Høring om ny arkivløsning

20. Høring om ny arkivløsning (2010-102012) Sundheds- og Omsorgsudvalget skal afgive høringssvar til Kultur- og Fritidsudvalget om indstilling om løsning af Stadsarkivets pladsproblemer. INDSTILLING OG Beslutning Sundheds- og Omsorgsforvaltningen indstiller, at Sundheds- og Omsorgsudvalget godkender bilag 1 som udvalgets høringssvar. Problemstilling Kultur- og Fritidsudvalget godkendte på møde den 8. april 2010 en indstilling (bilag 2) om en permanent løsning af Stadsarkivets pladsproblemer (2010-18376), som lægger op til, at ansvaret for bevaring af Sundheds- og Omsorgsforvaltningens parpirarkivalier forbliver i Sundheds- og Omsorgsforvaltningen. Tilsvarende forbliver ansvaret for de tilsvarende papirarkivalier i Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen, Børne- og Ungdomsforvalgtningen og Socialforvaltningen i de pågældende forvaltninger. En konsekvens af denne beslutning er, at disse forvaltninger ikke efterfølgende vil kunne aflevere deres papirarkiver til Stadsarkivet. Kultur- og Fritidsborgmester Pia Allerslev har den 20. april 2010 skrevet til de øvrige borgmestre herom. I henhold til brev fra Pia Allerslev er frist for høringssvar den 1. juli 2010, Sundheds- og Omsorgsforvaltningen har efterfølgende aftalt forlængelse af frist for høringssvar med Kultur- og Fritidsforvaltningen. (bilag 3). Løsning Københavns Stadsarkiv har store pladsproblemer med hensyn til opbevaring af papirarkivalier, og et akut behov for at finde opbevaringsplads til yderligere 11.000 hyldemeter arkivmateriale. Stadsarkivet har derfor siden 1. april 2007 haft modtagestop af yderligere arkivmateriale. På den baggrund lod Kultur- og Fritidsudvalget spørgsmålet om optagelse af et lån til finansiering af et nyt samlet stadsarkiv ? dækkende alle forvaltninger - indgå i budgetforhandlingerne for 2010, uden at der dog blev afsat penge til formålet. Da udsigten til at der ved budgetforhandlingerne for 2011 findes finansiering til et nyt samlet stadsarkiv er ringe, lægger Kultur- og Fritidsforvaltningen op til, at der købes eller lejes et arkiv på 45.000 hyldemeter, der vil kunne rumme det nuværende stadsarkivs materiale samt endnu ikke afleveret materiale fra Kultur- og Fritidsforvaltningen og Økonomiforvaltningen. I konsekvens heraf vil ansvaret for bevaring og tilgængeliggørelse af de øvrige fem forvaltningers bevaringsarkiver forblive i forvaltningerne. I praksis vil det sige, at den ordning Sundheds- og Omsorgsforvaltningen har i dag, hvor administrationen af forvaltningens papirarkivalier varetages af Socialforvaltningen i fællesarkivet i Bernstoffsgade fortsætter uændret. Fællesarkivet i Bernstoffsgade er et effektivt og veldrevet arkiv, som Sundheds- og Omsorgsforvaltningen gennem årene har haft et fortrinligt samarbejde med. Sammenfattende er det derfor Sundheds- og Omsorgsforvaltningens opfattelse, at den mest hensigtsmæssige løsning fremadrettet er at fortsætte dette arkivsamarbejde mellem Sundheds- og Omsorgsforvaltningen, Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen, Børne- og Ungdomsforvaltnignen og Socialforvaltningen mens de tre resterende forvaltninger finder en anden løsning på arkivudfordringerne ? evt. gennem etablering af et nyt samlet Stadsarkiv på 45.000 hyldemeter som anbefalet af Kultur- og Fritidsforvaltningen.Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen samt Socialforvaltningen har i deres høringssvar indtaget samme holdning som Sundheds- og Omsorgsforvaltningen. Økonomi Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser for Sundheds- og Omsorgsforvaltningen. Videre proces Under hensyntagen til de øvrige forvaltningers høringssvar vil Kultur- og Fritidsforvaltningen gå videre med at afdække mulighederne for etablering af et nyt stadsarkiv, der kun vil kunne rumme dele af kommunens samlede papirarkivalier. BILAG Hanne Baastrup /Lars Matthiesen bilag Bilag 1. Udkast til høringssvar fra Sundheds- og Omsorgsudvalget Bilag 2.Indstilling vedtaget på møde i Kultur- og Fritidsudvalget den 8. april 2010 om etablering af en permanent løsning på Stadsarkivets pladsproblemer Bilag 3.Brev fra Kultur- og Fritidsborgmesteren til de øvrige borgmestre i kommunen af 20. april 2010