Anmeldelse til Datatilsynet af IT-system vedrørende registrering af Træningscentrenes aktiviteter mv.

DAGSORDEN

for ordinært møde torsdag den 19. december 2002

8. Anmeldelse til Datatilsynet af IT-system vedrørende registrering af Træningscentrenes aktiviteter mv.

SOU 281/2002 J.nr. 33/2001

Sundhedsforvaltningen indstiller:

at Sundheds- og Omsorgsudvalget godkender, at der i forbindelse med henvendelse, visitering og behandling/træning af ældre borgere i København med mobilitetsproblemer kan ske behandling af personoplysninger.

at Sundheds- og Omsorgsudvalget godkender, at der kan ske anmeldelse af behandling af data vedrørende henvendelse, visitation og behandling/træning af ældre borgere i København med mobilitetsproblemer til Datatilsynet.

Sundhedsforvaltningen har til brug for arbejdet med at registrere ydelser og foretage effektmålinger i træningscentrene udviklet et it-system. P.t. anvendes der papirskema til registrering af disse ydelser. Dette ønskes overført til it-system.

I henhold til §47 i Sikkerhedsregulativ for behandling af personoplysninger i Københavns Kommune, skal beslutning om behandling af personoplysninger "træffes af vedkommende udvalg", der afgør til hvilket formål og med hvilke hjælpemidler, der må foretages behandling. Da der er tale om behandling af oplysninger, der udelukkende behandles af Sundhedsforvaltningen, træffes beslutningen af Sundheds- og Omsorgsudvalget.

Der skal forinden iværksættelsen foretages anmeldes og indhentes en udtalelse fra Datatilsynet, jf. §§43 og 45 i Lov om behandling af personoplysninger.

Systemet er udviklet for Københavns Sundhedsforvaltning.

Sundhedsforvaltningen har til brug for arbejdet med at registrere ydelser og foretage effektmålinger i træningscentrene udviklet et it-system. P.t. anvendes der papirskema til registrering af disse ydelser. Dette ønskes overført til it-system.

Efter henvendelse fra praktiserende læge, Pensions- og Omsorgskontor, hjemmepleje og Geriatrisk Team indkaldes borgeren til undersøgelse. I forlængelse af undersøgelsen vil der blive taget stilling til tilbud om behandling/træning, samt i hvilket omfang.

Der vil i forbindelse med henvendelsen ske en registrering, ligesom der løbende vil ske registrering under sagsforløbet.

Under sagsbehandlingen og efter godkendelse af behandlings-/træningstilbud, vil der fortsat ske registrering. Registreringen omfatter blandt andet antallet og arten af ydelser, funktionsstatus før og efter indsatsen, samt oplysning om helbredstilstand af relevans for trænings- og behandlingsindsatsen.

Der registreres oplysninger, såvel historiske som aktuelle, så der kan udarbejdes statistikker og analyser, herunder måling af effekt af indsatsen.

Der hentes ikke oplysninger fra andre IT - systemer:

Der kan videregives oplysninger til følgende modtagere :

1. Revisionsdirektoratet for Københavns Kommune
2. Københavns Kommunes Statistiske Kontor
3. Resume af journaloplysninger til sundhedsfaglige parter, fx praktiserende læger og hospitalsafdelinger, efter samtykke fra borgeren.

Disse behandlinger har følgende formål:

1. At medarbejdere på træningscentrene kan registrere indkomne henvendelser og foretage sagsbehandling
2. At medarbejderne på træningscentrene kan registrere borgerens funktionsevne
3. At terapeuterne på baggrund af vurderingen af funktionsevnen sammenholdt med supplerende oplysninger kan fremsætte tilbud om behandling/træning
4. At der registreres hvilken behandling/træning, der er givet samt dato for behandling.
5. At borgerens funktionsevne før og efter behandling/træning kan sammenholdes, med henblik på vurdering af effekt af indsatsen
6. At der kan registreres forhold vedrørende helbredstilstand

Behandlingen understøtter en bedre service over for de borgere, der henvender sig til Københavns Sundhedsforvaltning eller kommer i berøring med Københavns Sundhedsforvaltning.

Behandlingen har endvidere til formål, at der sker udarbejdelse af statistik og at der kan foretages revision.

Københavns Kommunes Sundhedsforvaltning er systemansvarlig for det edb-system, der benyttes ved registreringen.

I henhold til §47 i Regulativ for IT-Sikkerhed i Københavns Kommune (Sikkerhedsregulativ), skal beslutning om behandling af personoplysninger "træffes af vedkommende udvalg", der afgør til hvilket formål og med hvilke hjælpemidler, der må foretages behandling. Da der er tale om behandling af oplysninger, der udelukkende behandles af Sundhedsforvaltningen træffes beslutningen af Sundheds- og Omsorgsudvalget.

De personoplysninger, der indgår i behandlingen, skal eventuelt indgå i den løbende statistikproduktion, som foretages i Københavns Statistiske Kontor.

Endvidere indgår personoplysningerne i den løbende behandling af indsigtsanmodninger og klagesager.

Forinden iværksættelsen skal der indhentes forudgående udtalelse og ske anmeldelse fra Datatilsynet, jf. Datatilsynets Vejledning om anmeldelse i henhold til kapitel 12 i Lov om behandling af personoplysninger. (Vejl. 125 af 10. juli 2000).

Hvis der fra Datatilsynets side er krav om væsentlige ændringer, vil Sundheds- og Omsorgsudvalget få forelagt sagen på ny.

Uddybende sikkerhedsregler er fastlagt i Regulativ for IT – Sikkerhed i Københavns Kommune (Sikkerhedsregulativ), der er vedtaget af Borgerrepræsentationen den 22. august 2002.

Lau Svendsen-Tune

/Flemming Engstrøm