Bemærkninger til Revisionsberetning for regnskab 2019

Indstilling

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen indstiller,

1. at Sundheds- og Omsorgsudvalget godkender, at indholdet i denne indstilling fremsendes til Økonomifor­valtningen som udtryk for udvalgets opfølgning på Revisionsberetningen for regnskab 2019.

Problemstilling

Kommunens revisionsselskab Deloitte har udarbejdet Revisionsberetning for 2019 vedrørende årsregnska­bet. Beretningen sammenfatter for hele kommunen de revisionsbemærkninger, som Deloitte tidligere har afgivet i revisionsrapporter for hver forvaltning. Forvaltningens opfølgning på Revisionsberetningen for 2019 indstilles her til udvalgets godkendelse.

Løsning

Deloitte omtaler i Revisionsberetningen for årsregnskabet for 2019 i alt 14 revisionsbemærkninger. Ingen af de anførte bemærkninger retter sig specifikt mod Sundheds- og Omsorgsforvaltningen. Tre bemærkninger retter sig mod "forvaltningerne" generelt, hvorfor også Sundheds- og Omsorgsudvalget skal godkende for­valtningens handleplaner i forhold hertil. En revisionsbemærkning kan indeholde flere observationer. Be­retningen for 2019 indeholder bemærkninger indenfor følgende forhold:

1. Regnskabsafslutningsprocessen
2. Revision af balancen
3. Debitorområdet
4. Anlægsregnskaber
5. Lønadministration m.v.
6. Regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller
7. Kontrol med overholdelse af reglerne for skatmoms
8. Kommunens regler for indkøb
9. Takster TMF
10. Tilskudsadministration
11. Indtægter
12. Mellemkommunale refusioner
13. Anvendelse af alternativ modtager i KMD Aktiv
14. Cybersecurity og persondata

Udarbejdelse af handleplaner

Økonomiforvaltningen har anmodet Sundheds- og Omsorgsforvaltningen om at udarbejde tre handleplaner i forhold til revisionsbemærkningerne nr. 6, 8 og 14. Disse er som følger:

6. Regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen deler revisionens opfattelse af, at opretholdelse af et effektivt internt kontrolmiljø er vigtigt for god og sikker regnskabsføring og økonomistyring.

Forvaltningens regnskabsafdeling modtager løbende resultatet af KS' stikprøvekontrol af bi­lag. Stikprøve­kontrollen bliver videresendt til de relevante enheder, som besvarer de spørgs­mål, som KS måtte have til de enkelte bilag.

Ved samme lejlighed vurderer ledelsesrepræsentanter fra den centrale regnskabsafdeling stikprøvens indhold med henblik på en vurdering af, hvorvidt der er tegn på systematiske fejl og unøjagtigheder, som vil fordre en særlig indsats i forhold til en eller flere enheder. Resul­tatet af denne vurdering arkiveres.

For at sikre så korrekt regnskabsføring som muligt, har forvaltningen i efteråret 2019 udar­bejdet en konte­ringsvejledning som er tilpasset Sundheds- og Omsorgsforvaltningens konto­plan i Kvantum.

Konteringsvejledningen er udsendt til alle relevante medarbejdere, dvs. økonomikonsulen­ter, økonomi­medarbejdere, fakturabehandlere mv.

I den løbende dialog mellem Centralforvaltningen og enhederne i Sundheds- og Omsorgsfor­valtningen vil der i 2020 være særligt fokus på, at den fornødne dokumentation er tilstede og at alle konteringstekster er sigende i forhold til det pågældende bilag.

8. Kommunens regler for indkøb

Indsatserne for at sikre højere compliance fortsætter i 2020. Der er bl.a. fortsat fokus på brug af rammeindkøbsordrer, og compliancerapporter udsendes månedligt til alle ledelsesni­veauer. Ligeledes fortsætter arbejdet med konkurrenceudsættelse indenfor Forvaltningens tre indkøbskategorier.

14. Cybersecurity og persondata

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen er i gang med oprydningen af SharePoint, hvor vi i hø­jere grad fokuserer på de filer, der bliver anvendt i den daglige opgaveløsning, og i hvilke fæl­lesskaber, de fremadrettet skal håndteres. Efter to år med Office 365 er det vores erfaring, at SharePoint har gjort det særdeles vanskeligt for medarbejdere at tilgå de filer, de har be­hov for. Det er simpelthen ikke særlig intuitivt og tilgængeligt. I december 2019 besluttede Sundheds- og Omsorgsforvaltningen derfor, at den fremtidige organisering af data fra Share­Point skal ske via Microsoft Teams, der fungerer som en overbygning til SharePoint.

Fremadrettet vil data dermed være organiseret i langt mindre fællesskaber med tydeligt da­taansvar.

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen forventer at have tilendebragt oprydningen af såvel filer som rettigheder på SharePoint ved udgangen af september 2020. 

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces