Iværksættelse af behandling af personoplysninger i forbindelse med ansøgning og bevilling af hjemmehjælp og hjemmesygepleje

DAGSORDEN

for ordinært møde mandag den 18. juni 2001

18. Iværksættelse af behandling af personoplysninger i forbindelse med ansøgning og bevilling af hjemmehjælp og hjemmesygepleje

SOU 196/2001 J.nr. 33/2001

Sundhedsforvaltningen indstiller,

at Sundheds- og Omsorgsudvalget godkender, at der i forbindelse med ansøgning og bevilling af hjemmehjælp og hjemmesygepleje kan ske behandling af personoplysninger

at Sundheds- og Omsorgsudvalget godkender, at der sker anmeldelse af behandling vedrørende hjemmehjælp og hjemmesygepleje til Datatilsynet

I henhold til § 6, i "Sikkerhedsregulativ for behandling af personoplysninger i Københavns Kommune og bydelene", skal beslutning om behandling af personoplysninger, "træffes af vedkommende udvalg". Da der er tale om behandling af oplysninger der udelukkende vedrører Sundhedsforvaltningen træffes beslutningen af Sundheds- og Omsorgsudvalget.

Der skal forinden iværksættelsen foretages anmeldelse og indhentes en udtalelse fra Datatilsynet jf. §§ 43 og 45 i Lov om behandling af personoplysninger.

Indstillingen drejer sig om et nyt blanketsystem, der skal anvendes i en overgangs periode indtil det kommende Omsorgssystem er fuldt implementeret. Blanketterne benævnes Visitationsblanketter og er udviklet i et Lotus Notes baseret program.

Efter henvendelse fra borgere, pårørende eller fra hospitaler aflægger kommunens visitatorer et besøg i borgerens hjem og foretager en vurdering af dennes funktionsniveau .

Visitatoren træffer på grundlag af en individuel vurdering afgørelse om tildeling af omsorgsydelser. Afgørelsen meddeles til borgeren og til den udførende hjemmeplejeenhed eller evt. til en af borgeren valgt leverandør.

Visitationsskemaerne gemmes som dokumentation for den udførte sagsbehandling.

Data modtages fra Folkeregisterets P-data, og fra læger/sygehuslæger, oplysninger fra borgerens journaler.

Data fra visitationsblanketterne vil blive anvendt til statistiske formål samt blive anvendt i forbindelse med kommunens senere overgang til det nye Omsorgssystem.

Når der foreligger en anmodning indhenter kommunen/amtskommunen oplysninger om ansøgerens helbred, funktionsevne og i visse tilfælde økonomiske forhold til brug for sagsbehandlingen.

I forbindelse med sagsbehandlingen foretages indberetning til edb-registre og der udarbejdes dokumenter i et tekstbehandlingssystem. Endvidere kan dokumenter scannes og opbevares på edb-medie. Materialet gemmes som dokumentation for den sagsbehandling, der er udført.

Der føres en oversigt over tildelte, reserverede og udlånte hjælpemidler. Oversigten kan anvendes af amtskommunen og kommunen samt andre kommuner, som indgår i et samarbejde på hjælpemiddelområdet.

Der modtages oplysninger fra:

1. Told og Skat: indkomstoplysninger
2. Amtskommuner, vedrørende sager om motorkøretøjer og samarbejde med kommunerne om hjælpemidler.
3. Andre kommuner, vedrørende samarbejde om hjælpemidler og i flyttesituationer
4. Læger/sygehuslæger, vedrørende ansøgning om motorkøretøjer og førtidspension.

Der vil blive videregivet oplysninger til følgende modtagere :

1. Amtskommuner vedr. sager om motorkøretøj og samarbejde med kommunerne om hjælpemidler.
2. Andre kommuner vedr. samarbejde om hjælpemidler og i flyttesituationen
3. Leverandører af hjælpemidler
4. Læger/sygehuslæger vedr. ansøgning om motorkøretøj og førtidspension
5. Kommunedata (databehandler)
6. Revisionsdirektoatet for Københavns Kommune
7. Københavns Kommunes Statistiske Kontor

Disse behandlinger har følgende formål:

At kommunens visitatorer kan registre deres funktionsvurderinger af borgerne

At visitatorerne på baggrund af funktionsvurderingen med mere kan fremsætte tilbud om personlig hjælp og pleje samt praktisk bistand til borgere. Tilbuddene kan endvidere vedrøre samvær, aktiviteter og optræning eller passende bolig.

At omsorgsydelserne defineres iflg. Fælles Sprog for hjemmeplejen i hovedgrupperne: 1. Personlig pleje, 2.Psykisk pleje og omsorg, 3. Målrettede pædagogiske opgaver, 4. Undersøgelse og behandling, 5. Ernæring, 6. Medicingivning og Medicinadministration, 7. Praktisk bistand, 8. Træning

Behandlingen sker ved hjælp af elektronisk databehandling i Lotus Notes, Visitations - banketter. I forbindelse med behandlingen benyttes pc'er til tekstbehandling og lignende. Der benyttes manuelle registre i forbindelse med behandlingen.

Behandlingen har endvidere til formål, at der sker udarbejdelse af statistik og at der kan foretages revision.

Københavns Kommunes Sundhedsforvaltning er systemansvarlig for det edb-system, der benyttes ved behandlingen.

Behandlingerne foretages udelukkende i Sundhedsforvaltningen.

I henhold til § 6, i "Sikkerhedsregulativ for behandling af personoplysninger i Københavns Kommune og bydelene", skal beslutning om behandling af personoplysninger, "træffes af vedkommende udvalg". Da der er tale om behandling af oplysninger der udelukkende vedrører Sundhedsforvaltningen træffes beslutningen af Sundheds- og Omsorgsudvalget.

De personoplysninger, der indgår i behandlingen, skal eventuelt indgå i den løbende statistikproduktion, som foretages i Københavns Statistiske Kontor.

Endvidere indgår personoplysningerne i den løbende behandling af indsigtsanmodninger og klagesager.

Der skal indhentes en forudgående udtalelse fra Datatilsynet, jf. Datatilsynets Vejledning om anmeldelse i henhold til kapitel 12 i Lov om behandling af personoplysninger. (Vejl. 125 af 10. juli 2000).

Uddybende sikkerhedsregler er fastlagt i "Sikkerhedsregulativ for behandling af personoplysninger i København Kommune og forsøgsbydelene" vedtaget af Borgerrepræsentationen den 21. september 2000.

Anmeldelse til Datatilsynet vedlægges til orientering. Såfremt Datatilsynet fremkommer med væsentlige bemærkninger til anmeldelsen vil udvalget få genforelagt sagen.

Ingen

Kopi af anmeldelse til udtalelse hos Datatilsynet af 7. juni 2001

Lau Svendsen-Tune