Revisionsprotokollat af 15/2003 vedr. Sundhedsforvaltningens regnskab for 2003

Pkt. 2.1 Økonomistyringssystemer

Revisionsdirektoratet bemærker, at ældreboligerne i De gamles By – administreret af KAB – men ejet af Københavns Kommune ikke er optaget i regnskabet, som foreskrevet i Indenrigs- og Sundhedsministeriets Budget- og regnskabssystem for kommuner og amtskommuner.

Revisionsdirektoratet bemærker, at lån og afdrag vedrørende ældreboligerne i De Gamles By fejlagtigt bliver bogført på funktion 08.70. Funktionen burde rettelig være 08.77.

Sundhedsforvaltningen vil tage de fornødne skridt til at sikre, at de pågældende ældreboliger optages i regnskabet pr. 31/12 2004 i overensstemmelse med Indenrigs- og Sundhedsministeriets anvisninger, og at lån og afdrag omkonteres til den korrekte funktion.

Pkt. 2.2

Løn

Revisionsdirektoratet bemærker, at der ikke som foreskrevet i GR (Løn- og Pensionsanvisningens Generelle Retningslinier for anvendelse af Københavns Kommunes personaleadministrative system) er indgået en skriftlig aftale om opgave- og ansvarsfordelingen vedrørende kontrolforanstaltninger for alle institutioner under Sundhedsforvaltningen.

Det er Revisionsdirektoratets opfattelse, at et ledelsesmæssigt tilsyn, der sikrer, at de interne kontroller efterleves i praksis, som foreskrevet i GR bør iværksættes .

Sundhedsforvaltningen valgte i forbindelse med LPA's overtagelse af lønanvisningen at videreføre de eksisterende aftaler indgået mellem Sundhedsforvaltningens Løncenter og Sundhedsforvaltningens institutioner, idet der ikke ved overdragelsen skete væsentlige ændringer i opgave- og ansvarsfordelingen.

Samtidig var det Sundhedsforvaltningens vurdering – set i lyset af, at overvejelser om fremtidigt lønsystem allerede var påbegyndt - at en revision af aftalerne skulle afvente en afklaring heraf.

Implementering af nyt lønsystem pr. 1. juni 2004 medfører, at der skal udarbejdes nye retningslinier for kontrolforanstaltninger. Ifølge Sundhedsforvaltningens oplysninger pågår der p.t. et arbejde hermed i Økonomiforvaltningens regi.

Så snart de generelle forretningsgange foreligger, vil Sundhedsforvaltningen tage skridt til at tilrettelægge procedurer for interne kontroller i overensstemmelse hermed.

Pkt. 2.2.3

Revisionsdirektoratet har i forbindelse med revision af modtaget refusion for fravær i forbindelse med sygdom og barsel konstateret fejl i et antal sager. Fejlene kan alle henføres til LPA, men Revisionsdirektoratet har dog valgt at omtale forholdene i årsprotokollatet, fordi Sundhedsforvaltningen pr. 1. november 2003 har overtaget ansvaret for indhentning af dagpengerefusioner, og dermed selv skal modvirke, at fejlene gentages.

Sundhedsforvaltningen er opmærksom på de af Revisionsdirektoratet anførte problemstillinger/fejlmuligheder i forbindelse med indhentning af refusion.

I forbindelse med overgang til nyt lønsystem pr. 1. juni 2004 har Sundhedsforvaltningen valgt at centralisere en del af opgaven omkring indhentning og registrering af barselsrefusion for herigennem at sikre en bedre styring af dette område.

Der er samtidig udarbejdet en detaljeret vejledning til det decentrale niveau omhandlende håndteringen af refusioner.

Det er Sundforvaltningens forventning, at der med en tættere styring vil kunne sikres en bedre og mere korrekt indhentning og registrering af refusioner.

Pkt. 2.3

Revisionsdirektoratet bemærker, at Sundhedsforvaltningen ikke har udarbejdet en egentlig skriftlig forretningsgang for behandlingen regnskaber med tilhørende revisionsprotokollater for de selvejende plejehjem.

Sundhedsforvaltningen tager Revisionsdirektoratets henstilling til efterretning, og vil til brug for behandlingen af regnskaber med tilhørende protokollater for de selvejende plejehjem for 2003 udarbejde en forretningsgangsbeskrivelse for området indeholdende de af Revisionsdirektoratet anbefalede forhold.

Sundhedsforvaltningen vil ligeledes sikre, at kommentarer til revisorernes bemærkninger/forbehold fremover vil blive tilstillet de pågældende plejehjems bestyrelser.

Pkt. 2.4 Status og eventualfor-pligtelser m.v.

Revisionsdirektoratet bemærker, at der ultimo maj 2004 udestår 199 afstemninger/specifikationer vedrørende diverse statuskonti. Af disse vedrører de 167 diverse pensionskonti under funktion 8.52, som efter aftale mellem Revisionsdirektoratet og Sundhedsforvaltningen vil blive afstemt og specificeret pr. 1. januar 2005.

Revisionsdirektoratet ønsker oplyst, hvornår de øvrige manglende afstemninger/specifikationer er til disposition for revisionen

Revisionsdirektoratet bemærker, at der fortsat henstår åbningsbalancer fra overgangen mellem KØR1 og KØR2 på i alt tre konti.

Revisionsdirektoratet finder, at berigtigelserne/om-konteringerne vedrørende åbningsbalance fra overgangen mellem KØR1 og KØR2 for længst burde være sket og skal henstille til, at de snarest finder sted – ikke mindst i lyset af saldienes størrelser.

Revisionsdirektoratet bemærker i øvrigt følgende vedrørende diverse konti:

På IM-konto 8.16 – Tilgodehavender vedrørende

Institutionsdagpengeindtægt barsel og sygdom henstår en kreditsaldo på 5,4 mio. kr.

Revisionsdirektoratet er bekendt med, at Sundhedsforvaltningen p.t. er i gang med en udredning af denne konto. Revisionsdirektoratet udbeder sig resultatet heraf.

På konto 2485203500, refusion Økonomiforvaltningen (barselsfonden), henstår en debetsaldo på 71 mio. kr., der vedrører årene 2001, 2002, 2003.

Der mangler fortsat oplysninger om

Sundhedsforvaltningen har ikke yderligere kommentarer hertil.

Sundhedsforvaltningen vil sørge for, at de øvrige manglende afstemninger udarbejdes og forelægges for Revisionsdirektoratet inden udgangen af 2004.

Sundhedsforvaltningen tager Revisionsdirektoratets bemærkninger til efterretning. Omkonteringer/berigtigelser af de pågældende konti har vist sig at være en mere kompleks opgave end først antaget, idet en del af saldiene går helt tilbage til bydelstiden. Sundhedsforvaltningen er i gang med en udredning af de pågældende konti, og forventer at kunne foretage en omkontering/berigtigelse inden udgangen af 2004.

Så snart afstemning foreligger vil denne blive forelagt for Revisionsdirektoratet.

Et beløb i samme størrelsesorden er hensat i Økonomiforvaltningens balance.

Sundhedsforvaltningen vil tage kontakt til Økonomiforvaltningen med henblik på en aftale om det videre forløb omkring udligning af saldoen.

Posten vedrører tilgodehavende moms på regning for ekstern rekvireret vikarbistand i forbindelse med et

Pkt. 2.4 fortsat

"barselsfonden 2002", der indgår som en del af specifikationen for konto 2421883850, forudbetalte udgifter.

På konto 2421982506, forudbetalte udgifter, henstår en kreditsaldo på 701.388 kr. Saldoen er uændret i det seneste år og består hovedsagelig af en overførsel fra konto 298880 med teksten "Forkert IM-konto".

Revisionsdirektoratet ønsker oplyst, hvad der videre skal ske med saldoen.

På org. 23070, konto 2401810500 depositum, tilgodehavender m.m., henstår en kreditsaldo på 11.759 kr.

Saldoen, der er opstået i år 2000, omfatter både debet og kreditbeløb vedrørende 79 forskellige borgere, hvoraf 74 er afgået ved døden.

Revisionsdirektoratet ønsker oplyst, hvorpå afviklingen af saldoen beror.

På funktion 08.56 konto 3607702305, kortfristet gæld til fremmede i øvrigt, henstår en kreditsaldo på 4,5 mio. kr. Saldoen er opstået før 1999 og har sammenhæng til pensionskonto 3607702003.

Revisionsdirektoratet forventer en afklaring af kontoen i forbindelse med forvaltningens udredning af kontiene.

Revisionsdirektoratet finder det beklageligt, at der ikke foreligger en afstemning af konto 296211, debitor Navision-fakturaer Centralkøkkenet Bystævneparken.

I forbindelse med bogføring af folkepensioner i KØR skal disse samtidig registreres i P-nummer basen på cpr. nr.

Ved Revisionsdirektoratets gennemgang af de forelagte specifikationer, er der på org. 23180 konto 2925719105 folkepension konstateret en difference mellem KØR og P-nr. basen på 73.920 kr.

Revisionsdirektoratet udbeder sig oplysninger om årsagen til differencen.

Revisionsdirektoratet påpeger, at der mangler informationer om et resterende beløb på 15 mio. kr., som henstår som en primodifference på åbningsbalancen i forbindelse med overgangen fra ØS til KØR1.

barselsvikariat. Beløbet vil blive omkontoret til momskontoen i 2004.

Saldoen skal ses i sammenhæng med de øvrige saldi fra åbningsbalancen i forbindelse med overgangen fra KØR 1 til KØR 2 jf. ovenfor og omhandler låneforhold på de selvejende institutioner. Saldoen vil i lighed med de øvrige åbningsbalancetal blive omkonteret/berigtiget inden udgangen af 2004.

Sundhedsforvaltningen til tage skridt til af få afviklet saldoen på denne konto. Resultatet heraf vil blive forelagt for Revisionsdirektoratet.

Afklaringen af den nævnte konto vil indgå i Sundhedsforvaltningens analyse af pensionskontiene jf. kommentarerne herom ovenfor.

Sundhedsforvaltningen vil indhente afstemningen hos Centralkøkkenet til forelæggelse for Revisionsdirektoratet.

Sundhedsforvaltningen vil afdække differencen og forelægge oplysningerne for Revisionsdirektoratet.

Sundhedsforvaltningen vil sikre, at beløbet

berigtiges/omkonteres inden udgangen af 2004.

Revisionsdirektoratet har fundet det nødvendigt for alle forvaltninger at udbede sig følgende oplysninger;

Ajourført liste over udarbejdede forretningsgangsbeskrivelser pr. 1. juli 2004 i henhold til:

• Kommunens Kasse- og regnskabs-regulativ.
• Ajourført liste over øvrige forretningsgangskrivelser pr. 1. juli 2004.
• Liste pr. 1. juli 2004 over manglende forretningsgangs-beskrivelser.

Pkt. 4.1

Benchmarking af økonomistyring

i Københavns Kommune

Økonomiforvaltningen har i foråret 2004 udarbejdet og offentliggjort rapporten "Benchmarking af økonomistyringen i Københavns Kommune – Resultater af 2. runde".

Revisionsdirektoratet udbeder sig til brug for revisionen;

• Oplysning om indplaceringsniveauet for hver institution i Sundhedsforvaltningen, der har deltaget i 2. runde af benchmarkingen af økonomistyringen.
• Handlingsplanen fra de enkelte institutioner om, hvordan institutionen vil arbejde videre med at forbedre og udvikle økonomistyringen.

Pkt. 4.2

I revisionsbetænkning for 2002, s. 73-94, blev der redegjort for resultatet af en af Revisionsdirektoratet foretaget større undersøgelse om økonomistyringen på plejehjemmene.

Revisionsudvalget udtalte i sagen kritik af, at Sundhedsforvaltningen ikke tidligere har fået løst de tilbagevendende økonomistyringsproblemer med visse plejehjem (problemerne vedrørte især 5 plejehjem). Revisionsudvalget bad Revisionsdirektoratet om at blive holdt orienteret om opfølgningen på økonomistyringen på de pågældende plejehjem.

Revisionsdirektoratet skal til brug for en sådan orientering af Revisionsudvalget, bede Sundheds- og Omsorgsudvalget om en redegørelse for udvalgets tiltag.

Sundhedsforvaltningen har i 2003 og 2004 generelt styrket det ledelsesmæssige focus på økonomistyringen hos de decentrale enheder gennem etableringen af en ny struktur, hvor ældrecheferne ved en tæt kontakt med plejehjemmene er med til at sikre, at alle budgetter periodiseres, og at der rapporteres månedligt. Både ældrecheferne og centralforvaltningens økonomistab støtter op om de plejehjem, der fortsat måtte have vanskeligheder med økonomistyringen.

Pkt. 4.5