Revisionsrapport – Regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller 2019

Indstilling

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen indstiller til Sundheds- og Omsorgsudvalget,

1. at udvalget godkender den handleplan, der fremgår af løsningsafsnittet i denne indstilling i forhold til Revisionens bemærkning.

Problemstilling

Kommunens eksterne revision Deloitte har i samarbejde med Intern Revision udarbejdet en revisionsrap­port som led i den løbende revision af Københavns Kommunes regnskab med fokus på regnskabsføring, for­retningsgange og interne kontroller.

Rapporten indeholder tre observationer som har givet anledning til såkaldt røde bemærkninger. To af disse ob­servationer retter sig mod Økonomiforvaltningen, den tredje mod "alle forvaltningerne".  Røde bemærkninger anvendes ved forhold, der anses for kritiske. Et forhold anses for kri­tisk, såfremt der er en høj grad af sandsynlighed for, at forholdet indtræffer og/eller har en betydelig effekt og/eller har en betydelig udbredelse.

Revisionsbemærkninger med rød markering - som omfatter Sundheds- og Omsorgsforvaltningen - skal fore­læg­ges Sundheds- og Omsorgsudvalget med henblik på godkendelse af forvaltningens handleplan.

Løsning

Rapporten konkluderer, at kommunens kontrolmiljø i 2019 – i lighed med 2018 – stadig ikke giver en tilstrækkelig sikkerhed for, at fejl og mangler opdages eller forebygges. Revi­sor bemærker dog, at der er sket en forbedring i forhold til revisionen i 2018.

Endelig understreger revisio­nen, at de ikke har konstateret konkrete forhold, der giver anledning til mistanke om tilsigtede eller utilsig­tede uregelmæssigheder eller besvigelser.

Observation og revisionsbemærkning

Det betragtes som god governance, at ledelsen løbende overvåger, at der er et effektivt internt kontrol-miljø, som sikrer overholdelse af gældende regler og forskrifter og adresserer væsentlige risici. En nøglekontrol i det henseende er den stikprøvevise bilagskontrol som udføres af Københavns Kommunes Koncernservice (KS).

Revisionens genudførelse af kontrollen og supplerende stikprøvevise gennemgang af bilag viser i lighed med den af KS udførte kontrol, at der er flere fejl og mangler i bilagshåndteringen i bogføringen, der kan henføres til:

• Manglende dokumentation
• Ikke-sigende konteringstekst
• Forkert momsbehandling

Bilagsmaterialet består almindeligvis både af traditionelle bilag – eksempelvis fakturaer og kvitteringer – og andre regnskabsmaterialer såsom korrespondance, tilbud/aftaler, og andre dokumenter, som kan være nødvendige som bevis for, at registreringerne er rigtige og foretaget korrekt. Manglende dokumentation øger risikoen for, at besvigelser kan holdes skjult, såfremt det ikke er muligt at påse, hvilke ydelser med videre fakturaen reelt dækker.

Herudover har vores gennemgang vist konteringsfejl i forhold til de af Økonomi- og Indenrigsministeriet udmeldte autoriserede konteringsregler og vi har i forbindelse med vores gennemgang konstateret og forhindret økonomiske tab på grund af forkert momsbehandling.

Det skal i lighed med tidligere år henstilles, at forvaltningerne skærper tilsynet med at:

• Økonomi- og Indenrigsministeriets autoriserede konteringsregler efterleves
• der i forbindelse med registreringen i økonomisystemet vedlægges tilstrækkelig dokumentation der sikrer, at det i forbindelse med 2. godkendelsen kan påses, at betalingen er foretaget på et validt grundlag.

Det anbefales i den forbindelse, at der gennemføres en justering af artskontoplanen og en udarbejdelse af konteringsvejledning hertil.

Handleplan:

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen deler revisionens opfattelse af, at opretholdelse af et effektivt internt kontrolmiljø er vigtigt for god og sikker regnskabsføring og økonomistyring.

Forvaltningens regnskabsafdeling modtager løbende resultatet af KS' stikprøvekontrol af bilag. Stikprøve­kontrollen bliver videresendt til de relevante enheder, som besvarer de spørgsmål, som KS måtte have til de enkelte bilag. Forvaltningen har fået adgang til indholdet af de stikprøver (fra februar og juni 2019), som revisionen har anvendt som grundlag for bemærkningen. I disse stikprøver er der fortrinsvis konstateret tilfælde, hvor konteringsteksten har været mangelfuld samt enkelttilfælde med mangelfuld dokumentation.

I den løbende dialog mellem Centralforvaltningen og enhederne i SUF vil der i 2020 være særligt fokus på, at den fornødne dokumentation er tilstede og at alle konteringstekster er sigende i forhold til det pågældende bilag. Fremadrettet vil forvaltningen etablere et centralt kontrol-setup, som på baggrund af KS' observationer vil kunne identificere eventuelle systematiske fejl og mangler i regnskabsføringen. Dette setup vil gøre det muligt at målrette den efterfølgende vejledning og kompetenceudvikling af de medarbejdere som er involveret i regnskabsføringen i forvaltningen.

For at sikre så korrekt regnskabsføring som muligt, har forvaltningen i efteråret 2019 udarbejdet en konte­ringsvejledning, som er tilpasset SUFs kontoplan i Kvantum.

Konteringsvejledningen er udsendt til alle relevante medarbejdere, det vil sige økonomikonsulenter, økonomi­medarbejdere, fakturabehandlere med videre.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Ovenstående handleplan implementeres i forvaltningen.