Fælles udbud af indkøbsordning til kommunens hjemmeplejemodtagere (fællesindstilling mellem SUF og SOF)

Sundheds- og Omsorgsudvalget og Socialudvalget skal godkende fælles udbud af indkøbsordning til borgere, der modtager hjemmepleje efter servicelovens § 83.

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen og Socialforvaltningen indstiller, at Sundheds- og Omsorgsudvalget og Socialudvalget godkender,

1. at Sundheds- og Omsorgsforvaltningen og Socialforvaltningen bemyndiges til at foretage et fælles udbud af indkøbsordning til kommunens hjemmeplejemodtagere,
2. at Sundheds- og Omsorgsforvaltningen og Socialforvaltningen godkender  ”Indkøbsordning til borgere i eget hjem – kravspecifikation”, jf. (bilag 1),
3. at Sundheds- og Omsorgsforvaltningen og Socialforvaltningen bemyndiges til at udvælge to leverandører blandt tilbudsgiverne ud fra tildelingskriteriet ”laveste pris” og indgå kontrakt, og
4. at Sundheds- og Omsorgsforvaltningen og Socialforvaltningen, såfremt der opstår en situation, hvor der kun er en leverandør tilbage i kontraktperioden, bemyndiges til at etablere en godkendelsesmodel inden for servicelovens rammer, så borgernes frie leverandørvalg kan genoprettes uden fornyet udbud. 

Borgere, der i Københavns Kommune visiteres til hjælp til indkøb efter servicelovens § 83, tilmeldes som hovedregel en indkøbsordning. Sundheds- og Omsorgsforvaltningen har 2.800 borgere tilmeldt indkøbsordning, mens Socialforvaltningen har 800 borgere tilmeldt. De to forvaltninger anvendte i 2011 henholdsvis 15.5 mio. kr og 3,5 mio. kr på indkøbsordning. Ved en indkøbsordning bestilles borgernes dagligvare via telefon, fax eller online-løsning, og varerne bliver leveret direkte hos borgerne.

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen og Socialforvaltningen har i dag hver deres stort set identiske indkøbsordninger. I Sundheds- og Omsorgsforvaltningen kan borgerne vælge mellem fire forskellige private leverandører, og i Socialforvaltningen kan borgerne vælge mellem to forskellige private leverandører.

Et nyt og fælles udbud forventes at medføre en lavere pris pr. indkøb og dermed en besparelse for Sundheds- og Omsorgsforvaltningen og Socialforvaltningen. 

Hovedformålet med et fælles udbud er at opnå en lavere pris for levering af indkøb til kommunens borgere. Harmonisering af leverandørkravene til indkøbsordningerne mellem forvaltningerne, og samlingen af volumen forventes i sig selv at medføre en lavere pris fra tilbudsgiverne. Herudover forventes den lavere pris indhentet gennem ændrede krav til selve indkøbsordninges udformning. De væsentligste ændringer i forhold til den eksisterende indkøbsordning er: 

• Øget anvendelse af digitale løsninger i forbindelse med bestilling af varer og ændrede krav til betaling i forbindelse med digital bestilling af varer.
• Ændring i krav til håndteringen af varer under transporten. Fokus på ubrudte fryse- og kølekæder er erstattet af mere enkelt krav om, at transport og levering skal finde sted på en måde, der er hygienisk forsvarlig.
• Mindre lempelse i detaljeringsgraden af krav til varesortiment, således at leverandørerne mere frit kan sammensætte sortimentet ud fra borgernes efterspørgsel.

Endvidere ventes en mindre besparelse på indkøbsområdet mere bredt ved, at den visiterede ydelse, hjælp til at sætte varer på plads, som hovedregel overgår fra at være en hjemmeplejeydelse til en ydelse, der typisk leveres af leverandøren af indkøbsordning, når varerne leveres i borgers hjem. De nævnte besparelser udgør også de væsentligste ændringer i kravspecifikationen, da det primære formål har været at opnå en besparelse.

Hvad betyder udbuddet for borgerne
De borgerrettede krav fremgår af "Indkøbsordning til borgere i eget hjem - kravspecifikation". De borgerettede krav er harmoniseret mellem forvaltningerne, men ikke i et omfang, der vil medføre væsentlige ændring i serviceniveaut, idet kravene også tidligere var stort set identiske.  

Leverandørerne skal fortsat tilbyde et supermarkeds- og discountsortiment og en række grupper med særlige indkøbsbehov er fortsat tilgodeset, herunder borgere med diabetes. Det kommende udbud har ingen økonomiske konsekvenser for borgerne, idet kommunen betaler fortsat omkostninger vedr. bestilling og levering af varer, mens borgerne alene betaler for varerne, de køber.   

Det nye udbud vil medføre en mindre ændring i visitationspraksis for borgere tilknyttet Sundheds- og Omsorgsforvaltningen. I forbindelse med visitationen til indkøbsordning tages der i dag stilling til, om borgere skal have hjælp til at bestille varer fra hjemmeplejen, eller om borgeren selv kan bestille varer hos leverandøren af indkøbsordning. Bestilling hos leverandøren sker typisk telefonisk. For de borgere der selv står for bestilling af vare, skal visitationen fremover tage stilling til, om bestillingen kan foregå via internettet, som det i dag er praksis i Socialforvaltningen.

Det er fortsat muligt at blive visiteret til indkøb med hjælper i begge forvaltninger.

Den væsentligste ændring for borgerne vil være ændringen af, hvem der sætter deres vare på plads. Fremover vil det primært være chaufføren og ikke hjemmeplejen, der sætter varerne på plads.

Udbudsbetingelser
I forhold til det samlede udbudsmateriale er det alene kravspecifikationen, der indeholder borgerrettede krav. Det øvrige materiale er af mere teknisk og juridisk karakter, og omfatter generelle forhold omkring udbudsprocessen mv. Fra det øvrige udbudsmateriale skal nedstående forhold fremhæves.

Valg af leverandører sker ud fra tildelingskriteriet, ”laveste pris”. Forvaltningerne indgår aftaler med to egnede leverandører med en aftaleperiode på 3 år og mulighed for forlængelse i op til 12 måneder for kommunen. Opsigelse af aftalerne kan ske fra kommunens side med 6 måneders varsel i hele kontaktperiodens løbetid, men er uopsigelig for leverandøren i den 3-årige aftaleperiode.

Forvaltningerne indgår kun kontrakt med to leverandører af indkøbsordning. Dette begrænser borgers valgmuligheder blandt leverandørerne, men borgerne vil fortsat have et frit valg mellem flere leverandører. Både Sundheds og Omsorgsforvaltningen og Socialforvaltningen har tidligere haft en periode med to leverandører at vælge imellem uden, at det har givet anledning til serviceforringelser.Tildelingskriteriet ”laveste pris” er valgt for at opnå størst mulig besparelse på indkøbsordningerne. Ved kun at indgå aftale med leverandørerne af de to billigste tilbud skærpes priskonkurrencen. 

Kontraktunderskrivelse forventes at ske i indeværende år med en ikrafttrædelsesdato 1. februar 2013.

Såfremt der er i kontraktperioden opstår en situation, hvor der kun er en leverandør af indkøbsordning, bemyndiges forvaltningerne til at lade en godkendelsesmodel træde i kraft. Her kan nye leverandører anmode om godkendelse på samme pris og kvalitetsvilkår som den tilbageværende leverandør.

Høring
Indstillingen har været i hørring hos Socialforvaltningens Brugerråd og De Københavnske Ældreråd. Socialforvaltningens Brugerråd er tilfredse med, at udbuddet ikke medfører ændringer i visitationspraksis, således at det stadig er muligt at få visiteret indkøb via hjælper. Bruggerrådet anmoder derudover om, at kommunen fremadrettet overvejer at benytte tre leverandører for at styrke borgernes frie valg. Endelig mener Brugerrådet, at en evt. besparelse skal målrettes en forbedret visitation til borgerne, jf. (bilag 2).

De Københavnske Ældreråd finder det positivt, at der afholdes et nyt udbud, fordi markedsudviklingen muligøre betydelige besparelser på området. De Københavnske Ældreråd ønsker mere end to leverandører, ligesom Socialforvaltningens Brugerråd. 

Hovedformålet ved udbudet er at opnå en besparelse, derfor fastholdes kravet om, at der alene indgåes kontrakt med de to billigste leverandører. 

Endelige ønsker De Københavnske Ældreråd, at leverandøren forpligtiges til at oprette praktikpladser til ledige. Det vil fremgå af leverandør kontrakten, at leverandøren forpligter sig til på Københavns Kommunes forlangende at dokumentere, at leverandøren fører en rummelig personalepolitik, herunder bl.a. at vise villighed til at integrere ledige på arbejdsmarkedet, jf. (bilag 3). 

Udgiften til udbuddet afholdes inden for Sundheds- og Omsorgsforvaltningens og Socialforvaltningens administrationsbudget. Den forventede besparelse i Socialforvaltningen på 0,3 mio. kr. indgår i handleplanen for at reducere de økonomiske udfordringer i hjemmeplejen (funktion 5.32.32.1 Pleje og omsorg). I Sundheds- og Omsorgsforvaltningen indgår den forventede besparelse med 2,0 mio. kr. i budget 2013.

Anne Skovbro                            Anette Laigaard

Indstillingen blev godkendt.