Revisionsrapport – Indkøb af eksterne konsulent- og advokatydelser i Københavns Kommune

Indstilling

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen indstiller til Sundheds- og Omsorgsudvalget,

1. at udvalget godkender den handleplan, der fremgår af løsningsafsnittet i denne indstilling i forhold til Intern Revisions observation.

Problemstilling

Intern Revision har undersøgt alle forvaltningers køb af eksterne konsulent- og advokatydelser i 2018. Formålet med undersøgelsen var at vurdere, hvorvidt forvaltningernes køb af eksterne konsulent- og advokatydelser i 2018 var foretaget i overensstemmelse med gældende regler og retningslinjer.

Intern Revision har ved gennemgang af området observeret visse forhold, som karakteriseres med en såkaldt ’rød’ bemærkning, hvilket anvendes ved forhold, der anses for kritiske. Et forhold anses for kritisk, såfremt der er en høj grad af sandsynlighed for, at forholdet indtræffer og/eller har en betydelig effekt og/eller har en betydelig udbredelse. Den røde markering er afgivet til "forvaltningerne" og er ikke rettet specifikt mod Sundheds- og Omsorgsforvaltningen.

Revisionsbemærkninger med rød markering skal forelæg­ges Sundheds- og Omsorgsudvalget med henblik på godkendelse af forvaltningens handleplan.

Løsning

Revisionen er gennemført ved stikprøver, og for hver forvaltning er der udtaget tre fakturaer på over 100.000 kr. - i alt 21 fakturaer.

Revisionsbemærkning/observation

I relation til efterlevelse af retningslinjer og indkøbsaftaler har vi observeret,

• at 11 ud af 21 udtrukne fakturaer vedrørte indkøb uden for kommunens fælles eller forvaltningsspecifikke rammeaftaler
  • at der i 2 konkrete sager er konstateret manglende overholdelse af Udbudsloven, idet der ikke er foretaget udbud af indkøb over tærskelværdien, og at der i de øvrige 9 sager er mere eller mindre mangelfuld dokumentation for, at indkøb er sket bedst og billigst
• at de to leverandører på kommunens rammeaftale for juridisk bistand står for under 35 % af det samlede indkøb af advokatydelser
• at kun ca. 50 % af kommunens samlede indkøb af konsulentydelser sker på gældende og obligatoriske SKI-aftaler
• at der i 6 sager ikke forelå skriftlig dokumentation for indgåede aftaler, der indeholdt en specifikation af opgavens indhold, som gjorde det muligt at følge op på aftalen.

Af de 11 indkøb, der ikke er foretaget via rammeaftaler, kan én henføres til SUF. Det drejer sig om en sag, hvor den nødvendige specialistviden i forhold til den konkrete opgave ikke kunne findes hos advokatfirmaer indenfor rammeaftalerne. Dette er i overensstemmelse med kommunens regler på området under forudsætning af, at der udarbejdes et mindre notat om, hvorfor der er handlet udenom rammeaftalen og at dette notat journaliseres. Et sådant notat var ikke udarbejdet, men er efterfølgende udarbejdet og journaliseret.

Handleplan

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen anerkender Intern Revisions observationer og vil sikre, at fremtidige aftaler om konsulent- og advokatydelser indgås i henhold til gældende SKI-rammeaftaler.

Forvaltningen vil fremadrettet etablere en kvalitetssikring af procedurerne ved indgåelse af større kontrakter, som sikrer, at både lovgivning og de kommunale retningslinjer overholdes.

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen vil i særlig grad være opmærksom på, at i situationer, hvor det er nødvendigt at indgå aftale med en leverandør udenfor rammeaftale, at der samtidig udarbejdes og journaliseres den fornødne dokumentation for beslutningen. 

I tilfælde, hvor der er tvivl om, hvorvidt gældende rammeaftaler dækker det konkrete behov, vil Økonomiforvaltningen - Center for Indkøb blive inddraget i vurderingen. Dermed kan Økonomiforvaltningen sikre, at fremtidige aftaler i højere grad afspejler det reelle behov.

Såfremt det viser sig, at det konkrete behov ikke er dækket af gældende rammeaftaler, indgås aftale efter udbudslovens bestemmelser og kommunens retningslinjer i øvrigt.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Ovenstående handleplan implementeres i forvaltningen.

Katja Kayser

                                                                                 /Lars Matthiesen