Status for etablering af borgerindgangen i Sundhedsforvaltningen og servicecentre

DAGSORDEN

for ordinært møde torsdag den 18. november 2004

Sager til beslutning

4. Status for etablering af borgerindgangen i Sundhedsforvaltningen og servicecentre

SOU 435/2003 J.nr. 12/2003

Sundhedsforvaltningen indstiller,

at Sundheds- og Omsorgsudvalget tager orienteringen om status for etablering af borgerindgange i Sundhedsforvaltningen og servicecentre til efterretning,

at Sundheds- og Omsorgsudvalget godkender, at satellit-borgerindgangen i Kgs. Enghave lukkes.

Sundhedsforvaltningen har udarbejdet en status for etablering af de nye Pensions- og Omsorgskontorer og i relation hertil for etableringen af borgerindgange på Sundhedsforvaltningens område.

Der gives også en status for etableringen af servicecentrene – Københavns Borgerservice – og opgaveløsningen her vedrørende Sundhedsforvaltningens område.

Som led i etableringen af Sundhedsforvaltningens nye organisation blev der oprettet 7 Pensions- og Omsorgskontorer (P/O-kontorer). Parallelt hermed blev der oprettet fire servicecentre, således at der er 11 borgerindgange for de ældre københavnere i stedet for de tidligere 13 borgerindgange. Ligeledes blev det besluttet at oprette P/O-satellitter, dels en i Kgs. Enghave pga. lokalområdets størrelse, dels midlertidigt på Østerbro, Indre By og på Amager indtil servicecentrene åbnede.

Pensions- og Omsorgskontoret er fortsat lokaliseret på tre adresser, og en sammenflytning på adressen Amagerbrogade 150 er under forberedelse og forventes at effektueres i løbet af 2005.

Københavns Borgerservice åbnede den 5. oktober 2004 på Amager, og satellitten lukkede endeligt den 5. oktober 2004.

Pensions- og Omsorgskontoret Østerbro er lokaliseret på Hans Knudsens Plads 3, Ydre Østerbro.

Københavns Borgerservice åbnede den 26. oktober 2004 og satellitten blev lukket som forudsat den 22. oktober 2004.

Pensions- og Omsorgskontoret Indre By/Vesterbro/Kgs. Enghave blev 16. januar 2004 samlet i Reventlowsgade 10, Indre By. Alle funktionsområder er placeret på adressen.

Københavns Borgerservice er åbnet i Indre By og satellitten lukkede planmæssigt den 28. maj 2004.

Pensions- og Omsorgskontoret har yderligere en satellit på Enghavevej 108, som tilbyder råd og vejledning for borgerne i området og som er bemandet af forebyggelses-teamet. Satellittens besøgstal er, ifølge bilag 1, i gennemsnit ca. 23 om måneden.

Pensions- og Omsorgskontoret er lokaliseret på to adresser, Hanebred 2 i Vanløse og Bystævneparken i Brønshøj. Der er borgerekspedition på begge adresser.

Københavns Borgerservice i Vanløse er åbnet i august 2004 på adressen Vanløse Torv 1.

Pensions- og Omsorgskontorerne har uændrede adresser.

Der har været en meget ringe søgning til de oprettede satellitfunktioner. (Se bilag 1 med statistik vedrørende personlige henvendelser i alt i modtagelsen på Pensions- og OmsorgskontoretIndre By/Vesterbro/Kgs. Enghave og satellitten på Enghavevej).

Det har været planen, at 3 satellitter lukker, når servicecentrene åbner. For at sikre at personalets ressourcer udnyttes mest muligt effektivt indstiller Sundhedsforvaltningen, at satellitten på Enghavevej i Kgs. Enghave også lukkes.

De fire servicecentre er lokaliseret i Indre By, Østerbro, Vanløse og på Amager, og er alle åbnet.

Som led i etableringen af KB har Sundhedsforvaltningen udlånt 14 medarbejdere. Disse er fortsat ansat og lønnet af Sundhedsforvaltningen, men arbejder under daglig ledelse af cheferne for KB.

Henvendelsesstatistikker (opgjort pr. 4. oktober 2004) fra KB viser, at stort set alle løste opgaver, der er behandlet i KB fra Sundhedsforvaltningens område, er sygesikringsopgaver. Ud af 4.300 sager/henvendelser vedr. Sundhedsforvaltningens område er ca. 4.200 sygesikringsopgaver. (Se bilag 2: Status for henvendelsesmønster mv. for Sundhedsforvaltningens opgaver i Københavns Borgerservice).

Ressourcetrækket i forhold til de løste SUF-opgaver i Københavns Borgerservice kan overordnet opdeles i intern oplæring og øget serviceniveau for borgerne.

Det betyder videre, at der endnu ikke kan ses nogen reel overflytning af de øvrige opgaver, der er tænkt overflyttet fra P/O-kontorerne til KB.

Sundhedsforvaltningen er meget opmærksom på et eventuelt øget arbejdspres på P/O kontorerne. Der foretages løbende registreringer af fremmødet på P/O-kontorerne med det formål at kunne dokumentere, i hvilket omfang etableringen af KB i praksis har aflastet P/O-kontorerne for opgaver svarende til de 14 medarbejdere.

Sundhedsforvaltningen følger derfor udviklingen omkring KB tæt. Såfremt der ikke sker en reel flytning af forventede opgaver, er der risiko for, at det forøger sagsbehandlingstiden på P/O-kontorerne. Det vil være stik imod ønsket om en samlet forbedret borgerbetjening. Sundhedsforvaltningen kan derfor være nødsaget til at indsætte ekstra ressourcer for at fastholde servicemålet. Bliver dette tilfældet, vil forvaltningen orientere Sundheds- og Omsorgsudvalget herom og herunder redegøre for de økonomiske konsekvenser.

Der er opbygget et godt og fremadrettet samarbejde mellem P/O-kontorerne og KB. Begge parter er indstillet på at finde konstruktive og brugbare løsninger på følgende udfordringer, som samarbejdet indeholder:

• IT systemet understøtter ikke en optimal sagsbehandling, idet der ikke er en elektronisk sag, som alle - dvs. såvel P/O-medarbejdere som KB-medarbejdere - kan arbejde i.
• Personalet er ansat og lønnet på P/O-kontorerne, men arbejder på KB.
• Den nuværende fordeling af opgaverne efter styrelseslov og –vedtægt betyder, at der altid skal være en myndighedsperson til stede på KB fra Sundhedsforvaltningen for at kunne underskrive en evt. afgørelse.
• Ved særlige situationer på KB vil Sundhedsforvaltningen træde til ad hoc i lyset af behovets karakter og P/O kontorernes muligheder.
  

De sager, der er behandlet i KB på Sundhedsforvaltningens område, har ikke givet anledning til problemer. Forvaltningen fø lger området tæt og vil orientere Sundheds-og Omsorgsudvalget ved større problemer.

Sundhedsforvaltningen ønsker med denne indstilling at give en status for etablering af de nye Pensions- og Omsorgskontorer og i relation hertil for etableringen af borgerindgange på Sundhedsforvaltningens område.

Herudover bliver der givet en status for etableringen af servicecentrene – Københavns Borgerservice – og opgaveløsningen her vedr. Sundhedsforvaltningens område.

I forbindelse med beslutningen om etablering af Sundhedsforvaltningens nye organisation, blev der taget eksplicit stilling til antallet af borgerindgange på Sundhedsforvaltningens område.

Baggrunden var, at der som led i den nye organisation skete en sammenlægning af Pensions- og Omsorgskontorer (P/O-kontorer), således at der i stedet for 13 lokale kontorer blev oprettet 7 nye P/O-kontorer i de syv lokalområder, som Sundhedsforvaltningen geografisk blev opdelt i.

Oprettelsen af de syv P/O-kontorer blev koblet sammen med etableringen af de fire servicecentre, således at der i alt fortsat ville være 11 borgerindgange for de ældre københavnere.

Som led i beslutningen indgik, at der skulle oprettes P/O-satellitter, dels en i Kgs. Enghave pga. lokalområdets størrelse, dels midlertidigt på Østerbro, Indre By og på Amager, indtil servicecentrene åbnede.

Pensions- og Omsorgskontoret Christianshavn/Amager er fortsat lokaliseret på tre adresser. Hovedkontoret er placeret på Amagerbrogade 150, hvor ledelse og stabsfunktion samt team for pension, forebyggelse og udvikling har til huse. Endvidere er der kontor på Njalsgade 13, hvor visitationen er placeret og på Anders Henriksens Gade 2A, hvor hjælpemiddelteamet er placeret.

Amagerbrogade 150 fungerer som den primære borgerindgang, hvor alle typer henvendelser kan behandles.

Njalsgade 13 har åbent for borgerhenvendelser. Her ydes rådgivning, men ingen egentlig sagsbehandling.

Antallet af borgerhenvendelser på Njalsgade er forholdsvis begrænset. I perioden oktober 2003 til maj 2004 var der i gennemsnit 32 besøg pr. måned, hvilket svarer til et gennemsnit på 1,5 besøg om dagen. Grundet det ringe antal henvendelser i Njalsgade og et pres på P/O-kontorets ressourcer generelt, gennemførte Pensions- og Omsorgskontoret efter aftale med Ældreråd Vestamager en forsøgsvis nedlukning af "satellitten" i sommerferieperioden, dog således at der kunne afleveres skemaer og øvrigt post m.v.

Den forsøgsvise nedlukning har ikke givet anledning til bemærkninger eller problemer af nogen art, og satellitten lukkede permanent ved åbningen af Københavns Borgerservice den 5. oktober 2004.

Sundheds- og Omsorgsudvalget besluttede i december 2003, at Pensions- og Omsorgskontor Christianshavn/Amager kan leje et om- og tilbygget lejemål på Amagerbrogade 150. Tilbygningen foretages i 2004 og forventes færdig 1. januar 2005. Herefter vil hele Pensions- og Omsorgskontoret samt Ældrekontoret (som i dag har til huse i Anders Henriksens Gade 2A) blive samlet på Amagerbrogade 150.

Sammenflytningen er under forberedelse, og det forventes på nuværende tidspunkt, at de tre kontorer etableres som 1 kontor i løbet af 2005.

Pensions- og Omsorgskontoret Østerbro er lokaliseret på Hans Knudsens Plads 3, Ydre Østerbro.

Der er endvidere etableret en satellit på Svendborggade 5, Indre Østerbro. Her ydes rådgivning, men ingen egentlig sagsbehandling. Antallet af henvendelser har ligget på ca. 30 om måneden. I juli var der sommerferielukket.

Københavns Borgerservice åbnede den 26. oktober 2004, og satellitten lukker herefter.

Pensions- og Omsorgskontoret Indre By/Vesterbro/Kgs.Enghave blev 16. januar 2004 samlet i Reventlowsgade 10, Indre By. Alle funktionsområder er placeret på adressen. Lokalerne er ombygget, og der forventes ikke at skulle ske ændringer af kontoret.

Pensions- og Omsorgskontoret har fra august 2003 haft en satellit i Kgs. Enghave. Satellitten var lokaliseret på Gl.Vasbygade 49 indtil januar 2004, hvorefter den flyttede til Enghavevej 108 i Sund By's tidligere lokaler.

Satellitten tilbyder råd og vejledning for borgerne i området og er bemandet af forebyggelses-teamet, som i forvejen gennem deres arbejde er vant til at give råd og vejledning indenfor en række områder.

Satellitten havde i perioden september 2003- januar 2004 gennemsnitligt 16 henvendelser pr. måned. I februar og marts 2004 skete en markant stigning i antal henvendelser, dels grundet lukning af lokalområdets andre borgerindgange i et par dage i forbindelse med flytning, en artikel om satellitten i lokalavisen og arrangementer i lokaler, der har til huse ved siden af satellitten. I april måned faldt antallet af henvendelser til 10, og herefter har besøgstallet svinget mellem 18 og 26 om måneden.

Pensions- og Omsorgskontoret åbnede endvidere 1. februar 2004 en satellit i Nybodergården, Kronprinsessegade 6, 1. Indre By. Kontorets visitationsteam bemander satellitten, som har karakter af råd og vejledning. Satellitten har i månederne februar, marts og april haft gennemsnitligt 12 henvendelser pr. måned.

Satellitten er lukket som planlagt i forbindelse med åbning af Servicecenter Indre By.

Pensions- og Omsorgskontoret er fortsat lokaliseret på to adresser, Hanebred 2 i Vanløse, hvor ledelse, administration, visitatorer og ergoterapeuter har til huse, og Bystævneparken i Brønshøj, som huser de forebyggende medarbejdere.

Der er borgerekspedition på begge adresser. På Hanebred i Vanløse tilbydes ekspedition af alle sager vedrørende pension og visitation til pleje/omsorg og hjælpemidler. I Bystævneparken, Brønshøj, tilbydes kun ekspedition af sager vedrørende pension, ligesom der tilbydes råd og vejledning.

I januar – maj 2004 var der i gennemsnit 380 personlige henvendelser pr. måned.

Den fremtidige situation vedr. sammenlægning af Pensions- og Omsorgskontoret samt borgerindgange er endnu ikke afklaret, da det hidtil ikke har været muligt at finde nye egnede lokaler.

Københavns Borgerservice i Vanløse er åbnet i august 2004.

Pensions- og Omsorgskontoret Valby er som tidligere lokaliseret på Toftegårds Plads.

Pensions- og Omsorgskontoret Bispebjerg er som tidligere lokaliseret på Tomsgårdsvej.

Pensions- og Omsorgskontoret Nørrebro er lokaliseret på Lygten 2, ved Nørrebro station.

Der har været en meget ringe søgning til de oprettede satellitfunktioner. (Se bilag 1 med statistik vedrørende personlige henvendelser i alt i modtagelsen på Pensions- og Omsorgskontoret Indre By/Vesterbro/Kgs. Enghave og satellitten på Enghavevej).

Det har været planen, at satellitterne lukker, når servicecentrene åbner. De sidste to servicecentre åbnede på Amager den 5. oktober og på Østerbro den 26. oktober 2004. For at sikre at personalets ressourcer udnyttes mest muligt effektivt indstiller Sundhedsforvaltningen, at satellitten på Enghavevej i Kgs. Enghave lukkes.

Indstillingen har været sendt til høring hos Ældrerådene m.fl., jf. bilag 3 og Sundhedsforvaltningen kan på baggrund af høringssvarene erklære sig enig i, at det er vigtigt med stabilitet om kontorerne efter rokeringerne. Sundhedsforvaltningen er også opmærksom på, at der for nogle borgere er store afstande mellem deres bopæl og Pensions- og Omsorgskontoret, men Sundhedsforvaltningen mener stadig at personaleressourcerne bruges mest effektivt ved ikke at holde en borgerindgang åben for så få henvendelser, som der er tale om her. Dette skal også ses i lyset af, at der stadig er mulighed for at besøge de borgere, der har svært ved at komme på Pensions- og Omsorgskontoret. Endelig vil Sundhedsforvaltningen have fokus på at være tilstede ved informationsmøder mv. i lokalområdet.

De fire servicecentre er lokaliseret i Indre By, Østerbro, Vanløse og på Amager, hvor Østerbro åbnede som den seneste den 26. oktober 2004.

Som led i etableringen af KB har Sundhedsforvaltningen udlånt 14 medarbejdere. Disse er fortsat ansat og lønnet af Sundhedsforvaltningen, men arbejder under daglig ledelse af cheferne for KB.

Som det fremgår, er åbningen af KB blevet forsinket, hvilket også har betydet, at overflytningen af opgaver fra P/O-kontorerne til KB er blevet tidsforskudt. Dette er sket til trods for, at medarbejderne er overgået til beskæftigelse i KB planmæssigt.

Henvendelsesstatistikker fra KB viser, at stort set alle løste opgaver, der er behandlet i KB fra Sundhedsforvaltningens område, er sygesikringsopgaver. Ud af 4.300 sager/henvendelser vedr. Sundhedsforvaltningens område er ca. 4.200 sygesikringsopgaver. Denne status dækker følgende periode:

Indre By: d. 15. juni – 4. oktober 2004 og

Vanløse: d. 22. juli (9. august) – 4. oktober 2004.

(Se Bilag 2: Notat - Status for henvendelsesmønster mv. for opgaver fra Sundhedsforvaltningen i Københavns Borgerservice)

Ressourcetrækket i forhold til de løste Sundhedsforvaltningsopgaver i Københavns Borgerservice, kan overordnet opdeles i intern oplæring og øget serviceniveau for borgerne. Samtlige medarbejdere er oplært i den del af de 3 sygesikringsopgaver, som ikke er myndighedsområde og har resulteret i, at stort set alle medarbejdere i Indre By og Vanløse på nuværende tidspunkt er i stand til at udføre de 3 sygesikringsopgaver.

Københavns Borgerservices tilgang til opgaveløsningen har betydet, at borgerne nu oplever en markant lavere ekspeditionstid for de 3 sygesikringsopgaver. Den gennemsnitlige ekspeditionstid er nede på 2-3 hverdage, ifølge KB.

Det betyder videre, at der endnu ikke kan ses nogen reel overflytning af de øvrige opgaver, der blev tænkt overflyttet fra P/O-kontorerne til KB.

Denne situation er Sundhedsforvaltningen meget opmærksom på. Der foretages løbende registreringer af fremmødet på P/O-kontorerne med det formål at kunne dokumentere i hvilket omfang etableringen af KB i praksis har aflastet P/O-kontorerne for opgaver svarende til de overførte personaleresurser.

De 14 medarbejdere kommer primært fra P/O-kontorernes pensionsafsnit og de resterende fra Administrationscentrets borgerteam.

Situationen, hvor der endnu ikke kan ses nogen egentlig opgaveflytning fra P/O-kontorerne til KB, øger arbejdspresset på P/O-kontorerne. Sundhedsforvaltningen følger derfor udviklingen omkring KB tæt. Såfremt der ikke sker en reel flytning af de forventede opgaver, er der risiko for, at det forøger sagsbehandlingstiden på P/O-kontorerne. Det vil være stik imod ønsket om en samlet forbedret borgerbetjening.

Såfremt sagsbehandlingstiden på pensions- og boligydelsesområderne stiger over de fastsatte sagsbehandlingsfrister som følge af afgivelsen af medarbejdere til KB, kan Sundhedsforvaltningen være nødsaget til at indsætte ekstra ressourcer for at fastholde servicemålet. Bliver dette tilfældet, vil forvaltningen orientere Sundheds- og Omsorgsudvalget herom og herunder redegøre for de økonomiske konsekvenser.

Som det fremgår af tabellen i bilag 2, er de løste opgaver i borgerservice på Sundhedsforvaltningens område koncentreret omkring de 3 sygesikringsopgaver. Der er aktuelt igangsat en dialog mellem cheferne for servicecentrene og de lokale P/O-kontorer med henblik på at skabe en større bredde i Sundhedsforvaltningens opgaverne i servicecentrene og med henblik på at finde hensigtsmæssige måder, hvorpå KB kan aflaste P/O-kontorerne. Det er et mål, at servicecentrenes øgede tilgængelighed i form af lange åbningstider, lørdagsåbent og centrale placeringer også skal komme de ældre til gode.

Der er opbygget et godt og fremadrettet samarbejde mellem P/O-kontorerne og KB. Begge parter er indstillet på at finde konstruktive og brugbare løsninger på de udfordringer, som samarbejdet indeholder.

Blandt de udfordringer, der kan ses, er, at :

• IT systemet understøtter ikke en optimal sagsbehandling, idet der ikke er en elektronisk sag, som alle – dvs. såvel P/O-medarbejdere som KB-medarbejdere – kan arbejde i. I praksis betyder det, at sagen fysisk er placeret på P/O-kontoret, hvilket sagsbehandlingen på KB skal tage hensyn til.
• Personalet er ansat og lønnet på P/O-kontorerne, men arbejder på KB. Dette delte ledelsesmæssige ansvar kan komme til at give problemer ift. personalesager, lønspørgsmål mv. Udfordringen søges i det daglige løst ved tæt dialog og samarbejde.
• Styrelsesloven og –vedtægten for Københavns Kommune betyder, at der altid skal være en myndighedsperson til stede på KB fra Sundhedsforvaltningen for at kunne underskrive en evt. afgørelse. Det er i praksis meget bindende for KB's arbejdstilrettelæggelse og betyder i tilfælde af sygdom, at P/O-kontorerne kan blive tvunget til at sende endnu en medarbejder over til KB for at løfte denne forpligtigelse. Det skal bemærkes, at kommunen har søgt om dispensation for denne binding i Indenrigs- og Sundhedsministeriet.
• Det har været ambitionen, at Sundhedsforvaltningen skulle oprette et buffer-korps, som med kort varsel kunne træde til i særlige situationer på KB. Sundhedsforvaltningen har i praksis ikke oprettet et egentligt bufferkorps, men vil i stedet forsøge at løfte opgaven ad hoc i lyset af behovets karakter og P/O-kontorernes muligheder.

Indtil videre har de sager, der er behandlet på Sundhedsforvaltningens område i KB, ikke givet anledning til problemer. Forvaltningen vil dog også følge dette område tæt, og såfremt det på sigt skulle give større problemer orientere Sundheds- og Omsorgsudvalget herom.

Der er ingen miljømæssige konsekvenser af indstillingen.

Der er ingen økonomiske konsekvenser af indstillingen.

Indstillingen har været sendt til høring i Ældrerådene m.fl.. Resume og kopi af de modtagne høringssvar findes i bilag 3.

Bilag 1: Statistik vedrørende personlige henvendelser i alt i modtagelsen på P/O kontoret og på satellitten, Kgs Enghave.

Bilag 2: Notat - Status for henvendelsesmønster mv. for Sundhedsforvaltningens opgaver i Københavns Borgerservice.

Bilag 3: Resume og kopi af de modtagne høringssvar fra Ældrerådene m.fl.

Lau Svendsen-Tune

/Lars Bo Bülow