Sundheds- og Omsorgsudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde torsdag den 20. april 2006

 

 

Sager til beslutning

 

4.      Kommunens kontrakt- og aftaleforhold på decentralt niveau

 

SOU  73/2006  J.nr. 42/2005

 

 

INDSTILLING

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen indstiller,

at Sundheds- og Omsorgsudvalget godkender, at nærværende indstilling fremsendes som udvalgets høringssvar til Økonomiforvaltningen i forhold til den del af Revisionsprotokollatet, der vedrører kontrakter og tiltag på det juridiske område indenfor Sundheds- og Omsorgsudvalgets område.

 

 

RESUME

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen har d. 18. januar 2006 modtaget Revisionsprotokollat nr. 2/2005 af 16. december 2005, Større undersøgelse til Økonomiudvalget vedrørende kommunens syv forvaltninger, Kommunens kontrakt- og aftaleforhold på decentralt niveau.

 

Revisionsprotokollatet er fremsendt fra Økonomiforvaltningen til høring i de stående udvalg, så disses besvarelser kan indgå i Økonomiforvaltningens indstilling til Økonomiudvalget til mødet d. 27. marts 2006.

 

Revisionsprotokollatets anbefalinger er generelle for alle syv forvaltninger i Københavns Kommune. Der er ikke særlige anbefalinger på Sundheds- og Omsorgsudvalgets område. For at fremme sagens videre behandling, er nærværende indstilling sendt til Økonomiforvaltningen med bemærkning om, at det er sket under forudsætning af Sundheds- og Omsorgsudvalgets efterfølgende godkendelse.

 

Revisionsprotokollatet er en generel undersøgelse, og indeholder ikke revisionens vurdering af den enkelte forvaltning. Undersøgelsen omfatter ikke en fuldstændig gennemgang af alle foreliggende kontrakter eller en oplistning af kontrakterne indenfor hver forvaltning.

 

Revisionsprotokollatet giver udtryk for, at der på flere områder indgås professionelle og fyldestgørende kontrakter. Sundheds- og Omsorgsforvaltningen benytter på flere områder kontraktskabeloner, som Revisionsdirektoratet tidligere har fremhævet som gode.

 

Samtidig er der enkelte områder, hvor kvaliteten kan øges i forbindelse med udformning af kontrakter og aftaler.

 

Revisionsprotokollen anbefaler

1.      At den juridiske indsats vedrørende kontrakter i forvaltningerne styrkes.

2.      At der iværksættes en mere direkte central styring og videndeling på tværs i kommunen.

3.      At hver forvaltning overvejer hensigtsmæssigheden af at etablere en formel juridisk funktion, der indpasses i et såkaldt legal risk management system.

4.      At kommunens vejledning af august 2000 om udbud og udlicitering, herunder sammenhængen med indkøbspolitikken ajourføres.

5.      At der fremover er øget fokus på, at kontrakter indholdsmæssigt skal være fyldestgørende, gennem anvendelse af Revisionsprotokollens støttemateriale.

6.      At det sikres, at de selvejende institutioner med Københavns Kommune overholder gældende lovgivning og de fælles indkøbsaftaler, herunder at der foretages en gennemgang og modernisering af driftsoverenskomster.

 

Vedrørende punkt 1, 2, 3 og 5 er der i Sundheds- og Omsorgsforvaltningen d. 1. januar 2006 oprettet et juridisk sekretariat. Det juridiske sekretariat refererer direkte til direktionen. Formålet med, at det juridiske sekretariat er oprettet er blandt andet at sikre styring og videndeling på tværs, herunder sikring af, at kontrakter indholdsmæssigt er fyldestgørende fremover.

 

Vedrørende punkt 4 kan Sundheds- og Omsorgsforvaltningen oplyse, at forvaltningen gerne deltager i dette arbejde som funderes i Økonomiforvaltningen.

 

Vedrørende punkt 6 kan Sundheds- og Omsorgsforvaltningen oplyse, at der den 7. april 2006 er afholdt et møde, hvor ældrechefer, bestyrelsesformænd og forstandere var indbudt. På dette møde informerede forvaltningen om kontraktundersøgelserne, gældende regler og de fælles indkøbsaftaler, med henblik på at følge op på undersøgelsernes konklusioner. Herudover orienterede forvaltningen om fremgangsmåden for to konkrete udbud, herunder hvilke krav, der skal være opfyldt for at sikre lovligheden af fremtidige kontrakter og aftaler.

 

 

 

SAGSBESKRIVELSE

Baggrund

Revisionsdirektoratet har foretaget i alt 3 undersøgelser om kontrakter. Den første omhandlede manglende udbud af KAB's administrationsaftale og blev endeligt behandlet af Sundheds- og Omsorgsudvalget d. 21. april 2005. Den anden omhandlede kontrakt- og aftaleforhold på plejehjem i Københavns Kommune og blev endeligt behandlet af Sundheds- og Omsorgsudvalget d. 29. september 2005.

 

Den tredje undersøgelse foreligger nu som Revisionsprotokollat nr. 2/2005 af 16. december 2005, Større undersøgelse til Økonomiudvalget vedrørende kommunens syv forvaltninger, Kommunens kontrakt- og aftaleforhold på decentralt niveau.

 

Revisionsprotokollen er fremsendt fra Økonomiforvaltningen til høring i de stående udvalg, så disses besvarelser kan indgå i Økonomiforvaltningens indstilling til Økonomiudvalget til mødet d. 27. marts 2006.

 

Revisionsprotokollens anbefalinger er generelle for alle syv forvaltninger i Københavns Kommune. Der er ikke særlige anbefalinger på Sundheds- og Omsorgsudvalgets område. For at fremme sagens videre behandling, er nærværende indstilling sendt til Økonomiforvaltningen med be mærkning om, at det er sket under forudsætning af Sundheds- og Omsorgsudvalgets efterfølgende godkendelse.

 

Revisionsprotokollen er en generel undersøgelse, og indeholder ikke revisionens vurdering af den enkelte forvaltning. Undersøgelsen omfatter ikke en fuldstændig gennemgang af alle foreliggende kontrakter eller en oplistning af kontrakterne indenfor hver forvaltning.

 

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen indstiller, at Sundheds- og Omsorgsudvalget godkender, at nærværende indstilling fremsendes som udvalgets høringssvar til Økonomiforvaltningen i forhold til den del af Revisionsprotokollatet, der vedrører kontrakter og tiltag på det juridiske område indenfor Sundheds- og Omsorgsudvalgets område.

 

Undersøgelsens vurderinger og anbefalinger

Undersøgelsens tema har været at sætte fokus på kontrakternes legalitet, og om den enkelte kontrakt har et fyldestgørende indhold. 

 

Kontrakter og aftaler skal opfylde en lang række bestemmelser. Dels eksterne bestemmelser fastsat i love, bekendtgørelser, cirkulærer, vejledninger, kutymer mv., dels interne af Københavns Kommune fastsatte bestemmelser.

 

Der redegøres i undersøgelsen generelt for udbudsreglerne, andre eksterne regler og kommunens interne regler. Mere specifikke bestemmelser nævnes under gennemgangen af de i alt 285 kontrakter, der er rubriceret på 14 kontrakttyper.

 

For så vidt angår et fyldestgørende kontrakt- og aftalegrundlag er det Revisionsdirektoratets opfattelse, at der ikke kan opstilles én generel vejledning for alle kontraktområderne, idet kontraktområderne er forskellige bl.a. som følge af forskelligartet lovgivning, branchekutymer, anvendelsen af standardkontrakter mv. Der redegøres i undersøgelsen generelt for støttemateriale til udformningen af kontrakter og aftaler, fx ABService 2003. Under gennemgangen af de forskellige kontrakttyper nævnes yderligere specifikt støttemateriale.

 

Hovedperspektivet med undersøgelsen, der er gennemført inden for afgrænsede områder, har været at fremlægge fremadrettede anbefalinger, så det sikres, at kommunens kontrakter og aftaler fremover opfylder legaliteten og er fyldestgørende udformet. Det har således ikke været sigtet at foretage en fuldstændig gennemgang af alle foreliggende kontrakter. Undersøgelsen indeholder derfor ikke en oplistning af kontrakterne inden for hver forvaltning og med revisionens vurdering heraf. 

 

Undersøgelsen har sammenfattende givet direktoratet den opfattelse, at der på flere områder indgås professionelle og fyldestgørende kontrakter. Sundheds- og Omsorgsforvaltningen benytter på flere områder kontraktskabeloner, som Revisionsdirektoratet tidligere har fremhævet som gode.

 

Samtidig er der enkelte områder, hvor kvaliteten kan øges i forbindelse med udformning af kontrakter og aftaler.

 

Det er direktoratets opfattelse, at der er behov for mere direkte central styring, da der kræves specialkompetence for at kunne forberede og indgå kontrakter på ofte meget komplicerede områder.

 

Den centrale styring vil efter direktoratets opfattelse tilgodese såvel kommunens økonomi som kvaliteten af erhvervede varer og tjenesteydelser.

 

Revisionsdirektoratet har rubriceret undersøgelsens mere konkrete vurderinger og anbefalinger i følgende tre hovedgrupper: 

Legaliteten – overholdelsen af gældende bestemmelser.

Fyldestgørende kontrakter – indeholder kontrakterne de sædvanlige hovedelementer.

Organisering.

 

Legaliteten

Direktoratet finder det stærkt beklageligt, at der foreligger 12 kontrakter, hvor EU's udbudsregler ikke er blevet overholdt. Det skal bemærkes, at kun én af disse kontrakter vedrører Sundheds- og Omsorgsforvaltningen, (se nedenfor under Sundheds- og Omsorgsforvaltningens bemærkninger). Den manglende overholdelse af EU-reglerne skyldes hovedsageligt en forkert opfattelse af reglerne om opgørelsen af kontraktværdien for henholdsvis tidsbegrænsede og tidsubegrænsede kontrakter.

 

Revisionsdirektoratet anbefaler, at Københavns Kommune arbejder intensivt med at udbygge området for indkøbsaftaler. Der tilskyndes til anvendelsen af rammeaftaler.

 

Revisionsdirektoratet anbefaler, at Københavns Kommune overvejer at indføre tilsvarende regler som i statens udbudscirkulære.

 

Revisionsdirektoratet anbefaler, at ajourføre kommunens vejledning fra august 2000 om udbud og udlicitering. Vejledningens sammenhæng med indkøbspolitikken foreslås overvejet i denne forbindelse. Ajourføringen har især betydning for de forvaltninger, hvor det juridiske kontraktarbejde ikke er centraliseret.

 

Revisionsdirektoratet anbefaler, at det sikres, at selvejende institutioner under Københavns Kommune overholder gældende lovgivning og de fælles indkøbsaftaler.

 

Revisionsdirektoratet anbefaler, at der foretages en generel gennemgang og modernisering af kommunens driftsoverenskomster med de selvejende institutioner. 

 

Fyldestgørende kontrakter

Direktoratet henviser til i øget omfang at anvende foreliggende støttemateriale ved forberedelsen og indgåelsen af kontrakter og aftaler.

 

Revisionsdirektoratet anbefaler, at kommunen i videst muligt omfang søger at anvende dækkende standardkontrakter inden for de forskellige aftaleområder og eventuelt foretage de fornødne tilpasninger.

 

Revisionsdirektoratet anbefaler, at der alene indgås kontrakter med kontraktperioder på 4-5 år, medmindre særlige forhold kan begrunde en længere periode.

 

Revisionsdirektorate t anbefaler, at der sættes fokus på kontraktbestemmelserne om opsigelse, prisregulering, betalingsvilkårene, misligholdelse, miljørigtige produkter og arbejdsmiljø. 

 

Direktoratet betoner vigtigheden af jævnligt at følge op på de indgåede kontrakter.

 

Fremtidig organisering

Direktoratet anbefaler generelt, at der i hver forvaltning sker en overvejelse af hensigtsmæssigheden af at etablere en formel juridisk funktion, der indpasses i et såkaldt legal risk management-system. 

 

Direktoratet anbefaler også, at den nuværende videndeling på tværs i kommunen udbygges gennem etablering af fx forum for best practice inden for hver kontrakttype, ERFA-gruppe eller lignende om juridiske problemstillinger vedrørende kontraktudformning, udarbejdelse af udbud og fælles kompetenceudvikling.

 

Videndelingen kan naturligt forestås af Økonomiforvaltningens 11. kontor og evt. efter samme principper som den nyligt etablerede konsulentfunktion i Økonomiforvaltningens 3. kontor.

 

Sundheds- og Omsorgsforvaltningens bemærkninger og opfølgning på Revisionsdirektoratets Revisionsprotokollat

 

Det er Sundheds- og Omsorgsforvaltningens opfattelse, at Revisionsprotokollatet er meget velegnet til praktisk anvendelse i et fremadrettet perspektiv.

 

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen kan tilslutte sig anbefalingen af at styrke den juridiske indsats generelt i forvaltningen. Sundheds- og Omsorgsforvaltningen har således d. 1. januar 2006 etableret et juridisk sekretariat.

 

I den forbindelse skal det bemærkes, at Sundheds- og Omsorgsforvaltningen i forbindelse med indsamlingen af kontrakter til brug for undersøgelsen, foretager en gennemgang af alle kontrakter i forvaltningen med en beløbsmæssig grænse fra kr. 20.000. Dette sker som en intern controlling og som led i styrkelse af og fokus på den juridiske funktion på kontraktområdet i Sundheds- og Omsorgsforvaltningen.

 

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen afholdt et møde d. 7. april 2006, hvor ældrechefer, bestyrelsesformænd og forstandere var indbudt. På dette møde informerede forvaltningen om kontraktundersøgelserne, gældende regler og de fælles indkøbsaftaler, med henblik på at følge op på undersøgelsernes konklusioner. Herudover orienterede forvaltningen om fremgangsmåden for to konkrete udbud, herunder hvilke krav, der skal være opfyldt for at sikre lovligheden af fremtidige kontrakter og aftaler.

 

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen har konstateret, at én af de 12 kontrakter, der ikke overholder udbudsreglerne er Sundheds- og Omsorgsforvaltningens ansvar. Der er tale om en rengøringsaftale. Enheden er informeret om, at aftalen skal lovliggøres, og udbud er ved at blive forberedt. Aftalen vil blive opsagt, så den ophører, når en ny aftale træder i kraft efter udbud.

 

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen kan tilslutte sig, at kommunens vejledning fra august 2000 om udbud og udlicitering, herunder sammenhængen med indkøbspolitikken ajourføres. Sundheds- og Omsorgsforvaltningen deltager gerne i dette arbejde, som funderes i Økonomiforvaltningen.

 

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen kan oplyse, at forvaltningens juridiske sekretariat gerne vil deltage i videndeling på kontraktområdet i Københavns Kommune. Sundheds- og Omsorgsforvaltningen benytter på flere områder kontraktskabeloner, som Revisionsdirektoratet tidligere har fremhævet som gode. Desuden vil der i 2006 ske en fortsat udvikling af de juridiske kompetencer vedrørende EU-udbud og kontrakter.

 

MILJØVURDERING

Sagen er ikke omfattet af Sundheds- og Omsorgsforvaltningens positivliste over sager, der skal miljøvurderes.

 

ØKONOMI

Ingen økonomiske konsekvenser.

 

HØRING

Ingen.

 

BILAG

Revisionsprotokollat Nr. 2/2005, Større undersøgelse til Økonomiudvalget vedrørende kommunens syv forvaltninger, Kommunens kontrakt og aftaleforhold på decentralt niveau.

 

 

Hanne Baastrup                                                                                 

/Tina Wahl