Status vedrørende stikprøveanalyse og prisanalyse for indkøbsordningen

Orientering om status for indkøbsordningen, herunder opfølgning på forvaltningens handleplan, ny prisanalyse og resultat af brugertilfredshedsundersøgelse. Der orienteres også om muligheden for anvendelse af fritvalgsbeviser.

• ventetider i telefonen
• bestillings- og leveringstidspunkter
• udsolgte varer og erstatningsvarer
• kvalitet i leveringen

Forvaltningerne har derfor skærpet kontrollen med leverandørerne og har opstillet klare mål for, hvilke krav leverandørerne skal leve op til.

Der blev i september 2013 gennemført en prisanalyse, som foreskrevet i kontrakten med leverandørerne. Prisanalysen byggede på et vist element af egenkontrol. Sund­heds- og Omsorgsforvaltningen har nu gennemført en ny og uvildig undersøgelse med rådgivning fra ekstern lektor Mogens Bjerre, Copenhagen Business School (CBS). 

Som et led i den årlige brugertilfredshedsundersøgelse er borgernes tilfredshed med indkøbsordningen blevet undersøgt.

Endelig har Sundheds- og Omsorgsudvalget på møde den 28. november 2013 bedt om en redegørelse om mulighederne for at anvende fritvalgsbeviser.

Sundheds- og Omsorgsudvalget forelægges her en samlet status på indkøbsområdet.

Som led i opfølgningen på handleplanen blev der i uge 44 gennemført en stikprøvekontrol med fokus på kvaliteten i vareleveringen. Ti medarbejdere fra forvaltningen kørte med leverandørernes chauffører ud med varer, og kontrollerede umiddelbart efter leverancen om denne levede op til kravene i handlingsplanen. Stikprøveanalysen viser, at leverandørerne stort set lever op til de kvantitative mål, der blev opstillet i handlingsplanen.

Ifølge handlingsplanen må maksimalt 20 % af ordrerne indeholde erstatningsvarer, der afviger fra de af borger bestilte varer.
Stikprøveanalysen viser, at 40 % af ordrerne hos Multi indkøb og 17 % af ordrerne hos iPosen indeholder erstatningsvarer, men fraregnes de generiske varer (dvs. varer, der er erstattet med andre varemærker af tilsvarende kvalitet) er tallene henholdsvis 11 % og 9 %. Stikprøveanalysen viser også, at fakturaerne svarede til det, der blev leveret til borgerne.

Der er fortsat brug for opmærksomhed om andre forhold vedrørende varernes kvalitet. Der blev ved stikprøveanalysen fundet varer, der ikke levede op til de forventninger, man berettiget kunne have i henhold til kontraktgrundlaget. Det drejede sig især om kvalitetsmæssigt forringede produkter og varer med kort restholdbarhed, særligt for så vidt angår mælk og brød. I kravspecifikationen til udbuddet blev der stillet krav om, at holdbarheden skal svare til de nyeste varer i supermarkedet, når man tager hensyn til den tid pakning og udbringning tager.

Københavns Kommune har foreholdt leverandørerne oplysningerne om fundene i stikprøveanalysen og har bedt om en redegørelse for, hvilke holdbarhedsfrister, der vil kunne forventes for forskellige varegrupper, jfr. kontrakten, og om en redegørelse for, hvilke initiativer, leverandørerne vil tage for at undgå, at der leveres varer, der ikke overholder de forventede holdbarhedsfrister. Der afholdes møder med leverandørerne om dette den 17. december 2013.

Ud over de ovenfor nævnte problemer med holdbarhed og kvalitet, arbejdes der på at sikre, at hjemmeplejen kan bestille varer on-line.

Prisanalyse
Forvaltningen udarbejdede på baggrund af kritikken af den tidligere prisanalyse et nyt koncept for en ny prisanalyse. Det nye koncept indebærer, at  forvaltningen - i modsætning til sidst - står for indkøb af varerne, og det sikres, at der indhentes relevante priser – også for udsolgte varer. Designet for prisananlysen er udformet efter anvisning fra ekstern lektor Mogens Bjerre, CBS.

Dataindsamlingen blev gennemført  i starten af december 2013, og undersøgelsen har koncentreret sig om en sammenligning med supermar­keder med et bredt og varieret varesortiment, således at der sammenlignes med det va­reudbud, der er en forudsætning for at leverandørerne kunne indgå i indkøbsordningen. Analysen viser, at kommunens to leverandører ligger på linje med priserne hos Super Brugsen og Føtex. Borgernes indkøb hos kommunens leverandører udgør i gennemsnit 350 kr. om ugen. En borger, der får leveret indkøb fra kommunen betaler i gennemsnit 3,5 kr. mere pr. indkøb end hvis de samme varer blev hentet i Super Brugsen eller Føtex. Prisforskellen til Netto er gennemsnitlig 59,5 kr. pr. indkøb. Netto er medtaget i undersøgelsen for at belyse borgernes oplevelse af indkøbsordningen i forhold til selv at foretage indkøb. Det skal bemærkes, at Nettos vareudvalg ikke svarer til det, som indkøbsordnin-gen foreskriver, og at borgere, der kun har mulighed for at handle ét sted, skal kunne være sikre på, at leverandøren har et bredt udvalg, der dækker alle daglige fornødenheder. Prisanalysen fremgår af bilag 2-5. 

Brugerundersøgelse
Som led i den årlige brugerundersøgelse på hjemmeplejeområdet er der i brugerundersøgelsen for 2013 stillet en række spørgsmål om indkøbsordningen.  Undersøgelsen er gennemført i perioden fra den 3. oktober 2013 til den 31. oktober 2013.

I brugerundersøgelsen er der stillet et overordnet spørgsmål om tilfredshed med indkøbsordningen, og tilfredshedsscoren udgør 45 i 2013 (opgjort på en skala fra 0-100). Det er et signifikant fald i forhold til 2012, hvor tilfredshedsscoren med indkøbsordningen var 80. Tilfredshedsscoren svarer til, at i alt 49 % er utilfredse eller meget utilfredse og 39 % er tilfredse eller meget tilfredse med indkøbsordningen. 11 % er hverken tilfredse eller utilfredse. 

Udover det overordnede spørgsmål er der stillet fire underspørgsmål om serviceniveauet og kvaliteten af varerne. Underspørgsmålene er ikke stillet i 2012, og kan derfor ikke sammenlignes med sidste år. Cirka 70 % af brugerne svarer ja til, at de bliver kontaktet af deres leverandør på aftalte tidspunkter og ja til at de får leveret varerne på  aftalte tidspunkter. Cirka. 40 % svarer ja til, at de får leveret de varer, de har bestilt eller tilfredsstillende erstatningsvarer, og godt 50 % er tilfredse med kundeservice og ventetid på kundeservice.  Svarene på spørgsmålene om indkøbsordningen er nærmere beskrevet i bilag 6.

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen er sammen med analysefirmaet Epinion, som forestår forvaltningens brugerundersøgelser, i gang med at databehandle de øvrige resultater fra brugerundersøgelserne 2013. De samlede resultater fra brugerundersøgelserne 2013 på henholdsvis hjemmepleje, plejeboliger og aktivitetstilbud vil blive forelagt Sundheds- og Omsorgsudvalget i starten af 2014.

Den næste brugerundersøgelse på hjemmeplejeområdet, herunder tilfredshed med indkøbsordningen, gennemføres i efteråret 2014, og resultaterne herfra fremlægges i starten af 2015. Med de initiativer, der er iværksat og den fortsat øgede opmærksomhed på området, forventer forvaltningen at brugertilfredsheden igen vil stige inden næste måling.

Fritvalgsbeviser
På Sundheds- og Omsorgsudvalgsmødet den 28. november 2013 efterspurgte udvalget en redegørelse om mulighederne for at anvende fritvalgsbeviser i forbindelse med indkøbsordningen. 

I bilag 7 redegør Sundheds- og Omsorgsforvaltningen for fordele og ulemper ved at anvende fritvalgsbeviser. Fritvalgsbeviser på indkøbsordningen vil kunne give borgerne mulighed for et frit valg af leverandører, herunder leverandører med at andet vareudbud eller prisniveau end de af kommunen valgte leverandører.

Fritvalgsbeviser på indkøbsordningen vil kunne give borgerne mulighed for frit valg af leverandør, herunder leverandører med et andet vareudbud eller prisniveau end de af kommunen valgte leverandører.

En meget stor del af de visiterede borgere til indkøbsordning skønnes ikke at ville kunne anvende fritvalgsbeviser, da det forudsætter, at borger er aktivt opsøgende, og da mange borgere får ydelser i tilknytning til indkøb, der betyder, at de ikke vil kunne benytte fritvalgsbeviser.

Fritvalgsbeviser er administrativt tunge og forvaltningen skønner, at det vil koste minimum 1.300 kr. ekstra om året pr borger, der benytter fritvalgsbeviser. Forvaltningen har ikke selv midler til administration af fritvalgsbeviser på indkøbsordningen.

Udvalget godkendte indstillingen og noterede en fremdrift i forhold til indkøbsordningen, men udvalget bad forvaltningen have særlig opmærksomhed på transaktionsomkostninger, opstartsvanskeligheder og fritvalgsbeviser i forbindelse med fremtidige udbud.