Orientering om idriftsættelse af Cura

Indstilling

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen indstiller,

1. at Sundheds- og Omsorgsudvalget tager orientering om implementeing af det elektroniske omsorgssystem Cura til efterretning.

Problemstilling

Mandag den 8. maj 2017 tog Sundheds- og Omsorgsforvaltningen (SUF) et nyt omsorgssystem – Cura – i brug. Systemet erstatter det nuværende omsorgssystem KOS2, der bruges af cirka 9.000 medarbejdere i kommunen.

Udvalget orienteres om status for udrulningen af systemet i forvaltningen pr. 31. maj. Der gives desuden en opdateret mundtlig status i forbindelse med udvalgsmødet.

Løsning

Mandag den 8. maj 2017 kl. 7.00 åbnede SUF for adgangen til det nye omsorgssystem Cura, som landets første kommune, foran Aarhus Kommune, der valgte at udsætte deres planlagte idriftsættelse på grund af problemer med konvertering.

Overgangen til et nyt omsorgssystem er en stor omvæltning og en stor belastning for driften. Den konkrete systemimplementering medfører store opgaver med konvertering og oprydning i data. Derudover skal medarbejderne lære nye arbejdsgange at kende, samtidig med at de varetager den daglige drift. For at sikre, at der ikke tabes informationer ved opgaveoverdragelse, er der i opstartsfasen desuden indført en manuel arbejdsgang, hvor alle digitale opgaveoverdragelser opfølges med et opkald. Den arbejdsgang kræver ligeledes ressourcer i enhederne.

Det er imidlertid forventningen, at det nye system i stabil drift vil frigive tid til kerneopgaven gennem en moderne og brugervenlig brugergrænseflade og et bedre overblik over borgerens samlede ydelser.

Efter de første par uger med Cura er den grundlæggende tilbagemelding fra medarbejderne i driften, at Cura er et godt og intuitivt system at arbejde i. Men der er en række opstartsvanskeligheder, som også skaber frustrationer, og som gør det vanskeligt for medarbejderne at arbejde fuldt ud i systemet.

Nedenfor er angivet de to væsentligste succeser, samt udfordringer i opstartsfasen.

Væsentligste succeser:

1. Godt og intuitivt system
Brugerne er meget tilfredse med Cura. De oplever, at det er nemt at orientere sig i og nemt at bruge. Det skaber en tryghed og en tro på, at systemet kommer til at understøtte arbejdsgange, når opstartsvanskelighederne er løst.

2.  Bedre overblik over den tværgående indsats
I Cura er alle oplysninger om den enkelte borger samlet ét sted på tværs af indsatser og fagpersoner. Det skaber et bedre overblik over borgerens samlede indsatser. Medarbejderne peger på, at det er langt nemmere at få overblik over det samlede forløb og indsatser, der leveres af kommunen.

Væsentligste udfordringer:

1. Lange svartider og ustabilitet i dele af Cura
I opstartsfasen har brugerne oplevet lange svartider i Cura, samt at systemet kan gå ned. Efter de to første uger, var problemet primært i Cura Plan, der benyttes til disponering af ydelser. Fra den fjerde uge har svartiderne været klart bedret. Det har dog betydet en særlig hård opstart for hjemmeplejen og visitationen.

2. Overblik over opgaver, der sendes mellem faggrupper og enheder
Cura er designet til, at brugerne skal se den information, som er relevant for deres arbejde frem for at sende beskeder mellem kollegaer. Det kræver et korrekt samspil mellem borgernes ydelser og brugernes roller og rettigheder i Cura. I opstarten har der visse steder været udfordringer med at forstå systemets logik. Det er en forudsætning, at den organisatoriske tilknytning, roller og rettigheder er sat op korrekt for at opnå den fulde gevinst ved systemet.

Økonomi

Projektet følger tidsplan og det samlede budget, som forelagt for udvalget på møde den 12. august 2015.

Videre proces

Implementering og fejlrettelser af Cura fortsætter. Derudover fortsætter udviklingen af Cura som planlagt, dvs. der idriftsættes ny funktionalitet til efteråret 2017.

Udvalget orienteres om status på Cura i ultimo 2017.

Lars Gregersen                                                             

                                                                  /Mette Harbo