Principper for udbudsbetingelser ved kørsel i forbindelse med madudbringning

Indstilling

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen indstiller:

1. at Sundheds- og Omsorgsudvalget godkender de overordnede principper for udbud af kørsel ved madudbringning til hjemmeboende borgere. 

Problemstilling

Den nuværende kørselskontrakt for kørsel af madservice til hjemmeboende borgere fra Københavns Madservice (KMS) udløber pr. 1. januar 2020 og opgaven skal derfor sendes i udbud i juni måned.

På udvalgsmødet den 14. marts 2019 blev det besluttet at overgå til køleleveret mad.

Sundheds- og Omsorgsudvalget bad i den forbindelse forvaltningen om at få forelagt de overordnede principper for udbuddet, særligt med henblik på at se på de miljømæssige hensyn. 

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen (SUF) har i udarbejdelsen af udbudsmaterialet derfor undersøgt mulighederne for at stille skærpede miljøkrav til leverandørkøretøjer og til ’grøn’ madudbringning. 

Principperne for det kommende udbud af kørsel forelægges her til udvalgets godkendelse.

Løsning

Opgaven, der udbydes, består dels af madudbringning fra kommunens produktionskøkken - Københavns Madservice (KMS) i Bystævneparken i Brønshøj - til hjemmeboende borgere visiteret til mad med udbringning, dels af madudbringning til de plejehjem, der ikke har produktionskøkken, og som modtager mad fra KMS. Der er tale om 700-950 leveringer dagligt.

Udbuddet består af en lang række ufravigelige minimumskrav, både før under og efter aflevering hos borger, som skal opfyldes, for at der kan indgås kontrakt. Disse krav er f.eks, at kørslen skal ske én gang dagligt 7 dage om ugen (ind til der overgås til 2 ugentlige levering), at alle borgere skal have leveret mad på samme tidspunkt hver dag +/- 20 minutter og, at alle leveringer skal fragtes og leveres i nedkølet tilstand ved 5 grader. Der stilles dertil en række krav til fødevaresikkerhed, afleveringskontrol, konduite, hygiejne samt til biler og miljø.

Københavns Kommunes miljøkrav

Københavns Kommune ønsker at være i front med ny teknologi mhp. at sikre en ’grøn omstilling’. Borgerrepræsentationen (BR) har på den baggrund bedt COWI udarbejde en rapport, der belyser, hvordan kommunen kan stille skærpede miljøkrav til leverandørtransport.

Rapporten tager bl.a. udgangspunkt i Teknik og Miljøforvaltningens (TMF) paradigme ”Miljø- og Klimakrav i Københavns Kommunes Udbud”.

På baggrund af COWIs rapport Skærpede Miljøkrav til Leverandørtransport godkendte BR på møde den 19.  marts 2019, at Københavns Kommune pr. 1. august 2019 stiller krav om,

1. at leverandører, der leverer varer og tjenesteydelser til Københavns Kommune i person- og mindre varebiler, skal levere et på forhånd aftalt minimum af leverancerne i et ’grønt’ køretøj, samt

2. at leverandører, der leverer varer og tjenesteydelser til Københavns Kommune i store varebiler, lastbiler og busser, skal levere dem i ’grønne’ køretøjer, når den teknologiske udvikling og markedet muliggør dette.

Disse skærpede miljøkrav danner rammen om SUF's udbud af kørsel ved madudbringning og betyder, at minimumskravene ifm. udbud på leverandørtransport rykkes i en grønnere retning, og at kommunens leverandører forpligtes til at anvende grønne bilmodeller, så snart de kommer på markedet. På den måde er Københavns Kommune med til at modne markedet i en mere grøn retning. Kravene afspejler således en overgangsfase, hvor de teknologiske muligheder fortsat er begrænsede, men hvor udviklingen følges og kontrakterne er dynamiske.

COWI Rapporten konkluderer, at udviklingen mod grønne løsninger afhænger af bilernes størrelse og funktion, hvilket også ses afspejlet i ovenstående punkt 1 og 2. Hvorvidt kørsel af mad i dette udbud skal ske med mindre eller større varebiler og eller lastbiler afhænger bl.a. ruteplanlægningen, og vil også blive påvirket, når ordningen overgår fra 7 til 2 ugentlige leveringer, hvor der så er behov for mere kapacitet.

Rapporten nævner dog også, at der for perioden 2022- 2025 stadig er udfordringer ved markedet for grønne biler med specialfunktion, fx kølefunktion, som er nødvendigt i dette udbud. Dette er i tråd med konklusionerne af forvaltningens egen markedsdialog med kørselsleverandører samt dialog med Københavns Kommunes CSR-enhed.

Godkendelse af nye principper for udbud ved kørsel ifm. madudbringning
På baggrund af ovenstående , og med udgangspunkt i Borgerrepræsentationens miljøkrav ved udbud, indstiller forvaltningen, at Sundheds- og Omsorgsudvalget godkender følgende overordnede principper/minimumskrav ift. miljøkrav i udbudsspecifikationen:

• Tilbudsgiver skal leve op til Københavns Kommunes obligatoriske retningslinjer vedr. Euronorm, bilers udledning af farlige partikler, og at leverandøren skal følge kommunens Tomgangsregulativ.

• De frivillige krav fra kommunens miljøkrav om, at køretøjerne skal have start-stop funktion, og at alle chauffører skal have et Kør-grønt-kursus, gøres obligatoriske i dette udbud.

Det betyder, at man som tilbudsgiver skal leve op til ovenstående for at komme i betragtning til opgaven, ligesom man skal leve op til de øvrige minimumskrav, der stillet i udbuddet. Dertil indsættes der en række konkurrenceparametre, som vil blive vægtet i den samlede vurdering.

Forvaltningen indstiller, at det som konkurrenceparameter for miljø vil blive vurderet,

• hvordan leverandørens bilpark lever op til EUs energiklasser, og der bliver set på, hvordan øget grøn udvikling kan komme kommunen til gode.

Vægtningen af konkurrenceparametre vil ske med følgende underkriterier:

• Pris vægtes 50%

Kvalitet vægtes på baggrund af:

• Miljø: 20%

• Implementering: 15%

• Erfaring: 10%

• Socialt ansvar - dvs. leverandørens arbejde med at få ledige tættere på arbejdsmarkedet: 5%

På den baggrund er det forvaltningens vurdering, at udbuddet stiller ambitiøse krav til grøn levering samtidig med at udbuddet vil være realistisk i forhold til opgaven, markedssituationen og kommunens forsyningsforpligtelser over for de ældre borgere, som modtager mad fra Københavns Kommune.

Evt. madudbringning med cykel

Det anbefales i kommunens retningslinjer ”Miljø- og Klimakrav i Københavns Kommunes Udbud”, at man - når muligt - anvender cykel til levering af varer.

En eventuel cykeludbringning skal foregå med aktiv køl (dvs. køleskab), så kølekæden ikke brydes under madens transport.

Forvaltningen har undersøgt mulighederne og har bl.a. været i dialog med en producent af ladcykler. Elcykler med lad og indbygget køleskab er ikke en standardvare, og de modeller, der ses i bybilledet i dag, er specialbyggede med udgangspunkt i ordregivers behov. I de kendte eksempler leverer ordregiver selv cyklernes tilhørende indhold – fx køleskabe.

Forud for evt. udbud af udbringning af madservice skal kvaliteten af de nuværende markedsmuligheder inden for transportable kølemuligheder undersøges, herunder om kvaliteten tillader cykeludbringning af mad til SUF's målgrupper, uden det indebærer væsentlige fødevarerisici.

Forvaltningen har set på muligheden for en eventuel opdeling af kørselskontrakten, således at de borgere, der bor tæt på Bystævneparken, får bragt maden på cykel, og dem, der bor langt væk, får maden bragt i bil. Ved en sådan opdeling af aftalen, forventes det, at de samlede kørselsudgifter øges. Dertil vurderes der at være stor risiko for, at der ikke kommer nogle tilbud på en lille delaftale vedrørende cykeludbringning, da der ikke findes etablerede tilbudsgivere til denne transportform på markedet, hvilket vil betyde, at man potentielt står uden en leverandør for det samlede kørselsbehov.

Med udgangspunkt i forvaltningens forsyningsforpligtelse samt de mange risici forbundet med en cykeludbringning, er det forvaltningens opfattelse, at markedet endnu ikke er klar til at løse opgaven. Forvaltningen lægger særligt vægt på, at løsningen ikke vurderes at være tilstrækkelig sikker ift. madens kvalitet og fødevaresikkerhed, hvilket i sidste ende kan have betydning for borgers helbred. Endvidere vurderes det, at afstandene over byen er relativt store, hvilket vurderes at øge risiko for udeblivelse eller væsentlige forsinkelser, hvilket er uacceptabelt for de berørte målgrupper. 

Forvaltningen indstiller på den baggrund, at cykeludbringning ikke bringes i spil i dette udbud, men at forvaltningen undersøger mulighederne igen, når en ny kørselskontrakt skal indgås om forventeligt fire år i forventning om, at markedet på det tidspunkt har haft tid til at udvikles og modnes.

Aftaleperiode

Kørselskontrakten bliver en rammeaftale, hvor hjemmeboende borgere i en periode (minimum 1 år) skal modtage køleleveret mad hver dag. Når det bliver muligt at ændre udbringningsfrekvensen, skal leverandøren, efter en varsling, kunne overgå til levering to gange om ugen.

Udbuddet skal resultere i en 4-årig aftale med mulighed for forlængelse i maksimalt 24 måneder. Forlængelsen kan foretages ad to omgange. 

Mikroovne

Ifm. det oprindelige budgetforslag for Budget 2018 vedr. køleleveret mad indgik der udgifter til indkøb af mikroovne. Det betyder, at ny-visiterede borgere vil få tilbudt at få stillet en mikroovn til opvarmning af maden til rådighed. Denne skal køres ud af chaufførerne sammen med borgerens første leverance. 

Økonomi

Der forventes at være større konkurrence på markedet for udbringning af køleleveret mad frem for udbringning af varmholdt mad, som benyttes i dag. Dette forhold forventes, sammen med levering fra to til én gang dagligt, at resultere i en besparelse. Estimatet af denne besparelse er allerede lagt ind som en del af det oprindelige effektiviseringsbidrag ifm. overgang til kold mad (E10). 

Det bør dog bemærkes, at det ikke er muligt at forudsige, hvilken betydning de nye skærpede miljøkrav vil have på prisen. Det er dog forvaltningens vurdering, at der i minimumskravene er tale om krav, som er kendt på markedet.

Videre proces

Såfremt udvalget tiltræder indstillingen, vil udbuddet blive annonceret ultimo juni 2019 med tilbudsfrist medio august 2019.

Aftalen med vindende leverandør forventes at blive indgået ultimo september 2019, hvorefter leverandøren har en implementeringsperiode på tre måneder.

Aftalen træder i kraft den 1. januar 2020.

Katja Kayser

                                            Helle Schnedler/Lars Matthiesen