Kravspecifikation for indkøbsordning
Kravspecifikation for indkøbsordning
Sundheds- og Omsorgsudvalget
DAGSORDEN
for ordinært møde torsdag den 19. juni 2003
10. Kravspecifikation for indkøbsordning
SOU 155/2003 J.nr. 27/2002
INDSTILLING
Sundhedsforvaltningen indstiller, at Sundheds- og Omsorgsudvalget overfor Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen anbefaler,
at godkende at anvende godkendelsesmodellen for indkøbsordning i forbindelse med indførelse af frit valg,
at godkende prisen for indkøbsordning,
at godkende ny kravspecifikation for indkøbsordning (bilag1)
RESUME
På Borgerrepræsentationens møde den 10. april blev det besluttet, at indstillingen vedrørende indkøbsordning (BR 166/03) skulle behandles igen af Sundheds- og Omsorgsudvalget. På den baggrund har Sundheds- og Omsorgsudvalget drøftet hvilke ændringer, der skulle foretages i valg af model og i kravspecifikationer for indkøbsordning (SOU d. 15. maj 2003, SOU 116/2003). Disse drøftelser er indarbejdet i denne indstilling.
Årsagen til ændringerne i tilrettelæggelsen af indkøbsordningen og den tilhørende kravspecifikation skal findes i to forhold. Dels indeholdt høringssvarene fra ældrerådene en række kritikpunkter, og dels har en markedsundersøgelse vist, at der aktuelt kun er et begrænset antal interesserede leverandører i forhold til indkøbsordningen.
Nærværende indstilling indeholder således forslag om at anvende godkendelsesmodellen fremfor udbudsmodellen. Derfor er der beregnet en pris for indkøbsordning. Desuden er der udarbejdet en ny version af kravspecikationen, jf. bilag 1, hvori der er foretaget en række tilretninger og lempelser. Indstillingen indeholder en oversigt over ændringerne.
SAGSBESKRIVELSE
Baggrund
Politisk behandling
På Sundheds- og Omsorgsudvalgets møde den 21. november 2002 (SOU 247/2002 J.nr.: 27/2002) blev det besluttet, at arbejdet med at implementere frit valg loven skulle tage afsæt i udbudsmodellen for så vidt angik indkøbsordning, tøjvaskordning og grundig rengøring.
På udvalgets møde den 30. januar 2003 (SOU 299/2002 J.nr. 27/2002) blev kravspecifikationer for indkøbsordning godkendt.
På Borgerrepræsentationens møde den 10. april blev det besluttet, at indstillingen vedrørende indkøbsordning (BR 166/03) skulle behandles igen af Sundheds- og Omsorgsudvalget. Derfor fremlægges sagen igen til behandling ved dette møde.
På baggrund af Borgerrepræsentationens tilbagevisning til Sundheds- og Omsorgsudvalget drøftede udvalget på det ordinære møde den 15. maj 2003 (SOU 116/2003, j.nr. 27/2202) hvilke ændringer, der skulle foretages i valg af model og i kravspecifikationer for indkøbsordning. Herunder drøftede udvalget fordele og ulemper ved at anvende henholdsvis godkendelses- og udbudsmodellen til indførelse af frit valg af indkøbsordning. Udvalget udtrykte ønske om et skift i model. Endvidere ønskede udvalget en lempelse af kravene til leverandører af indkøbsordning.
I denne indstilling præsenteres en ændring af den tidligere beslutning, således at:
- godkendelsesmodellen anvendes
- kravene til leverandørerne lempes
- der er beregnet en pris for indkøbsordning
Forslag om at skifte til godkendelsesmodel
I nærværende indstilling anbefales det, at Sundheds- og Omsorgsudvalget træffer beslutning om at anvende godkendelsesmodellen fremfor udbudsmodellen. Anbefalingen bygger på resultatet af den tidligere omtalte markedsundersøgelse, der viste, at der på nuværende tidspunkt ikke synes at være et reelt marked for indkøbsordning. Derfor er det ikke sandsynligt, at der kommer en reel konkurrence på pris og kvalitet i udbudet.
Fordelen ved at anvende godkendelsesmodellen er, at forvaltningen får mulighed for løbende at godkende nye leverandører i takt med markedet udvikler sig. Vælger udvalget at fastholde beslutningen om at anvende udbudsmodellen, vil kommunen være fastlåst i de to år, kontrakterne varer.
En opblødning af kravspecifikationen – som foreslås i denne indstilling – vil højst sandsynligt tiltrække flere leverandører. Afhængig af udviklingen på markedet for indkøbsordninger, kan Sundheds- og Omsorgsudvalget på et senere tidspunkt vælge at anvende udbudsmodellen for at opnå mere konkurrence på kvalitet, service og pris.
Ændringer i kravspecifikationen
Baggrunden for, at kravspecifikationen nu findes i en ny version, kan findes i to forhold. For det første er kravene til leverandører af indkøbsordning blevet kritiseret for at være for omfattende. Denne kritik er bl.a. fremsat af nogle af ældrerådene. For det andet har en markedsundersøgelse af markedet for indkøbsordning vist, at Sundhedsforvaltningen kan forvente, at kun få leverandører vil afgive tilbud i forbindelse med udbud. Undersøgelsen har vist, at leverandørerne er tilbageholdende af to grunde:
"For det første er der tale om en kobling mellem to ydelser, der normalt er adskilt i dag: Selve dagligvarerne samt leveringen af samme. For det andet er det et marked, der til dato har manglet volumen og dermed interesse fra "storspillerne", hvilket underbygges af, at det er mindre og mere entreprenørprægede virksomheder, der i dag findes på markedet."
Resultater af markedsundersøgelse, PLS Rambøll, 15. april 2003.
På baggrund af Sundheds- og Omsorgsudvalgets drøftelser på mødet den 15. maj 2003 har Sundhedsforvaltningen justeret kravspecifikationen til indkøbsordning, så den nu foreligger i en version 2 (bilag 1). Oversigten neden for viser, at der anbefales justeringer på følgende områder:
Punkt i version 1 | Emne | Ændringsforslag (version 2) |
Indledning | Call-funktion | Fremfor at fastholde call-funktionen i kommunalt regi, overlades det til leverandørerne, om de ønsker at varetage denne funktion. |
2.1.1 | Krav til produktet | Ingen krav om tobaksvarer og ugeblade i varesortimentet. |
2.1.3 | Krav til produktet | Ingen krav om flere pakningsstørrelser. |
2.1.5 | Krav til produktet | Ingen krav om, at leverandøren løbende skal tilpasse varesortimentet ud fra borgernes ønsker. |
2.2.1 | Information om produkt og priser | Opblødning i kravet om leverandørens oplysninger om varesortiment og priser. I stedet alene krav om præsentation af varer i en tilbudsavis. |
2.3.1 | Tilmelding mv. | Krav om mulighed for at tilmelde, afmelde og afgive ændringer til levering via internet bortfalder. |
2.4.1 | Bestilling | Kravet om mulighed for bestilling via internet frafaldes. I stedet krav om, at der skal tilbydes en hurtig, effektiv og driftssikker bestillingsproces. |
2.4.4 | Bestilling | Krav om 'Borgerens Top 50 liste' frafaldes. |
2.6.8 | Levering | Kravet om, at borgeren skal have mulighed for at tjekke de leverede varer frafaldes. |
2.7.1 | Betaling | Ingen krav om betaling udelukkende via PBS. I stedet kan betaling ske via PBS eller med Dankort. |
Nyt krav | Levering | Leverandøren er forpligtet til at etablere en forretningsgang til at håndtere reklamationer, jf. punkt 2.6.11. |
2.10 | Øvrige krav | Disse krav er omfattet af de generelle leverandørkrav og udelades derfor af kravspecifikationen. |
Pris for indkøbsordning
Hvis Sundheds- og Omsorgsudvalget beslutter sig for at anvende godkendelsesmodellen i stedet for udbud, skal Sundhedsforvaltningen fastsætte en pris for indkøbsordningen.
Prisen på indkøbsordningen er udregnet på baggrund af budgetterede udgifter til indkøbsordninger i 2003, og dermed også på baggrund af antal borgere i indkøbsordninger. Prisen på call-funktionen er udregnet som et gennemsnit af det nuværende udgiftsniveau, hvor priserne varierer mellem 25 kr. og 30 kr.
Indkøbsordning, eksklusiv call-funktion: 104 kr. pr. indkøb
Call-funktion: 28 kr. pr. borger
MILJØVURDERING
Ingen miljømæssige konsekvenser.
ØKONOMI
HØRING
Indstillingen fremsendes til ældrerådene som opfølgning på høringssvarene.
BILAG
Bilag 1: Kravspecifikation for indkøbsordning, version 2
Ib Haurum /Lars Bo Bülow