningen har ingen bemærkninger til dette punkt.

Ingen

Ingen

Ingen

Revisionsprotokollat nr. 22 af 18.juli 2003 vedrørende revision af årsregnskabet for 2002.

Ib Haurum

Lau Svendsen-Tune