Opfølgning på handleplanarbejdet i lokalområde Christianshavn/Amager

DAGSORDEN

for ordinært møde torsdag den 18. november 2004

Sager til efterretning

8. Opfølgning på handleplanarbejdet i lokalområde Christianshavn/Amager

SOU 165/2004 J.nr. 12/2004

Sundhedsforvaltningen indstiller,

at Sundheds- og Omsorgsudvalget tager konklusionerne i Deloittes rapport om opfølgning på handleplanarbejdet i lokalområdet Christianshavn / Amager, samt Sundhedsforvaltningen tiltag i forlængelse heraf til efterretning.

I foråret 2004 blev der i lokalområde Christianshavn/Amager konstateret en forventet mervisitation på mellem 55.000 og 60.000 timer for 2004 samt et forventet merforbrug på udførelsen af ydelser i hjemmeplejen på ca. 18 mio. kr.

På baggrund heraf har der i 2004 været stærkt fokus på det styringsmæssige grundlag for hjemmeplejen på Christianshavn/Amager. Det blev i juni 2004 besluttet at inddrage et eksternt konsulentfirma i handleplanarbejdet med henblik på at fokusere yderligere på at skabe gennemsigtighed i styringsgrundlaget for at nå de ønskede effekter.

Deloitte blev anmodet om at forestå dette konsulentarbejde, og har i rapport af 3. november 2004 peget på behovet for yderligere indsatser samt peget på række muligheder for at forbedre styringsgrundlaget

Hovedkonklusionen i rapporten er, at Pensions- og Omsorgskontoret løbende har fulgt op på udviklingen i antallet af visiterede timer og vurderingen er, at der i løbet af året er opnået budgetbalance for de visiterede timer. Det konkluderes dog, at det ikke har været muligt at finde en klar årsagssammenhæng mellem de gennemførte aktiviteter og det registrerede fald i antallet af visiterede timer. En større del af faldet må tilskrives oprydning i data som led i overgangen til KOS.

Ældrekontoret har tilsvarende arbejdet med at forbedre personaleanvendelsen og effektivisere arbejdsgangene i hjemmeplejen. Den samlede vurdering er, at målet om driftsbalance senest 1. januar 2005 ikke kan nås uden der iværksættes yderligere tiltag til driftsoptimeringer.

Det anbefales samtidig, at handleplanarbejdet på både Pensions- og Omsorgskontoret og på Ældrekontoret effektiviseres blandt andet ved hjælp af konkrete effektmål, tidsplaner og tæt opfølgning.

Ældrekontoret og Pensions- og Omsorgskontoret på Christianshavn/Amager har i forlængelse heraf udarbejdet reviderede handleplaner med henblik på at skabe den ønskede budgetmæssig balance i 2004 og frem.

Sundhedsforvaltningen vil i forbindelse med de kommende kvartalsvise regnskabsprognoser give Sundheds- og Omsorgsudvalget en orientering om udviklingen i arbejdet og effekterne heraf.

I foråret 2004 blev der i lokalområde Christianshavn/Amager konstateret en forventet mervisitation på mellem 55.000 og 60.000 timer for 2004 samt et forventet merforbrug på udførelsen af ydelser i hjemmeplejen på ca. 18 mio. kr.

På baggrund heraf har der i 2004 været stærkt fokus på det styringsmæssige grundlag for hjemmeplejen på Christianshavn/Amager. På udvalgsmødet den 1. april 2004 (SOU 31/2004 j.nr. 12/2004) blev der redegjort for den økonomiske situation i lokalområde Christianshavn/Amager samt iværksatte tiltag. På udvalgsmødet den 17. juni 2004 (SOU 87/2004 j.nr. 12/2004) blev der redegjort for arbejdet med at sikre budgetoverholdelse på Christianshavn/Amager, og det blev besluttet at inddrage et eksternt konsulentfirma i handleplanarbejdet med henblik på at fokusere yderligere på at skabe gennemsigtighed i styringsgrundlaget for at nå de ønskede effekter.

Deloitte blev anmodet om at forestå dette konsulentarbejde, og har i rapport af 3. november 2004 peget på behovet for yderligere indsatser samt peget på række muligheder for at forbedre styringsgrundlaget

Sundhedsforvaltningen har anmodet Deloitte om at forestå et konsulentarbejde på Christianshavn/Amager. Formålet med projektet var:

• At vurdere situationen i lokalområdet og de nuværende handleplaner i såvel udfører- som bestillerdelen samt understøtte gennemførelse af de igangsatte handleplaner.
• At bistå Ældrekontoret og Pensions- og Omsorgskontoret med at skabe klarhed over styringsgrundlaget for lokalområdet samt implementere de udmeldte krav og fastlagte forudsætninger for hjemmeplejen. Om muligt skal også de centrale støttesystemer og de centralt udmeldte styringsforudsætninger vurderes.
• At bistå Ældrekontoret og Pensions- og Omsorgskontoret med at kvalitetssikre de eksisterende handleplaner, herunder fastlægge målepunkter og koordinere milepæle for fremdriften i de to kontorers handleplaner, således at de ønskede effekter realiseres inden for de fastsatte tidsfrister.

Det konkrete opgavekommissorium indeholdt følgende opgaver:

• En gennemgang og analyse af eksisterende handleplaner, datagrundlag, foreløbige resultater, nuværende styringsrelationer og forudsætninger, kendte problemstillinger og udfordringer.
• En vurdering af visitationspraksis på Christianshavn/Amager i forhold til resten af byen ud fra ønsket om at sikre et ensartet serviceniveau. Herudover evt. forslag til bl.a. faglig styrkelse af visitation på Christianshavn/Amager.
• En analyse af styringsrelationen og samarbejdsstrukturen i BUM-modellen på Christianshavn/Amager.
• En analyse af transporttidsaspektet for hjemmeplejen og forslag til effektiviseringer.
• Kvalitetssikring af de eksisterende handleplaner, herunder forslag til overordnet implementeringsplan, fastlæggelse af styringsgrundlag og konkrete målepunkter for planernes realisering.

Deloitte afleverede den 3. november 2004 en rapport, hvor de overordnede konklusionerne i oversigtsform er følgende:

Pensions- og Omsorgskontoret har løbende fulgt op på udviklingen i antallet af visiterede timer og vurderingen er, at der i løbet af året er opnået budgetbalance for de visiterede timer. Det konkluderes dog, at det ikke har været muligt at finde en klar årsagssammenhæng mellem de gennemførte aktiviteter og det registrerede fald i antallet af visiterede timer. En større del af faldet må tilskrives oprydning i data som led i overgangen til KOS.

Ældrekontoret har arbejdet med at forbedre personaleanvendelsen og effektivisere arbejdsgangene i hjemmeplejen. Den samlede vurdering er, at målet om driftsbalance senest 1. januar 2005 ikke kan nås uden der iværksættes yderligere tiltag til driftsoptimeringer.

Handleplanarbejdet skal effektiviseres blandt andet ved hjælp af konkrete effektmål, tidsplaner og tæt opfølgning.

Herudover anføres det i rapporten i forhold til Pensions- og Omsorgskontoret,

• at der stadig er tale om en mervisitering på Christianshavn / Amager ift. resten af København.
• at der p.t. ikke gennemføres revisiteringer i nødvendigt omfang, hvilket medfører at målet om en årlig revisitering ikke nås.

I forhold til Ældrekontoret anføres,

• at der særligt skal der tages fat i lønforbruget pr. bruger, der er højere end resten af byen
• at en forbedring af arbejdstilrettelæggelsen kan ske ved oprettelsen af et "flyverkorps", der kan varetage vikaropgaver
• at der skal ske en styrkelse af ledelsesgrundlaget og konkretisering af handleplanarbejdet med henblik på at vende udviklingen.

I øvrigt fremgår det, at

• at plejehjemsgodkendte på Christianshavn/Amager venter længere på en plejeboligplads ift. resten af byen, da de foretrækker plejehjem på Amager. Dette forhold kan dog kun forklare en meget lille del af den forskel, der er i visiterede timer i forhold til resten af byen.
• at der ikke foregår en hurtigere udskrivning fra Amager Hospital ift. andre hospitaler i H:S

Analysen af styringsgrundlaget viser, at styringsgrundlaget for både Pensions- og Omsorgskontoret og Ældrekontoret bør forbedres. Bedre og mere valid ledelsesinformation kan understøtte styringen af de visiterede timer og udførelsen af ydelserne.

Der kan gøres yderligere for at kvalitetssikre visitationen. Gennem en kvalitetssikring af visitationen vil det styringsmæssige grundlag for bedres. Hertil kommer udvikling af arbejdsprocesserne i visitationen.

Deloitte konkluderer, at der ikke er en tilstrækkelig operationalisering af kvalitetsstandarderne, og at disse ikke systematisk er implementeret hos såvel Pensions- og Omsorgskontoret som udførerenhederne.

På baggrund af en analyse af tidsanvendelse i hjemmeplejen konkluderer Deloitte, at det vil være muligt at forbedre hjemmeplejens arbejdstilrettelæggelse, og således bidrage til at optimere hjemmeplejens ressourceforbrug.

Deloitte konkluderer videre, at det vil være hensigtsmæssigt at skabe yderligere afklaring om roller og ansvarsfordeling imellem Ældrekontoret, hjemmeplejen og Pensions- og Omsorgskontoret. Herudover anfører Deloitte, at det det er vigtigt, at Ældrekontorets og ældrechefens rolle i forhold til ledelse, koordination, opfølgning og controlling defineres entydigt.

Sideløbende med Deloitte-analysen har der løbende været arbejdet med tiltag til sikring af budgetbalancen, nedenfor gennemgås hhv. Pensions- og Omsorgskontorets og Ældrekontorets tiltag i forlængelse af rapporten:

Tiltagene på Pensions- og Omsorgskontoret indeholder:

• Udbygning af ledelsesinformationen i form af statistik vedr. sagsbehandlingstid og produktion
• Synlighed om ressourceforbrug – udvikling i visiterede timer

• Teammæssig styring på visiterede timer, månedlige opfølgninger
• Analyser, fokusering af indsatsen på individniveau

• Træningsforløb og rehabilitering

• Screening af borgere mhp. afdækning af genoptræningspotentiale
• Præcis styring af midlertidige ydelser

• Konkret undervisning i kvalitetsstandarderne med fokus på fælles forståelse og fortolkning
• Fokus på træningsydelser i dialog med træningscentret
• Undervisning af nyansatte visitatorer

• Månedlige møder mellem gruppeleder og visitatorer, samt løbende møder mellem teamchef for visitationen og hjemmeplejeleder.
• Opstilling af klare mål og forventninger til det fælles ansvar for borgeren
• Løbende drøftelser af enkeltsager som lærings-cases.

Revisiteringer

Fremdrift i handleplanerne

Det overordnede mål med de nye indsatser på Pensions- og Omsorgskontoret er at sikre en mere ensartet visitation på tværs af medarbejderne på Christianshavn/Amager og på tværs i kommunen, herunder sikre, at der udmøntes et ensartet serviceniveau i hele byen til ens plejebehov ud fra kvalitetsstandarderne. Det skal dels muliggøre, at budgettet holdes, dels at Sundhedsforvaltningen kan tage den nye efterspørgselsstyrede budgetmodel i brug på en entydig og sikker måde.

Som element i dette overordnede mål indgår en operationalisering af kvalitetsstandarderne på forvaltningsniveau, således at de bliver et endnu bedre og mere konkret styringsværktøj for såvel bestiller som udfører.

Der vil ske en løbende opfølgning på arbejdets fremdrift og effekten heraf i dialog mellem chefen for Pensions- og Omsorgskontoret og ansvarlig vicedirektør.

Tiltagene på udførerområdet kan overordnet sammenfattes i følgende hovedpunkter:

Genindførsel af kontrolleret ansættelsesstop

Ny procedure for vikarforbruget

Ny model og metode for ressourcetildeling

Effektivisering af handleplanarbejdet via systematisk gennemgang af den enkelte hjemmeplejeenhed

Udviklingsplan for 2005, der sikrer implementeringen af de udviklingstiltag Deloitte peger på.

Med disse tiltag er det Ældrekontorets vurdering, at der ved indgangen til 2005 vil være driftsmæssig balance.

Hertil kommer, at ældrechef Karl Jessing har valgt pr. 1. december 2004 at fratræde sin stilling som ældrechef. Ældrechef Jette Bolding fra lokalområde Bispebjerg konstitueres i stillingen, og der er øjeblikkelig igangsat et operationel styringsforløb for hjemmeplejelederne på Amager med henblik på at sikre en konkret sparring og konsulentfunktion med et af de hjemmeplejeområder i kommunen, hvor der er budgetmæsssig balance og god faglig udvikling. Med kombinationen af tæt ledelsesmæssig opmærksomhed og faglig opfølgning fra et af kommunens områder med "best practise" og længere erfaring med KOS-styresystemet, er det sigtet dels at opnå varig driftsbalance og dels hurtigst muligt at iværksætte de anbefalede udviklingstiltag

Der vil ske en løbende opfølgning på arbejdets fremdrift og effekten heraf i dialog mellem ældrechef og ansvarlig vicedirektør.

En række af de rejste problemstillinger i rapporten er ikke kun gældende for Christianshavn/Amager. De er generelt gældende for hele forvaltningen i større eller mindre grad. Det drejer sig f.eks. om behovet for operationalisering af kvalitetsstandarderne, således at kendskabet og den fælles forståelse og fortolkning sikres i højere grad end tilfældet er i dag.

Herudover drejer det sig om effektivisering af arbejdsgangene efter ibrugtagning af KOS systemet, den manglende målopfyldelse ift. den årlige revisitering samt en generel oprustning af relevant og overskuelig ledelsesinformationen.

Sundhedsforvaltningen vil udbrede de forslag, der er stillet i forhold til Christianshavn/Amager til resten af forvaltningen, og på den måde søge at forbedre styringsgrundlaget generelt i forvaltningen.

Sundhedsforvaltningen vil i forbindelse med de kommende kvartalsvise regnskabsprognoser give Sundheds- og Omsorgsudvalget en orientering om udviklingen i arbejdet på Christianshavn / Amager og effekterne heraf.

Der er ingen miljømæssige konsekvenser af indstillingen.

Undersøgelsen har kostet ca. 385.000 kr., der er finansieret over Sundhedsforvaltningens administrationsbudget.

Ingen.

Ingen.

Jesper Fisker

/Lene Sillasen - Lau Svendsen-Tune