Godkendelse af opdateret business case for projektet Overbliksteknologi

Indstilling

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen indstiller til Sundheds- og Omsorgsudvalget,

1. at godkende den opdaterede business case for projektet Overbliksteknologi (bilag 1)

Problemstilling

Projektet Overbliksteknologi udvikler og implementerer elektroniske tavler baseret på Cura-data, som skal anvendes til at understøtte tværfaglige møder i alle driftsenhederne i Sundheds- og Omsorgsforvaltningen.

Borgerrepræsentationen afsatte i 2016 anlægsmidler fra Investeringspuljen til implementering af e-tavler. Beslutningen byggede på business casen ”Skærmteknologi – bedre flow og logistikstyring”.

Projektet Overbliksteknologi var på pause under implementering af omsorgssystemet Cura, og da rammerne for projektet har ændret sig siden opstart i 2016, er der behov for også at opdatere projektets business case. Forvaltningen har opdateret projektets business case og lægger op til større fokus på de forventede kvalitetsgevinster, mens forventningen til økonomiske gevinster er, at de økonomiske gevinster er mindre end antaget i 2016.

En opdateret businesscase forelægges nu til udvalgets godkendelse.

Løsning

Baggrund
Projektet Overbliksteknologi udvikler og implementerer elektroniske tavler baseret på Cura-data til understøttelse af tværfaglige tavlemøder, og på sigt er projektet tænkt til at dække størstedelen af driftsenhederne i Sundheds- og Omsorgsforvaltningen. E-tavlerne skal gøre det nemmere for medarbejdere at få overblik over borgere, planlægge og tilrettelægge deres opgaver samt arbejde sammen på tværs af faggrupper. Med e-tavlerne vil borgere opleve bedre koordinering af deres pleje- og behandlingsforløb.

På baggrund af en business case afsatte Borgerrepræsentationen i 2016 med anlægsmidler fra Investeringspuljen til implementering af e-tavler. Som udvalget blev orientering om den 28. februar 2019 har en række forhold ændret sig siden godkendelse af business casen i 2016. 

• Mindre investering: Projektet Overbliksteknologi kan gennemføres for færre anlægsmidler end oprindelig antaget, og i februar 2019 fik SOU orientering om tilbageførelse af anlægsmidler fra projektet som en del af Overførselssagen. Primært skyldes den formindskede investering, at forvaltningen har valgt at udvikle løsningen på eget datavarehus med anvendelse af Cura-data, frem for at købe og tilpasse en færdig løsning fra leverandør. Desuden er skærme og licenser billigere end først antaget.

   

• Ændret gevinstbillede: Samtidig er forventningen til effektiviseringsgevinster nedjusteret i forhold til den oprindelige business case. I den oprindelige business case fra 2016 blev det antaget, at SUF ved fuld implementering af e-tavler kunne spare 18,5 mio. kr. årligt som følge af reduceret tidsforbrug omkring vagtskifte. Pilotafprøvninger af e-tavler har vist, at den forventede gevinst omkring vagtskifte ikke kan indfries. Samtidig er Cura blevet implementeret siden gevinstvurderingen i 2016, hvilket giver nye muligheder for indfrielse af gevinster.

Opdateret business case: Forventninger til gevinster

Forvaltningen har afdækket hvilke gevinster, der forventes med implementering af e-tavler. Det forventes, at projektet kan levere en række kvalitets- og effektiviseringsgevinster:

Kvalitetsgevinster:

1. Forbedret dokumentation og datakvalitet i Cura

2. Data et sted giver færre fejl og misforståelser

3. Ensartede arbejdsgange og –metoder i enhederne

4. Fokus på prioriterede kvalitetsforbedringer (fx ernæringsscreening)

5. Fokus på forebyggelse og sundhedsfremme – og borgeres livskvalitet

6. Styrket tværfagligt samarbejde og sammenhængende forløb

7. Tidligere opsporing af problematikker og opsporing af begyndende sygdom.

Effektiviseringsgevinster

1. Bedre tilrettelæggelse af opgaver i hverdagen som følge af overblik

2. Bedre udnyttelse af kapacitet og ressourcer som følge af bedre koordinering

3. Nedsat pleje-, omsorgs- og behandlingstyngde som følge af tidlige opsporing af problematikker

Økonomi

Omfanget af økonomiske gevinst er nedskrevet i den opdaterede business case. Det forventes ikke, at der kan spares 18,5 mio. kr. årligt, men i stedet er forventningen nedskrevet til en forventet gevinst på 7,1 mio. kr. årligt. Det skyldes, at et tidligt pilotforsøg med overbliksskærme har vist, at der ikke som antaget kan opnås en besparelse i medarbejdertid ved vagtskifte

Forslagets økonomiske konsekvenser fremgår af business casen. Det reviderede investeringsforslag lever fortsat op til investeringspuljens kriterier med en samlet årlig besparelse på 7.1 mio. kr.

 

 

1.000 kr. 2020 p/l	Styrings-område	2019	2020	2021	2022	2023	2024
Varige ændringer
Besparelse	Service	-500	-7.160	-7.160	-7.160	-7.160	-7.160
Nye omkostninger	Service	40	1.608	2.124	2.124	2.124	2.124
Samlet varig ændring		-460	-5.552	-5.036	-5.036	-5.036	-5.036
Implementeringsomkostninger
Anlægsinvesteringer	Anlæg	5.095	11.123	5.683
Samlede implementeringsomkostninger		5.095	11.123	5.683
Samlet økonomisk påvirkning		4.635	5.571	647	-5.036	-5.036	-5.036

Den relative fordeling af effektiviseringsgevinsten på 7.16 mio. kr. ud fra antallet af medarbejdere på den enkelte enhedstype fremgår i nedenstående tabel. For U og R-enhederne er der regnet med et fastsat beløb, da medarbejdere er ansat i øvrige enhedstyper, og i praksis vil gevinsten tilfalde hjemmeplejen og hjemmesygeplejen. Genoptræning København friholdes, da beløbet beregnet ud fra antallet af medarbejdere er under 10.000 kr.

Relativ fordeling af effektiviseringsgevinst

Beløb, 1.000 kr.
MTO	601
Plejehjem	3.603
Hjemmepleje	1.500
Sygepleje, mv.	591
Sundhedshuse	365
Genoptræning København	-
U/R	500
I alt	7.160

Som udvalget blev orienteret om i december 2018, har den forudsatte effektivisering vedrørende skærmteknologi ikke kunne realiseres i 2019, hvorfor den i stedet blev dækket af midler fra uddannelsesområdet i tilknytning til omlægning i forbindelse med Erhvervsuddannelsesreformen og samlingen af studieunit.

Udfordringen i 2020 forventes håndteret inden for rammerne af ældreområdet, hvor der potentielt kan anvises midler indenfor køb og salg af pladser. Den konkrete håndtering vil blive præsenteret i forbindelse med budgetudmøntning 2020, når det endelige regnskab for 2019 er kendt. Fra 2021 og frem vil konsekvenserne af det ændrede gevinstbillede indarbejdes i niveauet for forvaltningens effektiviseringskrav, som øges med netto 5,4 mio. kr.  

Videre proces

Projektet er klar til implementering af e-tavler på MTO i anden halvdel af 2019, og derefter følger øvrige enhedstyper med U og R-enhederne som næste type, der får implementeret overblikstavler.

Efter godkendelse af business casen vil forvaltningen udarbejde plan for opfølgning og afrapportering på projektets kvalitets- og effektiviseringsgevinster.