Revisionsrapport vedrørende regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller 2022

Indstilling

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen indstiller:

1. at Sundheds- og Omsorgsudvalget godkender de anførte handleplaner og at disse frem­sendes til Øko­nomifor­valtningen.

Problemstilling

Kommunens revisionsselskab, Deloitte, har i samarbejde med Intern Revision udarbejdet Revisi­ons­rapport vedrørende regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller 2022. Beretningen indehol­der enkelte be­mærkninger, der retter sig mod ’forvaltningerne’ og som Økonomiforvaltningen derfor har anmodet alle for­valtninger om at udarbejde handleplaner i forhold til. Der er ikke i beretningen an­ført bemærk­ninger, som vedrører specifikke forhold i Sundheds- og Omsorgsforvaltningen.

Løsning

Revisor farvekoder de enkelte bemærkninger i overensstemmelse med observationernes grad af risiko og væsentlighed. Følgende farvekoder anvendes:

• Rød – Risici der anses for kritiske.
• Gul – Risici der anses for væsentlige.
• Grøn – Risici der anses for mindre væsentlige.

Revisor anfører følgende bemærkninger og observationer i Revisionsrapporten:

1. Den af KS udførte stikprøvekontrol – ØKF; Gul
2. Bilagskontrol – Forvaltningerne; Rød
3. Administration af autorisationer til Kvantum – ØKF; Gul
4. Den af KS udførte stikprøvekontrol samt substansrevision – ØKF; Gul
5. KMD Udbetaling – ØKF; Gul
6. Kreditor – Forvaltningerne; Gul

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen er blevet anmodet om at udarbejde handleplaner i forhold til be­mærk­ningerne 2 og 6.

Bemærkning 2 – Bilagskontrol:

Revisor bemærker:

”Vi henstiller til, at der i forvaltningerne fortsat er ledelsesmæssigt fokus på effekten af handlepla­nerne, der skal sikre fyldestgørende og tilstrækkelig dokumentation for de regnskabsmæssige regi­streringer.

Endelig anbefales, at ØKF vurderer, hvorvidt der er behov for en særlig indsats i forhold til:

Bøder for manglende syn af køretøjer. Der er konstateret betaling af bøder for manglende god­kendelse og syn af køretøjer. Det bør sikres, at kommunen overholder reglerne.

Bøder. Der er konstateret betaling af parkeringsbøder. Det bør sikres, at kommunen ikke har udgif­ter hertil ved, at eventuelle parkeringsbøder opkræves hos de medarbejdere, der har påført kommu­nen udgiften. Der kan eventuelt besluttes særlige regler for bøder givet i forbindelse med akutte be­søg hos borgere.

Afvigende udgifter. Der er konstateret udgifter, som på det foreliggende grundlag umiddelbart vur­deres at være atypiske i forhold til at være kommunalt formål/anliggende.”

Revisor har udarbejdet oversigt vedrørende deres stikprøve, hvor de har gennemgået en række bilag vedrørende manuelle udbetalinger, Dankorttransaktioner, udlæg/rejseafregninger, E-fakturaer og finansposter. For Sundheds- og Omsorgsforvaltningen er der gennemgået 196 bilag hvoraf 173 er vurderet til at være fejlfrie svarende til 88,3%. Øvrige forvaltninger ligger på nogenlunde samme niveau.

Forslag til handleplan:

De konstaterede forhold i SUF kan væsentligst henføres til manglende dokumentation for udgifterne samt deltagere og formål ved udlæg og anvendelsen af Dankort.

Forvaltningens handleplan:

• Den fælles vejledning for bilags håndtering i Københavns Kommunes udsendes til alle forvaltningens 80 budgetansvarlige ledere samt nøglemedarbejdere dvs, økonomikonsulenter, økonomimedarbejdere mv. Der vil blive orienteret om vigtigheden af dokumentation ved udlæg og Dankort samt håndteringen af afvigende udgifter og bøder.

   

• Stikprøvekontrol rettet mod de konstaterede forhold i perioden marts – maj 2023

Bemærkning 6 – Kreditor:

Revisor bemærker:

I forbindelse med ferieperioden ses stadig en væsentlig stigning i forhold til ikke at betale regnin­gerne til tiden. Det henstilles til, at forvaltningerne sikrer, at håndteringen af fakturaer i Kvantum sker løbende, og at der er et øget fokus på rettidig betaling til kommunens leverandører i ferieperio­der.

Forslag til handleplan:

I forbindelse med ferieperioden ses stadig en væsentlig stigning i forhold til ikke at betale regnin­gerne til tiden.

Forvaltningens handleplan:

• I juni 2023 vil alle budgetansvarlige ledere blive mindet om at de skal sørge for at der er stedfortræder i Kvantum, som kan godkende fakturaer, når de holder ferie.

   

• I juni 2023 vil alle budgetansvarlige ledere blive orienteret om at det er muligt at få ”fiori-app” på telefon og tablets.

   

• I september 2023 vil SUF følge op på, hvordan det er gået med betaling af fakturaer.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces